Outils collaboratifs : les meilleures applications pour une plus grande productivité

Pour organiser un projet ou optimiser un processus de travail, vous n’avez bien sûr pas obligatoirement besoin d’outils collaboratifs. Une petite équipe qui travaillerait par exemple dans le même bureau n’a pas nécessairement besoin de logiciel spécifique ou d’une application pour se coordonner. En revanche, si le nombre d’employés et de projets augmente, ainsi que le nombre de participants à un projet n’appartenant pas forcément au réseau d’entreprise, la nécessité d’un tel logiciel va finir par se faire sentir : sans aide, les collaborateurs peuvent vite perdre le cap et manquer des échéances importantes.

Une fois que votre entreprise a atteint une certaine taille, il devient plus difficile de discuter personnellement avec chaque collaborateur de l’avancement de leur travail. Les logiciels collaboratifs prennent donc tout leur sens. Si un logiciel collaboratif est mis en place pour favoriser les processus de travail, vous économiserez en outre du temps et de l’argent, que vous pourrez investir dans d’autres domaines de votre entreprise. Les fonctions de partage de fichiers s’attachent par ailleurs à ce que les fichiers puissent être échangés depuis n’importe quel endroit. La collaboration pourra également être plus efficace et rapide avec vos partenaires qui accepteront d’être intégrés dans le logiciel collaboratif.

La recherche d’un programme adapté pour optimiser votre workflow est souvent plus fastidieuse et compliquée qu’on ne le suppose dans un premier temps. Ceci est dû à deux facteurs en particulier : d’une part, les offres sont très différentes en ce qui concerne l’étendue de leurs fonctions et les coûts qu’elles impliquent (les outils s’étendent de versions Enterprise onéreuses à des solutions gratuites open-source ou freemium). Quelques applications proposent des panoplies de fonctions collaboratives alors que d’autres ne sont spécialisées qu’à des fins précises. D’autre part, il faut distinguer les solutions auto-hébergées localement de celles hébergées par un fournisseur en ligne (avec le Cloud ou les modèles SaaS). Alors que la première est largement conseillée en ce qui concerne les questions de sécurité, la deuxième présente un avantage incontestable en termes d’accès à distance.

De plus, il est important de s’assurer que vos programmes ou les formats de vos fichiers pourront bien être compatibles avec l’outil collaboratif. Voici ci-dessous des solutions collaboratives intéressantes à considérer.

Étant donné qu’Office 365 se compose de différents programmes, les possibilités de coopération sont multiples. Par exemple, Outlook et Exchange peuvent être utilisés pour partager différents calendriers au sein de l’entreprise. Sur le Cloud, Word, Excel et PowerPoint n’offrent pas uniquement à un utilisateur la possibilité de travailler sur des fichiers, mais aussi de le faire à plusieurs et en même temps. Cela signifie que les documents n’ont plus besoin d’être envoyés, ce qui pouvait être assez fastidieux. Microsoft Teams est un logiciel de collaboration qui permet la communication entre employés.

Peu d’autres solutions offrent un tel éventail de possibilités. Alors que de nombreux autres outils de collaboration peuvent être étendus avec des interfaces et des applications supplémentaires, Office 365 intègre directement tous les outils importants.

Applications pour la collaboration dans Office 365 :

• Word : traitement de texte multi-utilisateurs
• Excel : tableur multi-utilisateurs
• PowerPoint : pour préparer des présentations avec plusieurs utilisateurs
• Outlook : pour partager des rendez-vous, calendriers et des tâches avec les membres de votre équipe
• Teams : pour communiquer avec les collègues
• Access : pour créer des bases de données avec plusieurs utilisateurs
• OneNote : pour partager des notes avec d’autres utilisateurs
• OneDrive : stockage Cloud partagé

La collection d’applications n’est pas destinée à un usage interne, mais doit toujours fonctionner sur une structure de serveur. Les grandes entreprises, en particulier, peuvent utiliser le logiciel via leur centre de données local, par exemple. Il est cependant plus simple de commander OX App Suite déjà configuré auprès d’un hébergeur. Avec IONOS, vous pouvez commander OX App Suite et recevoir en plus de la suite bureautique, un espace de stockage, votre propre domaine et une adresse email professionnelle.

Tout en demeurant principalement connu comme un fournisseur de moteurs de recherche, Google est aussi utilisé par des millions de personnes dans le monde entier pour ses autres offres et services. Certains de ces services sont collectivement disponibles sous G suite. Il s’agit en effet d’une suite d’applications qui comprend un logiciel de bureautique et plusieurs outils de collaboration. La majorité des utilisateurs connaissent probablement déjà bien ces applications : Gmail, le service de messagerie gratuit de Google, Google Docs pour créer des documents, et Google Drive qui est le stockage Cloud. La plupart des applications incluses sont déjà disponibles gratuitement pour les particuliers qui s’inscrivent sur Google. Pour les entreprises, cependant, une version améliorée avec des services supplémentaires est également disponible : elle comprend notamment une adresse email professionnelle, plus d’espace de stockage et une assistance 24 heures sur 24.

Les applications sont conçues sous forme de software-as-a-service ou de Cloud computing : le logiciel ne fonctionne pas sur les appareils de l’utilisateur, mais via une interface Web. Comme toutes les données se trouvent sur le Cloud, les utilisateurs peuvent également y accéder ensemble sans aucun problème. Les calendriers peuvent être diffusés, les documents peuvent être partagés pour édition et les réunions peuvent être tenues directement en ligne.

Travail en équipe et collaboration dans la G Suite :

• Communication : avec le service de messagerie Gmail et Hangouts qui est une application pour les groupes de discussion (chat room) et les vidéoconférences, les membres de l’équipe peuvent communiquer les uns avec les autres.
• Répartition des tâches : les applications Calendrier et Note peuvent être utilisées pour répartir les tâches et fixer des rendez-vous.
• Création : en plus des applications classiques de création de documents (textes, tableaux, formulaires et présentations), G Suite vous permet aussi de travailler à plusieurs sur des sites Web et des applications créées par vous-même.
• Stockage : en plus du stockage Cloud Drive, Google propose avec Vault une archive pour les clients professionnels.
• Administration : pour donner aux entreprises un contrôle entier sur leur propre G suite, l’application d’administration peut être utilisée pour gérer les utilisateurs et distribuer les droits, par exemple.

Avec Asana, vous pouvez affecter des espaces de travail à autant d’équipes que vous le souhaitez. Ces espaces de travail digitaux permettent de travailler sur un nombre illimité de projets et de créer, gérer et entreprendre des tâches. À cette fin, vous pouvez définir des échéances, effectuer des filtres par mots-clés ou encore ajouter des fichiers locaux comme des documents Dropbox, OneDrive ou Google Drive. Le tableau de bord permet une vision claire de vos différents projets et tâches que vous pourrez classer suivant les échéances, états d’avancement ou simplement l’ordre alphabétique.

Caractéristiques de l’outil collaboratif :

• Calendrier d’équipe propre
• Chats pour les projets (conversations)
• Système de notification (inbox) avec archives
• Fonction annuler
• Synchronisation des tâches avec des calendriers externes
• Fonction d’export et fonction print (CSV) pour les projets et tâches

La version de base permet de gérer des projets pour jusqu’à 15 participants. Si vous souhaitez intégrer des équipes plus importantes, il faudra incontestablement vous tourner vers l’édition « Premium ». Cette dernière offre de plus des templates préconçus avec lesquels les projets peuvent être lancés en seulement quelques clics. Par ailleurs, le pack propose des fonctions de rapport et recherche avancés qui facilitent encore plus l’aménagement de votre travail, comme les fonctions exclusives à l’administrateur lui permettant un meilleur contrôle du projet et management de ses participants. Dans la version « Enterprise », vous pourrez non seulement bénéficier d’un service support exclusif mais aussi prescrire un accès SAML (Security Assertion Markup Language) à vos utilisateurs.

En créant un nouveau tableau sur Trello, trois options s’offrent à vous : en mode privé, seuls les utilisateurs ajoutés peuvent visualiser le tableau de bord et procéder à des modifications. Les tableaux de bords en équipe, en revanche, sont automatiquement visibles pour l’ensemble des membres de l’équipe de projet. Avec le déblocage public, toute personne disposant du bon lien d’accès à votre planning peut voir votre tableau de bord. Les modifications ne sont tout de même possibles que si le manager de projet vous a ajouté au projet (comme avec le mode privé). La répartition des tâches fonctionne selon des « cartes » classées en listes permettant de statuer l’avancement de la mission. L’outil collaboratif propose les trois listes « To Do », « In Progress » et « Ready ». Vous pouvez cependant définir vos propres catégories et ajouter des listes supplémentaires. Pour mettre en place vos tâches (cartes), voici les options à disposition :

• Affectation des membres
• Ajout d’étiquettes (couleurs)
• Checklist avec autant de puces que souhaité 
• Commentairs
• Délai pour terminer des tâches
• Ajout de liens ou de fichiers (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
• Protocoles d’activit

Vous aurez 10 Mo à disposition dans la version standard pour ajouter vos fichiers. La formule « Business Class » permet quant à elle d’obtenir jusqu’à 250 Mo. De plus, avec les versions payantes, vous pouvez définir les personnes qui pourront créer des tableaux de bord publics et privés et supprimer en un clic les anciens membres. Le service support Premium permet d’obtenir une réponse à vos problèmes techniques ou questions dans les 24 heures de la part d’un interlocuteur personnel. Dans l’édition Enterprise, le logiciel collaboratif propose une authentification à deux facteurs, un chiffrement des fichiers, un contrôle logiciel et la possibilité de renforcer la sécurité de vos données de sécurité.

L’objectif principal de Slack est d’offrir la meilleure des plateformes de communication possible. A cette fin, vous pouvez mettre en place différents canaux, qui fonctionnent en principe comme des espaces de chat. En configurant les canaux, vous pouvez indiquer si l’accès est permis à tous les collaborateurs ou s’il doit être restreint (canal privé). Par ailleurs, chacun des collaborateurs enregistré dans l’outil collaboratif a la possibilité d’échanger des messages directs. Les utilisateurs peuvent non seulement envoyer des messages écrits mais aussi des fichiers (PC, Google Drive), partager des documents (Google Docs) ou proposer des codes snippets (HTML, CSS; C++, PHP et bien plus). La deuxième fonction au cœur du projet Slack est l’intégration d’applications tierces. Voici un aperçu des interfaces :

• Gestion de fichiers : Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
• Communication : Google+ Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
• Développement : GitHub, IFTTT, Zapier, JIRA Cloud, Nagios
• Marketing : Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
• Productivité : Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
• Social & Fun : GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
• Design : InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Plus les canaux s’accumulent, et plus il est difficile d’y voir clair. La fonction de recherche très bien conçue de Slack permet toutefois de s’y retrouver dans les conversations et les fichiers. La version gratuite ne sauvegarderait toutefois que les 10 000 derniers messages échangés. De plus, le nombre d’intégration de logiciels tiers possible est limité à 10. Ces limites sont levées dans le pack « standard » (accessible à partir de 6.25 euros par mois par utilisateur) qui permet en outre l’accès aux canaux à des invités et donne accès aux fonctions d’authentification à deux facteurs et OAuth (Open Authentication). La version « Plus » (à partir de 11.75 euros par mois par utilisateur) promet un service d’aide 24h sur 24 et un délai de réponse d’un maximum de 4 heures.

Pour commencer une conférence vidéo ou audio, vous pouvez sélectionner directement un interlocuteur ou créer en prévision une conférence « meet me ». Cette dernière option est possible par exemple avec l’extension Chrome Google Calendar, les appels via email ou tout autre calendrier compatible ICS. De plus, vous pouvez créer votre espace de conférence propre, qui peut prendre en charge dans l’Edition Enterprise jusqu’à 50 participants. L’espace permet de mener les présentations en plein écran et de mettre éventuellement certains participants en mute. Éventuellement, vous pouvez installer un code de sécurité qu’il sera nécessaire de composer pour accéder à la conversation. De plus, le logiciel collaboratif propose les fonctions suivantes :

• Possibilité de passer de conversations à deux à des conversations de groupes sans devoir établir une nouvelle connexion 
• Nombre illimité d’appels invités possibles 
• Répertoires d’utilisateurs et de réunions 
• Planification calendrier pour les espaces de conférences associés (à partir de la version « premium ») 
• Interface vers des systèmes vidéo et applications telles que Skype, Cisco ou Polycom 
• Données média et signaux chiffrées (128 Bit AES) 
• Traversée pare-feu automatique pour une communication sécurisée sur les réseaux

L’accès à des vidéos enregistrées se régule selon des droits configurés. Quant aux participants des réunions, ils obtiennent automatiquement les accès et dispositions nécessaires. En outre, le téléchargement de fichiers vidéo en format MP4 est possible en plus de la lecture indépendante.

L’interface de Basecamp, qui peut paraître un peu brouillon pour ceux qui viennent tout juste de s’inscrire, est divisée en trois domaines : le « Headquarter » (HQ) tout d’abord, qui offre de la place pour les annonces d’intérêt générale, à savoir les informations qui doivent par exemple être disponibles pour tous les collaborateurs de l’entreprise. Ensuite, l’espace « Teams » est conçu pour que les différents départements et équipes puissent disposer de leurs espaces de communication. Sous « Projects » enfin, l’outil collaboratif donne une vision des projets de travail créés et leurs participants. Indépendamment de ces rubriques, vous aurez dans tous les cas accès à ces fonctions fondamentales :

• Campfire : espace de chat individuel pour chacun des groupes 
• Message Board : tableau de bord pour les nouveautés et mises à jour
• To-do : listes to-do pour présenter les étapes de travail les plus importantes (y compris les deadlines) 
• Schedule : calendrier combiné avec Google Cal, iCal ou Outlook
• Check-ins automatiques : consultations des statuts automatisées (quotidien, hebdomadaire ou mensuel selon configuration) 
• Docs & Files : espace de sauvegarde centralisé pour les fichiers, documents et liens vers Google Docs

Basecamp peut être testé gratuitement pendant un mois. Vous pourrez ensuite décider librement si vous souhaitez payer pour continuer à utiliser l’outil collaboratif. Contrairement à d’autres solutions, l’outil a pris une direction particulière : alors que les modèles de prix sont habituellement proportionnels au nombre d’utilisateurs, Basecamp propose un prix fixe de 99 dollars par mois (ou 999 dollars pour le paiement annuel), peu importe si vous en avez besoin pour une équipe de 10 personnes ou une grosse entreprise de 500 collaborateurs. De plus, le logiciel est gratuit pour les professeurs et étudiants, et les organisations à but non-lucratives peuvent avoir une réduction.

Avec Wrike, vous pouvez décomposer votre projet en autant d‘étapes que vous le souhaitez. Vous pourrez synchroniser vos jalons avec des calendriers et ainsi prendre aisément connaissance des avancées et des contributions de vos collaborateurs. Pour cela, vous pourrez vous aider des flux d’activité dynamiques permettant une gestion en temps réelle des événements. Afin de ne pas répéter constamment les mêmes opérations pour chaque nouvelle tâche, une fonction pratique pour copier les données existe, permettant ainsi de dupliquer l’ensemble d’un nouveau projet. De plus, les extensions suivantes pourront être intégrées au tableau de bord Wrike :

• Filesharing : Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
• Développement : Jira, GitHub
• Support : Zendesk, SurveyMonkey
• Comptabilité : Harvest, QuickBooks
• Chat/Messaging : Slack, HipChat, Microsoft Teams
• Single-Sign-on : SAML-Integration, Okta, Bitium
• Social : LinkedIN

Les équipes allant jusqu’à 5 personnes qui veulent simplifier leur travail avec une solution logicielle, peuvent profiter de la version de base gratuite de Wrike. Si vous êtes toutefois exigeants, il sera bon de se tourner au minimum vers la version « professionnel » qui dispose d’un espace de sauvegarde de 5 GB, des tableaux de bords partageables et qui offre des accès à un nombre illimité de collaborateurs. Avec le pack business, vous aurez jusqu’à 50 GB d’espace de sauvegarde et profiterez de gestionnaires de ressources, de groupes d’utilisateurs, de modèles de rapports, ainsi que des possibilités d’individualiser votre espace de travail. Les packs payants peuvent également être testés gratuitement. A la fin de la période d’essai, vous pouvez opter pour le pack testé, ou l’une des autres formules à disposition. Vous devrez toutefois dans tous les cas effectuer un achat.

La société Spike a entièrement repensé la communication en équipe. Ce n’est pas un outil de collaboration classique, mais davantage un programme qui améliore la communication. Avec les emails, pour les échanges assez longs, il est peu aisé de suivre les discussions avec les programmes de messagerie classiques. Spike est justement une application qui présente les conversations par email dans un format innovant, se rapprochant d’une discussion de messagerie instantanée : l’affichage met en avant le dialogue. Les caractéristiques classiques des emails comme les objets et les signatures n’existent ici plus. L’utilisateur peut visualiser les échanges comme dans un chat, ce qui rend la communication beaucoup plus fluide.

Les autres outils que nous présentons se focalisent sur les tâches opérationnelles (dont les outils comme Excel ou Word). Spike lui a la particularité de proposer avant tout une nouvelle forme de communication pour la collaboration. Dans ce sens, il n’est pas réellement une alternative aux autres outils que nous présentons mais c’est plutôt un outil complémentaire. Les appels vidéo et l’envoi de fichiers (via le Cloud) sont évidements des fonctions de l’outil. Un calendrier est aussi proposé. Au niveau de la sécurité, les messages peuvent être chiffrés.

Spike est utilisable sur Windows et Mac et est disponible en version mobile iOS et Android ou via un navigateur Web. Le programme est gratuit pour les utilisateurs privés, un abonnement de 5,99 dollars est proposé pour les comptes professionnels. Vous n’avez pas besoin de créer un compte utilisateur pour vous inscrire : Spike utilise un compte email (Yahoo ou Gmail par exemple) déjà existant de l’utilisateur.