Au quotidien, le travail en équipe joue un rôle important. Un principe est clair : plus l’on compte de collaborateurs sur un même projet, et plus une coordination et communication claires et efficaces seront importantes. C’est seulement lorsque les tâches sont bien réparties et que les échanges entre les différents collaborateurs sont fluides que vous aurez le plus de chance d’atteindre des meilleurs résultats. Il est également déterminant que tout un chacun dispose des moyens et des informations nécessaires pour la conduite de ses missions et puisse prendre connaissance en temps voulu des modifications éventuelles dans les processus de travail. Pour optimiser leur workflow, de plus en plus d’entreprises ont recours aux outils collaboratifs. Les entreprises se tournent souvent vers ces outils car ils permettent non seulement d’améliorer son workflow, d’augmenter sa productivité mais car ils sont en plus accessibles de partout.
Un outil collaboratif ou logiciel collaboratif propose différentes fonctions pour la gestion de projets. L’objectif est d’améliorer les processus de travail et de centraliser sur une seule et même plateforme la planification, l’organisation ou encore même les analyses de son projet. Ainsi, les différents outils peuvent se différencier suivant les contenus et caractéristiques suivants :
Pour organiser un projet ou optimiser un processus de travail, vous n’avez bien sûr pas obligatoirement besoin d’outils collaboratifs. Une petite équipe qui travaillerait par exemple dans le même bureau n’a pas nécessairement besoin de logiciel spécifique ou d’une application pour se coordonner. En revanche, si le nombre d’employés et de projets augmente, ainsi que le nombre de participants à un projet n’appartenant pas forcément au réseau d’entreprise, la nécessité d’un tel logiciel va finir par se faire sentir : sans aide, les collaborateurs peuvent vite perdre le cap et manquer des échéances importantes.
Une fois que votre entreprise a atteint une certaine taille, il devient plus difficile de discuter personnellement avec chaque collaborateur de l’avancement de leur travail. Les logiciels collaboratifs prennent donc tout leur sens. Si un logiciel collaboratif est mis en place pour favoriser les processus de travail, vous économiserez en outre du temps et de l’argent, que vous pourrez investir dans d’autres domaines de votre entreprise. Les fonctions de partage de fichiers s’attachent par ailleurs à ce que les fichiers puissent être échangés depuis n’importe quel endroit. La collaboration pourra également être plus efficace et rapide avec vos partenaires qui accepteront d’être intégrés dans le logiciel collaboratif.
La recherche d’un programme adapté pour optimiser votre workflow est souvent plus fastidieuse et compliquée qu’on ne le suppose dans un premier temps. Ceci est dû à deux facteurs en particulier : d’une part, les offres sont très différentes en ce qui concerne l’étendue de leurs fonctions et les coûts qu’elles impliquent (les outils s’étendent de versions Enterprise onéreuses à des solutions gratuites open-sources ou freemium). Quelques applications proposent des panoplies de fonctions collaboratives alors que d’autres ne sont spécialisées qu’à des fins précises. D’autre part, il faut distinguer les solutions auto-hébergées localement de celles hébergées par un fournisseur en ligne (avec le Cloud ou les modèles SaaS). Alors que la première est largement conseillée en ce qui concerne les questions de sécurité, la deuxième présente un avantage incontestable en termes d’accès à distance.
De plus, il est important de s’assurer que vos programmes ou les formats de vos fichiers pourront bien être compatibles avec l’outil collaboratif. Voici ci-dessous des solutions collaboratives intéressantes à considérer.
En 2011, le co-fondateur de Facebook Dustin Moskovitz et le programmateur Justin Rosenstein lancèrent le logiciel collaboratif Asana. Ils travaillèrent d’abord tous deux à une solution spécifique pour optimiser le workflow du géant des médias sociaux, ce qui leur a donné l’idée de créer un outil séparé et autonome. Ainsi, l’application Web SaaS qui est hébergée par un serveur du nom de l’entreprise se focalise sur la gestion de projets et de tâches sans qu’une plateforme de communication supplémentaire ne soit nécessaire. En plus de l’application Web qui est compatible avec les navigateurs courants, vous pourrez utiliser Asana en application iOS ou Android. La version de base de l’outil est gratuite, mais offre, contrairement aux versions payantes « Premium » (à partir de 9.99 dollars mensuels par utilisateur) et « Enterprise » (prix sur demande), des fonctions assez limitées.
L’interface claire d’Asana facilite la gestion des projets.
Avec Asana, vous pouvez affecter des espaces de travail à autant d’équipes que vous le souhaitez. Ces espaces de travail digitaux permettent de travailler sur un nombre illimité de projets et de créer, gérer et entreprendre des tâches. A cette fin, vous pouvez définir des échéances, effectuer des filtres par mots-clés ou encore ajouter des fichiers locaux comme des documents Dropbox, OneDrive ou Google Drive. Le tableau de bord permet une vision claire de vos différents projets et tâches que vous pourrez classer suivant les échéances, états d’avancement ou simplement l’ordre alphabétique.
Caractéristiques de l’outil collaboratif :
La version de base permet de gérer des projets pour jusqu’à 15 participants. Si vous souhaitez intégrer des équipes plus importantes, il faudra incontestablement vous tourner vers l’édition « Premium ». Cette dernière offre de plus des templates préconçus avec lesquels les projets peuvent être lancés en seulement quelques clics. Par ailleurs, le pack propose des fonctions de rapport et recherche avancés qui facilitent encore plus l’aménagement de votre travail, comme les fonctions exclusives à l’administrateur lui permettant un meilleur contrôle du projet et management de ses participants. Dans la version « Enterprise », vous pourrez non seulement bénéficier d’un service support exclusif mais aussi prescrire un accès SAML (Security Assertion Markup Language) à vos utilisateurs.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Système de messagerie propre avec notamment la possibilité de configurer des notifications mail | Interface en anglais |
| Apps mobiles pour iOS et Android | Pas d’application bureau |
| Gratuits pour les projets jusqu’à 15 utilisateurs | Enregistrement des données sur un serveur américain |
L’entreprise américaine Fog Creek Software lança en septembre 2011 après près d’un an de recherche et développement son outil collaboratif Trello, racheté depuis par l’entreprise Atlassian. L’outil, disponible par application Web mais aussi mobile (iOS et Android) permet de coordonner facilement ses tâches grâce à des tableaux de bord clairs. Les autres fonctions collaboratives telles que le calendrier ou la connexion Cloud peuvent être ajoutées via ce qui s’appelle le « power-up ». Dans la version de base gratuite, vous n’aurez toutefois qu’un choix restreint d’extensions à disposition. Seuls les packs « Business Class » (à partir de 9.99 dollars mensuel par utilisateur) et « Enterprise » (environ 20 dollars mensuel par utilisateur) donnent accès aux power-ups premium ainsi qu’aux intégrations GitHub, Dropbox, etc.
Trello offre la possibilité de créer autant de tableaux que l’on souhaite, et d’insérer un fond d’écran personnalisé.
En créant un nouveau tableau sur Trello, trois options s’offrent à vous : en mode privé, seuls les utilisateurs ajoutés peuvent visualiser le tableau de bord et procéder à des modifications. Les tableaux de bords en équipe, en revanche, sont automatiquement visibles pour l’ensemble des membres de l’équipe de projet. Avec le déblocage public, toute personne disposant du bon lien d’accès à votre planning peut voir votre tableau de bord. Les modifications ne sont tout de même possibles que si le manager de projet vous a ajouté au projet (comme avec le mode privé). La répartition des tâches fonctionne selon des « cartes » classées en listes permettant de statuer l’avancement de la mission. L’outil collaboratif propose les trois listes « To Do », « In Progress » et « Ready ». Vous pouvez cependant définir vos propres catégories et ajouter des listes supplémentaires. Pour mettre en place vos tâches (cartes), voici les options à disposition :
Vous aurez 10 MB à disposition dans la version standard pour ajouter vos fichiers. La formule « Business Class » permet quant à elle d’obtenir jusqu’à 250 MB. De plus, avec les versions payantes, vous pouvez définir les personnes qui pourront créer des tableaux de bord publics et privés et supprimer en un clic les anciens membres. Le service support Premium permet d’obtenir une réponse à vos problèmes techniques ou questions dans les 24 heures de la part d’un interlocuteur personnel. Dans l’édition Enterprise, le logiciel collaboratif propose une authentification à deux facteurs, un chiffrement des fichiers, un contrôle logiciel et la possibilité de renforcer la sécurité de vos données de sécurité.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Adapté aux débutants, intuitif | Position et structure des cartes dans le tableau de bord non modifiables |
| Applications mobiles pour iOS et Android | Archives peu claires |
| Options diverses pour la conception et la catégorisation des tâches | Enregistrement des données sur un serveur américain |
Depuis 2014, Slack s’est lancé le défi de simplifier la communication des entreprises et agences. Le logiciel s’assure que les utilisateurs puissent avoir accès à tout moment aux applications, services et ressources dont ils ont besoin au quotidien pour leur travail. Selon les chiffres donnés par le fournisseur, Slack compterait plus de 8 millions d’utilisateurs actifs par semaine et serait utilisé dans plus de 100 pays et 35 000 entreprises. L’application Web, disponible également pour iOS et Android, mais aussi Windows et Windows Phone (Beta), peut être utilisée gratuitement (version « Free ») ou contre un abonnement mensuel (« Standard » et « Plus »). Les paquets se différencient suivant les fonctions proposées.
Des participants peuvent être ajoutés à un projet quand vous le souhaitez à partir du moment où ils font partie de l’équipe
L’objectif principal de Slack est d’offrir la meilleure des plateformes de communication possible. A cette fin, vous pouvez mettre en place différents canaux, qui fonctionnent en principe comme des espaces de chat. En configurant les canaux, vous pouvez indiquer si l’accès est permis à tous les collaborateurs ou s’il doit être restreint (canal privé). Par ailleurs, chacun des collaborateurs enregistré dans l’outil collaboratif a la possibilité d’échanger des messages directs. Les utilisateurs peuvent non seulement envoyer des messages écrits mais aussi des fichiers (PC, Google Drive), partager des documents (Google Docs) ou proposer des codes snippets (HTML, CSS; C++, PHP et bien plus). La deuxième fonction au cœur du projet Slack est l’intégration d’applications tierces. Voici un aperçu des interfaces :
Plus les canaux s’accumulent, et plus il est difficile d’y voir clair. La fonction de recherche très bien conçue de Slack permet toutefois de s’y retrouver dans les conversations et les fichiers. La version gratuite ne sauvegarderait toutefois que les 10 000 derniers messages échangés. De plus, le nombre d’intégration de logiciels tiers possible est limité à 10. Ces limites sont levées dans le pack « standard » (accessible à partir de 6.25 euros par mois par utilisateur) qui permet en outre l’accès aux canaux à des invités et donne accès aux fonctions d’authentification à deux facteurs et OAuth (Open Authentication). La version « Plus » (à partir de 11.75 euros par mois par utilisateur) promet un service d’aide 24h sur 24 et un délai de réponse d’un maximum de 4 heures.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Déblocage facile de documents, code snippets et autres données | Interface en anglais |
| Application pour iOS, Android, Windows et Windows phone | Sauvegarde des données sur un serveur américain |
| Interfaces diverses vers des logiciels tiers | Pas d’option pour créer différentes équipes |
Depuis 2003, l’entreprise américaine Lifesize a développé des solutions pour simplifier la réalisation de conférences vidéo, Web et audio. D’après leurs chiffres, plus de 4 500 clients dans plus de 100 pays font aujourd’hui confiance à leur produit, qui combine les possibilités du Cloud aux techniques puissantes de caméra et téléphonie HD. Outre l’application Web pour Chrome et le navigateur Microsoft, vous aurez également accès à l’app avec macOS, Windows, iOS et Android, ce qui vous permet d’être présent à vos rendez-vous d’où que vous soyez et à n’importe quel moment. L’outil collaboratif peut être testé gratuitement pendant 14 jours. Au-delà, vous devrez choisir entre un abonnement « Core », « premium » ou « Enterprise ». Le dernier pack permet notamment d’utiliser des Livestreams et d’enregistrer des conférences vidéo.
Depuis le menu utilisateur de Lifesize Cloud, vous pouvez choisir très simplement la plateforme de communication souhaitée. Les contacts fréquemment utilisés peuvent être enregistrés dans les favoris.
Pour commencer une conférence vidéo ou audio, vous pouvez sélectionner directement un interlocuteur ou créer en prévision une conférence « meet me ». Cette dernière option est possible par exemple avec l’extension Chrome Google Calendar, les appels via email ou tout autre calendrier compatible ICS. De plus, vous pouvez créer votre espace de conférence propre, qui peut prendre en charge dans l’Edition Enterprise jusqu’à 50 participants. L’espace permet de mener les présentations en plein écran et de mettre éventuellement certains participants en mute. Éventuellement, vous pouvez installer un code de sécurité qu’il sera nécessaire de composer pour accéder à la conversation. De plus, le logiciel collaboratif propose les fonctions suivantes :
La fonction Livestream, qui est à disposition à partir de l’abonnement « Premium » de l’outil collaboratif permet des réunions en temps réel jusqu’à 10 000 spectateurs (bureau et mobile). Les droits d’affichage permettent d’assurer une sécurité optimale. L’accès à des vidéos enregistrées se régule selon des droits configurés. Quant aux participants des réunions, ils obtiennent automatiquement les accès et dispositions nécessaires. De plus, le téléchargement de fichiers vidéo en format MP4 est possible. Les clients « Premium » et « Entreprise » pourront profiter d’un bon service d’aide (temps de réaction rapide, haute disponibilité, support téléphonique).
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Repertoire utilisateurs et réunions | Application Web non prise en charge par Firefox |
| Application bureau pour macOS et Windows et applications mobiles pour iOS et Android | Pas de modèle de prix Pay per use |
| Transfert chiffré |
En 2004, l’entreprise originaire de Chicago 37signals (aujourd’hui Basecamp) lançait son outil collaboratif Basecamp, qui a depuis été acheté plus de 2.5 millions de fois. L’outil sert à organiser non seulement la communication inter-entreprises et les projets mais aussi toute collaboration avec des partenaires commerciaux, réunissant ainsi toutes les équipes, les projets et les groupes de travail sur une seule et même plateforme. L’accès à Basecamp est possible sur les navigateurs Web courants comme Google Chrome, Safari, Microsoft Edge ou Mozilla Firefox ou depuis les applications bureau Windows et macOS. Les fonctions de collaboration de l’outil sont également accessibles depuis les mobiles grâce aux app iOS et Android.
Sur l’aperçu Basecamp, tous les projets et toutes les équipes peuvent être présentés sous forme de cartes ou de de listes.
L’interface de Basecamp, qui peut paraître un peu brouillon pour ceux qui viennent tout juste de s’inscrire, est divisée en trois domaines : le « Headquarter » (HQ) tout d’abord, qui offre de la place pour les annonces d’intérêt générale, à savoir les informations qui doivent par exemple être disponibles pour tous les collaborateurs de l’entreprise. Ensuite, l’espace « Teams » est conçu pour que les différents départements et équipes puissent disposer de leurs espaces de communication. Sous « Projects » enfin, l’outil collaboratif donne une vision des projets de travail créés et leurs participants. Indépendamment de ces rubriques, vous aurez dans tous les cas accès à ces fonctions fondamentales :
Basecamp peut être testé gratuitement pendant un mois. Vous pourrez ensuite décider librement si vous souhaitez payer pour continuer à utiliser l’outil collaboratif. Contrairement à d’autres solutions, l’outil a pris une direction particulière : alors que les modèles de prix sont habituellement proportionnels au nombre d’utilisateurs, Basecamp propose un prix fixe de 99 dollars par mois (ou 999 dollars pour le paiement annuel), peu importe si vous en avez besoin pour une équipe de 10 personnes ou une grosse entreprise de 500 collaborateurs. De plus, le logiciel est gratuit pour les professeurs et étudiants, et les organisations à but non-lucratives peuvent avoir une réduction.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Possibilités intéressantes pour gérer et remanier les documents communs | Interface en anglais |
| Etablissement de consultations statuts automatisées possibles | Données sauvegardées sur un serveur américain |
| Coûts identiques quel que soit le nombre d‘utilisateurs | Prise en main difficile pour les débutants |
Les développeurs Chris Rivers, Garret Heaton et Pete Curley lancèrent en 2010 la première version officielle du logiciel collaboratif HipChat, qui devait servir dans un premier temps de plateforme de communication sous forme d’espaces de chat. Près de 2 ans après sa sortie, l’outil est racheté par la société Atlassian, qui est aujourd’hui responsable de son développement et de sa commercialisation. HipChat est disponible en tant qu’application basée Web utilisable sur tout navigateur Internet classique. De plus, il existe des versions installables pour Windows, macOS, Linux, Android et iOS. La première formule HipChat Basic est gratuite. En tant que nouvel utilisateur, vous pouvez tester gratuitement pendant un mois l’Edition HipChat Plus normalement payante (à partir de 2 dollars par mois par utilisateur).
Aperçu d’un espace de chat choisi.
Chaque utilisateur qui est ajouté en tant que membre d’un compte HipChat a la possibilité de créer un espace de chat public ou privé. Ces espaces permettent de communiquer par écrit à un nombre illimité de participants ou simplement à un seul interlocuteur. En plus des échanges textuels, vous pouvez partager des fichiers, l’édition gratuite offrant 5 GB d’espace libre à disposition. Si vous êtes clients de la version payante, vous pourrez par contre lancer des chats vidéo ou présenter le contenu de votre écran pour effectuer des démonstrations. Par ailleurs, vous pouvez conserver l’historique de vos conversations, le consulter et y effectuer des recherches. Quelle que soit la version utilisée de l’outil collaboratif, vous pouvez par ailleurs intégrer des outils tiers, afin de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires. Il existe notamment les services suivants :
Les services listés peuvent être ajoutés sans difficultés par la fonction « add integrations ». De plus, HipChat permet de libérer des espaces de chat pour des invités. Ainsi, vous pouvez échanger des conversations avec des personnes non inscrites sur votre compte, comme des partenaires commerciaux. Après activation, vous pouvez l’inviter à cliquer sur un lien automatiquement généré pour lui. Par ailleurs, vous avez la possibilité d’héberger vous-même le logiciel collaboratif. La solution Enterprise, que propose Atlassian sous le nom HipChat Data Center, donne l’avantage de pouvoir administrer et gérer soi-même toutes les données et d’ajuster l’outil plus précisément à ses besoins.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Interfaces nombreuses vers des applications tierces utiles | Interface en anglais |
| Plateformes possibles variées (Web, bureau et app mobile) | Système de notification perfectible |
| Auto-hébergement possible | Gère seulement les conversations vidéo en 1 à 1 |
L’outil collaboratif Wrike est le produit phare de l’entreprise de même nom qui a été fondée en 2006 en Californie et qui a su se démarquer plus d’une fois pour ses prestations en management de projets, gestion du travail et pour sa croissance d’entreprise. Grâce à ses fonctions qui permettent de réguler la communication, favoriser une certaine transparence et répartir les responsabilités des projets, le logiciel est adapté selon la société pour tous les services de votre entreprise, du marketing, aux équipes de développement de produit en passant par les équipes créatives. Outre la version gratuite de Wrike accessible à un maximum de 5 utilisateurs, vous pouvez opter pour la solution « Professionnel » (à partir de 9,80 dollars par mois et par utilisateur), « Business » (à partir de 24.80 dollars par mois et par utilisateur) ou « Marketing » (à partir de 34,60 dollars par mois et par utilisateur). Les fonctions sont plus ou moins variées d’un pack à l’autre. L’accès au logiciel est possible par application Web, application bureau (Windows, macOS) ou application mobile (iOS, Android).
Wrike promet une gestion en temps réel de vos tâches pour gagner en productivité.
Avec Wrike, vous pouvez décomposer votre projet en autant d‘étapes que vous le souhaitez. Vous pourrez synchroniser vos jalons avec des calendriers et ainsi prendre aisément connaissance des avancées et des contributions de vos collaborateurs. Pour cela, vous pourrez vous aider des flux d’activité dynamiques permettant une gestion en temps réelle des événements. Afin de ne pas répéter constamment les mêmes opérations pour chaque nouvelle tâche, une fonction pratique pour copier les données existe, permettant ainsi de dupliquer l’ensemble d’un nouveau projet. De plus, les extensions suivantes pourront être intégrées au tableau de bord Wrike :
Les équipes allant jusqu’à 5 personnes qui veulent simplifier leur travail avec une solution logicielle, peuvent profiter de la version de base gratuite de Wrike. Si vous êtes toutefois exigeants, il sera bon de se tourner au minimum vers la version « professionnel » qui dispose d’un espace de sauvegarde de 5 GB, des tableaux de bords partageables et qui offre des accès à un nombre illimité de collaborateurs. Avec le pack business, vous aurez jusqu’à 50 GB d’espace de sauvegarde et profiterez de gestionnaires de ressources, de groupes d’utilisateurs, de modèles de rapports, ainsi que des possibilités d’individualiser votre espace de travail. Les packs payants peuvent également être testés gratuitement. A la fin de la période d’essai, vous pouvez opter pour le pack testé, ou l’une des autres formules à disposition. Vous devrez toutefois dans tous les cas effectuer un achat.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Fonction de duplication pour les tâches et projets répétitifs | Relativement cher |
| Application pour Windows, macOS, iOS et Android | Enregistrement des données sur un serveur américain |
| Gestion des tâches et sous-taches (à partir de la version « Professionnel ») | Interface complexe |
| Développeur | Date de sortie | Langue | Apps | Particularités | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Asana | Asana | 2011 | Anglais | iOS, Android | Système de tag pour les filtres des tâches | |
| Basecamp | Basecamp | 2004 | Anglais | Windows, macOS, iOS, Android | Consultations statuts automatisées | |
| HipChat | Atlassian | 2010 | Anglais | Windows, Linux, macOS, iOS, Android | Auto-hébergement possible | |
| Lifesize Cloud | Lifesize | 2014 | Français | Windows, macOS, iOS, Android | Fonction Livestream | |
| Slack | Slack | 2014 | Français | Windows, iOS, Android, Windows Phone | Déblocage de code Snippets | |
| Trello | Atlassian | 2011 | Français | iOS, Android | Personnalisation de la présentation et du design | |
| Wrike | Wrike | 2007 | Français | Windows, macOS, iOS, Android | Flux d’activité en temps réel, gestion des versions |
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