Outils collaboratifs : les meilleures applications pour une plus grande productivité

Au quotidien, le travail en équipe joue un rôle important. Un principe est clair : plus l’on compte de collaborateurs sur un même projet, et plus une coordination et communication claires et efficaces seront importantes. C’est seulement lorsque les tâches sont bien réparties et que les échanges entre les différents collaborateurs sont fluides que vous aurez le plus de chance d’atteindre des meilleurs résultats. Il est également déterminant que tout un chacun dispose des moyens et des informations nécessaires pour la conduite de ses missions et puisse prendre connaissance en temps voulu des modifications éventuelles dans les processus de travail. Pour optimiser leur workflow, de plus en plus d’entreprises ont recours aux outils collaboratifs. Les entreprises se tournent souvent vers ces outils car ils permettent non seulement d’améliorer son workflow, d’augmenter sa productivité mais car ils sont en plus accessibles de partout.

Que sont les outils collaboratifs ?

Un outil collaboratif ou logiciel collaboratif propose différentes fonctions pour la gestion de projets. L’objectif est d’améliorer les processus de travail et de centraliser sur une seule et même plateforme la planification, l’organisation ou encore même les analyses de son projet. Ainsi, les différents outils peuvent se différencier suivant les contenus et caractéristiques suivants :

  • Mind mapping : de nombreux outils permettent d’aider les équipes dans leur processus de recherche d’idées et de création. Les fonctions de mind mapping tout comme le brainstorming encouragent les participants à partager leurs idées et à concourir activement au projet. Les managers peuvent être associés également au processus de créativité, à partir du moment où les bons accès sont définis.
     
  • Partage de fichiers : l’une des bases importantes de tout logiciel collaboratif est de pouvoir partager des tableaux, documents et diverses données avec d’autres utilisateurs. De nombreux outils permettent de centraliser les enregistrements et de définir des droits d’accès individuels. Ceci permet aux utilisateurs de mettre la main sur leurs fichiers importants à tout moment. Les managers de projets ou administrateurs décident des accès restreints ou libres.
     
  • Communication en temps réel : les outils collaboratifs présentent pour la plupart de nombreuses fonctions pour la communication en temps réelle. Les tâches peuvent être réparties par exemple dans des tableaux de bord individuels tandis que les progressions seront partagées. Les fonctions de commentaires permettent de discuter des incertitudes et de clarifier rapidement les zones d’ombre. De nombreuses applications s’appuient sur des formes anciennes de communications comme les appels visio, la messagerie instantanée et les emails, ou donnent accès à des programmes courants comme Outlook ou Skype. Les fournisseurs assurent souvent l’enregistrement des fichiers textes ou tableurs dans le Cloud afin que plusieurs utilisateurs puissent y accéder simultanément.
     
  • Calendrier commun : peu importe si vous souhaitez planifier une réunion d’équipe, organiser un appel professionnel important ou fixer une deadline : les emails, appels ou chats sont de bons moyen d’informer d’évènements imminents. Ces derniers sont toutefois rapidement oubliés. Plus les rendez-vous s’accumulent, et plus il est difficile d’y voir clair. De ce fait, les calendriers proposés par les outils collaboratifs sont des outils extrêmement pratiques pour partager au mieux les rendez-vous, les visualiser et les tenir.
     
  • Fonctions de gestion : les logiciels collaboratifs se distinguent particulièrement par leurs possibilités de planification et de visualisation claires permettant aux managers de mieux agencer et gérer le travail. Les fonctions permettent de répartir les ressources et s’organiser simplement. De plus, les outils proposent généralement des solutions pour analyser les processus de travail ainsi que les états d’avancement. De plus, si toute votre entreprise est partie prenante, les applications permettent de faciliter votre gestion en favorisant une communication entre les différents départements.

Les logiciels collaboratifs valent-ils la peine d’être utilisés ?

Pour organiser un projet ou optimiser un processus de travail, vous n’avez bien sûr pas obligatoirement besoin d’outils collaboratifs. Une petite équipe qui travaillerait par exemple dans le même bureau n’a pas nécessairement besoin de logiciel spécifique ou d’une application pour se coordonner. En revanche, si le nombre d’employés et de projets augmente, ainsi que le nombre de participants à un projet n’appartenant pas forcément au réseau d’entreprise, la nécessité d’un tel logiciel va finir par se faire sentir : sans aide, les collaborateurs peuvent vite perdre le cap et manquer des échéances importantes.

Une fois que votre entreprise a atteint une certaine taille, il devient plus difficile de discuter personnellement avec chaque collaborateur de l’avancement de leur travail. Les logiciels collaboratifs prennent donc tout leur sens. Si un logiciel collaboratif est mis en place pour favoriser les processus de travail, vous économiserez en outre du temps et de l’argent, que vous pourrez investir dans d’autres domaines de votre entreprise. Les fonctions de partage de fichiers s’attachent par ailleurs à ce que les fichiers puissent être échangés depuis n’importe quel endroit. La collaboration pourra également être plus efficace et rapide avec vos partenaires qui accepteront d’être intégrés dans le logiciel collaboratif.

Quels outils collaboratifs existent ?

La recherche d’un programme adapté pour optimiser votre workflow est souvent plus fastidieuse et compliquée qu’on ne le suppose dans un premier temps. Ceci est dû à deux facteurs en particulier : d’une part, les offres sont très différentes en ce qui concerne l’étendue de leurs fonctions et les coûts qu’elles impliquent (les outils s’étendent de versions Enterprise onéreuses à des solutions gratuites open-source ou freemium). Quelques applications proposent des panoplies de fonctions collaboratives alors que d’autres ne sont spécialisées qu’à des fins précises. D’autre part, il faut distinguer les solutions auto-hébergées localement de celles hébergées par un fournisseur en ligne (avec le Cloud ou les modèles SaaS). Alors que la première est largement conseillée en ce qui concerne les questions de sécurité, la deuxième présente un avantage incontestable en termes d’accès à distance.

De plus, il est important de s’assurer que vos programmes ou les formats de vos fichiers pourront bien être compatibles avec l’outil collaboratif. Voici ci-dessous des solutions collaboratives intéressantes à considérer.

Asana

En 2011, le co-fondateur de Facebook Dustin Moskovitz et le programmateur Justin Rosenstein lancèrent le logiciel collaboratif Asana. Ils travaillèrent d’abord tous deux à une solution spécifique pour optimiser le workflow du géant des médias sociaux, ce qui leur a donné l’idée de créer un outil séparé et autonome. Ainsi, l’application Web SaaS qui est hébergée par un serveur du nom de l’entreprise se focalise sur la gestion de projets et de tâches sans qu’une plateforme de communication supplémentaire ne soit nécessaire. En plus de l’application Web qui est compatible avec les navigateurs courants, vous pourrez utiliser Asana en application iOS ou Android. La version de base de l’outil est gratuite, mais offre des fonctions assez limitées, contrairement aux versions payantes « Premium » (à partir de 11 euros par mois par utilisateur), « Business » (à partir de 25 euros par mois par utilisateur) et « Entreprise » (prix sur demande).

Avec Asana, vous pouvez affecter des espaces de travail à autant d’équipes que vous le souhaitez. Ces espaces de travail digitaux permettent de travailler sur un nombre illimité de projets et de créer, gérer et entreprendre des tâches. À cette fin, vous pouvez définir des échéances, effectuer des filtres par mots-clés ou encore ajouter des fichiers locaux comme des documents Dropbox, OneDrive ou Google Drive. Le tableau de bord permet une vision claire de vos différents projets et tâches que vous pourrez classer suivant les échéances, états d’avancement ou simplement l’ordre alphabétique.

Caractéristiques de l’outil collaboratif :

  • Calendrier d’équipe propre
  • Chats pour les projets (conversations)
  • Système de notification (inbox) avec archives
  • Fonction annuler
  • Synchronisation des tâches avec des calendriers externes
  • Fonction d’export et fonction print (CSV) pour les projets et tâches

La version de base permet de gérer des projets pour jusqu’à 15 participants. Si vous souhaitez intégrer des équipes plus importantes, il faudra incontestablement vous tourner vers l’édition « Premium ». Cette dernière offre de plus des templates préconçus avec lesquels les projets peuvent être lancés en seulement quelques clics. Par ailleurs, le pack propose des fonctions de rapport et recherche avancés qui facilitent encore plus l’aménagement de votre travail, comme les fonctions exclusives à l’administrateur lui permettant un meilleur contrôle du projet et management de ses participants. Dans la version « Enterprise », vous pourrez non seulement bénéficier d’un service support exclusif mais aussi prescrire un accès SAML (Security Assertion Markup Language) à vos utilisateurs.

Avantages

Inconvénients

Système de messagerie propre avec notamment la possibilité de configurer des notifications mail

Enregistrement des données sur un serveur américain

Apps mobiles pour iOS et Android

Pas d’application bureau

Gratuits pour les projets jusqu’à 15 utilisateurs

 

Microsoft 365

En plus de Windows, Microsoft est surtout connu pour sa suite bureautique. En 2011, la société a lancé Microsoft 365 comme application Web sur le Cloud et a ainsi ouvert la voie à Word et autres pour devenir un logiciel de collaboration. Au lieu d’acheter la suite logicielle, Microsoft 365 vous permet de vous abonner aux programmes et d’y accéder directement depuis votre navigateur Web.

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Étant donné qu’Microsoft 365 se compose de différents programmes, les possibilités de coopération sont multiples. Par exemple, Outlook et Exchange peuvent être utilisés pour partager différents calendriers au sein de l’entreprise. Sur le Cloud, Word, Excel et PowerPoint n’offrent pas uniquement à un utilisateur la possibilité de travailler sur des fichiers, mais aussi de le faire à plusieurs et en même temps. Cela signifie que les documents n’ont plus besoin d’être envoyés, ce qui pouvait être assez fastidieux. Microsoft Teams est un logiciel de collaboration qui permet la communication entre employés.

Peu d’autres solutions offrent un tel éventail de possibilités. Alors que de nombreux autres outils de collaboration peuvent être étendus avec des interfaces et des applications supplémentaires, Microsoft 365 intègre directement tous les outils importants.

Applications pour la collaboration dans Microsoft 365 :

  • Word : traitement de texte multi-utilisateurs
  • Excel : tableur multi-utilisateurs
  • PowerPoint : pour préparer des présentations avec plusieurs utilisateurs
  • Outlook : pour partager des rendez-vous, calendriers et des tâches avec les membres de votre équipe
  • Teams : pour communiquer avec les collègues
  • Access : pour créer des bases de données avec plusieurs utilisateurs
  • OneNote : pour partager des notes avec d’autres utilisateurs
  • OneDrive : stockage Cloud partagé

Avec IONOS, vous pouvez aussi commander pour vous et pour votre entreprise Microsoft Office 365. Obtenez 1 To supplémentaire de stockage OneDrive et 50 Go supplémentaires pour votre compte de messagerie. L’interface Web, les versions PC et les applications mobiles sont toutes disponibles pour que vous puissiez travailler où que vous alliez.

Avantages

Inconvénients

Office est depuis des décennies la référence en matière de logiciels de bureautique

Trop étendu pour certaines équipes

De nombreuses applications à partir d’une seule source

 

Application Web, version PC et application mobile

 

Trello

L’entreprise américaine Fog Creek Software lança en septembre 2011 après près d’un an de recherche et développement son outil collaboratif Trello, racheté depuis par l’entreprise Atlassian. L’outil, disponible par application Web mais aussi mobile (iOS et Android) permet de coordonner facilement ses tâches grâce à des tableaux de bord clairs. Les autres fonctions collaboratives telles que le calendrier ou la connexion Cloud peuvent être ajoutées via ce qui s’appelle le « power-up ». Dans la version de base gratuite, vous n’aurez toutefois qu’un choix restreint d’extensions à disposition. Seuls les packs « Business Class » (à partir de 9.99 dollars mensuel par utilisateur) et « Enterprise » (environ 20 dollars mensuel par utilisateur) donnent accès aux power-ups premium ainsi qu’aux intégrations GitHub, Dropbox, etc.

En créant un nouveau tableau sur Trello, trois options s’offrent à vous : en mode privé, seuls les utilisateurs ajoutés peuvent visualiser le tableau de bord et procéder à des modifications. Les tableaux de bords en équipe, en revanche, sont automatiquement visibles pour l’ensemble des membres de l’équipe de projet. Avec le déblocage public, toute personne disposant du bon lien d’accès à votre planning peut voir votre tableau de bord. Les modifications ne sont tout de même possibles que si le manager de projet vous a ajouté au projet (comme avec le mode privé). La répartition des tâches fonctionne selon des « cartes » classées en listes permettant de statuer l’avancement de la mission. L’outil collaboratif propose les trois listes « To Do », « In Progress » et « Ready ». Vous pouvez cependant définir vos propres catégories et ajouter des listes supplémentaires. Pour mettre en place vos tâches (cartes), voici les options à disposition :

  • Affectation des membres
  • Ajout d’étiquettes (couleurs)
  • Checklist avec autant de puces que souhaité 
  • Commentairs
  • Délai pour terminer des tâches
  • Ajout de liens ou de fichiers (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
  • Protocoles d’activit

Vous aurez 10 Mo à disposition dans la version standard pour ajouter vos fichiers. La formule « Business Class » permet quant à elle d’obtenir jusqu’à 250 Mo. De plus, avec les versions payantes, vous pouvez définir les personnes qui pourront créer des tableaux de bord publics et privés et supprimer en un clic les anciens membres. Le service support Premium permet d’obtenir une réponse à vos problèmes techniques ou questions dans les 24 heures de la part d’un interlocuteur personnel. Dans l’édition Enterprise, le logiciel collaboratif propose une authentification à deux facteurs, un chiffrement des fichiers, un contrôle logiciel et la possibilité de renforcer la sécurité de vos données de sécurité.

Avantages

Inconvénients

Adapté aux débutants, intuitif

Position et structure des cartes dans le tableau de bord non modifiables

Applications mobiles pour iOS et Android

Archives peu claires

Options diverses pour la conception et la catégorisation des tâches

Enregistrement des données sur un serveur américain

Slack

Depuis 2014, Slack s’est lancé le défi de simplifier la communication des entreprises et agences. Le logiciel s’assure que les utilisateurs puissent avoir accès à tout moment aux applications, services et ressources dont ils ont besoin au quotidien pour leur travail. Selon les chiffres donnés par le fournisseur, Slack compterait plus de 10 millions d’utilisateurs actifs par jour et serait utilisé dans plus de 100 pays et 35 000 entreprises. L’application Web, disponible également pour iOS et Android, Windows, macOs et Linux, peut être utilisée gratuitement (version « Free ») ou contre un abonnement mensuel (« Standard » et « Plus »). Les paquets se différencient suivant les fonctions proposées.

L’objectif principal de Slack est d’offrir la meilleure des plateformes de communication possible. A cette fin, vous pouvez mettre en place différents canaux, qui fonctionnent en principe comme des espaces de chat. En configurant les canaux, vous pouvez indiquer si l’accès est permis à tous les collaborateurs ou s’il doit être restreint (canal privé). Par ailleurs, chacun des collaborateurs enregistré dans l’outil collaboratif a la possibilité d’échanger des messages directs. Les utilisateurs peuvent non seulement envoyer des messages écrits mais aussi des fichiers (PC, Google Drive), partager des documents (Google Docs) ou proposer des codes snippets (HTML, CSS; C++, PHP et bien plus). La deuxième fonction au cœur du projet Slack est l’intégration d’applications tierces. Voici un aperçu des interfaces :

  • Gestion de fichiers : Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
  • Communication : Google+ Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
  • Développement : GitHub, IFTTT, Zapier, JIRA Cloud, Nagios
  • Marketing : Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
  • Productivité : Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
  • Social & Fun : GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
  • Design : InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Plus les canaux s’accumulent, et plus il est difficile d’y voir clair. La fonction de recherche très bien conçue de Slack permet toutefois de s’y retrouver dans les conversations et les fichiers. La version gratuite ne sauvegarderait toutefois que les 10 000 derniers messages échangés. De plus, le nombre d’intégration de logiciels tiers possible est limité à 10. Ces limites sont levées dans le pack « standard » (accessible à partir de 6,25 euros par mois par utilisateur) qui permet en outre l’accès aux canaux à des invités et donne accès aux fonctions d’authentification à deux facteurs et OAuth (Open Authentication). La version « Plus » (à partir de 11,75 euros par mois par utilisateur) promet un service d’aide 24h sur 24 et un délai de réponse d’un maximum de 4 heures.

Avantages

Inconvénients

Déblocage facile de documents, code snippets et autres données

Pas d’option pour créer différentes équipes

Application pour iOS, Android, Windows, macOs et Linux

Sauvegarde des données sur un serveur américain

Interfaces diverses vers des logiciels tiers

 

Lifesize

Depuis 2003, l’entreprise américaine Lifesize a développé des solutions pour simplifier la réalisation de conférences vidéo, Web et audio. D’après leurs chiffres, plus de 4 500 clients dans plus de 100 pays font aujourd’hui confiance à leur produit, qui combine les possibilités du Cloud aux techniques puissantes de caméra et téléphonie HD. Outre l’application Web pour Chrome et le navigateur Microsoft, vous aurez également accès à l’app avec macOS, Windows, iOS et Android, ce qui vous permet d’être présent à vos rendez-vous d’où que vous soyez et à n’importe quel moment. L’outil collaboratif peut être testé gratuitement pendant 14 jours. Le dernier pack permet notamment d’utiliser des Livestreams et d’enregistrer des conférences vidéo.

Pour commencer une conférence vidéo ou audio, vous pouvez sélectionner directement un interlocuteur ou créer en prévision une conférence « meet me ». Cette dernière option est possible par exemple avec l’extension Chrome Google Calendar, les appels via email ou tout autre calendrier compatible ICS. De plus, vous pouvez créer votre espace de conférence propre, qui peut prendre en charge dans l’Edition Enterprise jusqu’à 1000 participants. L’espace permet de mener les présentations en plein écran et de mettre éventuellement certains participants en mute. Éventuellement, vous pouvez installer un code de sécurité qu’il sera nécessaire de composer pour accéder à la conversation. De plus, le logiciel collaboratif propose les fonctions suivantes :

  • Possibilité de passer de conversations à deux à des conversations de groupes sans devoir établir une nouvelle connexion
  • Nombre illimité d’appels invités possibles
  • Répertoires d’utilisateurs et de réunions
  • Planification calendrier pour les espaces de conférences associés (à partir de la version « premium »)
  • Interface vers des systèmes vidéo et applications telles que Skype, Cisco ou Polycom
  • Données média et signaux chiffrées (128 Bit AES)
  • Traversée pare-feu automatique pour une communication sécurisée sur les réseaux

L’accès à des vidéos enregistrées se régule selon des droits configurés. Quant aux participants des réunions, ils obtiennent automatiquement les accès et dispositions nécessaires. En outre, le téléchargement de fichiers vidéo en format MP4 est possible en plus de la lecture indépendante.

Avantages

Inconvénients

Répertoire utilisateurs et réunions

Application Web ne prend en charge que Chrome et Edge

Application bureau pour macOS et Windows et applications mobiles pour iOS et Android

Pas de modèle de prix Pay per use

Transfert chiffré

 

Basecamp

En 2004, l’entreprise originaire de Chicago 37signals (aujourd’hui Basecamp) lançait son outil collaboratif Basecamp, qui a depuis été acheté plus de 2.5 millions de fois. L’outil sert à organiser non seulement les communications inter-entreprises et les projets mais aussi toute collaboration avec des partenaires commerciaux, réunissant ainsi toutes les équipes, les projets et les groupes de travail sur une seule et même plateforme. L’accès à Basecamp est possible sur les navigateurs Web courants comme Google Chrome, Safari, Microsoft Edge ou Mozilla Firefox ou depuis les applications bureau Windows et macOS. Les fonctions de collaboration de l’outil sont également accessibles depuis les mobiles grâce aux app iOS et Android.

L’interface de Basecamp, qui peut paraître un peu brouillon pour ceux qui viennent tout juste de s’inscrire, est divisée en trois domaines : le « Headquarter » (HQ) tout d’abord, qui offre de la place pour les annonces d’intérêt générale, à savoir les informations qui doivent par exemple être disponibles pour tous les collaborateurs de l’entreprise. Ensuite, l’espace « Teams » est conçu pour que les différents départements et équipes puissent disposer de leurs espaces de communication. Sous « Projects » enfin, l’outil collaboratif donne une vision des projets de travail créés et leurs participants. Indépendamment de ces rubriques, vous aurez dans tous les cas accès à ces fonctions fondamentales :

  • Campfire : espace de chat individuel pour chacun des groupes 
  • Message Board : tableau de bord pour les nouveautés et mises à jour
  • To-do : listes to-do pour présenter les étapes de travail les plus importantes (y compris les deadlines) 
  • Schedule : calendrier combiné avec Google Cal, iCal ou Outlook
  • Check-ins automatiques : consultations des statuts automatisées (quotidien, hebdomadaire ou mensuel selon configuration) 
  • Docs & Files : espace de sauvegarde centralisé pour les fichiers, documents et liens vers Google Docs

Basecamp peut être testé gratuitement pendant un mois. Vous pourrez ensuite décider librement si vous souhaitez payer pour continuer à utiliser l’outil collaboratif. Contrairement à d’autres solutions, l’outil a pris une direction particulière : alors que les modèles de prix sont habituellement proportionnels au nombre d’utilisateurs, Basecamp propose un prix fixe de 99 dollars par mois (ou 999 dollars pour le paiement annuel), peu importe si vous en avez besoin pour une équipe de 10 personnes ou une grosse entreprise de 500 collaborateurs. De plus, le logiciel est gratuit pour les professeurs et étudiants, et les organisations à but non-lucratives peuvent avoir une réduction.

Avantages

Inconvénients

Possibilités intéressantes pour gérer et remanier les documents communs

Prise en main difficile pour les débutants

Possibilité d’établir des requêtes d’état ou de statut automatisées

Données sauvegardées sur un serveur américain

Coûts identiques quel que soit le nombre d‘utilisateurs

 

Wrike

L’outil collaboratif Wrike est le produit phare de l’entreprise de même nom qui a été fondée en 2006 en Californie et qui a su se démarquer plus d’une fois pour ses prestations en management de projets, gestion du travail et pour sa croissance d’entreprise. Grâce à ses fonctions qui permettent de réguler la communication, favoriser une certaine transparence et répartir les responsabilités des projets, le logiciel est adapté selon la société pour tous les services de votre entreprise, du marketing, aux équipes de développement de produit en passant par les équipes créatives. Outre la version gratuite de Wrike accessible à un maximum de 5 utilisateurs, vous pouvez opter pour la solution « Professionnel » (à partir de 9,80 dollars par mois et par utilisateur) ou « Business » (à partir de 24,80 dollars par mois et par utilisateur). Les fonctions sont plus ou moins variées d’un pack à l’autre. L’accès au logiciel est possible par application Web, application bureau (Windows, macOS) ou application mobile (iOS, Android).

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Avec Wrike, vous pouvez décomposer votre projet en autant d‘étapes que vous le souhaitez. Vous pourrez synchroniser vos jalons avec des calendriers et ainsi prendre aisément connaissance des avancées et des contributions de vos collaborateurs. Pour cela, vous pourrez vous aider des flux d’activité dynamiques permettant une gestion en temps réelle des événements. Afin de ne pas répéter constamment les mêmes opérations pour chaque nouvelle tâche, une fonction pratique pour copier les données existe, permettant ainsi de dupliquer l’ensemble d’un nouveau projet. De plus, les extensions suivantes pourront être intégrées au tableau de bord Wrike :

  • Filesharing : Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
  • Développement : Jira, GitHub
  • Support : Zendesk, SurveyMonkey
  • Comptabilité : Harvest, QuickBooks
  • Chat/Messaging : Slack, HipChat, Microsoft Teams
  • Single-Sign-on : SAML-Integration, Okta, Bitium
  • Social :  LinkedIn

Les équipes allant jusqu’à 5 personnes qui veulent simplifier leur travail avec une solution logicielle, peuvent profiter de la version de base gratuite de Wrike. Si vous êtes toutefois exigeants, il sera bon de se tourner au minimum vers la version « professionnel » qui dispose d’un espace de sauvegarde de 5 GB, des tableaux de bords partageables et qui offre des accès à un nombre illimité de collaborateurs. Avec le pack business, vous aurez jusqu’à 50 GB d’espace de sauvegarde et profiterez de gestionnaires de ressources, de groupes d’utilisateurs, de modèles de rapports, ainsi que des possibilités d’individualiser votre espace de travail. Les packs payants peuvent également être testés gratuitement. A la fin de la période d’essai, vous pouvez opter pour le pack testé, ou l’une des autres formules à disposition. Vous devrez toutefois dans tous les cas effectuer un achat.

Avantages

Inconvénients

Fonction de duplication pour les tâches et projets répétitifs

Relativement cher

Application pour Windows, macOS, iOS et Android

Enregistrement des données sur un serveur américain

Gestion des tâches et sous-taches (à partir de la version « Professionnel »)

Interface complexe

OX App Suite

La société allemande Open-Xchange a lancé la suite d’applications OX App Suite. Semblable à Office 365, il s’agit d’un paquet logiciel complet pour la bureautique de tous les jours. Vous pouvez travailler avec vos collègues sur des documents, vous avez la possibilité de partager des rendez-vous avec d’autres personnes via l’application calendrier et de créer des listes dans votre carnet d’adresses que vous pouvez partager avec d’autres utilisateurs. La suite OX App Suite est dotée d’un tableau de bord pratique qui permet aux utilisateurs d’accéder rapidement aux informations les plus importantes : Les nouveaux emails, les rendez-vous importants ou les documents actuels sont disponibles ici en un coup d’œil. Le tableau de bord en mosaïque peut être composé individuellement par chaque utilisateur.

Les utilisateurs d'OX App Suite bénéficient de l’approche ouverte du logiciel en matière de traitement de texte, de création de présentations et de tableurs : au lieu de forcer les utilisateurs à utiliser leur propre format de fichier propriétaire, la suite peut fonctionner avec des formats de fichiers connus. Cela vous permet d’apporter des modifications même aux documents que vous avez reçus - sans détruire le formatage. Il est également possible de communiquer des fichiers non seulement au sein de votre propre entreprise, mais aussi pour des personnes externes.

OX App Suite est constitué de :

  • OX Mail : permet d’envoyer, recevoir et organiser des emails
  • OX Drive : stockage dans le Cloud pour l‘échange de fichiers
  • OX Documents : le traitement de texte, les feuilles de calcul et les logiciels de présentation sont utilisés pour créer (également à plusieurs) des documents
  • OX Contacts : un carnet d’adresses pour la collecte, l’organisation et le partage d’informations de contact
  • OX Calendar : pour gérer les rendez-vous et créer des réunions

La collection d’applications n’est pas destinée à un usage interne, mais doit toujours fonctionner sur une structure de serveur.

Avantages

Inconvénients

Suite bureautique complète

Ne convient pas aux particuliers

De nombreuses applications à partir d‘une seule source

 

Application Web et mobile

 

Format des fichiers libre

 

Spike

La société Spike a entièrement repensé la communication en équipe. Ce n’est pas un outil de collaboration classique, mais davantage un programme qui améliore la communication. Avec les emails, pour les échanges assez longs, il est peu aisé de suivre les discussions avec les programmes de messagerie classiques. Spike est justement une application qui présente les conversations par email dans un format innovant, se rapprochant d’une discussion de messagerie instantanée : l’affichage met en avant le dialogue. Les caractéristiques classiques des emails comme les objets et les signatures n’existent ici plus. L’utilisateur peut visualiser les échanges comme dans un chat, ce qui rend la communication beaucoup plus fluide.

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Les autres outils que nous présentons se focalisent sur les tâches opérationnelles (dont les outils comme Excel ou Word). Spike lui a la particularité de proposer avant tout une nouvelle forme de communication pour la collaboration. Dans ce sens, il n’est pas réellement une alternative aux autres outils que nous présentons mais c’est plutôt un outil complémentaire. Les appels vidéo et l’envoi de fichiers (via le Cloud) sont évidements des fonctions de l’outil. Un calendrier est aussi proposé. Au niveau de la sécurité, les messages peuvent être chiffrés.

Spike est utilisable sur Windows et Mac et est disponible en version mobile iOS et Android ou via un navigateur Web. Le programme est gratuit pour les utilisateurs privés, un abonnement de 5,99 dollars est proposé pour les comptes professionnels. Vous n’avez pas besoin de créer un compte utilisateur pour vous inscrire : Spike utilise un compte email (Yahoo ou Gmail par exemple) déjà existant de l’utilisateur.

Avantages

Inconvénients

Communication fluide, envoi de fichiers et appels vidéo

Pas d’applications ou fonctionnalités pour la gestion des tâches. (suite bureautique)

Possibilité de chiffrer les messages

 

Disponible pour plusieurs plateformes

 

Nextcloud

Travailler directement avec un stockage partagé : la solution open source Nextcloud donne aux utilisateurs la possibilité de mettre en place leur propre serveur de fichiers pour échanger des fichiers ou travailler directement sur des projets communs. Le logiciel est conçu de manière à ce que les répertoires locaux de votre propre PC puissent être synchronisés avec une copie sur le serveur. Ainsi, plusieurs membres d’une même équipe ont accès aux mêmes fichiers, qui sont toujours actualisés, sans qu’il soit alors nécessaire de les renvoyer.

De plus, Nextcloud est doté d’un scan anti-virus et d’un système d’authentification à deux facteurs. Les logiciels clients sont disponibles pour les systèmes d’exploitation les plus courants et sous forme d’applications mobiles pour iOS et Android. Pour utiliser Nextcloud, vous avez besoin de votre propre serveur sur lequel le logiciel est installé. Avec IONOS, vous pouvez combiner et réserver les deux en même temps. C’est particulièrement intéressant et pratique pour les petites et moyennes entreprises.

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Nextcloud Hub va encore plus loin : avec cette solution, vous disposez en effet d’un logiciel collaboratif complet :

  • Files : stockage partagé avec synchronisation
  • Photos : gestion des images avec fonction de recherche
  • Contacts : organisation commune des contacts
  • Talk : communication par chat, vidéo ou audioconférence
  • Mail : service de messagerie
  • Calender : Gérez et partagez vos rendez-vous avec d’autres personnes
  • Flow : Automatisation via l'interface utilisateur graphique
  • Onlyoffice : suite bureautique complète pour le travail en équipe

De plus, vous pouvez aussi souscrire à NextCloudHub via IONOS. L’offre s’adresse aux grandes entreprises et aux groupes qui souhaitent utiliser le logiciel afin de simplifier une grande partie de leur flux de travail. Peu importe que vous choisissiez l’application simple ou bien le Hub complet via IONOS, vous optez pour l’hébergement et les serveurs en Allemagne et obtenez ainsi une protection élevée des données.

Avantages

Inconvénients

Deux versions différentes

Des connaissances spécifiques sont nécessaires pour l'installation

Suite bureautique complète avec Hub

 

Snychronisation

 

Application mobile

 

Open source

 


G Suite

Tout en demeurant principalement connu comme un fournisseur de moteurs de recherche, Google est aussi utilisé par des millions de personnes dans le monde entier pour ses autres offres et services. Certains de ces services sont collectivement disponibles sous G suite. Il s’agit en effet d’une suite d’applications qui comprend un logiciel de bureautique et plusieurs outils de collaboration. La majorité des utilisateurs connaissent probablement déjà bien ces applications : Gmail, le service de messagerie gratuit de Google, Google Docs pour créer des documents, et Google Drive qui est le stockage Cloud. La plupart des applications incluses sont déjà disponibles gratuitement pour les particuliers qui s’inscrivent sur Google. Pour les entreprises, cependant, une version améliorée avec des services supplémentaires est également disponible : elle comprend notamment une adresse email professionnelle, plus d’espace de stockage et une assistance 24 heures sur 24.

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Les applications sont conçues sous forme de software-as-a-service ou de Cloud computing : le logiciel ne fonctionne pas sur les appareils de l’utilisateur, mais via une interface Web. Comme toutes les données se trouvent sur le Cloud, les utilisateurs peuvent également y accéder ensemble sans aucun problème. Les calendriers peuvent être diffusés, les documents peuvent être partagés pour édition et les réunions peuvent être tenues directement en ligne.

Travail en équipe et collaboration dans la G Suite :

  • Communication : avec le service de messagerie Gmail et Hangouts qui est une application pour les groupes de discussion (chat room) et les vidéoconférences, les membres de l’équipe peuvent communiquer les uns avec les autres.
  • Répartition des tâches : les applications Calendrier et Note peuvent être utilisées pour répartir les tâches et fixer des rendez-vous.
  • Création : en plus des applications classiques de création de documents (textes, tableaux, formulaires et présentations), G Suite vous permet aussi de travailler à plusieurs sur des sites Web et des applications créées par vous-même.
  • Stockage : en plus du stockage Cloud Drive, Google propose avec Vault une archive pour les clients professionnels.
  • Administration : pour donner aux entreprises un contrôle entier sur leur propre G suite, l’application d’administration peut être utilisée pour gérer les utilisateurs et distribuer les droits, par exemple.

Vous avez aussi la possibilité d’obtenir G Suite directement via IONOS.

Avantages

Inconvénients

Suite bureautique complète

Trop étendu pour certaines équipes

De nombreuses applications à partir d‘une seule source

 

Indépendant de la plateforme

 

Aperçu : comparaison des 9 outils collaboratifs

 

Développeur

Date de sortie

Langue

Coût

Emplacement du serveur

Apps

Particularités

Asana

Asana

2011

Anglais

**

USA

iOS, Android

Système de balises pour le filtrage des tâches

Basecamp

Basecamp

2004

Anglais

**

USA

Windows, macOS, iOS, Android

Requêtes automatisées sur le statut / l’état

G Suite

Google

2006

Français

***

USA

iOS, Android

Suite Office

Lifesize Cloud

Lifesize

2014

Français

*

Dans le monde entier pour les fonctions basées sur le Cloud, sinon utilisation des capacités internes

Windows, macOS, iOS, Android

Fonction Livestream

Microsoft 365

Microsoft

2001

Français

**

USA

Windows, macOS, iOS, Android

Suite Office

Slack

Slack

2014

Français

***

USA

Windows, iOS, Android, Windows Phone

Déblocage de code Snippets

Spike

Spike

2017

Anglais

*

Pas indiqué

App Web, Windows, macOS, Android, iOS

Outil de communication en équipe

Trello

Atlassian

2011

Français

**

USA

iOS, Android

Personnalisation de la présentation et du design

Wrike

Wrike

2007

Français

**

USA

Windows, macOS, iOS, Android

Flux d’activité en temps réel, gestion des versions


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