Visioconférence : comment réussir vos meetings virtuels ?

Où en est le projet actuel ? Sur quoi faudra-t-il se concentrer dans les prochaines semaines ? A l’ère d’une nouvelle façon de travailler, des équipes transnationales et du télétravail, les vidéoconférences vont devenir une composante de plus en plus essentielle à la culture d’entreprise. Au lieu de monter dans le train, la voiture ou l’avion pour mener ou participer à une réunion, les employés pourront se connecter depuis leurs bureaux à New-York, Berlin et Singapour, afin de participer ensemble à une visioconférence.

La visioconférence simplifie le travail d’équipe. L’entreprise économise des frais de déplacement et les employés gagnent du temps. Cependant, afin que les vidéoconférences se déroulent avec succès, les entreprises doivent choisir une technologie professionnelle et les participants doivent se familiariser avec les caractéristiques des conférences.

Dès les années 1930, les recherches sur la technologie de la vidéoconférence sont entreprises. Cependant, ce n'est qu'avec l'avènement d'ordinateurs puissants, dans lesquels la caméra et le microphone étaient déjà intégrés, que l'utilisation est devenue simple, même pour les profanes. À la fin des années 1990, cependant, ce type de communication était encore inconnu dans la plupart des entreprises. La visioconférence n'a commencé à se généraliser qu'au début des années 2000, lorsque les réseaux à large bande sont apparus et que les taux de transfert de données de plus en plus élevés sur Internet ont permis d'obtenir une image et un son de bonne qualité.

Le fait que la visioconférence fasse désormais partie de la vie quotidienne des entreprises n'est pas seulement dû au développement technologique. Dans le même temps, les changements sociaux survenus depuis le tournant du millénaire, la connexion mondiale de l'économie et la tendance à des modèles de travail flexibles, ainsi qu’à de nouveaux emplois, ont rendu nécessaire l'utilisation de la vidéo téléphonie pour que les équipes puissent travailler efficacement à distance.

Les vidéoconférences constituent une alternative pertinente aux réunions en face à face pour toute entreprise. Plus la proportion de travail à distance est élevée et plus vous travaillez souvent avec des partenaires ou des fournisseurs de services se trouvant dans des lieux éloignés, plus l'utilisation de la visioconférence devient économique. Toutefois, le canal de communication n'a pas que des avantages, il apporte aussi certains défis.

Une vidéoconférence est intéressante pour plusieurs raisons. Néanmoins, les réunions virtuelles ne sont pas optimales pour toutes les occasions. Dans certains cas, un entretien personnel est nécessaire, même si cela implique du temps et des coûts supplémentaires.

Les visioconférences sont bien adaptées :

• Aux réunions pour faire les projets en cours d’une en équipe (communication sur l'avancement des projets, clarification des questions en suspens) 
• Aux briefing des employés (répartition des tâches) 
• Aux heures de conversation virtuelle (clarification des questions dans une conversation) 
• Aux entretiens lors de la première phase de la procédure de candidature (faire connaissance) 
• À la participation des employés qui ne peuvent pas assister à une conférence sur place

Les conversations personnelles sont à privilégier pour :

• Les réunions (de stratégie) de plusieurs heures 
• Les discussions sur des sujets difficiles et émotionnels (développement d'entreprises, suppressions d'emplois, changements de stratégie, etc.) 
• Les entretiens de recrutement à un stade avancé de la procédure de candidature.

Avez-vous décidé d'organiser une visioconférence ? Il ne reste alors plus qu'à choisir le logiciel approprié. En pratique, chaque employé dispose déjà du matériel nécessaire : smartphone, ordinateur ou tablette, chacun de ces appareils est doté d'un microphone et d'une caméra internes. Rien de plus n’est nécessaire !

En principe, des applications sur site et par navigateur sont disponibles. Il est difficile de trancher sur la meilleure variante possible. Toutefois, les applications Web offrent une plus grande flexibilité, car les participants peuvent se connecter à partir d'autres appareils.

Un logiciel de vidéoconférence simple peut être téléchargé gratuitement ou utilisé dans le navigateur. Surtout si vous souhaitez organiser des réunions avec un nombre raisonnable de participants (de deux à dix personnes environ), il vaut la peine de jeter un coup d'œil à l'offre. Un classique des logiciels de visioconférence est Skype. Cependant, il existe plusieurs alternatives à Skype qui sont au moins aussi faciles à utiliser et présentent en partie certains avantages.

Si vous souhaitez organiser régulièrement des visioconférences, même en groupe plus important, vous ne pourrez dépasser une certaine limite avec les outils gratuits. Dans ce genre de situation, vous devriez envisager de passer à la version Pro ou acheter des applications professionnelles comme Cisco Webex Meetings ou GoToMeeting. Avant de prendre toute décision, veillez à prendre en compte l'ensemble des fonctionnalités, les modèles de tarification et la facilité d'utilisation intuitive.

En cas de réunions virtuelles fréquentes avec plusieurs participants en un seul lieu, il est conseillé d'envisager d'équiper une salle de conférence d'un vidéoprojecteur et de caméras, afin de pouvoir transmettre la conférence de la manière la plus professionnelle possible.

Outre la technologie, il existe un certain nombre d'aspects organisationnels que vous, et tous les participants, devez prendre en considération afin d’utiliser avec succès la visioconférence pour la communication au travail.

Annonce : envoyez les invitations aux participants par courrier électronique avec un préavis de quelques jours et, si possible, donnez un aperçu de l'ordre du jour afin que vos employés puissent se préparer. Inclure un lien direct vers la salle de conférence numérique et offrir la possibilité d'enregistrer le rendez-vous dans le calendrier en un seul clic. Selon le logiciel utilisé, vous pouvez envoyer ces invitations directement à partir de l'application.

Test de technologie : pour que les conversations soient productives, chaque participant doit s'assurer que sa technologie est prête à être utilisée. Demandez à vos employés de vérifier avant la conférence que la caméra, le microphone et le login fonctionnent sans problème. Important : le test doit être effectué suffisamment tôt avant la réunion dans le but de pouvoir réagir en cas de problème.

Sélectionnez un endroit calme : si vous participez à une vidéoconférence à l'extérieur du bureau, choisissez un environnement calme où vous ne serez pas dérangé. Vous devez éviter les contre-jours lumineux, surtout en télétravail : assurez-vous que vous avez un environnement professionnel tranquille. Les objets décoratifs, les étagères en désordre ou les jouets d'enfants doivent être retirés à l'avance du champ de vision de la caméra. Les objets réfléchissants doivent également être placés hors de vue pour éviter l'éblouissement.

Vêtements : selon une étude, 11% des participants aux visioconférences sont assis à leur bureau sans pantalon. Cela est peut-être confortable, mais ce n'est pas recommandé. En effet, les vêtements et la psyché interagissent. Choisissez une tenue professionnelle même pour les visioconférences : la chemise et le blazer peuvent renforcer votre autorité et force de conviction. Les vêtements décontractés ou trop moulants ne sont pas appropriés et les bijoux réfléchissants provoquent des scintillements ou des flashs de lumière désagréables lors de la transmission de la vidéo, vous devez donc les éviter par égard pour les autres participants.

Modération : désigner à l'avance un modérateur qui sera chargé d’animer efficacement et gérera le droit de parole. Ce dernier point est particulièrement important lors de réunions numérique, car il peut y avoir des retards de transmission, ce qui pourrait entraîner des tentatives simultanées de réponse et des contributions parallèles, entravant le bon déroulement de la conférence.

Sources d'interférence : au cours de la visioconférence, chaque participant doit s'assurer qu'il est présent à la réunion et bien attentif. Le téléphone portable doit être mis sur mode silencieux pour ne pas déranger et chaque participant doit veiller à ne pas produire lui-même d'interférences : les microphones d'aujourd'hui sont si sensibles que, par exemple, le bruissement du papier ou le fait de poser des tasses de café sont transmis à un volume inconfortablement élevé. Évitez ces bruits et coupez le son de votre micro si vous ne faites pas de contribution vous-même. Lors d’une visioconférence, il faut faire preuve de respect et ne pas parler à des collègues ou à des personnes présentes dans la même pièce que vous, et ne pas effectuer non plus des tâches en parallèle.

Protocole : suite à la visioconférence, on rédige un compte-rendu sur la réunion, qui peut être consulté par tous les participants, par exemple sur la plateforme de projet partagée, ou leur être envoyé par email. Vous créez ainsi un engagement, donnez à la réunion virtuelle la même signification qu'un rendez-vous personnel et évitez les malentendus sur les accords conclus.

Enregistrement : utilisez la possibilité de rendre l'enregistrement accessible sous forme de fichier vidéo si les participants ont dû annuler à court terme pour cause de maladie ou si vous souhaitez informer un groupe plus important d'employés.

Aujourd'hui, la vidéoconférence est un outil pratique pour une bonne communication au travail pour chaque entreprise. Il simplifie la collaboration des équipes éloignées géographiquement et réduit les frais de déplacement. En termes d'efficacité, les réunions ne sont généralement pas différentes des rendez-vous personnels si tous les participants se préparent bien, sont concentrés et présents dans la réunion elle-même.

La mise en œuvre technique n'est plus un obstacle. Qu'il s'agisse d'un indépendant, d'une petite entreprise, d'une entreprise moyenne ou d'une société internationale, des logiciels simples sont disponibles gratuitement, des applications plus puissantes avec des fonctions supplémentaires peuvent souvent être obtenues dans le cadre d'un modèle d'abonnement et ne sont pas plus compliquées à utiliser.

Aussi attrayantes que soient les visioconférences : elles ne conviennent pas à toutes les occasions et présentent également des inconvénients. Au lieu de mettre en place une visioconférence pour des raisons d’économie budgétaire ou de commodité, vous devriez toujours vérifier de manière critique si le format est vraiment approprié à votre situation. Après tout, les rencontres personnelles ne peuvent pas remplacer une visioconférence.