Vêtements : selon une étude, 11% des participants aux visioconférences sont assis à leur bureau sans pantalon. Cela est peut-être confortable, mais ce n'est pas recommandé. En effet, les vêtements et la psyché interagissent. Choisissez une tenue professionnelle même pour les visioconférences : la chemise et le blazer peuvent renforcer votre autorité et force de conviction. Les vêtements décontractés ou trop moulants ne sont pas appropriés et les bijoux réfléchissants provoquent des scintillements ou des flashs de lumière désagréables lors de la transmission de la vidéo, vous devez donc les éviter par égard pour les autres participants.
Modération : désigner à l'avance un modérateur qui sera chargé d’animer efficacement et gérera le droit de parole. Ce dernier point est particulièrement important lors de réunions numérique, car il peut y avoir des retards de transmission, ce qui pourrait entraîner des tentatives simultanées de réponse et des contributions parallèles, entravant le bon déroulement de la conférence.
Sources d'interférence : au cours de la visioconférence, chaque participant doit s'assurer qu'il est présent à la réunion et bien attentif. Le téléphone portable doit être mis sur mode silencieux pour ne pas déranger et chaque participant doit veiller à ne pas produire lui-même d'interférences : les microphones d'aujourd'hui sont si sensibles que, par exemple, le bruissement du papier ou le fait de poser des tasses de café sont transmis à un volume inconfortablement élevé. Évitez ces bruits et coupez le son de votre micro si vous ne faites pas de contribution vous-même. Lors d’une visioconférence, il faut faire preuve de respect et ne pas parler à des collègues ou à des personnes présentes dans la même pièce que vous, et ne pas effectuer non plus des tâches en parallèle.