Si vous devez régulièrement diriger des réunions et si vous avez noté qu’elles ne se déroulaient pas de manière optimale, vous devriez commencer par en rechercher les causes. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez développer votre propre stratégie pour organiser plus efficacement vos réunions.
Points chronophages et facteurs perturbateurs les plus fréquents dans les réunions :
- Retard : bien que tout le monde soit déjà rassemblé dans la salle de réunion, le collègue X est encore assis à son bureau pour rédiger ses courriels, et le collègue Y vient de se rappeler qu’il doit encore aller se chercher un café et un en-cas. C’est non seulement irrespectueux envers le responsable de la réunion, mais également vis-à-vis des collègues ponctuels qui auraient eu eux aussi encore quelques points à régler.
- Aucune préparation : tout le monde est assis, mais personne ne sait de quoi il retourne. Cela se produit quand il n’y a pas d’ordre du jour avec des sujets concrets ou quand personne ne les a consultés avant de venir. Il est particulièrement fastidieux de briefer ensuite tous les participants pour qu’une discussion pertinente puisse avoir lieu. Et vous perdez alors souvent l’attention des personnes qui connaissent déjà parfaitement le sujet.
- Aucune structure : sans planning fixe, les discussions sont rapidement sans queue ni tête. Les intervenants passent gaiement du coq à l’âne, discutent de points complètement hors sujet ou qui ne seront pertinents que pour une thématique ultérieure. D’autres participants sont alors rapidement perdus, lâchent prise et attendent impatiemment la fin de la réunion.
- S’enliser dans des sujets de discussion secondaires : certains participants débattent parfois abondamment de points de détail du projet qui n’ont quasiment rien à voir avec le travail quotidien des autres. Ou des aspects déjà abordés en long et en large reviennent sur la table sans que cela ne mène à une solution. Avant que l’on s’en rende compte, une brève mise à jour dégénère ainsi en un débat de fond qui mène à une impasse.
- Temps de parole inégaux : certaines personnes sont gênées de prendre la parole devant une grande assemblée, d’autres en revanche sont ravies de pouvoir se lancer dans des discours fleuves sans être interrompues. Si personne ne veille à ce que tout le monde ait plus ou moins le même temps de parole, l’égocentrique notoire risque de tirer la réunion à son profit, et de nombreuses bonnes idées pourraient ne pas être présentées parce que les participants réservés n’arrivent pas à prendre la parole.
- Aucune direction/animation : la personne qui doit diriger la réunion est mal préparée ou ne réussit pas à s’imposer et se repose sur le fait que les participants font déjà fonctionner la réunion. Un monologue interminable, un long silence ou le fait de passer de manière parfaitement arbitraire d’un sujet à un autre plus ou moins pertinent, toutes ces choses qui peuvent se produire en l’absence de direction stricte sont très rarement productives.
- Aucun résultat : la réunion est terminée et en revenant à son poste de travail, chacun se demande déjà quel en était l’intérêt. Sans instructions ni résultats concrets, une réunion n’est effectivement qu’une perte de temps.
Tous ceux qui y participent régulièrement connaissent le problème. Et il est simple de s’en plaindre. Il est en revanche plus difficile de le résoudre. Or, cette tâche devrait incomber à chaque participant, et pas seulement à ceux qui dirigentla discussion. Si vous vous rendez à une réunion toutes les semaines sans vous y être préparé, juste pour vous plaindre ensuite de sa futilité, vous êtes également responsable de l’inutilité de ces rencontres. Il vaut mieux exprimer ouvertement une critique constructive et faire des propositions d’amélioration concrètes plutôt que de râler dans son coin sur les réunions. En effet, s’il y a une critique fondée et légitime, on peut alors réfléchir ensemble à la façon d’améliorer l’efficacité de ces réunions à l’avenir.
Si vous dirigez des réunions dans lesquelles survient l’un des problèmes susmentionnés, vous ne devriez pas avoir peur de prendre des mesures. Que ce soit en recadrant les retardataires ou en interrompant tout simplement la réunion si personne ne s’y est préparé. Il faut certes se faire violence, et cela devrait également correspondre à votre style de management. Néanmoins, dans la mesure où vous restez professionnel et factuel, il n’y a rien de mal à rappeler aux personnes présentes qu’un tel comportement leur fait non seulement perdre du temps à elles, mais aussi à leurs collègues.