Méthode pour animer efficacement des réunions

« Pas encore une réunion où nous allons perdre notre temps ! » Si vous recevez régulièrement des invitations dans votre messagerie Outlook, vous vous êtes sans doute déjà fait cette réflexion. Certains cadres ont en effet tendance à enchaîner les réunions, ce qui n’est pas forcément un mal puisque si elles sont organisées régulièrement, elles contribuent idéalement à améliorer la communication et la productivité. Malheureusement, la réalité est souvent tout autre : les réunions sont bien trop souvent juste l’occasion de faire une pause ou de s’écouter parler, et elles tirent inutilement en longueur plutôt que de se consacrer à la résolution rapide des problèmes existants.

Agacés par la réunionite qui sévit dans certains bureaux, de nombreux collaborateurs oublient qu’il est tout à fait possible d’organiser efficacement des réunions. Néanmoins, cette tâche ne relève pas uniquement du responsable de l’événement, mais bien plutôt de chacun des participants. Certains chefs d’équipe et de projet considèrent les réunions simplement comme un mal nécessaire et les expédient donc en partie. Cependant, si tous les participants jouent le jeu, les objectifs pourront être atteints. Une bonne préparation et une répartition claire des tâches sont ici la clé de réunions efficaces. Si vous tenez compte des conseils suivants avant d’animer votre prochaine réunion, cette dernière devrait être nettement plus efficace que les précédentes.

Si vous devez régulièrement diriger des réunions et si vous avez noté qu’elles ne se déroulaient pas de manière optimale, vous devriez commencer par en rechercher les causes. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez développer votre propre stratégie pour organiser plus efficacement vos réunions.

Points chronophages et facteurs perturbateurs les plus fréquents dans les réunions :

• Retard : bien que tout le monde soit déjà rassemblé dans la salle de réunion, le collègue X est encore assis à son bureau pour rédiger ses courriels, et le collègue Y vient de se rappeler qu’il doit encore aller se chercher un café et un en-cas. C’est non seulement irrespectueux envers le responsable de la réunion, mais également vis-à-vis des collègues ponctuels qui auraient eu eux aussi encore quelques points à régler.
• Aucune préparation : tout le monde est assis, mais personne ne sait de quoi il retourne. Cela se produit quand il n’y a pas d’ordre du jour avec des sujets concrets ou quand personne ne les a consultés avant de venir. Il est particulièrement fastidieux de briefer ensuite tous les participants pour qu’une discussion pertinente puisse avoir lieu. Et vous perdez alors souvent l’attention des personnes qui connaissent déjà parfaitement le sujet.
• Aucune structure : sans planning fixe, les discussions sont rapidement sans queue ni tête. Les intervenants passent gaiement du coq à l’âne, discutent de points complètement hors sujet ou qui ne seront pertinents que pour une thématique ultérieure. D’autres participants sont alors rapidement perdus, lâchent prise et attendent impatiemment la fin de la réunion.
• S’enliser dans des sujets de discussion secondaires : certains participants débattent parfois abondamment de points de détail du projet qui n’ont quasiment rien à voir avec le travail quotidien des autres. Ou des aspects déjà abordés en long et en large reviennent sur la table sans que cela ne mène à une solution. Avant que l’on s’en rende compte, une brève mise à jour dégénère ainsi en un débat de fond qui mène à une impasse.
• Temps de parole inégaux : certaines personnes sont gênées de prendre la parole devant une grande assemblée, d’autres en revanche sont ravies de pouvoir se lancer dans des discours fleuves sans être interrompues. Si personne ne veille à ce que tout le monde ait plus ou moins le même temps de parole, l’égocentrique notoire risque de tirer la réunion à son profit, et de nombreuses bonnes idées pourraient ne pas être présentées parce que les participants réservés n’arrivent pas à prendre la parole.
• Aucune direction/animation : la personne qui doit diriger la réunion est mal préparée ou ne réussit pas à s’imposer et se repose sur le fait que les participants font déjà fonctionner la réunion. Un monologue interminable, un long silence ou le fait de passer de manière parfaitement arbitraire d’un sujet à un autre plus ou moins pertinent, toutes ces choses qui peuvent se produire en l’absence de direction stricte sont très rarement productives.
• Aucun résultat : la réunion est terminée et en revenant à son poste de travail, chacun se demande déjà quel en était l’intérêt. Sans instructions ni résultats concrets, une réunion n’est effectivement qu’une perte de temps.

Tous ceux qui y participent régulièrement connaissent le problème. Et il est simple de s’en plaindre. Il est en revanche plus difficile de le résoudre. Or, cette tâche devrait incomber à chaque participant, et pas seulement à ceux qui dirigentla discussion. Si vous vous rendez à une réunion toutes les semaines sans vous y être préparé, juste pour vous plaindre ensuite de sa futilité, vous êtes également responsable de l’inutilité de ces rencontres. Il vaut mieux exprimer ouvertement une critique constructive et faire des propositions d’amélioration concrètes plutôt que de râler dans son coin sur les réunions. En effet, s’il y a une critique fondée et légitime, on peut alors réfléchir ensemble à la façon d’améliorer l’efficacité de ces réunions à l’avenir.

Si vous dirigez des réunions dans lesquelles survient l’un des problèmes susmentionnés, vous ne devriez pas avoir peur de prendre des mesures. Que ce soit en recadrant les retardataires ou en interrompant tout simplement la réunion si personne ne s’y est préparé. Il faut certes se faire violence, et cela devrait également correspondre à votre style de management. Néanmoins, dans la mesure où vous restez professionnel et factuel, il n’y a rien de mal à rappeler aux personnes présentes qu’un tel comportement leur fait non seulement perdre du temps à elles, mais aussi à leurs collègues.

Dès que les problèmes sont repérés, vous pouvez travailler à une solution. Celle-ci est souvent plus facile à trouver que vous ne l’imaginez, car la majorité des réunions manquent tout simplement d’organisation et d’animation. Si vous vous attelez à ces deux points, vous aurez déjà fait de gros progrès.

Suivant le volume et le sujet, la préparation d’une réunion peut prendre beaucoup de temps, parfois même plusieurs heures. Cependant, même si vous dirigez la discussion, vous n’êtes pas tenu de tout faire tout seul. Répartissez les tâches et la présentation des différents points à l’ordre du jour. Plus il y a de collègues associés en amont à la préparation, plus il y a de chance pour que tous s’intéressent à la réussite des discussions.

La première étape devrait être de formuler un objectif clair. La réunion sert-elle en premier lieu à informer toutes les personnes présentes de l’état et/ou du déroulement d’un projet ? Ou son but est-il de trouver des solutions à des problèmes concrets, voire de prendre des décisions importantes ? Vous déterminez ensuite les informations en amont de la réunion et vous permettez ainsi aux participants de réfléchir à des questions ou des suggestions.

Dans l’invitation, indiquez déjà dans quel domaine des décisions devront être prises ou des solutions recherchées : les participants peuvent ainsi déjà réfléchir au préalable à la thématique abordée. Il peut également être pertinent de commencer par collecter des propositions de sujet auprès de tous les participants, notamment s’ils ne travaillent pas tous dans le même bureau ou sur le même site. Vous pouvez dans ce cas utiliser des solutions de communication et de cloud comme Office 365 afin que les participants puissent consigner leurs notes dans l’invitation Outlook ou les enregistrer dans un document fourni pour la préparation.

Si l’objectif est clair et la recherche de sujets terminée, vous devez maintenant structurer la réunion. Planifiez un déroulement pertinent de la réunion en ne commençant pas directement par le sujet le plus complexe, mais plutôt par un ou deux sujets « légers ». Les participants peuvent ainsi se chauffer à la discussion. Ne réservez pas non plus les sujets complexes pour la fin, car la concentration des intervenants baissera au cours de la réunion.

Quand vous avez défini l’ordre des sujets, consignez tout clairement dans un programme avec les différents points à l’ordre du jour, et envoyez-le à tous les participants avec tous les documents pertinents. Le moment idéal pour cela dépend de l’importance de la réunion. S’il faut beaucoup de temps de préparation, les participants devraient disposer de toutes les informations requises au moins une semaine avant ; pour des réunions plus petites, deux ou trois jours de préparation suffisent.

Un calendrier fixe dans lequel un temps de parole donné est attribué à chaque point à l’ordre du jour évite de s’éloigner du sujet et de tourner en rond sans résultat.

Si vous avez par ailleurs déjà constaté par le passé que des réunions efficaces échouaient souvent à cause du comportement des participants, vous devriez fixer des règles claires dès le départ. Si elles devraient certes être l’évidence même entre adultes, un petit rappel ne fait de mal à personne et peut même s’avérer très utile : ne pas couper la parole, avoir des discussions factuelles et ne donner son avis que sur le sujet concerné.

Diriger des réunions ne se borne pas à accueillir les participants, à présenter les différents points à l’ordre du jour et à faire une conclusion. Non, en tant que responsable de l’événement, vous êtes également l’animateur de la réunion. Voussurveillez le déroulement structuré et vous veillez à ce que tous les participants soient si possible associés aux discussions. Avec la technique d’animation appropriée, vous réussissez à répartir équitablement les temps de parole et à laisser parler toutes les personnes présentes en tenant compte de leur caractère respectif (personnes apathiques, timides, grands orateurs, etc.).

Quand il s’agit de trouver des solutions à des tâches ou des problèmes concrets, les techniques comme le brainstorming ou les cartes mentales contribuent à mettre également en perspective les idées formulées par des participants réservés. Vous pouvez gentiment remettre à leur place les collègues qui aiment s’écouter parler en leur rappelant le planning.

Le plus important pour des réunions efficaces est de mettre ensuite en œuvre les plans discutés. Bien trop souvent, les participants décident certes d’un responsable jusqu’à une date donnée, mais ne le consignent pas par écrit. C’est la raison pour laquelle il faudrait convenir pendant la réunion à proprement parler d’un responsable ainsi que d’un délai pour la mise en œuvre des points évoqués. À partir de là, cette personne sera considérée comme l’interlocuteur pour ce sujet spécifique. À la prochaine réunion, elle pourra faire état des progrès.

Pour que les participants se souviennent encore quelques jours plus tard de ce qui a été discuté et de ce qu’ils ont à faire le cas échéant, quelqu’un devrait consigner dans un compte-rendu tous les points importants. Pour les réunions d’équipe et de projet, un compte-rendu des résultats est le plus adapté. Sous la forme de tableaux, les résultats y sont consignés ainsi que les mesures prévues, les personnes responsables et les dates butoirs. Étant donné que contrairement au compte-rendu d’entretien, il ne s’agit pas d’une reproduction détaillée de tout le processus, la personne le rédigeant peut simultanément participer à la réunion et à la discussion. Un autre avantage : les collègues qui n’ont pas pu être présents peuvent rapidement se mettre à la page grâce au compte-rendu des résultats.

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