Les réunions regroupent des personnes dont la motivation, les connaissances, le point de vue et la personnalité diffèrent complètement. Leur point commun réside dans le fait de travailler sur le même projet, qu’elles souhaitent mener à terme de façon aussi efficace que possible. Le modérateur d’une réunion a donc pour mission d’intégrer les différents participants de façon ce qu’ils profitent les uns des autres et à ce que chacun puisse apporter sa pierre à l’édifice. Mais ce n’est pas une tâche facile. Il convient en effet de gérer les personnes venues faire leur autopromotion, qui aiment monopoliser la parole sans avoir grand-chose à dire, les réservés, qui gardent leurs bonnes idées pour eux parce qu’ils ne souhaitent pas attirer l’attention, les personnes n’ayant rien préparé, les retardataires, les adeptes de la contradiction, les personnes à cheval sur leurs principes, etc.
Si vous souhaitez diriger une réunion efficacement, vous devez veiller à ce que le plus grand nombre de participants possible puisse s’exprimer de façon équitable et à ce que personne n’accapare la parole aux dépens des autres. Différentes techniques de modération peuvent vous aider à atteindre cet objectif avec un minimum d’effort. Elles permettent d’organiser équitablement le temps de parole, de recentrer des discussions hors sujet sur la question initiale et de pousser des collègues timides à sortir de leur silence sans que personne ne se sente personnellement visé.