L’entretien annuel d’évaluation : communiquez de manière efficace !

Selon l'occasion et la situation, l'entretien individuel obligatoire peut être plus ou moins agréable : les employés et les supérieurs se réunissent pour discuter des objectifs, des perspectives, des réussites et des échecs. Ce dernier sujet en particulier fait transpirer de nombreuses personnes, des deux côtés de la table. La plupart des employés sont extrêmement réticents à entendre que leur propre rendement ne répond pas aux attentes de leurs supérieurs, mais il est aussi souvent tout sauf agréable pour la direction ou les chefs d'équipe d'attirer l'attention des employés sur les points à améliorer. Mais même si tout ne s'est pas bien déroulé, une réunion du personnel n'a pas à être marquée par la honte ou l'inquiétude. Si vous entrez dans la conversation bien préparé et suivez quelques règles simples, une discussion constructive, dont tous les participants tirent bénéfice, a lieu à la place d'une réunion plutôt désagréable.

Les évaluations des employés ont lieu au moins tous les douze mois sous forme d'évaluation annuelle, mais, en principe, elles peuvent avoir lieu à tout moment si l'une des deux parties - supérieurs ou employés - a besoin de s'exprimer. Les évaluations du personnel qui ont lieu à intervalles réguliers sont exigées par le service des ressources humaines, en particulier dans les grandes entreprises, et ni les salariés ni les supérieurs hiérarchiques ne sont autorisés à les empêcher de le faire. En règle générale, les appels doivent être achevés dans un délai déterminé. Mais c'est précisément cette contrainte qui fait en sorte que de nombreux participants considèrent la discussion de feedback comme un mal nécessaire plutôt que comme une opportunité.

Les entretiens annuels d'évaluation ont généralement pour but d'évaluer les performances du salarié, mais ce dernier a également l'occasion d'exprimer ses besoins et ses projets pour l'avenir de l'entreprise. Les entrevues de feedback à la hauteur des yeux sont plutôt l'exception, mais il arrive aussi habituellement que les employés aient l'occasion d'aborder les problèmes et les divergences. Parmi les questions qui seront clarifiées, mentionnons les suivantes : qu'est-ce qui empêche l'employé d'être plus performant ? Quels sont les problèmes dans le déroulement opérationnel dont le supérieur ne sait rien ? Comment l'employé voit-il son avenir dans l'entreprise ?

Le supérieur doit certes critiquer si c'est justifié mais aussi faire des compliments (et souligner le potentiel) : qu'est-ce qui s'est bien passé, qu'est-ce qui aurait pu être mieux ? Lors de l’évaluation annuelle, les managers et les chefs de service ont la possibilité de répondre aux souhaits de l'employé. Lors d'un entretien individuel obligatoire, il est également possible de déterminer si les objectifs des collaborateurs sont réalistes et quelles mesures ils doivent prendre pour les atteindre.

Les occasions de discussion entre les employés et les supérieurs sont nombreuses et variées. Les contenus mentionnés jusqu'à présent jouent un rôle surtout dans la réunion annuelle ou dans les réunions générales de feedback. Toutefois, même dans le cas d'une entrevue avec un employé dans le cadre d'un événement, il n'y a pas qu'un seul sujet qui doit être abordé. Les employés et les supérieurs peuvent certainement utiliser la situation de discussion pour aborder d'autres questions. Il y a plusieurs occasions pour les entretiens individuels annuels :

• L’entretien annuel : l'entretien annuel d’évaluation donne aux supérieurs et aux employés l'occasion de discuter des objectifs, des réussites et des problèmes.
• Feedback : même lors de la discussion de feedback, les deux parties peuvent discuter des objectifs pour l'avenir et des choses importantes à soumettre à la critique.
• Problèmes : si le superviseur remarque qu'un employé a des problèmes dans certains domaines, une discussion peut aider à en découvrir les causes et à trouver des solutions.
• Conflits : si vous remarquez qu'il y a des conflits entre collègues, une conversation est la première étape pour désamorcer la situation.
• Succès : les succès spéciaux peuvent aussi être l'occasion d'une discussion au cours de laquelle on analyse ce qui a rendu possible cette performance exceptionnelle.
• Retour : un employé qui n'a pas travaillé dans l'entreprise pendant une période plus longue en raison d'une maladie, d'une grossesse ou d'un congé sabbatique peut être mis au courant de la situation actuelle de l’entreprise et de son poste au cours d'un entretien individuel obligatoire.
• Avancement : si un employé a l'ambition d'évoluer dans la hiérarchie de l'entreprise, les possibilités correspondantes peuvent être explorées au cours du dialogue.
• Notification : si un employé doit être congédié, il est impératif qu'il y ait une discussion entre le supérieur et l'employé au cours de laquelle les raisons de cette mesure sont expliquées. Si l'employé démissionne de son propre chef, vous pouvez savoir par le biais d'une conversation si des problèmes dans l'entreprise en sont la cause.
• Démission : qu'il s'agisse d'une démission volontaire ou d'un licenciement, une discussion finale aide les deux parties à obtenir de meilleurs résultats à l'avenir.
• Salaires : tant dans le cas des réductions salariales que dans celui des augmentations salariales, il est nécessaire de discuter des raisons du changement.

L'entretien annuel d'évaluation n'est pas une fin en soi. La conversation entre les employés et les supérieurs a de nombreux effets positifs :

Idéalement, l'entretien individuel obligatoire ne devrait pas seulement être un événement annuel, mais aussi une occasion d'ouvrir ou de maintenir le canal de communication entre les niveaux hiérarchiques. Cela donne aux employés le sentiment qu'ils peuvent aussi avoir des contacts non programmés avec leurs supérieurs s'ils en ont besoin.

Si les deux parties utilisent correctement la conversation de feedback, cela renforce la confiance mutuelle. La condition préalable est que les deux parties abordent la question avec le sérieux nécessaire et soient prêtes à s'ouvrir en même temps. Si les deux camps révèlent leurs cartes, le ressentiment diminue. Cela renforce la cohésion.

Si vous vous sentez pris au sérieux, cela améliore également l'ambiance dans l'entreprise. Pour que cet effet se produise, il est toutefois nécessaire que la conversation ne se déroule pas dans une seule direction. Si le superviseur signale à son employé que la critique de l'employé est importante pour lui, cela améliore l'atmosphère de travail.

Lors de l'évaluation annuelle, les superviseurs ont également l'occasion de donner des impulsions motivantes. Faire l'éloge de vos employés pour leurs réussites et leur montrer des perspectives d'amélioration peut avoir un effet positif sur leur motivation. La volonté de performer devrait toujours être plus grande après un entretien individuel obligatoire qu'auparavant.

La discussion de feedback vous permet de vous rencontrer ouvertement. L'homologue est moins perçu dans sa position et plus fortement en tant que personne. Les différences qui existent en termes de responsabilité et de salaire perdent leur signification pour l'interaction sociale et le lien est renforcé.

Souvent, les deux parties ne savent pas très bien ce qui caractérise exactement le travail de l'autre et quels scénarios se déroulent en arrière-plan. Au cours des discussions, l'employé apprend parfois les raisons des décisions de gestion et, d'autre part, le supérieur hiérarchique apprend quels sont les défis auxquels les employés doivent faire face.

Il est logique de s'occuper de ses propres objectifs avant même un entretien annuel d'évaluation, cela vaut pour les deux parties. Mais la discussion ouverte permet aussi d'identifier de nouveaux objectifs et d'ouvrir de nouvelles perspectives.

Au cours de l'entrevue, l'employé a l'occasion d'apporter ses propres idées et propositions. Cela peut permettre soit de s'assurer que les points mentionnés sont directement mis en œuvre, soit que l'employé se voit confier davantage de responsabilités afin qu'il puisse lui-même mettre en œuvre ses idées.

Souvent, les superviseurs ne remarquent même pas que des conflits surviennent entre leurs employés. Dans une conversation, cependant, de telles choses surgissent ouvertement, qui autrement ne peuvent être remarquées que de façon subliminale (si elles le sont). En discutant avec différents employés, le superviseur peut avoir une vue d'ensemble de la situation.

En particulier, les réunions annuelles régulières suivent plus ou moins un schéma prédéfini. Cela peut être divisé en trois phases grossièrement : tout d'abord, l'état actuel fait l'objet d'une analyse. Ensuite, nous passons à la planification de l'avenir. A ce stade, des tâches claires pour les mois à venir sont identifiées. Enfin, dans la troisième phase, les perspectives à long terme sont examinées. Celles-ci ne sont pas encore planifiées concrètement, mais les objectifs et les opportunités de développement discutés sont déjà consignés par écrit.

Dans la pratique, il faut essayer de passer d'un point à l'autre de la conversation de manière naturelle et se passer d'une division rigide des sujets à aborder. Bien qu'il existe généralement un script correspondant ou une liste de questions (généralement préparée par le département RH), le plus important est que vous puissiez parler ouvertement. Par conséquent, il peut arriver que vous sautiez d'abord des points et que vous ne les abordiez que vers la fin. Les sujets suivants sont normalement inclus dans chaque entretien annuel d'évaluation.

• Objectifs de conversation : qu'y a-t-il à l'ordre du jour ? Avant le début de la conversation, il est avantageux que les deux parties s'entendent sur les objectifs.
• Rétrospective : que s'est-il passé au cours des derniers mois ? Les employés et les supérieurs jettent un regard rétrospectif sur les défis du passé. Les deux construisent également un pont mental entre la conversation précédente et la conversation actuelle.
• Louanges et critiques : qu'est-ce qui s'est bien passé et qu'est-ce qui ne s'est pas bien passé ? Les supérieurs doivent également faire l'éloge des réussites afin d'accroître la loyauté des employés. Toutefois, les aspects négatifs ne doivent en aucun cas être dissimulés.
• Le potentiel de développement : comment peut-il continuer ? Le superviseur indique au salarié les domaines dans lesquels il peut se perfectionner.
• Nouvelles tâches : quelles responsabilités l'employé assume-t-il ? Le salarié pose sa candidature pour de nouvelles tâches ou les fait proposer par le supérieur hiérarchique. Les nouveaux engagements peuvent être écrits dans un accord cible.
• Planification : quelles sont les étapes concrètes ? Pour que l'employé puisse s'acquitter des nouvelles tâches, les employés et les supérieurs s'entendent sur les étapes intermédiaires nécessaires.
• Résumé : de quoi a-t-on discuté ? Pour s'assurer que les deux parties sont au même niveau à la fin et qu'il n'y a pas de malentendus, il est logique de résumer tout ce qui a été discuté et planifié à la fin.

Afin qu’un entretien individuel obligatoire soit constructif et réussi, il n’est pas seulement important de savoir de quoi l’on va parler mais aussi quand et où. Afin que la rencontre avec les employés et les supérieurs soient positifs pour les deux parties, il est nécessaire de prévoir un temps suffisant pour laisser à chacun la possibilité de s’exprimer. Cela n’a pas de sens et est contre-productif d’effectuer un entretien annuel d’évaluation entre deux rendez-vous. Il faut prévoir au minimum 30 minutes et conserver une heure supplémentaire au cas où l’évaluation durerait plus longtemps. La date et la durée seront annoncées aux deux parties suffisamment à l’avance pour qu’aucune autre réunion ne se tienne entre les deux.

L’entretien individuel obligatoire est confidentiel et, bien qu’il se déroule dans un environnement professionnel, il peut aussi révéler dans une certaine mesure des émotions et des expériences privées. Il est nécessaire que l’atmosphère soit calme. En effet, un environnement stressant où quelqu’un peut faire irruption dans la réunion du personnel à tout moment n’est pas optimal pour parler librement.

En règle générale, la réunion est planifiée comme une discussion privée. Toutefois, il est tout à fait possible pour le salarié de faire appel à un représentant de confiance du comité d’entreprise. Cela peut être particulièrement utile s’il ne s’agit pas d’une réunion annuelle régulière, mais plutôt d’une occasion plutôt négative. Une tierce partie impartiale peut ensuite juger plus objectivement ce qui a été dit et ce qui a fait l’objet de la conversation en cas de divergences.

L’appréciation mutuelle est un élément essentiel d’un bon entretien annuel d‘évaluation. Cela devrait également se refléter concrètement dans le contenu et le choix des mots. Le début de la conversation est un bon moment pour montrer son respect pour l’autre. Cela facilite également une communication constructive. Si des sujets critiques sont abordés, il est logique d’exprimer à nouveau votre appréciation à la fin de la conversation afin que les deux parties puissent quitter la conversation avec un bon sentiment.

Un signe de respect est également une préparation suffisante : l’employé doit réfléchir à l’avance aux objectifs qu’il souhaite poursuivre à l’avenir et au soutien dont il a besoin de la part de l’employeur pour les atteindre. Mais ce qui est encore plus important est que le superviseur se prépare lui-même. La plupart des patrons et des chefs d’équipe ont plusieurs employés sous leurs ordres et ne se souviennent donc pas de tous les détails de chacun d’eux. Afin d’éviter qu’une recherche dans le dossier personnel ne commence pendant l’évaluation annuelle, il est absolument nécessaire que le superviseur ait recueilli toutes les informations importantes à un stade précoce et qu’il ait également quelques idées sur la forme que pourrait prendre la future coopération avec l’employé.

Chaque entretien annuel d’évaluation est façonné par la personnalité des participants. Il est nécessaire de réagir de manière appropriée à l’historique, aux souhaits et aux exigences de l’employé pour que l’entretien individuel annuel soit satisfaisant. Toutefois, pour ne pas oublier des points importants, il peut être judicieux de s’en tenir à un modèle lors de l’entretien annuel d’évaluation. Une telle liste de contrôle fournit une structure et, en même temps, sert de support à la réflexion.

Une bonne préparation vous permet, en tant que supérieur hiérarchique, de vous concentrer pleinement sur l‘employé pendant l’entretien individuel obligatoire et de disposer de toutes les informations importantes.

Prenez rendez-vous : fixez à temps la date de l’entretien individuel annuel avec le collaborateur. Prévoyez au moins une heure pour cela.

Réservez la salle : afin de pouvoir communiquer ouvertement les uns avec les autres pendant la discussion de feedback, une pièce tranquille est nécessaire.

Informez les employés : informez les employés afin de leur faire connaître le lieu et l’heure de l’entretien annuel d’évaluation mais aussi pour leur laisser le temps de se préparer.

Rassemblez les informations : l’entrevue porte sur l’employé et son rendement, ainsi que sur ses objectifs. Pour cela, il est nécessaire que vous ayez toutes les informations sur le salarié à portée de main. Certaines peuvent être extraites du dossier personnel, d’autres doivent être collectées spécifiquement. Si vous prenez des notes sur certains jalons du salarié, cela vous aide dans la préparation. Les informations importantes à connaître à l’avance sont :

• Les détails du contrat
• La durée de l‘emploi
• La mission actuelle
• La performance
• Les objectifs visés
• Les succès remarquables
• Les défaillances exceptionnelles
• Le feedback d’autres collègues

Repenser le développement : pensez à l’avance au potentiel de vos employés et aux nouvelles responsabilités qu’ils peuvent assumer à l’avenir. Cela signifie que vous pouvez aborder spécifiquement ces sujets pendant la réunion et que vous n’avez pas besoin de fixer un rendez-vous de suivi.

Des notes peuvent vous aider à ne pas perdre le fil de discussion dans une conversation. Il faut cependant garder à l’esprit que les notes ne sont qu’une sorte d’aide-mémoire et qu’elles ne prescrivent pas une structure rigide. Certains points doivent être traités, mais pas nécessairement dans l’ordre des notes. Vous devriez donner à l’employé l’occasion de contribuer à façonner le cours de la conversation, c’est la seule façon de communiquer de façon constructive.

Introduction : vous serez avenant avec l’employé et lui parlerez à hauteur des yeux, créant ainsi un environnement constructif.

• Mot de bienvenue
• Créer une atmosphère positive

Motif de l’entretien individuel annuel : il est important que vous et l’employé soyez au même niveau. Ainsi, au début, définissez à nouveau de quoi vous voulez parler et comment la conversation se déroulera.

• Répéter la raison de l’entretien (par exemple : entretien individuel annuel)
• Convenir d’atteindre les objectifs
• Expliquer la procédure

Echange : vous et votre employé devriez discuter ensemble de la situation actuelle. De cette façon, les problèmes (potentiels) peuvent également être identifiés.

• Situation de travail
• Leadership
• Travail en équipe

Bilan : un retour rapide sur le dernier entretien individuel annuel et les changements dans le travail quotidien de l‘employé est une bonne transition entre l’entretien annuel d’évaluation préliminaire et le feedback réel.

• Renvoi à un entretien d‘évaluation antérieur
• Changements depuis le dernier entretien
• Incidents spécifiques récents
• Défis particuliers dans un passé récent
• Succès
• Echecs

Perceptions : vous et votre employé pouvez avoir des points de vue différents sur la situation. Il est important que les deux parties décrivent leurs points de vue, surtout en ce qui concerne les sujets controversés.

• Le point du vue salarié
• Evaluation du rendement actuel

Frustrations : une discussion ouverte et claire, dans laquelle les aspects négatifs sont également abordés, peut susciter des émotions. Donnez à votre employé l’occasion d’exprimer sa frustration. Prenez les sentiments de l’autre au sérieux, mais ne vous laissez pas emporter par une discussion émotionnelle.

Perspectives de développement : une fois l’état actuel discuté, la planification de l’avenir peut commencer. Discutez des ambitions de l’employé et des options possibles.

• Souhaits de l‘employé
• Potentiels de développement
• Nouvelles tâches possibles (domaines)
• Perspectives de carrière

Conventions : en vous référant à la discussion sur les perspectives possibles, vous pouvez travailler avec l‘employé pour établir des plans concrets pour les semaines et mois à venir. Ensemble, vous décidez de la période pendant laquelle les modifications doivent être achevées.

• Echéances
• Formations continues
• Nouvelles missions
• Mesures nécessaires à la poursuite du développement

Conclusion : veillez à ce que la réunion aboutisse à une conclusion positive. L’employé ne doit pas quitter la conversation en colère.

• Résumé de l‘étude
• Perspectives des pourparlers sur la succession
• Remerciements pour l‘interview

Etant donné que des objectifs et tâches importants ont également été discutés au cours de l’évaluation annuelle, des mesures doivent être prises après le rendez-vous. C’est ainsi que la transformation peut commencer.

Formuler : pendant la conversation, vous avez pris des notes. Apportez-les le plus tôt possible dans un formulaire ordonné pour que vous compreniez toujours ce qui a été discuté au cours de l’année. Mettez le document à la disposition de votre employé.

Transmettre : s’il existe des formulaires spéciaux, tels qu’un formulaire d’évaluation, transmettez-les aux personnes compétentes du service des ressources humaines.

Mettre en œuvre : de nouvelles tâches ou de nouveaux séminaires de formation qui ont été convenus doivent maintenant être mis en œuvre.

Apprentissage : chaque évaluation d’employé vous apporte de nouvelles perspectives pour l’avenir. Pensez à ce que vous voulez faire différemment au cours de l’entretien individuel annuel suivant et aux stratégies qui ont bien fonctionné.

Même en tant qu’employé, il y a certains points que vous devez garder à l’esprit lors d’un entretien individuel obligatoire avec un employé. Si vous êtes bien préparé et que vous entamez la conversation avec une volonté constructive, la discussion de feedback peut vous aider à aller de l’avant. Une bonne préparation vous aide énormément lors de l’entretien annuel d’évaluation.

Bien que vous n’ayez pas à vous préparer autant pour votre superviseur que l’inverse, vous n’avez probablement pas en tête toutes les étapes importantes de l’année écoulée non plus. Cherchez dans vos documents et passez en revue votre mémoire : qu’est-ce qui vous a marqué au cours des derniers mois ? Quels succès avez-vous obtenus ? Quels échecs avez-vous subis ? Une préparation intensive vous évite également d’être surpris ou même pris par surprise lors d’une conversation. Par exemple, vous pouvez penser aux bons mots pour réagir à la critique. Réfléchissez aussi à la meilleure façon de présenter votre succès à votre supérieur.

Soyez proactif : fixez-vous des objectifs pour l’avenir. Que voulez-vous réaliser à court et à long terme ? Ne vous attendez pas à ce que votre patron ou votre chef d’équipe vous assigne de nouvelles tâches et plus de responsabilités de leur propre initiative. Choisissez des objectifs ambitieux, mais restez réaliste et réfléchissez à ce que vous pouvez réellement réaliser dans les mois à venir. Préparez une argumentation avec laquelle vous pourrez expliquer pourquoi vous êtes apte à accomplir les tâches supplémentaires. Si vous avez déjà réfléchi aux mesures que vous pouvez qualifier pour de nouveaux domaines de responsabilité, vous pouvez rapidement apporter une réponse appropriée à cette question dans la discussion de feedback.

Ne considérez pas cette réunion comme un tribunal. Ne soyez donc pas trop sur la défensive ou même agressif lors de l’évaluation annuelle. Votre superviseur souhaite également que la conversation se déroule de façon positive et aimerait quitter la réunion avec des idées constructives. Gardez donc votre calme, même aux moments critiques. Soyez amical et montrez de l’empressement à vous améliorer lorsqu’on vous critique.

Personne n’est parfait. Vous entendrez donc certainement des critiques de la part de votre supérieur. Cependant, il s’agit rarement d’un sujet de préoccupation, mais d’une occasion pour vous améliorer. Prenez le feedback au sérieux, signalez votre intérêt et signalez que vous voulez améliorer les points soulevés.

Pour certains, il est encore plus difficile d’exprimer une critique que de l’accepter, surtout quand il s’agit de la faire envers son supérieur. Certains patrons ne veulent pas du tout de ce feedback mutuel, d’autres vous demanderont spécifiquement de le faire. Soyez préparé à cet égard également. Faites vos critiques, mais restez objectif et diplomatique. En outre, il ne faut pas oublier les critiques positives. Même les supérieurs aiment entendre des compliments.

Dans le meilleur des cas, vous avez plusieurs nouveaux objectifs en tête après l’entretien individuel obligatoire que vous devez aborder le plus rapidement possible. Cela inclut :

• Mettre en oeuvre le feedback
• Aborder de nouvelles tâches
• Planifier la formation continue

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