Afin de gérer efficacement votre to-do list, vous pouvez effectuer des planifications journalières ou hebdomadaires pour une bonne organisation du court terme. Au début de chaque période de planification, vous transférez les tâches en suspens de votre liste générale vers une liste quotidienne ou hebdomadaire. Le principe d’Eisenhower, du nom de l’ancien président américain souvent cité dans le domaine, propose de prioriser d’abord les tâches les plus urgentes/importantes.
Les tâches classées importantes sont celles qui tôt ou tard affecteront vos objectifs de long terme. Les tâches urgentes, en revanche, sont celles dont on peut s’attendre à des conséquences négatives si elles ne sont pas accomplies à temps. Il s’agit, par exemple, des délais fixés par les clients ou des impératifs des autorités administratives. Le principe d’Eisenhower recommande que ces tâches soient priorisées et que, en cas de doute, les questions importantes mais non urgentes soient transférées sur une liste quotidienne ou hebdomadaire différente.
Le principe d’Eisenhower peut être illustré dans une matrice divisée en deux catégories : « important » et « non important », « urgent » et « non urgent ». Il en résulte quatre champs d’action, qui sont marqués par ordre alphabétique ci-dessous suivant leur priorité : "A" jouit de la plus haute priorité tandis que "D" peut être mis de côté dans la mesure du possible :