En créant son entreprise, on est souvent confronté à une montagne de choses à faire en apparence insurmontable. Par où commencer ? Tout d’abord, restez calme ! Contrairement aux apparences, tout n’a pas la même priorité. Ayez un regard critique sur votre travail et vous réaliserez rapidement qu’il y a des tâches importantes et urgentes qu’il est impossible de retarder, tandis que d’autres seront sans grandes conséquences si on les repousse. Apprenez à prioriser vos travaux de façon logique, même quand vous faites face à l’imprévu. Après tout, avec une charge de travail bien structurée, vous aurez plus de motivation, plus d’énergie et serait plus productif.
On ne peut pas commencer cette liste de conseils sans parler de la to-do list. Elle doit faire l’objet d’une liste physique (document, post-it, document Word ou autre), et non d’un ensemble de points que vous gardez simplement dans votre tête. Notez d’abord toutes les tâches à accomplir de manière désordonnée. Ajoutez la date à laquelle vous effectuez cette écriture. Cela vous permettra de savoir depuis combien de temps vous reportez certains point.
Vous aurez ainsi une liste globale, qui doit servir de base pour structurer votre workload. Gardez-la à portée de main car vous serez sûrement amené à la mettre à jour régulièrement et en tout temps.
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Afin de gérer efficacement votre to-do list, vous pouvez effectuer des planifications journalières ou hebdomadaires pour une bonne organisation du court terme. Au début de chaque période de planification, vous transférez les tâches en suspens de votre liste générale vers une liste quotidienne ou hebdomadaire. Le principe d’Eisenhower, du nom de l’ancien président américain souvent cité dans le domaine, propose de prioriser d’abord les tâches les plus urgentes/importantes.
Les tâches classées importantes sont celles qui tôt ou tard affecteront vos objectifs de long terme. Les tâches urgentes, en revanche, sont celles dont on peut s’attendre à des conséquences négatives si elles ne sont pas accomplies à temps. Il s’agit, par exemple, des délais fixés par les clients ou des impératifs des autorités administratives. Le principe d’Eisenhower recommande que ces tâches soient priorisées et que, en cas de doute, les questions importantes mais non urgentes soient transférées sur une liste quotidienne ou hebdomadaire différente.
Le principe d’Eisenhower peut être illustré dans une matrice divisée en deux catégories : « important » et « non important », « urgent » et « non urgent ». Il en résulte quatre champs d’action, qui sont marqués par ordre alphabétique ci-dessous suivant leur priorité : "A" jouit de la plus haute priorité tandis que "D" peut être mis de côté dans la mesure du possible :
L’expérience a montré que la chose la plus importante dans la planification d’une journée est de faire face à l’urgence. D’autre part, dans un plan hebdomadaire, il est également possible d’accomplir des tâches importantes qui sont essentielles à la réussite de l’entreprise sur le long terme. Ainsi, les missions quotidiennes et hebdomadaires sont liées les unes aux autres.
Comme le montre la matrice d’Eisenhower, prioriser consiste aussi à déléguer des tâches qui peuvent ne pas être traitées directement par vous personnellement. Il peut s’agir des éléments suivants :
Un autre principe utile pour prioriser les tâches de votre liste est la règle 80:20, aussi appelée Principe de Pareto. Il stipule qu’avec 20 % de l’effort investit, on peut atteindre 80 % du résultat souhaité. Par exemple, si vous vous concentrez sur les trois tâches principales de votre liste, vous aurez quand même un rendement élevé.
Vous pouvez mettre toutes les autres tâches en arrière-plan et les inscrire sur une deuxième liste, que vous ne reprendrez pas avant que les tâches principales ne soient terminées. Les tâches routinières simples, qui demandent peu de temps et de concentration, peuvent être effectuées à des moments où vous vous sentez un peu fatigué (par exemple après le déjeuner). Ce ne sont pas les occasions qui manquent ; de nombreuses études ont démontré que l’on n’est productif en moyenne que 3 heures environ par jour de travail de 8 heures.
Si vous voulez déterminer quelle partie de votre charge de travail représente les 20 % en question, les questions suivantes peuvent vous aider :
Il est fort probable que l’un des trois points les plus pertinents de votre liste est une tâche que vous trouvez particulièrement pénible. Il s’agit généralement d’une question complexe qui demande beaucoup de temps et donne l’impression de ne pas avancer. Cette tâche est appelée « frog » dans les pays anglophones (pour grenouille). Son nom vient de l’expression américaine « Eat the Frog! », qui consiste à dire que si vous ingurgitez une grenouille vivante juste après vous être levé le matin, le pire est alors déjà derrière vous pour cette journée.
Cela signifie que vous devez toujours commencer la journée par la tâche la plus difficile. Pour identifier cette tâche, il suffit de se demander ce qui vous embête le plus. En mangeant alors d’abord cette « grenouille », vous vous débarrasser d’un poids. Garder une tâche difficile constamment à l’esprit use à la longue. Et de toute façon, vous devez bien la faire un jour ou l’autre.
Tous les points de votre liste de choses à faire ont besoin d’échéances claires pour que vous ne risquiez pas de les traiter en retard. Alors que les délais pour les tâches urgentes sont généralement fixés par le client, vous avez carte blanche pour les autres missions classées « importantes ». Vos objectifs ne doivent pas être trop optimistes : si vous accumulez trop de tâches en trop peu de temps, la frustration est inévitable. Afin de vous rendre compte au mieux de l’effort nécessaire, il est utile de subdiviser chaque tâche en étapes individuelles et de les inclure dans votre liste.
Bien planifier dans le temps signifie aussi être capable de réagir avec flexibilité aux changements soudains. Prenez donc l’habitude de laisser un peu de marge pour faire face à l’imprévu. Si un appel important survient, vous obligeant à abandonner les priorités que vous avez établies, vous devriez avoir suffisamment de temps pour réorganiser votre charge de travail.
Même si certains aiment affirmer le contraire, il n’existe pas de multitasking réel efficace, tout du moins pas dans la mesure que nous aimons l’imaginer. Il est impossible pour le cerveau humain d’effectuer deux ou plusieurs tâches complexes simultanément sans que cela en entrave la qualité. En effet, l’esprit passe rapidement d’une zone à l’autre, ne consacrant qu’une partie de son attention à chacune d’elles.
Les tâches ne sont alors traitées que superficiellement et, par conséquent, des résultats assez insatisfaisants en découlent. De plus, cette tentative malavisée de gérer plusieurs tâches en même temps coûte beaucoup d’énergie et cause du stress, ce qui porte nettement défaut à la productivité. Les chercheurs et consultants dans le domaine recommandent très largement de traiter vos tâches les unes après les autres et non simultanément.
Si le mythe du multitasking a été brisé par les chercheurs, le contraire, à savoir le perfectionnisme, n’est pas non plus tellement recommandé. Si vous révisez constamment votre travail et vous attardez en permanence sur des détails négligeables, vous perdrez beaucoup de temps et d’énergie. Le principe de Pareto doit être ici gardé en tête : si 20 % de votre investissement représente déjà 80 % du résultat voulu, les 80 % de l’effort de travail restant ne sont responsables que de 20 % du résultat.
On peut illustrer le principe par le prix d’achat d’une voiture : pour quelques milliers d’euros, vous obtenez un véhicule fonctionnel avec un intérieur fonctionnel ; si on met un peu plus la main au porte-monnaie, on paie surtout pour des équipements optionnels plus ou moins utiles.
Afin d’être aussi efficace que possible, vous devriez vous contenter de faire une grosse partie de votre travail simplement « bien ». C’est souvent préférable plutôt que de concentrer toute son énergie sur une seule tâche alors que toutes les autres prennent du retard. Mais vous devez accepter le fait que des erreurs peuvent aussi se produire. Soyez ouvert à la critique et tirez des leçons de votre expérience, au lieu de perdre votre temps à essayer d’obtenir un résultat parfait dès le départ.
Les réponses aux emails, messages Skype et autres interrompent constamment le flux de travail. Plus vous êtes interrompu dans vos tâches, et plus le stress risque d’augmenter. Il est donc bon de se couper de toute distraction. Dans la plupart des cas, cela inclut les messages privés WhatsApp, les appels téléphoniques sans importance et les messages vers vos comptes de médias sociaux.
Aussi difficile que cela puisse être, désactivez les alertes instantanées de votre messagerie, de votre smartphone ou encore de Facebook et fixez un moment où vous pourrez répondre en une seule fois à tous ces messages. Cela peut se faire après le déjeuner ou avant de terminer votre journée, mais dans tous les cas après avoir « mangé la grenouille » (voir ci-dessus) !
Bien répartir sa charge de travail est un processus difficile à mettre en place qui peut être amélioré au fur et à mesure de l’expérience acquise. Afin d’avoir une bonne vue d’ensemble des progrès et problèmes récurrents, il est bon de tenir un journal de bord. Par exemple, vous pouvez noter la durée réelle de certaines tâches pour fixer de meilleurs délais par la suite. De plus, vous pouvez repérer ce qui vous interrompt régulièrement dans votre travail et trouver des mesures utiles à mettre en place pour ne pas perdre en efficacité.
Finalement, une réflexion constante sur sa manière de fonctionner est nécessaire pour adapter les conseils d’optimisation du travail : la pratique et l’expérience sont clés pour s’améliorer.
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