Si à la fin de votre journée de travail, vous avez régulièrement l’impression que vous n’avez quasiment pas avancé et que vous n’avez pas pu vous concentrer sur les tâches réellement importantes, une mauvaise gestion du temps peut être à l’origine de votre problème. Les bonnes méthodes permettent de faire la distinction entre les tâches importantes ou non, de mieux planifier le travail, de le faire avec plus de rigueur et d’atteindre plus efficacement des résultats.
La gestion du temps permet aux individus d’employer le plus efficacement possible le temps à leur disposition pour effectuer leurs tâches. À y regarder de plus près, cette notion ne touche néanmoins pas le fond du problème car ce n’est pas le temps que nous pouvons gérer, mais notre méthode de travail. C’est la raison pour laquelle la notion d’« autogestion » est de plus en plus utilisées ces dernières années pour tout ce qui concerne l’organisation personnelle et la gestion du temps.
Il existe désormais de nombreuses méthodes différentes de gestion du temps grâce auxquelles les hommes peuvent hiérarchiser, planifier, exécuter et contrôler avec brio leurs tâches professionnelles.
Aucune méthode de gestion du temps n’est intrinsèquement meilleure ou pire qu’une autre. Votre réaction à telle ou telle méthode dépend de votre personnalité, style de travail et des activités sur lesquelles vous l’appliquez. Vous ne pouvez donc trouver qu’à titre personnel la méthode de gestion du temps la plus efficace (ou une combinaison de plusieurs méthodes).
Si vous voulez améliorer votre gestion du temps, vous avez tout d’abord besoin d’un peu de ténacité. Vous devriez en effet tester différentes méthodes et appliquer correctement chacune d’elle pendant plusieurs semaines. Dans un premier temps, elles peuvent entraîner une surcharge de travail, mais elles accélèreront ensuite énormément vos processus. Ce n’est qu’en faisant une habitude de telle ou telle méthode de gestion du temps que vous pourrez réellement savoir si elle fonctionne ou non. Pour être efficaces, les méthodes doivent aussi souvent être combinées entre elles. L’essai de plusieurs d’entre elles est un processus fastidieux, mais qui peut s'avérer payant.
La maîtrise de la gestion du temps offre énormément d’avantages :
Vous trouverez ci-après un aperçu des méthodes de gestion du temps les plus connues et les plus efficaces que vous pourrez mélanger à souhait pour concocter votre propre recette de réussite.
Vous avez du mal à hiérarchiser les tâches et la gestion des emails vous prend tant de temps que les phases de travail où vous êtes concentré deviennent une denrée rare ? Vos réunions et entretiens téléphoniques dictent l’organisation de votre calendrier de rendez-vous ? La matrice d’Eisenhower pourrait vous aider.
La matrice d’Eisenhower vous aide en effet à classer toutes les tâches dans l'un des quatre carrés :
Les tâches A doivent être traitées immédiatement car elles seraient sources de problème dans le cas contraire. Vous devriez planifier les tâches B et vous y tenir (ce que vous aimez faire). Les tâches C sont prédestinées à être déléguées – vous devriez réduire ici vos tâches. Vous pouvez en revanche supprimer les tâches D ou – s’il est impossible de faire autrement – les déléguer elles aussi. Pour en savoir plus sur l’application de la matrice d’Eisenhower, consultez notre guide.
Vous enchaînez les heures alors que d’autres semblent en faire beaucoup moins et sont plus efficaces ? Vous pouvez dans ce cas améliorer votre gestion du temps à l’aide du principe de Pareto. La méthode veille à ce que vous vous concentriez pendant votre temps de travail sur les tâches qui ont les plus grandes répercussions sur le résultat.
Selon le principe de Pareto, 20 % de la charge de travail sont responsables de 80 % des résultats. Le but est donc de filtrer de sa propre pile de tâches les 20 % décisifs. Pour en savoir plus sur l’application du principe de Pareto, consultez notre guide.
L’analyse ABC est un instrument économique classique pour vérifier l’orientation fondamentale de l’entreprise. La méthode permet ici de visualiser des facteurs qui ont une influence directe sur la réussite de l’entreprise.
Cette analyse étudie par exemple les questions suivantes :
La réponse à ces questions permet de classer les éléments considérés dans les catégories A (très important), B (moyennement important) et C (moins important). Une répartition dans plus de trois groupes est également possible, l’essentiel étant de les définir clairement.
La ligne de conduite qui en résulte indique ce sur quoi l’entreprise devrait concentrer sa future planification et les prochaines tâches à effectuer. Cette analyse sert donc plutôt à préparer la suite de la gestion du temps. Pour en savoir plus sur l’application de l’analyse ABC, consultez notre guide.
La méthode ALPES ne se consacre pas aux grandes questions de la planification d’entreprise, mais à la meilleure organisation de la journée de travail. Elle vous montre comment la structurer pour un maximum d’efficacité et utilise pour cela cinq étapes qui sont reprises dans le nom de cette méthode.
Activités : créez une vue d’ensemble de toutes les choses à faire.
Longueur : évaluez le temps nécessaire pour réaliser les différentes tâches. La somme du temps ainsi planifié vous donne une idée de votre capacité à maîtriser les tâches quotidiennes que vous vous êtes fixé.
Plages horaires : vous ne devriez planifier que 60 % de votre temps de travail et réserver 40 % aux événements inattendus ainsi qu’aux activités sociales.
Égrappage : décidez de la tâche que vous traiterez en premier, puis des suivantes à faire dans le courant de la journée. Des méthodes de hiérarchisation et de gestion du temps comme la matrice d’Eisenhower et l’analyse ABC vous seront ici très utiles.
Surveillance : en fin de journée, évaluez la réussite de votre planification et déterminez si vous avez atteint vos buts.
Les employés de bureau savent mieux que quiconque les tentations que représente un ordinateur : réseaux sociaux, emails, sites d’informations en ligne. Si vous avez du mal à résister aux ennemis de la productivité et à travailler en restant concentré sur une tâche pendant une longue période, vous devriez tester la technique Pomodoro (qui signifie « tomate » en italien).
Au lieu de vous faire violence pour vous consacrer pleinement à cette tâche avant de faire quoi que ce soit d'autre, la technique Pomodoro la subdivise en petites tâches partielles gérables qui peuvent être respectivement traitées par tranches de 25 minutes. Chaque unité de 25 minutes (pomodoro) est suivie d’une pause de cinq minutes. Au bout de quatre pomodori, vous prévoyez une pause plus longue de 30 minutes. Vous avez ainsi conclu une session Pomodoro complète.
Avec l’alternance régulière de phases de concentration et de détente, le cerveau est nettement plus à même de travailler et de se concentrer efficacement pendant plusieurs heures. Pour en savoir plus sur l’application de la méthode Pomodoro, consultez notre guide.
Pour que vous et vos collaborateurs accomplissiez les tâches avec motivation et efficacité, vous devez commencer par définir les bons objectifs. Si vous définissez des objectifs flous et irréalistes sans délai fixe, vous minez votre réussite et vous n’obtiendrez aucun bon résultat, quelle que soit votre méthode de gestion du temps préférée pour maîtriser vos tâches quotidiennes.
Pour éviter des erreurs lors de la formulation des objectifs, vous pouvez recourir à la méthode SMART. Suivant ce modèle éprouvé, les bons objectifs doivent remplir cinq critères : ils doivent être spécifiques, mesurables, attrayants, réalistes et définis dans le temps.
Pour en savoir plus sur l’application de la méthode SMART, consultez notre guide.
Vous avez beaucoup d’obligations professionnelles et personnelles et vous voulez être sûr de n’oublier aucun rendez-vous ou de ne surtout pas avoir de créneaux vides ? Le système du « Getting Things Done » est un système tout-en-un : une gestion du temps à partir de listes et de calendriers pour le travail et la vie privée.
En mettant par écrit toutes les tâches et projets, vous déchargez votre cerveau et vous ne pouvez plus rien oublier. Cette méthode vous permet de traiter chaque nouvelle information ou tâche que vous recevez. Elle se compose de cinq étapes : consigner, traiter, organiser, passer en revue et exécuter.
Le traitement doit être fait régulièrement. Pour décider comment procéder avec une tâche, la méthode « Getting Things Done » propose un processus décisionnel détaillé.
Dans la mesure où vous ne pouvez pas exécuter une tâche dans les deux minutes, vous l’inscrivez dans une liste correspondante, p. ex. « Projets », « Prochaines étapes » ou « En attente ». Vous inscrivez les rendez-vous dans votre calendrier. Au moins une fois par jour, vous regardez vos listes et vous décidez des tâches que vous voulez faire ensuite. Pour en savoir plus sur l’application de « Getting Things Done », consultez notre guide.
La méthode de gestion par blocs de temps vient de la gestion de projet. Des blocs de temps concrets durant lesquels la tâche doit être impérativement terminée sont définis ici pour toutes les opérations. On part du principe que les tâches ne doivent prendre que le temps effectivement disponible. Sans délai clair, des budgets peuvent exploser ou des projets peuvent s’éterniser inutilement. La gestion par blocs de temps incite à être proactif ce qui génère de la productivité.
Définissez les blocs de temps dans lesquels vous et votre équipe devez réaliser une tâche en étant concentré(s) et/ou atteindre un résultat. Les blocs de temps peuvent comprendre des heures, des jours ou des semaines suivant que la méthode de gestion du temps doit être utilisée pour des tâches individuelles ou des sprints de projet complets. Pour que la méthode soit efficace, il est primordial que les blocs de temps ne soient ni trop longs ni trop courts car ils génèrent sinon du stress qui annihile les bons résultats.
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