Quiconque travaille avec le CIP souhaite améliorer constamment son entreprise, même sans bouleversements majeurs. Au lieu d'innovations révolutionnaires, le processus d'amélioration continue est conçu pour de petits changements. Le CIP est moins un système élaboré qu’une certaine façon de penser qui façonne la culture de l’entreprise : chaque employé considère qu’il est de son devoir d’apporter des améliorations dans son domaine. Le résultat de ces petites optimisations se traduit par une amélioration de la qualité du service, des produits et des processus :
- Produit : les produits fabriqués ou les services offerts sont plus conformes aux exigences des clients grâce au CIP et génèrent donc plus de chiffre d’affaires.
- Service : la façon d’agir du personnel de service est mieux adaptée aux besoins des clients, ce qui se reflète directement dans la satisfaction des clients.
- Processus : les flux de travail sont rendus plus efficaces, ce qui réduit les coûts.
Bien que chaque employé soit sollicité, la direction joue un rôle important dans le succès du CIP. Ce n’est que si la direction donne le bon exemple et motive suffisamment les employés qu’une telle méthode peut réussir.
On distingue deux formes d’entraînement : la motivation intrinsèque découle de l’être humain lui-même. L’employé souhaite apporter des améliorations de sa propre initiative afin de répondre à son désir d’optimisation. Toutefois, la direction ne doit pas se fier uniquement à une telle source de motivation, car la motivation intrinsèque est souvent très différente selon les personnes. La motivation extrinsèque, en revanche, résulte d’une incitation externe : le management peut, par exemple, renforcer la « volonté d’optimisation » par des contributions financières ou des promotions.
Si le CIP est utilisé dans une entreprise, le cycle PDCA est généralement appliqué en même temps. Grâce à la répétition cyclique des phases de planification, de mise en œuvre, de vérification et d'action, de petits changements peuvent être opérés rapidement, mais à la fois de façon réfléchie et durable.
Un processus d’amélioration continue peut mais ne doit pas être lié à un sujet professionnel. La meilleure façon en particulier d’améliorer la qualité des produits est bien entendu d’avoir une connaissance approfondie du processus de fabrication et de l’utilisation des matériaux. Mais la qualité des processus et des services doit souvent déjà être optimisée par une meilleure organisation du travail. C’est pourquoi la propreté et l’ordre jouent un rôle important : dans le chaos, des erreurs mineures sont commises et les étapes de travail prennent inutilement du temps.
Chaque employé devrait planifier et appliquer des améliorations dans son propre domaine. Il n’est pas rare que l’employé concerné soit en mesure de déterminer le meilleur potentiel d’amélioration dans son domaine sur la base de ses nombreuses années d’expérience. D’autre part, les changements imposés d'en haut ont généralement des effets négatifs involontaires : un changement qui n’est pas soutenu par l’effectif ne peut pas avoir l'effet désiré. En outre, les employés connaissent généralement mieux leur domaine de travail que les gestionnaires. C’est pourquoi les experts concernés devraient également décider quels changements ont du sens.