Si l’on a obtenu une certification ISO 9001, cela signifie qu’un organisme certificateur indépendant a inspecté votre système de management de la qualité et l’a jugé conforme à la norme internationale. Il existe beaucoup d’organismes certificateurs. Ce sont pour certains d’entre eux des sociétés privées, et pour d’autres, des organismes professionnels habilités à ce type d’évaluation. Parmi ces organismes, nous pouvons en citer quelques-uns comme l’AFNOR, le Bureau Veritas et TÜV Rheinland France SAS.
Avant de se décider pour un organisme de certification, il est important de mettre en place un système de management de la qualité, ou bien d’ajuster un système existant au regard de la norme ISO. Vous devrez aussi préparer l’ensemble des documents requis. Généralement, on poursuit par un audit interne. Au cours de cet audit, vous allez en quelque sorte passer un « examen blanc » et tester les points faibles de votre entreprise. Il peut être judicieux de faire appel à un conseiller extérieur pour cette étape. Celui-ci vous offrira un regard objectif et saura vous prodiguer les conseils nécessaires à la résolution des problèmes rencontrés.
Vient ensuite le véritable audit qui se décline en deux étapes. Pour commencer, les auditeurs vont passer en revue votre documentation. Si elle est complète et satisfaisante, viendra la deuxième étape. Si l’auditeur constate de petits défauts, il peut vous demander d’y remédier avant le début de la phase deux. En cas de défauts plus importants, l’audit est interrompu. La durée entre la phase une et la phase deux ne doit pas excéder trois mois.
La deuxième phase consiste à contrôlerla partie opérationnelle. Pour ce faire, l’auditeur inspecte les différents services de l’entreprise et s’entretient avec les employés. Lors de cette deuxième phase, la documentation est à nouveau évaluée, cette fois plus en détails. L’organisme de certification dresse alors un rapport d’audit. Vous y trouvez les points qui sont en conformité avec la norme et ceux qui doivent encore être mis en conformité. Ce document sert de référence lors de l’entretien final au cours duquel l’auditeur vous présente les résultats. Si votre QMS n’est pas encore conforme à la norme, vous avez 90 jours pour entreprendre les actions correctives. Vient ensuite un audit complémentaire.
Si l’évaluation est concluante, l’organisme de certification vous délivre le certificat. Celui-ci est alors valable pendant trois ans. Durant cette période, vous aurez un audit de contrôle tous les ans. Un auditeur vous rend visite et procède à quelques contrôles aléatoires. Cet audit de contrôle n’a pas du tout la même ampleur que celui qui précède la certification ISO 9001. À l’issue des trois ans, vous avez un audit de renouvellement.
Il est difficile d’évaluer les coûts associés à une telle certification, car ils dépendent de plusieurs facteurs. Généralement, les grosses entreprises paient plus cher que les petites. Les prestataires suivent habituellement les préconisations de l’IAF (International Accreditation Forum) qui suggère une tarification indexée sur le nombre d’employés. Votre secteur d’activité va également influencer le prix. En effet, le nombre de processus de travail dans lesquels sont impliqués vos employés aura une répercussion sur la charge de travail de l’auditeur. Un éventuel audit complémentaire engendre des coûts supplémentaires.
Il s’agit là uniquement des coûts directement liés à la certification ISO 9001, c’est-à-dire que vous devrez régler à l’organisme de certification. Sachez que la mise en place d’un système de management de qualité aura également un impact financier sur votre entreprise. La conception du système, la formation de votre personnel et les adaptations nécessaires pour être en conformité avec la norme ISO 9001 demandent un investissement important, en temps comme en argent.