En pratique, tout projet se doit d’être basé sur un plan de projet (également appelé plan de gestion de projet). Ce document regroupe l’intégralité des plans nécessaires à une mise en œuvre efficace du projet. Il s’agit d’une feuille de route créée au début du processus par le responsable de projet et pouvant être plus ou moins détaillée en fonction des besoins.
Tout projet devrait être mis en œuvre sur la base d’un plan de projet. Cependant, les spécialistes de la gestion de projet ne sont pas unanimes sur les documents devant figurer dans un tel plan. On désigne souvent par plan de projet des outils de planification très différents :
Afin d’éviter toute confusion, le guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge), un guide de gestion de projet utilisé à l’international, emploie uniquement le terme « plan de gestion de projet » au lieu de la dénomination plus répandue « plan de projet ».
Le plan de gestion de projet comprend un nombre variable de documents qui est fonction de l’étendue du projet. Néanmoins, il doit au minimum contenir les documents suivants :
D’autres plans peuvent s’y ajouter en cas de projets plus complexes, par exemple pour la gestion des risques, la gestion de la qualité et la gestion de configuration.
Créer un plan de projet au préalable est recommandé pour les projets de toutes envergures ou presque. En effet, lors de la création d’un plan de projet, vous répondez automatiquement à la question suivante : « Comment puis-je atteindre l’objectif du projet, dans la mesure du possible sans risque, le plus rapidement possible et avec un minimum de moyens ? » La planification vous permet en outre d’anticiper les problèmes éventuels et d’imaginer des solutions possibles. Vous pouvez ainsi réagir rapidement si vous êtes effectivement confronté à des problèmes lors de la mise en œuvre.
Ce document peut également servir à informer des clients et des partenaires de projet. Avec un plan écrit, ces derniers disposent d’une vue d’ensemble des différentes étapes de travail et peuvent vérifier si la planification tient compte de tous leurs souhaits. Dans le cas contraire, vous aurez toujours la possibilité d’adapter la planification dans un délai raisonnable avant d’entamer la mise en œuvre effective du projet.
En général, un plan de projet est approuvé auparavant par les partenaires de projet et sert ainsi de basecontractuelle pour la suite du processus. Par conséquent, il doit être élaboré au début de la phase de planification.
Le plan écrit sert d’autre part au responsable de projet de support de travail et l’aide à ne pas perdre le fil du projet et à respecter les délais, ainsi que les budgets.
Le plan doit être aussi détaillé que possible de façon à permettre au responsable du projet, grâce à ce document, de transmettre sans difficulté sa tâche à un nouveau responsable de projet. Pour que ce dernier puisse se faire rapidement une idée générale, le plan de projet ne doit toutefois pas être surchargé d’informations accessoires. La règle suivante s’applique : « aussi détaillé que nécessaire, aussi court que possible ».
Tous les projets ne nécessitent pas une multitude de documents annexes. Pour les projets plus petits, il est souvent suffisant de répondre en tout premier lieu aux 7 questions clés suivantes :
Si vous souhaitez créer des plans individuels pour les différents aspects de votre projet, vous pouvez utiliser nos modèles d’organigramme des tâches du projet et de calendrier de projet.
Parmi les outils de présentation de calendrier de projet les plus fréquemment utilisés, on trouve la méthode des antécédents, le pilotage par jalons et le diagramme de Gantt.
Une planification de projet simple, qui répond brièvement aux questions clés ci-dessus, peut être créée sans utiliser de logiciel complexe, par exemple simplement à l’aide d’un tableau Excel ou de n’importe quel autre tableur.
Pour une planification plus complète, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projet spécifiques, comme MS Project, ou des outils en ligne, tels que Smartsheet, Trello ou Wrike pour la création des différents documents.
Un plan de projet efficace ne doit pas nécessairement être complet. Sa qualité dépendra s’il couvre ou non les principaux aspects de la planification de projet et des indications fournies sur le moment où les phases du projet doivent commencer.
Une réunion de lancement devra être effectuée au préalable avec l’équipe de projet pour que la mise en œuvre se déroule le mieux possible. En votre qualité de responsable de projet, utilisez cette réunion afin de transmettre les informations essentielles sur le projet à chaque membre de l’équipe, de définir les responsabilités et de choisir ensemble des méthodes et des outils pour la réalisation. Le meilleur plan de projet sera en effet inutile s’il n’est pas mis en œuvre de façon pertinente.
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