Pour l’établissement des tableaux de service on utilise beaucoup Excel. Si ce tableur est privilégié par les petites entreprises, on l’utilise également beaucoup dans de nombreuses autres entreprises de taille moyenne. Excel permet d’établir rapidement et facilement des tableaux de service hebdomadaires pour la gestion des effectifs. On trouve dans l’Internet des nombreux modèles tous prêts, par exemple pour le planning des équipes.
Les tableaux de service informatiques ne servent pas seulement à visualiser les horaires de travail et la répartition des équipes, ils mettent aussi à disposition de nombreuses formules très pratiques, ainsi que des macros. Ces outils permettent d’automatiser des calculs complexes, comme les heures travaillées hebdomadaires ou les salaires, et aussi de programmer des fonctionnalités supplémentaires comme des listes de salariés ou des cases à cocher. Les tableaux de service peuvent êtreimprimés ou être transmis directement par mail ou dans l’intranet.
Toutefois, étant donné que le travail avec Excel reprend largement des données saisies manuellement, cela est source d’erreurs relativement fréquentes. Un simple défaut d’attention peut donner lieu, par exemple, à des entrées doubles, ce que les formules ne savent pas empêcher. Par ailleurs, les fonctionnalités d’Excel restent très limitées par rapport aux logiciels de gestion des effectifs dédiés.