Si la DPAE a permis de simplifier beaucoup de démarches par rapport à son prédécesseur la DUE, elle ne peut remplir en elle-même toutes les obligations. Voici un aperçu de quelques-unes des autres démarches à effectuer.
Un document très important est le registre unique du personnel. Ce document n’englobe pas que vos salariés mais aussi les stagiaires et autres statuts qui effectuent un travail dans votre entreprise. Il sera rempli de manière chronologique en fonction des arrivées. Très simplement, vous pouvez l’organiser en plusieurs colonnes avec entre autres :
- Nom et prénom(s) du salarié
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Poste pour lequel il est embauché
- Qualification
- Dates d’entrée et de sortie
- Type de contrat
Cela peut demander assez de travail si le « turnover » dans votre entreprise est conséquent. Il est néanmoins impératif d’être rigoureux pour ne pas être exposé à des sanctions en cas de contrôle.
Il sera également nécessaire d’affilier vos salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire. Il s’agit de l’Agirc pour les cadres et de l’Arrco pour les autres salariés. Les déclarations peuvent s’effectuer sur le site agircc et arrco directement. De même, une DSN (déclaration sociale nominative) devra être effectuée pour les entreprises employant au moins 50 salariés. Cette déclaration fera l’état des lieux des embauches et départs qui ont eu lieu dans le mois.
Pour différents cas d’embauche, une déclaration préalable en plus de la DPAE devra éventuellement être envoyée par lettre recommandée à l’inspection du travail. Il s’agit notamment des établissements qui ont cessé d’employer pendant au minimum 6 mois. Le site Service-public.fr détaille tous les cas.
Dans les 3 mois qui suivent la prise de poste, une visite d’information et de prévention (VIP) doit être effectuée. Une attestation de suivi vous permettra de prouver le bon respect de cette obligation.
La DPAE va aussi permettre d’enclencher la procédure pour la visite médicale de votre salarié. Une visite médicale est en effet obligatoire.
Par ailleurs, ces procédures n’exemptent pas les salariés de faire leurs démarches auprès de leur caisse d’assurance maladie (ameli.fr).