La récupération de la TVA sur les frais de représentations (hôtels, restaurants, déplacements etc.) est possible sous réserve bien sûr de respecter quelques règles, en particulier en matière d’identification exhaustive du client. Toute dépense doit être justifiée d’une facture ou de ton document similaire (justificatif). Pour les notes et les frais de repas il existe une législation un peu particulière.
On doit faire la distinction entre les frais de mission et les frais de réception. Les frais de mission sont ceux qui ne comportent pas de personnes tiers. Cela regroupe le repas d’un salarié seul, le repas pour une réunion professionnelle entre salariés par exemple. Les frais de réception eux sont comme nous l’avons vu des repas en compagnie d’invités extérieurs (clients, fournisseurs ou prospects par exemple).
Il existe donc de nombreux frais de mission liés à la restauration et qui peuvent être éligibles à la récupération de la TVA. De nombreuses entreprises organisent par exemple des évènements pour augmenter la cohésion d’une équipe (team building), un repas dans un restaurant est alors souvent envisagé. Un autre exemple plus classique est un repas à l’occasion d’une réunion professionnelle entre différents salariés d’une même entreprise (en général une fois par semaine au maximum).
Pour les fêtes d’entreprises, le traitement de la TVA diffère selon que l’entreprise organise elle-même la cérémonie, si oui elle peut déduire de 100 pourcent la TVA. Si la société décide de recourir à un prestataire de service (traiteur), la TVA n’est déductible qu’à hauteur de 50 pourcent.
Pour les repas de moins de 150 euros, un ticket de caisse du restaurant est suffisant. Pour les repas de plus de 150 euros, une facture doit alors être établie et celle-ci doit respecter certaines conditions. En effet elle doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
- Le nom et l’adresse du restaurateur
- Son numéro de Siret ou numéro de TVA intracommunautaire
- Le nom et l’adresse de votre entreprise
- Le détail de la TVA par taux et le montant de la TVA
- Le montant HT et le montant TTC
Il existe une certaine souplesse et tolérance pour les factures inférieures à 150 euros HT. Si jamais le nom et l’adresse du client ne figurent pas sur la facture, ils peuvent être ajoutés par le client lui-même ou renseignés ultérieurement.