Frais de représentation : quels sont les avantages fiscaux ?

Un repas d’affaire est depuis longtemps un acte classique pour un gérant ou un employé d’une entreprise. En effet, un déjeuner au restaurant est bien souvent la cadre idéal pour avoir des discussions professionnelles constructives et agréables. Aussi bien pour conclure un contrat ou encore pour célébrer un nouveau partenariat, il est fréquent d’inviter un client à diner ou à déjeuner. Dans de nombreux secteurs c’est un moyen important pour gagner des clients ou obtenir de nouveaux fournisseurs ou tout simplement pour maintenir de bonnes relations d’affaires existantes. Ces dépenses sont bien souvent considérées comme des frais de représentation et la société peut donc bénéficier de divers avantages fiscaux, mais attention il faut bien évidemment respecter certaines conditions.

Les frais de représentation et de réception regroupent tous les frais qui sont en lien à la fonction d’un dirigeant d’une entreprise ou d’un salarié (un commercial par exemple). Les frais de représentation englobent donc plusieurs types de dépenses :

• Les frais de nourriture, de réception (repas d’affaires par exemple)
• Les frais de voyage ou de déplacement (billets de train ou d’avion par exemple)
• Les frais de logement (hôtel)
• Les frais de communication (téléphone portable, ordinateur)
• Les frais de transport (indemnités kilométriques par exemple)
• Les frais de documentation

Ce sont donc au sens large des frais professionnels. Il faut tout de même distinguer les frais de mission et les frais de représentation. Majoritairement, les frais de représentation sont les repas d’affaires. Mais il existe aussi des frais annexes comme les frais de réception et frais de congrès qui sont attachés aux frais de représentation car la réglementation est la même, par exemple, il peut s’agir d’une fête d’entreprise annuelle.

En général l’ensemble des frais de représentation peuvent être déductibles. Il est cependant nécessaire de prouver qu’ils ont un intérêt et un rapport direct à l’entreprise. De plus ces frais ne doivent pas être qualifiés de « somptuaires », c’est-à-dire d’excessifs que l’on retrouve notamment dans les exemples classiques suivants :

• La chasse et la pêche (non professionnelle)
• L’achat ou la location de résidences d’agrément
• La location ou l’achat de bateaux de plaisance

Vous pouvez retrouver toutes les règles applicables à l’ensemble des dépenses somptuaires sur le site officiel du ministère des comptes publics.

Dans un premier temps vous devez payer l’intégralité des frais de représentation y compris la TVA. Vous ne pouvez que par la suite déduire une partie de ces frais de vos impôts et récupérer la TVA.  Dans les paragraphes suivants nous allons voir comment se déroule cette déduction et quels sont les conditions ou différents scénarios.

Les frais de repas et les déjeuners d’affaires peuvent au final représenter une somme assez importante. Et cela peu importe que ce soit pour une grande société ou une petite ou moyenne entreprise. Mais dans quel cas et dans quelle limite pour pouvez déduire ces frais ? L’administration fiscale distingue le repas personnel (du gérant) du déjeuner d’affaire ou vous invitez des clients ou partenaires dans le cadre professionnel. Pour cela vous devez obligatoirement indiquer pour chaque note au restaurant l’identité de vos invités et les sociétés qu’ils représentent.

Enfin les déjeuners et repas d’affaires sont déductibles de votre résultat mais avec toutefois une limitation. Un repas par jour ne peut excéder 18,40 euros (base 2017), c’est le montant plafond. Le montant plancher lui est de 4,75 euros (base 2017) : c’est la valeur forfaitaire d’un repas pris au domicile. Ainsi le montant maximum déductible par jour est de 13,65 euros pour un repas, évidemment cela doit être justifié par une facture ou note.

Le total annuel pourra finalement être déduit du résultat de l’entreprise et peut donc impacter sensiblement le montant de l’impôt à verser. Le lieu ou la géographie de l’évènement joue aussi un rôle important. Les déjeuner d’affaires ne sont pas déductibles s’ils sont réalisés dans un lieu privé (chez soi). De plus il est tenu compte aussi de la distance et de la configuration du lieu de domicile du contribuable ou du lieu d’exercice d’activité ou de l’implantation de la clientèle.

Enfin il existe le repas de noël ou de fin d’année. Le but ici est donc de resserrer les liens entre les salariés et revêt donc un caractère bénéfique pour l’entreprise. C’est ainsi dans l’intérêt de l’entreprise et cette dépense pourra donc faire l’objet d’une déduction fiscale. Ici la facture payée au restaurateur sera donc déductible des résultats de l’entreprise. Dans le cadre d’une organisation d’une fête annuelle (noël), les frais de réception sont dans ce cas déductibles à 100 pourcent, seulement si cela a lieu une fois par année.

Comme nous l’avons déjà indiqué, un repas ou déplacement d’affaire doit au moins impliquer une personne en relation avec l’entreprise ou l’exercice de la société. Il peut bien évidemment arriver d’avoir lors de ces déplacements ou de ces repas des personnes présentes qui ne sont pas en lien avec l’activité professionnelle. L’exemple le plus classique est celui du conjoint et la dessus la règle est assez claire : « les dépenses à caractères personnel ou somptuaire, exposées à l’occasion de congrès, ainsi que les frais de voyage et de séjour du conjoint ne peuvent, en aucun cas, être admis en déduction ».

Vous pouvez retrouver l’ensemble de la réglementation concernant les frais de réception, de représentation, de congrès et de repas sur le site officiel du ministère des comptes publics.

La récupération de la TVA sur les frais de représentations (hôtels, restaurants, déplacements etc.) est possible sous réserve bien sûr de respecter quelques règles, en particulier en matière d’identification exhaustive du client. Toute dépense doit être justifiée d’une facture ou de ton document similaire (justificatif). Pour les notes et les frais de repas il existe une législation un peu particulière.

On doit faire la distinction entre les frais de mission et les frais de réception. Les frais de mission sont ceux qui ne comportent pas de personnes tiers. Cela regroupe le repas d’un salarié seul, le repas pour une réunion professionnelle entre salariés par exemple. Les frais de réception eux sont comme nous l’avons vu des repas en compagnie d’invités extérieurs (clients, fournisseurs ou prospects par exemple).

Il existe donc de nombreux frais de mission liés à la restauration et qui peuvent être éligibles à la récupération de la TVA. De nombreuses entreprises organisent par exemple des évènements pour augmenter la cohésion d’une équipe (team building), un repas dans un restaurant est alors souvent envisagé. Un autre exemple plus classique est un repas à l’occasion d’une réunion professionnelle entre différents salariés d’une même entreprise (en général une fois par semaine au maximum).

Pour les fêtes d’entreprises,  le traitement de la TVA diffère selon que l’entreprise organise elle-même la cérémonie, si oui elle peut déduire de 100 pourcent la TVA. Si la société décide de recourir à un prestataire de service (traiteur), la TVA n’est déductible qu’à hauteur de 50 pourcent.

Pour les repas de moins de 150 euros, un ticket de caisse du restaurant est suffisant. Pour les repas de plus de 150 euros, une facture doit alors être établie et celle-ci doit respecter certaines conditions. En effet elle doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

• Le nom et l’adresse du restaurateur
• Son numéro de Siret ou numéro de TVA intracommunautaire
• Le nom et l’adresse de votre entreprise
• Le détail de la TVA par taux et le montant de la TVA
• Le montant HT et le montant  TTC

Il existe une certaine souplesse et tolérance pour les factures inférieures à 150 euros HT. Si jamais le nom et l’adresse du client ne figurent pas sur la facture, ils peuvent être ajoutés par le client lui-même ou renseignés ultérieurement.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.