Logiciel de facturation, de quoi s’agit-il ?

Les logiciels de facturation sont des logiciels informatiques qui aident les entreprises à tenir leur comptabilité. Vous n’avez qu’à entrer l’information sur le client dans le logiciel qui génère ensuite des devis et factures précises et séquentielles, qui peuvent facilement être envoyées par email ou imprimées pour un envoi postal. La plupart des logiciels de facturation vous permettent de créer des modèles de facture et d’enregistrer des informations sur les clients et les produits.

Utiliser un logiciel de facturation au lieu de recourir à Word ou Excel vous aide à vous tenir informé des projets en cours et des clients avec plus de précision, et vous assure d’être payé à temps. De plus, le recours à un logiciel garantit la bonne conformité à la loi de vos documents financiers et comptables, particulièrement utile pour vos déclarations fiscales. Un logiciel de facturation complet peut vous faire économiser du temps et des efforts, ce qui est fort agréable si vous êtes gérant d’une petite entreprise et que vous essayez de jongler avec les nombreux aspects de la gestion d’une TPE ou d’une PME.

Tout chef d’entreprise peut bénéficier de l’automatisation du processus grâce à l’utilisation d’un logiciel de facturation. Selon la taille de votre entreprise et le nombre de clients, cela peut vous faire gagner un temps inimaginable. Il est en outre particulièrement utile aux indépendants et aux micro-entrepreneurs. Si vous venez tout juste de démarrer votre propre entreprise, ou si vous êtes un professionnel chevronné qui exploite déjà une entreprise, seule ou avec une équipe réduite, le fait de disposer d’un logiciel de comptabilité complet qui comprend un logiciel de facturation peut parfois vous éviter le recours à une équipe comptable entière.

Malgré les nombreux avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation, il existe aussi quelques inconvénients. Bien qu’il existe d’excellentes options payantes sur le marché, certains logiciels de facturation gratuits peuvent parfois comporter des fonctionnalités restreintes qui ralentissent voire compliquent le processus. Voici quelques-uns des inconvénients potentiels que vous pourriez subir :

• Accès utilisateur restreint : certaines versions gratuites peuvent limiter le nombre d’utilisateurs qui peuvent accéder au logiciel de facturation et l’utiliser simultanément. Cela peut causer des problèmes pour vos employés et ralentir le processus.
   
• Flexibilité de la facturation : si vous exploitez une très petite entreprise, un logiciel de facturation gratuit peut être une solution appropriée pour vous. Cependant, si vous êtes responsable d’une entreprise plus grande, avec de nombreux clients ou même plusieurs succursales, le processus de facturation peut alors devenir plus lourd. Un logiciel de facturation plus étendu ou un progiciel de comptabilité complet peut cependant s’avérer coûteux ; il est donc important d’évaluer si cela en vaut la peine pour vous.
   
• Sécurité et récupération des données : vos données et celles de vos clients sont extrêmement précieuses et leur confidentialité devrait être une priorité en tout temps. Assurez-vous de vérifier que le fournisseur de logiciel de facturation que vous avez choisi chiffre les données et fournit un système de récupération de données.

Compte tenu de ces inconvénients potentiels, il devrait tout de même être facile pour tout chef d’entreprise ou indépendant de trouver un logiciel de facturation adapté à ses besoins. Si vous optez pour un logiciel de facturation gratuit, assurez-vous d’effectuer des recherches sur l’ensemble des fonctions fournies avant de vous engager avec un logiciel.Enfin, depuis le 1^er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel de facturation agrée par l’État est obligatoire (notamment dans le cadre du logiciel de caisse), surtout si vous êtes assujetti à la TVA. Ainsi, il est important de vérifier que l’outil ou les logiciels possède bien la certification nécessaire. Les entreprises concernées par l’obligation doivent utiliser un logiciel de gestion garantissant l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.

Que vous travailliez sur un budget ou que vous souhaitiez simplement voir le fonctionnement des logiciels de facturation automatisée, il existe de nombreuses options gratuites à tester. Dans notre sélection, vous trouverez également des solutions payantes.

Henrri est un logiciel de facturation gratuit édité par la société française Rivalis. Cette dernière est spécialisée dans les solutions pour les TPE PME et existe depuis 1994. Henrri offre de nombreuses fonctionnalités pour la facturation, la comptabilité ainsi que pour l’évaluation des performances de l’entreprise. Les principales options sont la facturation et la création de devis, la relance automatique des impayés, le calcul du chiffre d’affaires en temps réel, etc. L’éditeur a pour ambition de toujours proposer son logiciel gratuitement et sans publicité. Cependant, Henrri est un logiciel évolutif. Vous pouvez en effet le compléter via des modules gratuits et payants pour enrichir les fonctionnalités de base et améliorer la performance ou le support du logiciel (par exemple pour bénéficier de l’assistance Entrepreneur). Toutes les données sont stockées dans des serveurs hébergés en France, ce qui offre une parfaite sécurité pour vos données.

Sellsy est une solution complète pour réaliser des devis et éditer des factures. En plus d’être très personnalisable, l’outil permet en plus de créer des relances automatiques, de réaliser le suivi des encaissements et offre une fonctionnalité avancée pour les devis. Sellsy se compose aussi d’un logiciel CRM et d’un logiciel de comptabilité en plus du logiciel de facturation. Sellsy est n’est toutefois pas gratuit et il est obligatoire de souscrire à une offre payante. Il existe plusieurs packs. Le moins cher, « Start » coûte 50 euros par mois et par logiciel, et permet à 5 collaborateurs de travailler dessus. Si vous avez besoin d’un accès autorisé pour un plus grand nombre de collaborateurs et d’un support par téléphone, vous pouvez choisir l’offre « Start+ » (90 euros), « Business » (120 euros) ou « Business+ » (180 euros). Sellsy est une entreprise française, vos données sont aussi stockées sur des serveurs basés dans l’Hexagone.

Facure.net présente de nombreuses caractéristiques de base mais son plus grand avantage est le fait qu’il soit entièrement gratuit. Avec ce logiciel vous pouvez rapidement éditer des devis et les transformer en facture. Il est possible aussi de télécharger au format PDF vos documents. Facture.net propose également un CRM et apporte la fonctionnalité « opportunités d’affaires », qui permet de visualiser le prévisionnel de chiffre d’affaires. L’utilisation du logiciel est facile et la version Web mobile est fonctionnelle. Cela en fait un outil idéal pour les micro-entrepreneurs en quête d’une solution gratuite.

QuickBooks est un logiciel particulièrement adapté aux entrepreneurs indépendants ou aux chefs de petites entreprises, Quickbooks simplifie le processus de facturation en vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur la gestion et les affaires courantes de votre société. La facturation personnalisable comprend un large éventail d’options de paiement en ligne, ainsi que des options de virement bancaire. Quickbooks est accessible à partir d’un ordinateur de bureau ou d’un appareil mobile, de sorte que vous pouvez être payé où que vous soyez, quelle que soit la devise. Trois forfaits sont offerts aux petites entreprises : « Simple Start » pour 10 euros par mois, « Essentials » pour 25 euros par mois et « Plus » pour 35 euros. Quickbooks offre enfin une période d’essai de 30 jours et des réductions sur les versions sont fréquentes sur leur site Web.

Zervant est un outil de facturation intuitif en ligne disponible gratuitement mais aussi avec via des packages payants qui comportent des fonctionnalités supplémentaires. Le logiciel est édité par une jeune entreprise Finlandaise qui offre une grande sécurité pour vos données. En plus de l’outil de facturation, Zervant propose aussi un outil CRM et des fonctionnalités de comptabilité et de paiement en ligne. Vous pouvez ainsi démarrer avec la version gratuite et choisir une version payante en fonction de la croissance et des besoins de votre entreprise. La version « Start » pour 7 euros ou « Pro » pour 15 euros. Enfin, vous trouverez les versions « Croissance » pour 35 euros et « Expert » pour 75 euros.

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