Tout commence par l’objet. C’est la première et parfois la seule chose que le destinataire de votre email regardera. Si vous n’êtes pas convaincant dès l’objet, votre email finira très probablement dans la corbeille numérique. Il faut susciter l’intérêt du destinataire. Des questions rhétoriques par exemple sont souvent pertinentes. Les objets touchant à des problèmes ou des objectifs concrets du destinataire font régulièrement mouche. Indiquez très clairement dans l’objet que vous avez une solution à proposer. L’email de relance ne varie pas beaucoup de l’email de prospection avec lequel vous tentez d'établir un premier contact.
Suivant l’état actuel de votre négociation, la formulation ne sera cependant pas la même. Est-ce la première tentative ou avez-vous déjà envoyé plusieurs emails restés lettre morte ? Après plusieurs messages sans réponse, vous pouvez sans problème demander concrètement si vous devez refaire d’autres tentatives. Vous trouverez dans nos modèles d’email de relance commerciale de bons objets adaptés à différentes situations.
En ce qui concerne le contenu, respectez les règles suivantes : soyez le plus concis possible. Vous pouvez partir du principe que votre contact souhaite consacrer le moins de temps possible au traitement de ses emails. Les messages longs sont dissuasifs. Si vous en venez au fait en quelques phrases en revanche, votre email sera un véritable soulagement dans le flot d’emails indésirables.
Des consignes claires permettent au client potentiel de répondre facilement à votre message, et c’est bien là votre but ! S’il doit encore réfléchir longtemps à la réponse idéale, il repoussera le traitement de l’email à plus tard et finira par l’oublier complètement. Avec des questions ou des instructions claires (pas des ordres), vous obtiendrez des réponses rapides.
Outre le contenu, la date d'envoi est également décisive pour la réussite ou l’échec de votre message. Si les intervalles entre les emails sont trop courts, les courriels peuvent être ressentis comme gênants ; si vous attendez trop longtemps, vous risquez de perdre l’intérêt éventuel du client. Nous vous recommandons d’espacer les emails de 3 à 4 jours, quitte à augmenter cet intervalle d’un mail à l’autre. Cela permet de donner à votre interlocuteur suffisamment de temps pour rédiger une réponse s’il en avait l’intention. L’heure la plus pertinente pour l’envoi dépend des habitudes du destinataire. Il est très difficile de se montrer catégorique.