Les comptes fournisseurs sont une composante essentielle de la comptabilité d’une entreprise : elle traite avec les créanciers, c’est-à-dire toutes les personnes et organisations qui font des demandes à l’entreprise. Le service des comptes fournisseurs dispose d’un certain nombre de missions. Cela inclut la saisie et la vérification des factures fournisseurs ainsi que la préparation des paiements correspondants. De plus, les factures doivent être saisies dans la comptabilité. Ceci a lieu après leur vérification formelle et factuelle par le biais de leur imputation, c’est-à-dire leur affectation aux comptes appropriés et par leur comptabilisation, ainsi que par la comptabilisation des paiements correspondants. Enfin, les factures sont archivées conformément aux dispositions légales.
Un compte fournisseur fait partie de la comptabilité financière d’une entreprise. C’est là que toutes les opérations commerciales relatives aux fournisseurs externes sont regroupées.
Les comptes fournisseurs sont la contrepartie exacte des comptes clients, ces derniers traitant avec les clients, appelés débiteurs. Pour les fournisseurs, en revanche, c’est l’entreprise qui est le débiteur : elle doit de l’argent au fournisseur ou au prestataire de services pour les biens ou services achetés.
En d’autres termes : le service des comptes fournisseurs s’occupe des factures entrantes. Par exemple, si une entreprise emploie un prestataire de services ou commande une livraison, les factures qui en résultent se retrouvent dans les comptes fournisseurs. Selon la taille de l’entreprise, elle peut former son propre département ou simplement faire partie de l’ensemble des tâches de la comptabilité.
La comptabilité ordonnée d’une entreprise exige que les factures fournisseurs et les paiements qui en résultent soient correctement comptabilisés : le montant de la facture doit être crédité « créances ». Le compte de contrepartie est un compte de charges au débit. La TVA sur chiffre d’affaires, en revanche, appartient séparément au compte de TVA déductible : la taxe sur le chiffre d’affaires n’est (grâce à la retenue de TVA déductible) qu’un poste transitoire.
L’archivage, conformément à la réglementation, est également important : la loi exige un délai de conservation de dix ans. Pour l’archivage, les factures sont idéalement classées de manière à pouvoir être retrouvées chronologiquement et alphabétiquement. Après l’expiration de la période de conservation, le service des comptes fournisseurs peut alors détruire les factures. Le stockage électronique sécurisé est également autorisé.
Cependant, deux autres tâches de la comptabilité fournisseur sont d’une grande importance pour le succès d’une entreprise : le contrôle des factures et l’organisation des paiements (également connue sous le nom de gestion des paiements).
Le contrôle des factures fournisseurs est une mission importante de la comptabilité fournisseurs. Les erreurs qui se produisent ici peuvent rapidement entraîner des pertes financières. Le contrôle des factures est divisé en deux phases :
La première étape consiste à toujours vérifier l’exactitude formelle d’une facture. Est-ce que la facture contient tous les éléments prescrits (par exemple : adresse du destinataire, date, numéro de facture) ? Ces éléments sont-ils spécifiés correctement ? Cela peut sembler exagérer, surtout lorsqu’il s’agit de factures provenant de partenaires commerciaux de longue date. On peut, en effet, avoir tendance à survoler la vérification de ces informations car la confiance s’est installée. Quelques entreprises s’envoient même des factures de manière non formelle en tant que pièces jointes d’email. Cependant, lors de l’envoi de factures électroniques, il faut veiller à prendre les bonnes mesures de sécurité.
La vérification du contenu en tant que deuxième étape de la vérification de la facture se divise elle-même en deux parties :
Le service des comptes fournisseurs travaille en étroite collaboration avec le service d’achats de marchandises : les prix et les conditions de livraison indiqués sur la facture correspondent-ils à ce qui a été convenu ? Les conditions de paiement et autres conditions particulières (par exemple un escompte) sont-elles correctement indiquées ?
2. Synchronisation avec la livraison
Ici, ce sont l’acceptation des marchandises et le destinataire des marchandises livrées ou de la prestation de service qui entrent en jeu : la facture correspond-elle au bon de livraison ? La livraison correspond-elle en qualité et quantité à ce qui a été convenu ? La livraison est-elle complète et a-t-elle eu lieu à la date (éventuellement l’heure) prévue ? Y a-t-il des réclamations ?
Suite à la vérification de la facture, le service des comptes fournisseurs clarifie avec les fournisseurs les questions restantes. Si une facture est incorrecte, il est nécessaire de la corriger. Il en va de même s’il existe des factures dont le prix et les conditions n’ont pas été convenus. En cas de réclamation, le service achats négocie généralement une réduction de prix ou annule la commande si nécessaire. Dans la pratique, il est également assez fréquent que les entreprises réduisent leurs factures en fonction des livraisons et des services effectivement reçus. Le service des comptes fournisseurs s’occupe ensuite également de l’établissement des corrections correspondantes.
La communication avec les fournisseurs fait partie du domaine de la comptabilité fournisseurs. Les questions relatives à la vérification de la facture doivent être clarifiées avec ce service.
La troisième tâche importante du service des comptes fournisseurs est d’organiser les paiements d’une entreprise de manière à éviter les erreurs et les pertes inutiles. Il est important de garder la trace des factures entrantes et de préparer et effectuer les paiements nécessaires de la même manière que la vérification des factures l’a montré, sans erreurs. Les erreurs suivantes ne sont pas rares et une bonne comptabilité fournisseurs permet de les éviter :
Tous ces cas coûtent du temps et de l’argent et dans certains cas engendrent des paiements d’intérêt. Les paiements devraient cependant être organisés de sorte que cela soit, financièrement parlant, le plus avantageux possible pour l’entreprise.
De nombreux fournisseurs indiquent un délai de paiement (par exemple 30 jours) mais offrent également un escompte commercial si on paye dans les 7 jours. Les entreprises utilisent volontiers ce type d’offre et paient ainsi plus rapidement. Cependant, ils doivent toujours garder un œil sur leurs finances : il est possible que le montant au comptant ne soit pas suffisant à une date antérieure ou que des intérêts dépassant l’escompte économisé soient induits.
Une autre raison poussant à payer plus rapidement tient aussi au bonus promis par un fournisseur pour un certain objectif de vente, lié à la réception effective du paiement. Ainsi, cela est éventuellement plus avantageux de payer avant la date limite plutôt qu’à la fin de la période de paiement.
Ce sont les comptes fournisseurs qui sont responsables des notes de crédit pour les fournisseurs de l’entreprise. Il y a deux distinctions à faire :
Si une entreprise se plaint d’une livraison ou d’un service, renvoie la marchandise ou accepte une réduction de prix, le fournisseur doit effectuer une note de crédit pour le montant correspondant. De même, une ristourne accordée par le fournisseur pour un volume de ventes prend la forme d’une note de crédit. Dans les deux cas, le service comptabilité fournisseurs comptabilise le montant en question, TVA comprise.
2. Facture émise par le destinataire du service ou la marchandise
Une entreprisepeut aussi émettre une facture sur la marchandise ou le service reçu du fournisseur. Un tel avoir doit respecter les mêmes conditions qu’une facture normale et également porter la mention « note de crédit ». Cependant, les deux parties doivent accepter une telle réglementation. Un avoir peut toutefois octroyer des avantages aux deux parties : le fournisseur ne doit pas s’occuper lui-même de la facturation de sa prestation et le destinataire s’épargne la vérification de la facture. L’émission et la comptabilisation de tels avoirs fait aussi partie des missions du service des comptes fournisseurs.
En plus du traitement de toutes les opérations qui sont en lien avec les factures entrantes, le service des comptes fournisseurs d’une entreprise dispose encore d’un certain nombre d’autres missions. Parmi celles-ci, on compte :
Les données de tous les fournisseurs avec lesquels travaillent une entreprise doivent être sauvegardées dans une base de données : les adresses, les personnes de contact, les coordonnées bancaires mais aussi les transactions commerciales telles que les commandes, les livraisons, les paiements, les ventes, les réclamations etc. Ces données doivent être répertoriées et traitées. Idéalement, une telle base de données devrait faire partie d’un logiciel de facturation d’une entreprise, de sorte qu’une grande partie des données y sont entrées automatiquement.
La comptabilité fournisseurs est également responsable des paiements ou des débits récurrents. Cela peut, par exemple, concerner les loyers ou paiements de leasing (aussi connus sous le nom de crédit-bail). Le service établit les ordres permanents correspondants ou délivre les autorisations de prélèvement automatique et veille à ce que les paiements soient effectués dans les délais et selon le montant convenu. Le service des comptes fournisseurs peut également effectuer d’autres paiements, comme les frais de déplacement, au besoin.
L’entreprise A commande 1000 vis à l’entreprise B. Afin de pouvoir organiser les processus associés, le service des comptes fournisseurs crée d’abord un enregistrement de données de base pour la société B en tant que fournisseur. Pour ce faire, il affecte également un numéro fournisseur.
Les vis arrivent à destination ainsi que la facture. Le service des comptes fournisseurs vérifie l’exactitude du contenu et l’aspect formel et note le numéro fournisseur, afin que la transaction puisse à nouveau être trouvée facilement. L’enregistrement comptable suit maintenant, de sorte que les comptes corrects soient également débités. La facture est ensuite triée avec les autres factures fournisseurs. En effet, il peut y avoir des factures qui sont dues à l’avance ou qui doivent être payées en priorité.
Lorsque le délai de paiement est atteint, le service des comptes fournisseurs soumet la facture à l’approbation de la direction, puis prend les dispositions nécessaires pour que le montant impayé des vis soit payé à l’entreprise B, généralement par le biais des services bancaires en ligne.
La facture réglée est maintenant archivée, soit dans un dossier soit de manière électronique. En cas de contrôle fiscal, elle sera ainsi accessible facilement et immédiatement.
Le service des comptes fournisseurs est indispensable pour les grandes entreprises mais est aussi très utile pour les plus petites. Il est dédié uniquement aux fournisseurs : si une entreprise achète des biens ou des services, le service fournisseurs prend en charge toutes les tâches comptables et organisationnelles associées. Avec un service qui ne traite qu’avec les fournisseurs, vous pouvez vous assurer que vos paiements sont organisés de la meilleure façon possible.
Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.
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