La vie quotidienne au bureau présente des défis variés pour de nombreuses personnes. Qu’il s’agisse de l’organisation et de la gestion de toutes les tâches en cours, de la planification et du suivi des rendez-vous et des délais ou de la conception de la communication interne et externe : sans les bons outils, vous serez rapidement dans une position délicate. C’est pourquoi les logiciels bureautiques pour PC, Smartphone etc. sont indispensables dans la vie professionnelle. Cependant, l’offre actuelle de logiciels et outils est si diversifiée qu’il est difficile de trouver les programmes de bureautique adaptés à vos propres besoins. Nous vous présentons les principaux types de logiciels de bureautique disponibles et vous proposons quelques solutions bien connues dans un bref aperçu.
Lorsqu’elles recherchent un bon logiciel, les entreprises se heurtent souvent au problème suivant : il n’est pas si évident de savoir quels logiciels de bureautique sont réellement nécessaires pour assurer le bon déroulement de leurs activités. Pour ce faire, les suites bureautiques offrent un ensemble d’applications simples qui facilitent la vie quotidienne au bureau pour tous les secteurs d’activité. Habituellement, ces suites contiennent des programmes de traitement de texte, des tableurs, des outils de présentation, des systèmes de gestion de bases de données et des outils de communication. Le leader classique et incontesté du marché est la suite Microsoft Office, publiée par Microsoft depuis 1989, mais pour laquelle il existe aujourd’hui également des alternatives gratuites et payantes intéressantes.
La suite logicielle de bureautique propriétaire Microsoft Office n’est pas seulement le premier choix de nombreux utilisateurs Windows : grâce aux versions pour macOS, iOS et Android ainsi qu’à une variante Web allégée pour tous les navigateurs courants, la collection de logiciels est également très demandée au-delà des utilisateurs du même système d’exploitation.
Microsoft a établi des logiciels classiques avec des programmes Office tels que Word (traitement de texte), Excel (tableur), PowerPoint (logiciel de présentation) ou Outlook (gestionnaire d’informations personnelles), où les outils individuels se caractérisent à la fois par un guidage simple de l’utilisateur et par leurs fonctions particulièrement étendues. L’utilisation de l’édition actuelle, distribuée sous le nom de « Office 365 », nécessite la souscription à un abonnement mensuel (à partir de 7 euros par mois) ou l’achat d’une licence (uniquement disponible avec le pack « Office Home & Student »).
Le paquet open source LibreOffice montre qu’une suite bureautique ne doit pas être nécessairement payante. Le dérivé de la suite OpenOffice, plus connu, qui est également sous licence libre, a été développé indépendamment depuis 2010, l’équipe fournissant même différentes versions pour Windows, MacOS et Linux. Bien que le logiciel de bureautique contenu dans LibreOffice puisse être utilisé gratuitement, il n’est en aucun cas inférieur à la solution de Microsoft : les programmes de bureautique tels que l’éditeur de texte Writer ou le programme de dessin Draw sont similaires aux applications propriétaires non seulement par leur utilisation, mais aussi par leurs fonctionnalités. Comme les programmes LibreOffice prennent également en charge de nombreux formats Microsoft tels que .docx ou .xlsx, la collaboration avec les utilisateurs de la suite Microsoft est également possible sans aucun problème.
Depuis 2016, le géant des moteurs de recherche Google propose aussi une suite bureautique : Google Workspace qui se distingue des solutions susmentionnées par le fait qu’elle est exclusivement basée sur le Cloud. Les différents outils pour l’édition conjointe de documents et la planification de tâches et de rendez-vous ne sont donc pas installés sur le PC ou l’appareil mobile, mais peuvent simplement être démarrés et utilisés sans installation avec le navigateur de votre choix. Cependant, vous n’avez besoin que d’une connexion Internet active pour synchroniser les données ou votre statut de travail actuel, car la plupart des programmes de bureautique inclus dans Google Workspace ont également un mode hors ligne. Comme pour Microsoft Office, un abonnement mensuel est nécessaire pour pouvoir utiliser pleinement Google Workspace.
Même un demi-siècle après son invention, l’email est encore central comme élément de communication au bureau. On estime que 196 milliards d’emails sont envoyés chaque jour dans le monde, dont environ la moitié sont des messages professionnels. Un logiciel de messagerie avec lequel vous pouvez recevoir, envoyer et archiver des emails ne devrait donc manquer sur aucun poste de travail, d’autant plus que ces clients fonctionnent dans la plupart des cas également comme des gestionnaires d’informations personnelles ou PIM (Personal Information Manager), en permettant la gestion des rendez-vous, contacts, tâches et notes.
Outlook est le client de messagerie officiel de Microsoft Office et donc le choix standard pour de nombreux utilisateurs lorsqu’il s’agit d’envoyer des emails. Le logiciel bureautique peut être installé sur le système de votre choix ou, sans installation, utilisé avec n’importe quel navigateur classique après l’achat ou la souscription à un abonnement MS Office. Des applications pour les utilisateurs iOS et Android sont également disponibles. Ainsi, vous pouvez non seulement gérer votre communication email avec Microsoft Outlook à tout moment, mais aussi de n’importe où. En plus du centre de messages, le client dispose d’un calendrier intégré qui peut être utilisé, par exemple, pour créer et coordonner des horaires ou réserver des salles de conférence.
Si vous recherchez un logiciel de bureautique gratuit, vous le trouverez également dans la catégorie des clients de messagerie : le programme open source Thunderbird développé par la Fondation Mozilla, compte parmi les meilleures alternatives à Outlook, et est de plus entièrement gratuit. Par défaut, le client est seulement limité à la fonction d’email, mais il peut être étendu avec des plugins pour inclure diverses fonctions complémentaires. Par exemple, vous pouvez utiliser le module complémentaire Lightning pour ajouter un calendrier afin de gérer les tâches et rendez-vous à venir directement dans Thunderbird. Aussi populaire et très utile est l’extension ReminderFox, qui vous permet de visualiser et de gérer des listes de rappels et de tâches.
Le système d’exploitation Windows offre aussi un logiciel de bureautique gratuit pour la gestion des emails. L’application, qui porte le simple nom de « Mail », est apparue pour la première fois dans l’édition Windows Vista et est également disponible dans la version actuelle de Windows 10. L’outil est livré comme standard avec une boîte de réception, un calendrier et une gestion des contacts. De plus, vous pouvez ajouter le planificateur de tâches « Microsoft To-Do » au client via Microsoft Store. Lorsque vous liez Mail à un compte Microsoft Exchange, vous avez également accès à des fonctions de sécurité telles que la possibilité de chiffrer vos messages.
La ponctualité à vos rendez-vous et le respect des délais est l’une des vertus les plus importantes dans la vie quotidienne au bureau. Les relations avec les partenaires commerciaux souffrent rapidement si vous ne faites pas preuve du professionnalisme nécessaire à cet égard. Et même au sein de votre entreprise, le respect des engagements de livraison joue un rôle fondamental pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. N’hésitez donc pas à utiliser un logiciel de calendrier ou des agendas pour planifier votre quotidien de façon optimale et ne manquer ainsi aucun de vos rendez-vous. Ces programmes spécifiques offrent un éventail de fonctions beaucoup plus large que les solutions de calendrier intégrées des clients de messagerie électronique.
Avec l’application de calendrier Rainlendar, vous pouvez suivre tous les événements et tâches importants. Pour ce faire, l’outil présente les listes correspondantes directement sur votre bureau afin que vous puissiez les consulter à tout moment. Le style graphique de ces listes, dont le nombre est illimité, peut être personnalisé à l’aide de différents Skins. Rainlendar est disponible pour Windows, MacOS et Linux et stocke toutes les données dans le format iCalendar standardisé (RFC 2445). Ainsi, vous pouvez facilement exporter vos rendez-vous et vos tâches vers un autre programme. Le programme de bureautique comme logiciel de calendrier est disponible en version Lite gratuite ou en version Pro payante (9,95 euros). Cette dernière vous donne la possibilité d’intégrer d’autres calendriers comme le calendrier Google notamment.
Il est souvent inévitable de devoir recourir aux calendriers de plusieurs outils, ce qui n’est pas tout à fait dans l’intérêt d’une plus grande clarté. La solution la plus simple et pratique à ce problème est apportée par le logiciel de bureautique de Code Spark OneCalendar : l’application pour Windows, Android et iOS permet l’importation de calendriers de différents services. Ces services comprennent les suivants :
OneCalendar est à la base gratuit. Pour environ 5 euros, vous pouvez à tout moment faire évoluer l’outil de bureautique vers OneCalendar Premium et activer ainsi d’autres fonctions telles que la synchronisation immédiate ou une fonction de personnalisation.
Voici bien plus qu’un simple calendrier, le logiciel de bureautique développé par Astonsoft Ltd. EssentialPIM. Le logiciel pour Windows, iOS et Android se distingue avec de nombreuses autres fonctionnalités pour l’organisation du travail quotidien, c’est pourquoi il peut également être classé comme un gestionnaire d’informations personnelles (PIM), comme le nom l’indique déjà. Vous pouvez également saisir des tâches et créer des notes, gérer des contacts et même intégrer des comptes email. De plus, un gestionnaire de mots de passe est intégré dans le logiciel de bureautique. EssentialPIM qui est pour sa version de base gratuit peut aussi être amélioré avec l’édition Pro payante (à partir d’environ 36 euros) à tout moment pour accéder à un énorme pack de synchronisation (incluant Google, iCloud, Outlook, CalDAV et CardDAV), à des méthodes de chiffrement puissant ou à une fonction notepad pour le bureau notamment.
La fameuse To-do-list est un outil indispensable pour la vie quotidienne au bureau, qui devrait également être bien utilisé dans la vie privée. Une telle liste de toutes les tâches à accomplir facilite considérablement l’auto-organisation ou le travail au sein de l’équipe et constitue en outre la base essentielle pour une gestion du temps réussie. Les éléments individuels de la liste peuvent être spécifiquement assignés à des personnes spécifiques et cochés dès qu’ils sont terminés - si de nouvelles tâches apparaissent, il suffit de les ajouter. Au lieu de conserver votre liste de tâches sur une feuille de papier ou sur un tableau à feuilles mobiles, vous pouvez également le faire sur votre PC ou votre appareil mobile grâce à un outil de bureautique.
L’un des programmes Office les plus connus pour la gestion des tâches est le service Web Evernote. Vous pouvez également utiliser le navigateur ou l’application de votre appareil (Windows, macOS, iOS, Android) pour taper des notes dans l’application ou bien scanner des notes manuscrites, créer des listes de tâches ou ajouter des photos, des images, des enregistrements, etc. pour organiser vos idées et faciliter au maximum l’échange dans votre équipe. Ce dernier point n’est toutefois réservé qu’aux utilisateurs de la version payante Evernote Business (environ 14 euros par utilisateur et par mois), ce qui, entre autres, porte la limite mensuelle de téléchargement à 20 Go et permet un accès hors ligne avec des applications mobiles. Dans la Basic Edition gratuite, cela n’est en effet possible qu’avec l’application de bureau.
L’un des plus anciens outils de liste de choses à faire est le programme de bureautique ToDoList. Le logiciel gratuit pour Windows ne nécessite aucune installation - il vous suffit de télécharger le fichier exécutable et de lancer le planificateur de tâches en double-cliquant dessus. ToDoList vous présente les tâches à venir dans une arborescence claire, où vous pouvez créer autant de sous-tâches et de commentaires que vous le souhaitez pour chaque tâche, qui peuvent être repliées ou dépliées pour plus de clarté. Vous pouvez également définir les paramètres suivants pour chaque tâche :
En outre, vous pouvez enregistrer des liens dans ToDoList vers des ressources nécessaires pour une tâche ou une division de tâches. Pour ce faire, il vous suffit de saisir l’adresse réseau ou l’adresse Internet.
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