Dans un contexte d’entreprise, on ne peut pas toujours faire les choses à sa manière. Pour paraître professionnel et sérieux auprès de vos clients, il est important de soigner sa lettre commerciale. Outre quelques mentions incontournables qui doivent être incorporées à votre lettre, quelques bonnes pratiques sont importantes à adopter.
Toute communication écrite dirigée vers l’extérieur entre deux partenaires commerciaux peut être considérée comme une lettre commerciale. Il peut s’agir de :
Pour toutes ces communications, une certaine cohérence dans la forme est recommandée afin que le client puisse directement identifier votre entreprise. Par ailleurs, des mentions légales devront figurer dans le contenu, généralement dans les en-têtes et pieds de page.
En cas de premier contact avec un partenaire, un modèle propre à l’entreprise qui peut être utilisé par l’ensemble des employés est pratique. Ainsi, vos salariés n’ont pas à effectuer des ajustements fastidieux pour être en accord avec la charte graphique de la société et ils n’ont que quelques modifications à effectuer pour s’approprier la lettre (nom propre, ligne téléphonique directe pour que votre contact puisse vous joindre etc.). Pour les personnes amenées à communiquer régulièrement avec l’extérieur, comme les commerciaux, non seulement un temps considérable est ainsi gagné mais quelques erreurs peuvent aussi être évitées.
Bien sûr, une telle rigueur n’est pas nécessaire pour les communications en interne (entre les bureaux, départements etc.). Pour les grands Groupes, certains schémas sont généralement imposés, mais les PME peuvent jouir de plus de flexibilité dans la majorité des cas. On note toutefois un format assez rigide pour les communications entre succursales.
Les lettres commerciales contiennent généralement une transaction commerciale. Il peut donc s’agir d’échanges Business-to-Business, le B2B ou Business-to-Consumer, le B2C. Les lettres commerciales doivent être clairement distinguées des lettres privées, qui servent à l’échange de renseignements personnels entre personnes privées.
Etant donné que les lettres commerciales sont utilisées pour favoriser le contact et la communication, vos documents doivent contenir toutes les informations les plus élémentaires sur vous. On doit donc au minimum voir figurer :
Mais vous pouvez inscrire bien plus d’éléments permettant d’identifier votre entreprise :
Dans le cas de la rédaction d’une facture, de nombreuses mentions sont obligatoires. Retrouvez-les dans notre article dédié aux éléments qui composent une facture.
Afin d’assurer une bonne communication avec les partenaires commerciaux, il est recommandé d’envoyer des lettres commerciales par courrier ou en format PDF.
Les partenaires commerciaux tout comme les clients privés vont se faire une idée de votre professionnalisme en recevant votre lettre. Il est important que cette dernière fasse une bonne première impression et soit adaptée à leurs besoins. Les destinataires considèrent souvent qu’un format non conventionnel n’est pas sérieux, ce qui peut créer de l’incertitude et de la méfiance.
Les lettres commerciales sont normalement écrites en format portrait. Nous vous recommandons dans ce cas les marges de page suivantes :
Voici ci-dessous concrètement à quoi cela peut ressembler :
Bien sûr, nos modèles doivent être accordés à vos besoins, adapter à vos contraintes éventuelles (format de l’enveloppe par exemple) et surtout à votre charte graphique. Si vous n’avez pas encore de charte graphique, nous vous recommandons simplement d’accorder les couleurs de la lettre avec celles du logo afin que l’apparence de la lettre ne soit pas trop effrayante pour le destinataire. Evitez également les couleurs trop agressives, la couleur de police rouge qui est une marque d’impolitesse et les majuscules lorsque la grammaire française ne l’impose pas.
Le choix de la police de caractères a un effet considérable sur la typographie et l’aspect général de votre lettre. Il est donc préférable d’utiliser des polices standard telles que Times New Roman, Ariel ou Helvetica. En principe, cependant, toutes les polices faciles à lire avec des proportions équilibrées sont adaptées aux lettres commerciales.
Une police de 12 points est généralement standard. Pour les documents comportant des corps de texte volumineux, la taille de la police peut être réduite à 11 points si nécessaire. Ces valeurs indicatives sont basées sur l’hypothèse que vous utilisez une police classique. Si votre entreprise utilise une police moins usuelle dans le cadre de sa charte graphique, il est conseillé d’ajuster la taille de la police en conséquence.
L’en-tête correspond au bord supérieur du document. A partir du bord du document, 4,5 cm peuvent être utilisés librement pour l’identification de votre entreprise. Généralement, des éléments graphiques tels que des logos ou slogans de la société sont placés dans cette zone.
Notez que les éléments de conception que vous placez sur le bord de la page peuvent se retrouver à l’extérieur de votre zone imprimable.
L’adresse du destinataire peut être placée de sorte qu’avec une enveloppe à fenêtre, le facteur pourra directement lire les informations pour l’acheminer. Les informations minimums nécessaires sont alors le nom et l’adresse du destinataire. Placez le champ d’adresse à 6 cm du bord supérieur du document, à environ 2 cm de la marge de droite. La taille de la fenêtre d’une enveloppe est généralement de 100 x 35 mm. Le texte de l’adresse peut commencer à une distance de 0,5 cm du bord droit de la fenêtre d’adresse.
Vos informations personnelles doivent se trouver sur le côté gauche. Elles sont généralement écrites un peu plus haut que les informations concernant le destinataire.
Voici quelques informations que vous pouvez insérer :
Dans le meilleur des cas, la marge du côté gauche est de 2 cm, autrement, compter tout de même au minimum 1 cm.
Si nécessaire, réduisez la taille de la police du bloc d’information, pour une taille de sortie de 12 points, par exemple, à 10 points.
Pour votre numéro de téléphone, il est judicieux d’ajouter l’indicatif de votre pays. Vos contacts étrangers n’ont ainsi pas à se poser de questions avant de prendre leur combiné. Plusieurs formes sont possibles :
0033 (0) 1 90 89 …
+33 (0) 1 90 89 …
01 90 89 … (dial +33 from abroad)
Comme pour les correspondances classiques, on trouvera le lieu et la date d’émission de la lettre sur la droite de la lettre. Il s’agit d’une ou de deux lignes sous les informations concernant le destinataire.
L’objet doit se référer directement au sujet de votre lettre et doit donner l’opportunité à votre destinataire de comprendre pourquoi vous lui écrivez. Ceci est plus simple à dire qu’à faire, car l’objet doit rester court (maximum sur 2 lignes). Il peut inclure un numéro de transaction ou la référence d’une offre si besoin.
On le trouve généralement une ou deux ligne sous la date, à 2.5 cm de la marge de gauche environ. Vous pouvez le mettre en gras pour le différencier du reste du contenu de la lettre.
Le corps du texte et les formules de politesse sont idéalement placés à une distance de 2,5 cm de la marge de gauche de la page.
La première formule de politesse de la lettre commerciale s’insère au moins une ligne après l’objet. Cela permet de respirer et de bien structurer votre lettre. On insérera une autre ligne après cette formule.
Si vous connaissez le nom de votre interlocuteur, utilisez-le :
« Madame Dupont, »
« Monsieur Durant, »
La formule de politesse se termine toujours par une virgule. Pour autant, n’oubliez pas de mettre une lettre majuscule au premier mot de votre corps de texte :
« Madame Dupont,
Suite à votre demande du… »
Si vous ne connaissez pas le nom de votre interlocuteur, on a pour habitude d’écrire « Madame, Monsieur, ». Dans tous les cas, il est peu recommandé d’écrire un « Bonjour Madame » ou de s’autoriser quelques fantaisies de ce genre. Les formules de politesse sont assez rigides, et elles servent à véhiculer une image de sérieux. Inutile donc de chercher à paraître original sur ce point, gagnez du temps en respectant les formules.
Utilisez le reste de votre lettre pour votre propos. Vous pourrez diviser le contenu en paragraphes afin de faciliter la compréhension du lecteur. Si votre lettre commerciale comporte plusieurs pages, faites un saut de page trois lignes avant le début de votre pied de page. Les autres pages ne répètent pas les informations sur l’expéditeur et le destinataire mais peuvent contenir l’en-tête de votre lettre avec votre logo. Cela uniformise le courrier. Par ailleurs, si une page s’égare chez le destinataire, il pourra identifier en un coup d’œil de quoi il s’agit.
Effectuez éventuellement une numérotation si votre courrier comporte de nombreuses pages.
Votre message doit se terminer par une autre formule de politesse, une formule de salutation.
Cette dernière peut être très formelle :
Ou plus familière (si vous connaissez la personne et que vous lui proposez par exemple un devis personnalisé) :
Mais elle peut aussi spécifier une attente de votre part :
Enfin terminer par écrire votre nom si la politique de votre entreprise vous le permet. C’est beaucoup plus agréable qu’une lettre se terminant de manière impersonnelle, comme « votre conseiller commercial » ou « votre équipe service après-vente ».
Pour finaliser votre lettre, vous pouvez insérer votre signature au-dessous de votre nom.
Indiquez les documents joints à votre courrier. Vous pouvez insérer chaque titre de vos annexes sur une ligne distincte afin de faciliter la lecture.
Placez ce bloc d’information une ou deux lignes après votre nom ou signature.
Le pied de page de la lettre commerciale contient toutes les informations auxquelles votre employeur est tenu en vertu de sa forme juridique.
En règle générale, on ajoute les informations relatives aux locaux de l’entreprise ou tout du moins au siège social (adresse), aux moyens de communiquer avec la société (numéro de téléphone, fax etc.) et ses coordonnées bancaires.
Le pied de lettre est idéalement placé selon une marge de 2,5 cm du côté gauche et 2,0 cm du côté droit. La hauteur est variable et dépend des besoins mais elle doit être au minimum de 2,5 cm.
Pour des raisons de lisibilité, les informations dans le pied de page sont généralement regroupées en blocs thématiques.
Pour être plus rapide, vous pouvez vous aider du modèle de lettre commerciale de IONOS. Il vous suffit de :
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Vous pouvez par exemple proposer des options plutôt que de lister toutes les impossibilités. Comparez par exemple la formulation « Je ne peux malheureusement pas vous répondre ! » à « Je vous informerai dès que possible ». Quelle phrase préféreriez-vous entendre ? Remplacez les formulations qui semblent péjoratives ou orientées problèmes par une alternative plus amicale et orientée vers une solution, sans pour autant promettre des choses fausses.
Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.
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