Le corps du texte et les formules de politesse sont idéalement placés à une distance de 2,5 cm de la marge de gauche de la page.
La première formule de politesse de la lettre commerciale s’insère au moins une ligne après l’objet. Cela permet de respirer et de bien structurer votre lettre. On insérera une autre ligne après cette formule.
Si vous connaissez le nom de votre interlocuteur, utilisez-le :
« Madame Dupont, »
« Monsieur Durant, »
La formule de politesse se termine toujours par une virgule. Pour autant, n’oubliez pas de mettre une lettre majuscule au premier mot de votre corps de texte :
« Madame Dupont,
Suite à votre demande du… »
Si vous ne connaissez pas le nom de votre interlocuteur, on a pour habitude d’écrire « Madame, Monsieur, ». Dans tous les cas, il est peu recommandé d’écrire un « Bonjour Madame » ou de s’autoriser quelques fantaisies de ce genre. Les formules de politesse sont assez rigides, et elles servent à véhiculer une image de sérieux. Inutile donc de chercher à paraître original sur ce point, gagnez du temps en respectant les formules.
Utilisez le reste de votre lettre pour votre propos. Vous pourrez diviser le contenu en paragraphes afin de faciliter la compréhension du lecteur. Si votre lettre commerciale comporte plusieurs pages, faites un saut de page trois lignes avant le début de votre pied de page. Les autres pages ne répètent pas les informations sur l’expéditeur et le destinataire mais peuvent contenir l’en-tête de votre lettre avec votre logo. Cela uniformise le courrier. Par ailleurs, si une page s’égare chez le destinataire, il pourra identifier en un coup d’œil de quoi il s’agit.
Effectuez éventuellement une numérotation si votre courrier comporte de nombreuses pages.
Votre message doit se terminer par une autre formule de politesse, une formule de salutation.
Cette dernière peut être très formelle :
- « Sincères salutations »
- « Meilleures salutations »
- « Salutations distinguées »
Ou plus familière (si vous connaissez la personne et que vous lui proposez par exemple un devis personnalisé) :
- « Bien à vous »
- « Bien cordialement »
Mais elle peut aussi spécifier une attente de votre part :
- « Dans l’attente de vos nouvelles, je vous prie d’agréer, Madame, l’expression de mes sentiments distingués »
Enfin terminer par écrire votre nom si la politique de votre entreprise vous le permet. C’est beaucoup plus agréable qu’une lettre se terminant de manière impersonnelle, comme « votre conseiller commercial » ou « votre équipe service après-vente ».