Un publipostage est un message envoyé à plusieurs destinataires. Le corps de la lettre doit être identique pour tous. Cependant, comme les destinataires sont différents, certains champs doivent être ajustés en fonction. Il s’agit, entre autres, du champ d’adresse et, éventuellement, de la ligne de salutation. Ceci dit, les numéros de client ou d’autres informations personnalisées peuvent également être automatiquement insérés dans le texte.
La plupart des logiciels de traitement de texte, dont Word, mettent à votre disposition des fonctions automatisées. Pour pouvoir exploiter tous les avantages de ces ressources, ces programmes doivent avoir accès à une base de données bien entretenue. Le logiciel devra y trouver les noms et adresses des destinataires et les insérer aux emplacements prévus du document.
Les possibilités d’utilisation du publipostage sont diverses et variées. Dans la sphère professionnelle, les entreprises exploitent notamment cette option pour l’envoi de documentations, factures ou offres. Les particuliers, quant à eux, tendent à l’utiliser pour la création d’invitations à de grandes fêtes.