Importer ses contacts Outlook : comment transférer des adresses vers le carnet d’adresses Outlook

Même avec l’hégémonie de Facebook et de WhatsApp, les emails jouent toujours un rôle important. Dans le monde des affaires en particulier, les messages électroniques demeurent un moyen de communication indispensable, et les listes de diffusion et newsletters font toujours partie des outils les plus simples pour contacter un grand groupe d’utilisateurs en faisant le moins d’efforts possible. Dans tous les cas, on aura besoin d’un client de messagerie avec un carnet d’adresses dans lequel toutes vos données de contact pourront être stockées.

Dans le domaine des clients de messagerie, Microsoft Outlook fait partie des géants depuis plus de deux décennies déjà. Ceci est notamment dû à sa grande flexibilité dans la gestion des contacts. Grâce à l’assistant d’importation/exportation intégré, par exemple, vous pouvez facilement importer des listes de contacts existantes dans Outlook. Comment une telle importation d’adresse doit-elle être préparée et quelles sont les étapes à suivre ?

Importer des contacts Outlook : quelles conditions ?

Il existe différents scénarios dans lesquels il est utile ou nécessaire d’importer des contacts dans Outlook : en règle générale, vous avez des listes externes de contacts professionnels ou privés que vous souhaitez importer dans votre carnet d’adresses Outlook. Cependant, il est également possible que vous souhaitiez importer des contacts que vous avez précédemment exportés depuis Outlook - par exemple, pour créer une sauvegarde ou parce que vous effectuez un changement de version. Dans ce dernier cas, la liste de contacts existe déjà dans le format d’importation CSV requis (les valeurs dans un tel fichier sont séparées par des séparateurs). Si vous avez votre propre liste de contacts, par exemple sous la forme d’une feuille de calcul Excel, vous devez d’abord l’enregistrer au format CSV avant de pouvoir l’importer dans votre carnet d’adresses Outlook.

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Enregistrer ses feuilles de calcul au format CSV

Tous les tableurs courants tels que Microsoft Excel ou OpenOffice / LibreOffice Calc offrent la possibilité d’enregistrer les classeurs sous forme de fichiers CSV. Pour les utilisateurs d’Excel, par exemple, cela fonctionne comme suit :

  1. Tout d’abord, cliquez sur la feuille de calcul qui contient les informations de contact que vous souhaitez importer dans le carnet d’adresses Outlook. Sélectionnez ensuite l’onglet « Fichier » et cliquez sur « Enregistrer sous ».
  2. Choisissez l’emplacement où vous voulez enregistrer le fichier et ouvrez le menu du champ « Type ».
  3. Sélectionnez le format CSV puis appuyez sur « Enregistrer ». Excel vous informera que certaines fonctionnalités du classeur seront perdues (à cause du passage au format CSV), ce que vous pouvez accepter en cliquant sur « OK ».

Importer des contacts dans Outlook avec les programmes bureau et les applications Web

Si vous avez des contacts au format CSV, vous pouvez immédiatement commencer à les importer dans votre carnet d’adresses Outlook. Vous n’avez besoin d’aucun logiciel supplémentaire pour cela : l’assistant import / export de Microsoft Outlook déjà mentionné est intégré par défaut et prend en charge l’importation sans outils ou plugins externes. Selon votre version d’Outlook ou selon si vous travaillez avec une version bureau ou le client Web, la procédure diffère légèrement. Nous avons distingué ci-dessous le processus d’importation pour les différentes éditions d’Outlook.

Importer des contacts dans Outlook 2016 et 2013

Les utilisateurs des nouvelles versions d’Outlook peuvent trouver l’assistant Import/Export dans le menu « Fichier » :

Dans la barre de menu de gauche, cliquez sur « Ouvrir et exporter », et lancez l’assistant en cliquant sur « Importer/Exporter ».

Différentes actions peuvent être sélectionnées dans le menu de l’assistant Importation et exportation. L’action « Importer à partir d’un autre programme ou fichier » requise pour l’importation est déjà marquée par défaut, de sorte qu’il vous suffit d’appuyer sur le bouton « Suivant ».

Dans la fenêtre de dialogue suivante, vous pouvez sélectionner « Valeurs séparées par une virgule » et passer directement au menu suivant. Utilisez la fonction « Parcourir » pour spécifier l’emplacement de stockage du fichier à importer :

Avant de cliquer sur « Suivant », vous avez la possibilité de choisir l’une des trois variantes d’importation suivantes :

  • Remplacer les doublons par les éléments import : si un contact existe déjà dans Outlook, les informations listées pour ce contact sont supprimées et remplacées par les informations du fichier d’importation.
  • Autoriser la création de doublons (option par défaut) : si un contact existe déjà dans Outlook, l’assistant Importer/Exporter crée une copie de ce contact. Plus tard, vous pourrez combiner les informations dans le carnet d’adresses ou supprimer la version souhaitée.
  • Ne pas importer les doublons : si un contact existe déjà dans Outlook, les informations à importer à son sujet sont supprimées.

Quelle que soit la sélection effectuée, vous serez invité à spécifier le dossier de destination dans le menu suivant. Recherchez l’entrée « Contacts » et cliquez sur « Suivant ».

Après un dernier clic sur « Terminer », Outlook lance le processus d’importation.

Importer des contacts dans Outlook on the Web

Vous pouvez également importer de nouveaux contacts dans votre carnet d’adresses avec Outlook on the Web. Pour ce faire, connectez-vous à l’application Web, puis cliquez sur l’icône où figurent deux petites personnes (barre d’outils en bas à gauche) :

Ensuite, cliquez sur le bouton « Gérer » et sélectionnez « Importer des contacts ».

Le menu d’importation s’ouvre, et vous devez alors spécifier la source depuis laquelle récupérer les contacts. Les alternatives à Outlook comme Gmail, Yahoo Mail et Windows Live Mail apparaissent pour une éventuelle sélection. Ainsi, si vous souhaitez importer des listes de contacts à partir de l’un de ces trois services de messagerie, vous pouvez le faire ici. Pour le fichier CSV avec lequel nous travaillons dans ce tutoriel, nous avons besoin de l’option d’importation « Outlook 2010, 2010 ; 2013 ou 2016 » :

Cliquez maintenant sur « Parcourir » et indiquez l’emplacement où se trouve le fichier CSV avec les nouvelles informations de contact. Lancez ensuite le processus d’importation en cliquant sur le bouton « Charger » (en haut de la fenêtre).

Comment importer des contacts dans Outlook 2010

Outlook 2010 dispose également d’une fonction d’importation de contacts. Cependant, comme l’interface utilisateur du client de messagerie Microsoft a changé au fil des ans, le chemin d’accès à l’assistant d’importation/exportation diffère légèrement de la procédure utilisée dans les nouvelles versions d’Outlook. Les instructions suivantes, étape par étape, expliquent comment importer des contacts dans l’édition 2010 :

  1. Sélectionnez l’onglet « Fichier » et cliquez sur « Ouvrir ». Cliquez sur le bouton « Importer » pour lancer l’assistant d’importation/exportation.
  2. Recherchez l’action « Importer à partir d’un autre programme ou fichier » dans la liste, cliquez dessus et confirmez votre sélection avec « Suivant ».
  3. Spécifiez « Valeur séparées par une virgule (Windows) » comme type de fichier à importer, puis l’emplacement où le fichier CSV est stocké. Comme pour l’importation dans Outlook 2013 et 2016, vous pouvez également spécifier dans ce menu si les entrées d’adresse en double doivent être autorisées ou non.
  4. Sélectionnez le dossier de contacts dans lequel vous souhaitez ajouter les nouvelles adresses et démarrez le processus en cliquant sur Terminer.

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