Partager son ca­len­drier Outlook : comment rendre vos rendez-vous visibles et ac­ces­sibles ?

En plus d’être un service de mes­sa­ge­rie, Microsoft Outlook offre des fonctions de groupware complètes pour gérer les contacts, les tâches et les rendez-vous. De nom­breuses en­tre­prises ont recours à la fonction Ca­len­drier d’Outlook pour une meilleure col­la­bo­ra­tion entre employés ou pour planifier les rendez-vous clients. Le partage des in­for­ma­tions de votre ca­len­drier peut se faire aussi bien en interne qu’avec des par­te­naires externes comme des clients ou pres­ta­taires.

Guide rapide : partager le ca­len­drier Outlook en bref

1. Ouvrez le ca­len­drier Outlook, puis cliquez sur l’onglet « Démarrer » et choi­sis­sez « Partager le ca­len­drier ».
2. Sé­lec­tion­nez le ca­len­drier, adaptez les pa­ra­mètres d’au­to­ri­sa­tion et validez en cliquant sur « OK ».
3. Sous « Ajouter », sé­lec­tion­nez le contact avec lequel vous souhaitez partager votre ca­len­drier. Adaptez ensuite les pa­ra­mètres d’au­to­ri­sa­tion puis cliquez sur « OK ».

Outlook est dis­po­nible en version installée lo­ca­le­ment ou via les ap­pli­ca­tions Cloud de Microsoft Office 365. À titre privé, ce service est prin­ci­pa­le­ment utilisé comme programme email, per­met­tant de gérer plusieurs comptes. Dans les or­ga­ni­sa­tions, Outlook fait souvent office de client pour le Microsoft Exchange Server, qui sert de pla­te­forme centrale pour les emails, les rendez-vous et les tâches.

Nous vous pré­sen­tons ci-dessous les options de partage de l’ap­pli­ca­tion de bureau Outlook ainsi que de la version Web.

Partage de ca­len­drier dans Outlook (ap­pli­ca­tion de bureau)

Dans la version de bureau d’Outlook, vous disposez des pos­si­bi­li­tés suivantes pour permettre à d’autres personnes d’accéder aux in­for­ma­tions du ca­len­drier :

• Partage du ca­len­drier Outlook de manière ins­tan­ta­née
• Partage complet du ca­len­drier Outlook (uni­que­ment avec l’uti­li­sa­tion d’un Exchange Server)
• Partage du ca­len­drier Outlook en le publiant sur un site Web

Partage du ca­len­drier Outlook de manière ins­tan­ta­née

Quelle que soit la manière dont Outlook est utilisé chez vous ou dans votre en­tre­prise, l’ap­pli­ca­tion de bureau permet dans tous les cas d’envoyer un ins­tan­tané de votre ca­len­drier par email. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet « Ca­len­drier » dans la barre latérale d’Outlook.

2. Sé­lec­tion­nez l’onglet « Accueil » dans la barre d’outils et cliquez sur « Envoyer le ca­len­drier par courrier ».

3. Une fenêtre s’ouvre alors avec une boîte de dialogue. Vous pouvez y sé­lec­tion­ner le ca­len­drier souhaité ainsi qu’une période de temps. Vous pouvez sé­lec­tion­ner le ca­len­drier entier, mais aussi seulement certains jours, semaines ou mois.

4. Sé­lec­tion­nez l’un des trois niveaux de détail pour définir les in­for­ma­tions que doit contenir l’extrait de ca­len­drier.

5. Sous « Avancé », Outlook offre la pos­si­bi­lité d’inclure dans l’ins­tan­tané de votre ca­len­drier les rendez-vous et pièces jointes marqués comme privés. Vous pouvez également opter pour l’une des deux mises en page d’email :

• Plan du jour
• Liste des évé­ne­ments

Une fois que vous avez sé­lec­tionné le ca­len­drier souhaité et effectué les réglages con­cer­nant la période, le niveau de détail et la forme d’affichage, confirmez en cliquant sur « OK ». Outlook insère une copie de la section de ca­len­drier sé­lec­tion­née comme ins­tan­tané dans un nouvel email.

6. Saisissez l’adresse email du des­ti­na­taire et complétez l’email avec un message personnel si né­ces­saire. Cliquez sur « Envoyer » pour partager votre ca­len­drier Outlook.

Chaque message créé avec la fonction « Envoyer un ca­len­drier par courrier » contient également un fichier iCalendar (ICS), qui permet au des­ti­na­taire d’ouvrir la section de ca­len­drier sé­lec­tion­née dans n’importe quel programme adapté. Ce format de fichier est pris en charge par divers produits de dif­fé­rents four­nis­seurs ; les plus connus de ces logiciels sont Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thun­der­bird, SeaMonkey et Novell GroupWise.

Partager les ca­len­driers Outlook avec Microsoft Exchange Server

Si vous utilisez votre ap­pli­ca­tion de bureau Outlook en com­bi­nai­son avec un Exchange Server, le logiciel vous permet de partager des ca­len­driers qui sont au­to­ma­ti­que­ment mis à jour. Pour partager un ca­len­drier Outlook, il suffit d’envoyer une in­vi­ta­tion de partage aux personnes à l’intérieur ou à l’extérieur de votre en­tre­prise. De plus, Outlook offre la pos­si­bi­lité de publier un ca­len­drier en tant que site Web.

Partage avec des personnes au sein de votre or­ga­ni­sa­tion

Procédez comme suit pour partager votre ca­len­drier Outlook avec une personne de votre or­ga­ni­sa­tion.

1. Sé­lec­tion­nez la vue du ca­len­drier de votre ap­pli­ca­tion de bureau Outlook. Dans l’onglet « Accueil » de la barre d’outils, sé­lec­tion­nez « Partager le ca­len­drier ».

2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous pouvez re­cher­cher dans votre carnet d’adresses, sous « Ajouter », les personnes avec les­quelles vous souhaitez partager votre ca­len­drier et les au­to­ri­sa­tions que vous souhaitez lui accorder. En cliquant sur « OK », une in­vi­ta­tion de partage est au­to­ma­ti­que­ment envoyée par email. Vous pouvez toujours adapter le type d’accès que les autres personnes ont à votre ca­len­drier via ce menu.

Les des­ti­na­taires qui reçoivent une in­vi­ta­tion de partage par email n’ont alors qu’à cliquer sur le bouton « Ouvrir le ca­len­drier » pour ajouter le ca­len­drier de partage à leur propre liste de ca­len­driers.

Si vous souhaitez mettre fin au partage de votre ca­len­drier, sé­lec­tion­nez sous « Ac­tuel­le­ment partagé avec » les personnes aux­quelles vous souhaitez retirer l’accès à votre ca­len­drier. Cliquez sur « Supprimer », puis sur « OK » pour en­re­gis­trer les mo­di­fi­ca­tions.

Partage avec des personnes ex­té­rieures à votre or­ga­ni­sa­tion

Vous souhaitez partager votre ca­len­drier Outlook avec des contacts en dehors de votre or­ga­ni­sa­tion ? Procédez de la même manière que pour le partage avec vos collègues. Le partage de détails sur votre ca­len­drier avec des personnes ex­té­rieures à votre or­ga­ni­sa­tion peut cependant être restreint selon les po­li­tiques de votre réseau.

L’ad­mi­nis­tra­teur de votre réseau définit la quantité de détails pouvant être partagés avec des personnes ex­té­rieures à l’or­ga­ni­sa­tion dans la politique de partage. Si vous souhaitez partager votre ca­len­drier Outlook avec un niveau de détail non autorisé par votre or­ga­ni­sa­tion, vous recevrez le message d’erreur « Ce ca­len­drier ne peut pas être partagé ».

Dans ce cas, contactez votre ad­mi­nis­tra­teur réseau ou choi­sis­sez un autre niveau de détail.

Publier un ca­len­drier sur un site Web

Une autre pos­si­bi­lité pour partager un ca­len­drier Outlook avec des personnes ex­té­rieures à votre or­ga­ni­sa­tion est de le publier sur un site Web spé­cia­le­ment conçu à cet effet. Outlook propose la fonction « Publier en ligne ». Notez que vous avez besoin pour cela d’un serveur Web qui prend en charge le protocole WebDAV. Les ins­truc­tions suivantes pour la pu­bli­ca­tion en ligne du ca­len­drier peuvent varier selon la version d’Outlook utilisée :

1. Revenez à la vue du ca­len­drier Outlook, cochez le ca­len­drier que vous souhaitez partager et sé­lec­tion­nez l’onglet « Accueil ». Cliquez ensuite sur « Publier en ligne ».

2. Dans le menu déroulant, la fonction « Publier sur le serveur WebDav… » s’affiche. Sé­lec­tion­nez cette fonction.

Si vous optez pour la pu­bli­ca­tion sur un serveur WebDav, Outlook demande l’adresse du serveur WebDav ainsi que la période et le niveau de détail souhaités via la boîte de dialogue « Publier le ca­len­drier sur un serveur per­son­na­lisé ».

Dans la boîte de dialogue « Publier le ca­len­drier sur un serveur per­son­na­lisé », cliquez sur « Avancé… » pour définir des pa­ra­mètres détaillés sur la méthode de té­lé­char­ge­ment, les éléments privés ou la fréquence de mise à jour.

Partage de ca­len­drier dans Outlook sur le Web et dans le nouvel Outlook

Dans la version Web d’Outlook ainsi que dans le nouvel Outlook, le partage des ca­len­driers fonc­tionne un peu dif­fé­rem­ment :

1. Sé­lec­tion­nez le ca­len­drier que vous souhaitez partager et cliquez sur « Partager ».

Dans la boîte de dialogue « Partage et au­to­ri­sa­tions » qui s’ouvre, vous pouvez voir avec qui vous avez déjà partagé votre ca­len­drier au sein et en dehors de votre or­ga­ni­sa­tion. Vous pouvez également y modifier di­rec­te­ment les pa­ra­mètres d’au­to­ri­sa­tion.

2. Pour partager le ca­len­drier avec une nouvelle personne, saisissez son email ou son nom dans le champ de saisie.

3. Si vous avez indiqué une adresse email ou un contact, vous pouvez utiliser le menu déroulant pour per­son­na­li­ser les pa­ra­mètres d’au­to­ri­sa­tion. En cliquant sur « Partager », une in­vi­ta­tion de partage est envoyée par email.