Partager son calendrier Outlook : comment rendre vos rendez-vous visibles ?

Microsoft Outlook n’est pas seulement l’un des programmes de messagerie électronique les plus utilisés ; le logiciel offre également aux utilisateurs de vastes fonctions groupware pour gérer ses contacts, des tâches diverses et des rendez-vous.

De nombreuses entreprises ont recours à la fonction Calendrier d’Outlook pour une meilleure collaboration entre employés ou pour planifier les rendez-vous clients. Elle est en effet particulièrement pratique lorsque des accès ont été accordés aux collègues pour qu’ils puissent visualiser les emplois du temps de chacun. Ce partage des informations de votre calendrier peut alors avoir lieu au sein d’un réseau d’entreprise, mais aussi avec des clients, des partenaires commerciaux ou encore des prestataires.

Les fonctions d’Outlook permettant de partager les informations de votre calendrier avec des amis, des connaissances, des collègues ou des partenaires commerciaux, vont dépendre du type de logiciel suivant s’il est utilisé en tant qu’application autonome, dans le cadre du service en ligne Microsoft 365 ou en association à un serveur Exchange.

Alors que Microsoft 365 propose diverses applications de bureautique sur le Cloud, Outlook est quant à lui une application de bureau installée localement. Dans le privé, il est principalement utilisé comme programme de courrier électronique permettant de gérer différents comptes de messagerie via la même interface utilisateur. Dans les organisations, Outlook fonctionne généralement comme un programme client pour Microsoft Exchange Server, un référentiel central pour les courriels, les rendez-vous et les tâches.

Ci-dessous, nous vous détaillons les options pour partager votre calendrier avec l’application de bureau Outlook et Microsoft 365.

En tant qu’utilisateur des versions 2016 ou 2013 d’Outlook, vous disposez des options suivantes pour permettre à d’autres personnes d’accéder aux informations du calendrier :

• Partage du calendrier Outlook de manière instantanée ;
• Partage complet du calendrier Outlook (uniquement avec l’utilisation d’un Exchange Server).

5. Configurer des options avancées : Sous « Avancé », Outlook offre la possibilité d’ajouter des rendez-vous et des pièces jointes marquées privés sur l’instantané de votre calendrier. De plus, vous pouvez choisir entre deux mises en page des courriels :

• Calendrier
• Liste d‘événements

6. Saisir votre destinataire : entrez l’adresse email du destinataire souhaité et ajoutez un message personnel si nécessaire. Cliquez sur « Envoyer » pour enfin partager votre instantané de calendrier Outlook.

Les messages créés avec la fonction « Envoyer un calendrier par courrier électronique » contiennent généralement un fichier iCalendar (ICS) qui permet au destinataire d’ouvrir la section calendrier sélectionnée dans n’importe quel programme de calendrier. Le format de fichier est pris en charge par les produits de divers fournisseurs. Les applications les plus populaires sont Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey et Novell GroupWise.

Si vous utilisez votre application de bureau Outlook avec Exchange Server, le logiciel vous permet de rendre visible votre calendrier, avec des mises à jour automatique. Pour publier un calendrier Outlook, il vous suffit d’envoyer une invitation à des personnes de votre entreprise ou à l’extérieur. Les destinataires peuvent alors visualiser votre planning dans leur propre service de messagerie. Outlook offre également la possibilité de publier un calendrier sous forme de site Web.

4. Saisir le destinataire de l’e-mail et envoyer l’invitation de partage : entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le calendrier Outlook défini. Ajoutez un message personnel à l’invitation si nécessaire.

Si vous souhaitez demander à votre destinataire de partager lui aussi son calendrier, cochez la case dédiée à cet effet avant d’envoyer votre mail.

Un destinataire qui reçoit une invitation de partage de calendrier par e-mail n’a qu’à cliquer sur le bouton « Ouvrir le calendrier » pour ajouter le calendrier à sa liste personnelle.

Vous souhaitez partager votre calendrier Outlook avec des personnes extérieures à votre organisation ? Procédez de la même manière que pour le partage avec des collègues. Cependant, notez que le partage d’informations de votre calendrier avec des personnes ne faisant pas partie de votre entité est limité sur de nombreux réseaux.

Le nombre de détails pouvant être partagés avec des personnes extérieures à votre organisation est défini par l’administrateur de votre réseau. S’il n’est pas possible de diffuser votre calendrier au niveau de détail désiré, vous recevrez un message d’erreur.

Si tel est le cas, contactez votre administrateur réseau ou sélectionnez un autre niveau de détail.

Sélectionnez ensuite la fonction « Publier sur le serveur WebDAV » dans le menu déroulant.

1. Paramètres avancés sur le téléchargement du calendrier : cliquez sur « Avancé » dans la boîte de dialogue pour ajuster les paramètres sur la méthode de téléchargement, les éléments privés ou encore la fréquence de mise à jour.

Les anciennes versions du groupeware et programme de messagerie Outlook vous permettent aussi de partager des calendriers.

Microsoft revoit de fond en comble son interface utilisateur à chaque nouvelle version. Malgré tout, la fonction de partage du calendrier est disponible dans toutes ses versions à partir d’Outlook 2007. Le logiciel doit néanmoins être impérativement utilisé avec Exchange Server. Ci-dessous, nous avons résumé la démarche à suivre pour publier un calendrier standard sous Outlook 2007 et Outlook 2010.

Partage de calendrier sous Outlook 2010 :

1. Assurez-vous que les options de partage sont permises en consultant la fenêtre « Autorisation du calendrier ».
2. Entrez l’adresse e-mail du destinataire.
3. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un texte personnel dans votre mail pour l’inviter à consulter votre calendrier.
4. Cliquez sur "Envoyer".

Partage de calendrier sous Outlook 2007 :

1. Cliquez sur le bouton « Calendrier » pour passer à son affichage.
2. Sous « Mes Calendriers », sélectionnez le calendrier par défaut nommé « Calendrier ». Sept liens bleus apparaissent dans la barre de navigation qui vous permettent d’effectuer diverses actions.
3. Sélectionnez le lien « Partager le calendrier ». Outlook 2007 ouvre une nouvelle fenêtre avec une invitation de partage.
4. Assurez-vous que l’autorisation pour les destinataires à voir votre dossier « Calendrier » est activée.
5. Entrez l’e-mail du destinataire.
6. Ajoutez un texte d’invitation dans votre mail au besoin.
7. Cliquez sur « Envoyer ».

Pour les deux versions d’Outlook, l’invitation présente un fichier ICS. Cela permet au destinataire d’ajouter le calendrier à sa propre liste de calendrier Outlook. Attention : le fichier ICS n’est pris en charge qu’à partir de la version 2007 d’Outlook.

Outlook 2007 et 2010 permettent bien sûr également de revoir ses paramètres ou d’annuler le partage via le volet « Autorisations du calendrier ».

5. Envoyer l’invitation de partage : cliquez sur « Partager » pour envoyer un e-mail avec l’invitation de partage.

Le destinataire a la possibilité de visualiser le calendrier partagé en ligne ou de le télécharger en tant que fichier ICS via une URL. Il peut ensuite l’intégrer sur Outlook ou dans un autre programme de messagerie électronique.