Pour gérer les rendez-vous et les rappels, de nombreux utilisateurs préfèrent, selon le type d’appareil, le calendrier Outlook ou le Calendrier Google. Les deux programmes sont souvent utilisés en même temps, mais cela peut rapidement conduire à un chaos dans les rendez-vous si vous ne tenez pas toujours les deux calendriers à jour. Un remède est de faire une synchronisation, par exemple avec l’outil Outlook Google Calendar Sync, qui fusionne les événements des deux calendriers.
Il existe diverses possibilités permettant d’avoir un aperçu simultané sur les calendriers Outlook et Google, sans devoir ouvrir en même temps les deux calendriers. Grâce à l’Import et Export, vous pouvez transférer le statut de la date du jour à un autre calendrier. Si vous souhaitez également modifier et prolonger ces rendez-vous, vous pouvez synchroniser votre calendrier Google avec celui d’Outlook via une application tierce. Ainsi, les modifications prennent effet dans les deux calendriers. Il est également possible de s’abonner à ses propres calendriers ou à des calendriers publics (par exemple des clubs sportifs) et à leurs rendez-vous. Vous pouvez donc les inclure dans votre planification hebdomadaire et mensuelle.
Le paragraphe suivant vous explique comment mettre en œuvre ces trois différentes méthodes de liaison pour les calendriers Outlook et Google.
Lorsque vous importez un calendrier, vous obtenez un instantané des événements du calendrier au moment de l’importation. Cela signifie également que les événements importés ne sont pas automatiquement mis à jour lorsque vous apportez des modifications au calendrier source. L’importation de rendez-vous est donc une bonne méthode de synchronisation, surtout si vous voulez ajouter des rendez-vous fixes tels que des anniversaires, des heures de bureau, etc. à votre calendrier. Pour importer le calendrier Google dans Outlook ou un autre calendrier, vous devez d’abord l’exporter.
Afin d’exporter votre agenda Google, connectez-vous d’abord à votre compte Google de la manière habituelle. Cliquez ensuite sur le bouton « Calendrier » pour démarrer le programme. En cliquant sur le symbole de la roue dentée dans la barre de menu supérieure, vous pouvez ouvrir les réglages de l’application calendrier en cliquant sur l’élément de menu correspondant.
Sélectionnez maintenant « Importer & Exporter » dans le menu de navigation gauche et cliquez sous « Exporter » sur le bouton d’exportation. Google créera alors automatiquement un fichier compressé ZIP de vos informations de rendez-vous au format iCal.
Il ne vous reste plus qu‘à décompresser le fichier exporté à l’aide du logiciel approprié (par exemple WinRAR) afin de l’importer dans Outlook.
Afin d’importer votre agenda Google via l’application de bureau Outlook, démarrez-le dans la première étape. Allez dans l’onglet « Fichier » et sélectionnez « Ouvrir et exporter ».
Cliquez sur Importer/Exporter pour ouvrir l’Assistant d’importation et d’exportation de fichiers et de paramètres.
Sélectionnez « Importer un fichier iCalendar (ICS) ou vCalendar (VCS) » et cliquez sur « Suivant ».
Après l’importation, vous trouverez l’agenda Google dans la section « Autres agendas », où vous pouvez y accéder et le consulter à tout moment.
Bien entendu, vous pouvez également importer l’agenda Google exporté dans l’application Web Outlook. Dans un premier temps, appelez la page Outlook application Web : page de connexion et connectez-vous avec vos données de connexion comme d’habitude. Passez ensuite à l’affichage du calendrier en cliquant sur l’icône du petit calendrier en bas à gauche.
Afin d’insérer le fichier Google Agenda exporté, cliquez sur « Ajouter un calendrier » et sélectionnez « Depuis un fichier » dans le menu qui apparaît.
Dans le menu Importer, sélectionnez le fichier Google Agenda exporté à l’aide de la fonction Parcourir. Ici, vous pouvez également spécifier dans quel calendrier Outlook votre calendrier Google doit être importé si vous avez différents calendriers dans votre Outlook. Confirmez le processus d’importation en cliquant sur « Enregistrer » pour importer le calendrier.
Pour fournir votre propre calendrier Outlook avec les dernières données de votre calendrier Google, vous pouvez simplement vous abonner au calendrier Google. Si vous avez l’adresse individuelle du calendrier d’une autre personne, vous pouvez également vous inscrire à son calendrier. De cette façon, vous pouvez, par exemple, intégrer le calendrier de votre partenaire, de vos collègues de travail ou d’une association dont vous êtes membre. Ainsi, vous avez tous les rendez-vous en un coup d’œil et ne manquez aucune réunion ou événement.
Si vous vous abonnez à un calendrier, il sera lié à votre calendrier. En gros, c’est comme s’abonner aux réseaux sociaux. Dès que le propriétaire d’un calendrier auquel vous êtes abonné modifie ou ajoute quelque chose à son calendrier, celui-ci s’affiche également dans votre calendrier.
Pour vous abonner à votre propre Google Agenda depuis votre compte Outlook, vous avez besoin de l’adresse iCal appropriée. Comme vous le trouverez dans les préférences de Google Agenda, vous devrez d’abord accéder à l’application Google et ouvrir le menu de préférences en cliquant sur « Préférences et partage ».
Sous la rubrique « Intégrer le calendrier », vous trouverez l’adresse URL requise au format iCal. Si vous souhaitez exporter le calendrier à des fins privées uniquement, copiez l’URL sous le nom « Adresse privée au format iCal ». Si vous avez rendu votre calendrier public, vous pouvez également sélectionner et copier l’adresse publique.
Passez maintenant à votre compte Outlook. Après avoir réglé l’affichage du calendrier (1.), sélectionnez « Ajoutez un calendrier » et « Depuis Internet… ».
La fenêtre « New Internet Calendar Subscription » apparaît. Vous pouvez maintenant y coller l’URL iCal précédemment copiée de votre calendrier Google avant de cliquer sur « OK ».
Avant de confirmer la demande d’Outlook, si vous souhaitez vous abonner au calendrier, vous pouvez configurer le calendrier (nom de dossier, limite de téléchargement, etc.). Cliquez simplement sur « Avancé ». Cependant, cela n’est pas nécessaire pour s’inscrire à un calendrier.
L’agenda Google a été souscrit avec votre compte Outlook. Vous devriez maintenant être en mesure de voir tous les rendez-vous actuels et futurs de votre agenda Google dans Outlook.
S’abonner à l’agenda Google avec l’application Web Outlook est au fond très similaire à s’abonner à l’application Desktop : tout d’abord, bien sûr, vous devez connaître l’adresse iCal nécessaire de l’agenda Google avant de vous connecter à votre compte Outlook. Là, vous passez à l’affichage du calendrier comme avec le client de bureau et cliquez sur « Ajouter un calendrier ».
Sélectionnez « Depuis Internet » dans les options.
Dans le champ suivant, insérez l’URL iCal de votre calendrier Google et indiquez le nom souhaité.
Vous pouvez désormais accéder à tout moment à l’agenda Google auquel vous êtes abonné et consulter les rendez-vous saisis dans Outlook. Toutefois, vous ne pouvez pas saisir vos propres rendez-vous dans un calendrier souscrit.
Vous pouvez partager votre calendrier Outlook, afin qu’il soit visible par vos amis et vos collègues.
Pour synchroniser les calendriers Outlook et Google entre eux, vous pouvez également accéder à un programme distinct. Pour cela, il existe des programmes gratuits comme le logiciel open source Outlook Google Calendar Sync ainsi que plusieurs solutions payantes comme Sync2. Nous allons vous montrer un exemple de la synchronisation de ces deux éléments.
Etape 1 : téléchargez Outlook Google Calendar Sync à partir du site Outlook Google Calendar Sync Page projet officielle.
Etape 2 : vous pouvez ouvrir l’assistant de synchronisation directement en double-cliquant sur le fichier téléchargé. Toutefois, avant de pouvoir lancer le processus de synchronisation, vous devez d’abord spécifier vos comptes Outlook et Google dans les paramètres. Passez à l’onglet « Paramètres », où vous entrez d’abord l’adresse à lier au service de messagerie Microsoft sous « Outlook ». Ensuite, sous « Google », établissez une connexion à votre compte Google en cliquant sur « Récupérer les calendriers » et en vous connectant à votre compte.
Enfin, vous pouvez utiliser « Sync Options » pour définir les paramètres de synchronisation, par exemple les intervalles auxquels les calendriers doivent être mis à jour ou les couleurs qui doivent être utilisées pour chaque catégorie. Ces réglages peuvent être modifiés à tout moment par la suite.
Etape 3 : sauvegardez les réglages et revenez à l’onglet de démarrage « Sync ». Cliquez sur « Démarrer la synchronisation » pour enfin fusionner les rendez-vous des calendriers Outlook et Google sélectionnés :
Etape 1 : téléchargez le programme depuis l’outil officielSync2 Website.
Etape 2 : Installez et démarrez le programme sur votre PC. L’assistant de configuration de la synchronisation vous proposera alors diverses options en fonction des comptes que vous souhaitez synchroniser. Pour lier les calendriers Outlook et Google, sélectionnez l’option « Google Services ».
Etape 3 : Après avoir sélectionné l’option « Google Services », la fenêtre de connexion Google apparaît. Ici, vous vous connectez comme d’habitude avec vos données d’accès.
Etape 4 : Une fois connectée, Sync2 synchronise automatiquement votre compte Google à votre agenda Outlook.
Etape 5 : Si vous ouvrez maintenant votre calendrier Outlook, vous trouverez un nouvel onglet nommé « CalDav Synchronizer » dans la barre d’affichage :
Cliquez sur « Profils de synchronisation » pour ajouter un calendrier. Une nouvelle fenêtre (« Options ») s’ouvre. Vous pouvez alors cliquer sur le signe plus vert dans le coin supérieur gauche.
Etape 6 : une nouvelle fenêtre apparaît. Sélectionnez ici le portail dans lequel se trouve votre calendrier. De cette façon, vous pouvez connecter tous vos comptes de messagerie et calendriers entre eux.
Etape 7 : remplissez ensuite les champs « Nom », « Adresse email » et « Intervalle de synchronisation » dans la fenêtre Options. Utilisez l’intervalle pour spécifier les intervalles auxquels vote calendrier doit être mis à jour. Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment par la suite.
Votre agenda Google est maintenant connecté à votre agenda Outlook. Pour le tester, saisissez un rendez-vous dans votre agenda Google. Ce rendez-vous devrait également apparaître dans votre calendrier Outlook peu après. Faites attention à l’heure que vous avez entrée dans le champ « Intervalle de synchronisation ».
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