Rappeler un email Outlook : fonctionnement

Il suffit d’un simple clic par mégarde pour qu’un email inachevé ou bien sans pièce jointe soit envoyé à un collègue. C’est embêtant et agaçant, mais pas forcément pour les utilisateurs de Microsoft Outlook. En effet, le programme de messagerie propose une fonction de rappel pour les messages. Nous vous expliquons comment cela fonctionne et quelles exigences doivent être remplies pour pouvoir procéder au rappel.

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Conditions préalables pour la fonction de rappel

Les emails envoyés avec Microsoft Outlook peuvent être supprimés de la boîte aux lettres du destinataire ou remplacés par un nouvel email si les conditions suivantes sont réunies :

  1. Votre programme de messagerie et celui du destinataire sont connectés à un serveur Microsoft Exchange.
  2. Le message a été envoyé à l'aide de l'application de bureau Outlook ou Office 365 de la même organisation.
  3. Le destinataire n'a pas encore ouvert le message.

Si ces trois conditions sont remplies, alors rien ne s'oppose au rappel de votre email sur Outlook.

Rappel de message avec Outlook 2016, 2013 et 2010

Pour rappeler un email avec Outlook 2016, 2013 ou 2010, vous devez procéder comme suit.

Étape 1 : cliquez sur le dossier de messagerie « Éléments envoyés ». Vous trouverez alors le dossier dans le répertoire email à gauche de votre fenêtre Outlook.

Étape 2 : sélectionnez l’email que vous souhaitez rappeler via Outlook et ouvrez-le dans une nouvelle fenêtre en double-cliquant dessus.

Étape 3 : cliquez sur le bouton « Actions » et sélectionnez l’option d’Outlook « Rappeler ce message… » dans le menu déroulant.

Note

Si l'option Outlook « Rappeler ce message... » ne s'affiche pas, c'est probablement parce que vous n'utilisez pas un compte Exchange ou que la fonction de rappel a été désactivée par l'administrateur du serveur Exchange.

Étape 4 : sélectionnez l’une des deux options de rappel.

  • Supprimer les copies non lues de ce message
  • Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message

Puis décidez si vous souhaitez être informé du succès ou de l’échec du rappel de votre message.

Confirmez votre choix en cliquant sur « OK ».

Étape 5 : s’assurer du succès du rappel.

Outlook vous informera toujours par email du résultat du rappel. Si vous avez activé la fonction correspondante, vous serez alors informé pour chaque destinataire du message.

S’assurer que le rappel a bien fonctionné

La possibilité de remplacer facilement un email déjà envoyé par un nouveau message dépend non seulement des exigences énumérées ci-dessus, mais aussi des paramètres Outlook du destinataire.

Selon Microsoft, les scénarios ci-dessous sont envisageables.

Scénario 1 : la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » est activée (par défaut).

Si la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages" est activée, le message original et le message de rappel sont stockés dans la boîte de réception du destinataire. Le rappel sera effectif ou non suivant si le message a été lu ou non.

  • Si le destinataire n'a pas encore lu le message original, il est remplacé par le message de rappel. Le destinataire est informé que vous avez rappelé le message original.
  • Si le message est marqué comme lu lorsque le message de rappel arrive, le rappel échoue et le message reste dans la boîte aux lettres du destinataire. Toutefois, il sera informé du message de rappel et les deux messages peuvent être lus.

Scénario 2 : la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » n’est pas activée.

Si le destinataire n'a pas activé la fonction « traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages », le message original et le message de rappel sont stockés dans la boîte de réception du destinataire. Toutefois, le succès du rappel dépend du courrier qui est ouvert en premier :

  • Si le destinataire ouvre d'abord le message de rappel, le message original est supprimé. Le rappel a fonctionné.
  • Si le destinataire ouvre d'abord le courrier original, le rappel échoue.

Scénario 3 : une règle de la boîte de réception déplace le courrier original dans un autre dossier.

Si le destinataire a défini une règle selon laquelle le message original et l'email de rappel sont stockés dans des dossiers différents, le rappel échoue.

Scénario 4 : une règle de la boîte de réception déplace à la fois le courrier original et le courrier de rappel dans un dossier différent.

Si le destinataire a défini une règle selon laquelle le message original et le message de rappel sont stockés dans le même dossier, le succès du rappel dépend du courrier qui est ouvert en premier.

  • Si le destinataire ouvre d'abord le message de rappel, le message original est supprimé. Le rappel a donc fonctionné correctement.
  • Si le destinataire ouvre d'abord le courrier original, le rappel échoue.
Conseil

Si le rappel d’un message inachevé ou incorrect n’est plus possible, par exemple, parce que l’une des conditions mentionnées ci-dessus n’est pas remplie, l’incident peut cependant être généralement corrigé par un nouveau message. Notamment en s’excusant et en fournissant le contenu manquant.