Rappeler un email Outlook : fonctionnement

Il suffit d’un simple clic par mégarde pour qu’un email inachevé ou bien sans pièce jointe soit envoyé à un collègue. C’est embêtant et agaçant, mais pas forcément pour les utilisateurs de Microsoft Outlook. En effet, le programme de messagerie propose une fonction de rappel pour les messages. Nous vous expliquons comment cela fonctionne et quelles exigences doivent être remplies pour pouvoir procéder au rappel.

Les emails envoyés avec Microsoft Outlook peuvent être supprimés de la boîte aux lettres du destinataire ou remplacés par un nouvel email si les conditions suivantes sont réunies :

1. Votre programme de messagerie et celui du destinataire sont connectés à un serveur Microsoft Exchange.
2. Le message a été envoyé à l'aide de l'application de bureau Outlook ou Microsoft 365 de la même organisation.
3. Le destinataire n'a pas encore ouvert le message.

Si ces trois conditions sont remplies, alors rien ne s'oppose au rappel de votre email sur Outlook.

Confirmez votre choix en cliquant sur « OK ».

Étape 5 : s’assurer du succès du rappel.

Outlook vous informera toujours par email du résultat du rappel. Si vous avez activé la fonction correspondante, vous serez alors informé pour chaque destinataire du message.

La possibilité de remplacer facilement un email déjà envoyé par un nouveau message dépend non seulement des exigences énumérées ci-dessus, mais aussi des paramètres Outlook du destinataire.

Selon Microsoft, les scénarios ci-dessous sont envisageables.

Scénario 1 : la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » est activée (par défaut).

Si la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages" est activée, le message original et le message de rappel sont stockés dans la boîte de réception du destinataire. Le rappel sera effectif ou non suivant si le message a été lu ou non.

• Si le destinataire n'a pas encore lu le message original, il est remplacé par le message de rappel. Le destinataire est informé que vous avez rappelé le message original.
• Si le message est marqué comme lu lorsque le message de rappel arrive, le rappel échoue et le message reste dans la boîte aux lettres du destinataire. Toutefois, il sera informé du message de rappel et les deux messages peuvent être lus.

Scénario 2 : la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » n’est pas activée.

Si le destinataire n'a pas activé la fonction « traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages », le message original et le message de rappel sont stockés dans la boîte de réception du destinataire. Toutefois, le succès du rappel dépend du courrier qui est ouvert en premier :

• Si le destinataire ouvre d'abord le message de rappel, le message original est supprimé. Le rappel a fonctionné.
• Si le destinataire ouvre d'abord le courrier original, le rappel échoue.

Scénario 3 : une règle de la boîte de réception déplace le courrier original dans un autre dossier.

Si le destinataire a défini une règle selon laquelle le message original et l'email de rappel sont stockés dans des dossiers différents, le rappel échoue.

Scénario 4 : une règle de la boîte de réception déplace à la fois le courrier original et le courrier de rappel dans un dossier différent.

Si le destinataire a défini une règle selon laquelle le message original et le message de rappel sont stockés dans le même dossier, le succès du rappel dépend du courrier qui est ouvert en premier.

• Si le destinataire ouvre d'abord le message de rappel, le message original est supprimé. Le rappel a donc fonctionné correctement.
• Si le destinataire ouvre d'abord le courrier original, le rappel échoue.