Outlook : transférer ou rediriger automatiquement ses emails

Avec le programme de messagerie Microsoft Outlook, vous pouvez transférer automatiquement vos messages entrants vers d’autres comptes de messagerie si vous le souhaitez. Vous pouvez également configurer une redirection. Pour cela il est nécessaire de s’intéresser aux paramètres de votre compte et de l’onglet « Règles ». Nous vous montrons comment procéder étape par étape, à la fois pour l’application de bureau Outlook et pour le service en ligne Outlook on the Web.

Conseil

Microsoft Outlook fait la distinction entre le transfert d’emails et la redirection d’emails. Avec les messages transférés, le processus reste transparent. Si vous voulez répondre à un message transféré, Outlook sélectionne automatiquement comme destinataire le compte qui a transféré le message, mais pas l’expéditeur réel du message. Dans le cas d’une redirection en revanche, on peut avoir l’impression que les emails redirigés proviennent directement de l’expéditeur du message. Si vous souhaitez répondre à un email redirigé, la réponse est envoyée directement à l’expéditeur, mais pas au compte email à l’origine de la redirection.

Vous pouvez avoir de nombreuses raisons de transférer les emails reçus via Outlook :

  • La plupart des gens ont plusieurs comptes email de différents fournisseurs. Le transfert automatique d’emails permet au besoin de centraliser les courriers électroniques vers une boîte de réception principale.
  • Au quotidien au travail, les messages reçus des clients sont utiles non seulement pour le destinataire du compte, mais aussi pour les collègues ou supérieurs hiérarchiques. Grâce au transfert automatique, vous pouvez vous assurer que toutes les informations importantes sont disponibles pour toutes les parties concernées, et ce sans délai.
  • Le transfert d’email est également utile en cas d’absence. Si des messages de vos clients ou partenaires commerciaux sont reçus pendant les périodes de vacances, il est recommandé de les transmettre à un remplaçant afin qu’ils puissent être tout de même traités.

Configurer la redirection de ses mails avec Outlook 2007, 2010, 2013 et 2016

Avec l’application de bureau Outlook, il est possible de configurer une redirection des emails en seulement quelques clics. Selon le système que vous utilisez, suivez les instructions pour Windows ou pour MacOS.

Note

Les « Règles » définies par l’utilisateur dans sa boîte de réception sont disponibles pour les versions Outlook 2007, 2010, 2013 et 2016. La procédure est toujours la même. Nous illustrerons la configuration d’une redirection d’email à l’aide de l’exemple d’une installation sur Outlook 2013 et Outlook 2016.

Outlook pour Windows

Étape 1 : sélectionnez l’onglet « Accueil » dans la barre de menu et cliquez sur le bouton « Règles ».

Étape 2 : sélectionnez « Gérer les règles et les alertes… » dans le menu déroulant.

Outlook ouvre la fenêtre de dialogue « Règles et alertes » avec les onglets « Règles du courrier électronique » et « Gestion des alertes ».

Étape 3 : sélectionnez l’onglet « Règles du courrier électronique » et cliquez sur le bouton « Nouvelle règle... » pour ouvrir l’assistant.

Étape 4 : l’assistant de règles vous permet d’utiliser des modèles ou de créer vos propres règles. Pour la redirection des emails, allez sous « Démarrez à partir d’une règle vierge » et sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois ».

Étape 5 : définissez d’abord pour quels messages la règle doit s’appliquer en sélectionnant une ou plusieurs des options proposées. Si vous ne voulez pas définir de condition, passez ce point en cliquant sur « Suivant ». Dans ce cas, la règle s’applique à tous les messages entrants.

Si vous souhaitez lier votre règle à une condition, cochez la case correspondant à vos souhaits et cliquez sur les mots apparaissant en bleu dans sous « modifier la description de la règle » pour entrer vos précisions (par exemple l’adresse d’un expéditeur ou les mots qui, s’ils sont contenus dans l’email, vont déclencher la redirection).

Étape 6 : définissez ensuite une action à appliquer à tous les messages qui répondent à la condition précédemment définie. Pour faciliter le transfert, sélectionnez l’option « le transférer à personnes ou groupe public ». Si vous souhaitez configurer une redirection à la place, sélectionnez « le faire suivre à personnes ou groupe public ».

Étape 7 : spécifiez une personne ou un groupe à qui transférer les messages. Pour cela, cliquez sur le texte en bleu dans le champ « Etape 2 » puis sélectionnez une personne ou un groupe de destinataires dans votre carnet d’adresses.

Étape 8 : si nécessaire, définissez des exceptions pour la règle de la boîte de réception.

Étape 9 : nommez la règle que vous avez configurée et spécifiez si elle doit s’appliquer uniquement aux nouveaux messages entrants ou à tous les emails déjà enregistrés dans la boîte de réception (auquel cas, cochez « Exécuter cette règle sur les messages déjà dans Boîte de réception »). Terminez le processus de configuration en cliquant sur « Terminer ».

La règle nouvellement créée est affichée dans la boîte de dialogue « Règles et alertes ».

Outlook pour macOS

Étape 1 : pour transférer des emails avec Outlook pour macOS, sélectionnez d’abord l’onglet « Home » dans la barre de menu.

Étape 2 : cliquez sur le bouton « Rules » et sélectionnez « Edit rules... ».

Étape 3 : créer des règles client sous Mac dans les catégories « Exchange », « IMAP » ou « POP » et « outgoing » si nécessaire. Sélectionnez « Exchange » et cliquez sur le bouton avec le signe plus (+) pour ajouter une nouvelle règle.

La configuration des règles s’ouvre.

Étape 4 : configurez les règles souhaitées. Pour une règle de transfert simple, voici comment procéder :

  • Sous « When a new message arrives », sélectionnez « If all conditions are met » et « All messages ».
  • Sélectionnez « Forward to » sous « Do the following ».

Validez votre configuration en cliquant sur « OK ».

Une coche dans la case située devant le nom de la règle indique que la règle est activée. Tous les messages entrants seront transmis aux contacts que vous avez sélectionnés.

Configuration de la redirection des emails : Outlook on the Web

Outlook on the Web (anciennement Outlook Web Access, abrégé OWA) est un service Microsoft qui permet d’accéder à vos boîtes aux lettres Outlook depuis n’importe quel navigateur Web. L’application Web est intégrée au service en ligne Microsoft 365 et offre une gamme de fonctions similaires à l’installation du programme de courrier électronique pour bureau. Vous pouvez également créer des règles de redirection de courriers électroniques et d’autres règles pour votre boîte de réception en quelques étapes seulement avec Outlook on the Web.

Étape 1 : connectez-vous à Microsoft 365 et ouvrez l’application « Mail ».

Étape 2 : cliquez sur la petite roue dentée présente à côté de votre nom d’utilisateur pour afficher les paramètres Microsoft 365.

Étape 3 : faites défiler les options du menu qui s’affiche jusqu’à « Your app settings » et cliquez sur « Email ». Sur le côté gauche, un menu de navigation apparaît alors. Sous « Automatic processing », sélectionnez l’option de menu « Inbox and sweep rules ».

Étape 5 : cliquez sur le signe plus (+) dans la zone « Inbox rules » pour définir une nouvelle règle.

Étape 6 : donnez un nom à votre règle.

Étape 7 : si besoin, définissez une condition pour la nouvelle règle. Sélectionnez « Apply to all messages » si vous voulez appliquer la règle à tous les messages entrants. Si nécessaire, ajoutez des conditions supplémentaires.

Étape 8 : définissez une action qui sera appliquée à tous les messages s’ils répondent aux conditions définies précédemment. Pour une règle de transfert, sélectionnez l’option « Forward the message to... ». Autrement, l’option « Redirect the message to... » vous permet de configurer une redirection.

Dans votre liste de contacts, sélectionnez l’adresse du destinataire vers lequel vos messages doivent être transférés ou redirigés.

Sélectionnez d’autres actions si besoin.

Étape 9 : si nécessaire, ajoutez des exceptions à votre règle de transfert.

Étape 10 : terminez la configuration en cliquant sur « OK ».

Les courriers électroniques envoyés à votre compte Outlook sont maintenant automatiquement transférés à l’adresse que vous avez spécifiée.

Conseil

Une alternative à la redirection d’emails via Outlook est la note d’absence. Apprenez-en plus sur la manière de soumettre des réponses automatiques avec Outlook et sur ce qu’il faut prendre en compte lorsque vous formulez un message d’absence.


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