Créer des règles Outlook : instructions étape par étape
Chaque jour sont envoyés plus de 280 milliards d’emails, dans un contexte professionnel pour la plupart. Au vu de ces chiffres, il n’est pas surprenant que même la boîte de réception d’une entreprise soit rapidement pleine. Il est important de garder la tête froide. Combien de messages non lus s’entassent dans votre boîte aux lettres Outlook ? Disposez-vous d’une bonne vue d’ensemble ? Notre conseil pour les utilisateurs d’Outlook : les règles de messagerie électronique. Les automatismes pour les messages entrants et sortants trient votre boîte de réception et vous informent de la situation en temps réel, de sorte que vous ne ratiez rien.
Nous vous montrons comment créer des règles Outlook avec et sans modèle.
Créer une nouvelle règle Outlook
Avec Outlook, vous pouvez facilement créer des règles de messagerie en utilisant des choix prédéfinis. Pour lancer l’Assistant de règles, procédez comme suit :
Étape 1 : accédez à l’onglet Démarrer et cliquez sur le bouton Règles dans le volet Déplacer.
Étape 2 : sélectionnez l’option Gérer les règles et alertes. Outlook ouvrira alors la boîte de dialogue Règles et alertes.
Étape 3 : cliquez sur le bouton Créer une nouvelle règle dans le menu Règles pour lancer l’assistant de règles.
Avec l’Assistant de règles, vous pouvez créer des règles Outlook selon vos préférences et vos besoins, avec ou sans modèle.
Créer des règles Outlook sans modèle
L’Assistant de règles Outlook vous permet de créer des règles de messagerie individuelles basées sur des modules prédéfinis.
Tout d’abord, demandez-vous si vous souhaitez créer une règle de courrier entrant ou sortant.
Règles de boîte de réception
Les règles de la boîte de réception s’appliquent aux messages que vous recevez, à condition qu’ils remplissent les conditions que vous avez définies. Pour créer une règle de boîte de réception sans modèle, procédez comme suit.
Étape 1 : dans Démarrer à partir d’une règle vierge, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois et cliquez sur Suivant.
Étape 2 : Outlook vous demande maintenant quelle(s) condition(s) vous voulez joindre à votre règle de boîte de réception. Pour ce faire, l’Assistant de règles offre les options suivantes. Sélectionnez au moins une condition :
- Le message a été envoyé par une personne ou un groupe public spécifique.
- Le message contient certains mots-clés dans la ligne d’objet
- Le message n’a été envoyé qu’à vous
- Le message contient votre nom dans le champ « à »
- Le message a été envoyé avec une certaine priorité
- Le message a été marqué d’un certain niveau de confidentialité
- Le message est marqué par une action spécifique
- Le message contient votre nom dans le champ « cc »
- Le message contient votre nom dans le champ « à » ou « cc »
- Le message ne contient pas votre nom dans le champ « à »
- Le message a été envoyé à une personne ou à un groupe public spécifique
- Le message contient certains mots du texte
- Le message contient certains mots dans le sujet ou le texte
- Le message contient certains mots dans l’en-tête du message
- Le message contient certains mots de l’adresse du destinataire
- Le message contient certains mots dans l’adresse de l’expéditeur
- Le message a été affecté à une catégorie spécifique
Si nécessaire, il est également possible de combiner plusieurs conditions.
Étape 3 : modifiez les conditions sélectionnées en fonction de vos besoins ou de vos souhaits personnels en cliquant sur les groupes de mots surlignés en bleu dans la description de la règle.
Cliquez sur Suivant.
Étape 4 : déterminez ce qui devrait être vu avec les messages qui répondent aux conditions que vous avez définies. Vous pouvez choisir parmi les actions suivantes :
- Déplacer le message vers un dossier de destination spécifique
- Affecter le message à une catégorie spécifique
- Supprimer le message
- Supprimer définitivement le message
- Déplacer une copie du message vers un dossier de destination spécifique
- Envoyer le message à une personne ou à un groupe public spécifique
- Envoyer le message en pièce jointe à une personne ou à un groupe public
- Transférer le message vers une personne ou un groupe public
- Répondre au message par un message spécifique côté serveur
- Répondre au message avec un modèle spécifique
- Marquer le message pour le suivi
- Supprimer l’identification du message
- Supprimer les catégories affectées au message
- Prioriser le message
- Imprimer le message
- Jouez un son spécifique lorsque le message arrive
- Marquer le message comme lu
- Ne pas appliquer d’autres règles
Si nécessaire, vous pouvez combiner plusieurs actions entre elles.
Étape 5 : modifiez les actions sélectionnées en cliquant sur les groupes de mots surlignés en bleu dans la description de la règle.
Cliquez sur Suivant.
Étape 6 : définissez les exceptions si nécessaire. Vous pouvez également choisir parmi les conditions énumérées ci-dessus.
Une fois de plus, vous pouvez lier plusieurs conditions entre elles.
Étape 7 : configurez les conditions d’une exception en cliquant sur les phrases bleues dans la description de la règle.
Cliquez sur Suivant.
Étape 8 : donnez un nom à votre nouvelle règle de boîte de réception et indiquez si vous souhaitez l’appliquer rétroactivement à tous les messages du dossier Boîte de réception.
Activez la règle en cochant la case correspondante et en cliquant sur Terminer.
Votre nouvelle règle de boîte de réception apparaît maintenant dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Fermez-la en cliquant sur Terminer.
Règles relatives aux messages envoyés
Les règles de courrier sortant s’appliquent à tous les messages que vous envoyez, à condition qu’ils remplissent les conditions que vous avez définies. Pour configurer une règle de courrier sortant, procédez comme suit.
Étape 1 : dans Démarrer à partir d’une règle vierge, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que j’envoie.
Cliquez sur Suivant pour lancer le processus de configuration.
Étape 2 : définissez les conditions de votre règle de courrier sortant. Outlook vous donne le choix entre les options suivantes :
- Le message contient certains mots-clés dans la ligne d’objet
- Le message a été envoyé depuis un compte spécifique
- Le message s’est vu attribuer une priorité spécifique
- Le message a été envoyé à une personne ou à un groupe spécifique
- Le message contient certains mots-clés dans le texte
- Le message contient certains mots-clés dans le sujet ou le texte
- Le message contient certains mots-clés dans l’adresse du destinataire
- Le message a été affecté à une catégorie spécifique
- Le message contient une pièce jointe
- Le message a une certaine taille (en kilo-octets)
- Le message utilise un formulaire spécifique
- Le message possède certaines propriétés de document ou de formulaire
- Le message est une demande de réunion ou une mise à jour
- Le message a été envoyé à partir d’un flux RSS spécifique
- Le message a été envoyé à partir de n’importe quel flux RSS
- Le message correspond à un type de formulaire spécifique
Si nécessaire, vous pouvez lier plusieurs conditions entre elles.
Étape 3 : modifiez-la ou les conditions que vous avez sélectionnées en cliquant sur les groupes de mots surlignés en bleu dans la description de la règle.
Cliquez sur Suivant.
Étape 4 : spécifiez l’action que Outlook doit effectuer avec les messages qui remplissent les conditions que vous définissez. Sélectionnez n’importe laquelle des options suivantes :
- Affecter le message à une catégorie
- Déplacer une copie du message vers un dossier de destination spécifique
- Marquer le message avec une action spécifique après une certaine période de temps.
- Supprimer la catégorisation du message
- Marquer le message avec une priorité spécifique
- Marquer le message comme confidentiel
- Demander une notification lorsque le message a été lu
- Demander une notification lorsque le message est reçu
- Envoyer une copie du message à une personne ou un groupe public spécifique
- Envoyez le message avec un certain retard
Étape 5 : Modifiez-la ou les action(s) sélectionnée(s) dans la description de la règle et cliquez sur Suivant.
Étape 6 : définissez des exceptions si nécessaire. Les mêmes conditions que celles de l’étape 2 sont disponibles à cet effet.
Étape 7 : nommez la règle et spécifiez si vous voulez l’appliquer rétroactivement à tous les messages du dossier Boîte de réception. Cochez Activer cette règle et terminez le processus de configuration en cliquant sur Terminer.
Votre règle de courrier sortant apparaît maintenant dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Cliquez sur Appliquer pour fermer la fenêtre.
Créer des règles Outlook avec un modèle
Outlook propose des modèles préconfigurés pour les règles de messagerie les plus courantes. Au total, 8 modèles de règles sont disponibles dans les rubriques Garder une trace et Mettre à jour.
Les processus de configuration correspondent pour l’essentiel à la procédure suivante :
Étape 1 : sélectionnez la règle souhaitée.
Étape 2 : adaptez la description de la règle par défaut à vos besoins.
Étape 4 : si nécessaire, ajoutez d’autres conditions ou définissez des exceptions.
Étape 5 : nommez la règle et complétez la configuration avec Terminer.
Déplacer les messages d’un expéditeur spécifique vers un dossier
Ce modèle est une règle de boîte de réception qui déplace tous les messages d’un expéditeur spécifique vers un dossier de destination que vous définissez.
Pour déplacer automatiquement un message d’un expéditeur spécifique, l’expéditeur doit déjà être enregistré dans votre carnet d’adresses.
Vous trouver dans notre article importer les contacts Outlook plus d’informations pour transférer les informations d’adresse vers votre carnet d’adresses Outlook.
Déplacer les messages contenant certains termes dans le sujet vers un dossier
Utilisez ce modèle pour créer une règle Outlook qui déplace automatiquement les messages contenant des mots-clés spécifiés dans l’objet vers un dossier de destination spécifique.
Déplacer les messages envoyés à un groupe public vers un dossier
Sélectionnez ce modèle de règle pour déplacer automatiquement les messages adressés à l’un de vos groupes publics vers un dossier de votre boîte aux lettres que vous sélectionnez.
Marquer les messages d’une personne spécifique pour en assurer le suivi
Cette règle de boîte de réception garantit que les messages envoyés par une personne ou un groupe que vous spécifiez sont automatiquement marqués pour le suivi.
Les emails que vous avez marqués pour le suivi apparaîtront dans votre aperçu des tâches.
La fonction de suivi vous empêche par exemple, d’oublier les messages auxquels vous souhaitez répondre ultérieurement.
Déplacer dans un dossier les éléments RSS d’un flux RSS spécifique
Utilisez ce modèle de règle pour trier les flux RSS abonnés. Les éléments du flux RSS sélectionné sont automatiquement déplacés vers un dossier de destination de votre choix.
Si vous êtes abonné à des flux RSS, les titres respectifs sont affichés dans la boîte de dialogue du même nom.
Afficher le courrier d’une personne spécifique dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément
Utilisez ce modèle de règle pour définir un texte qui s’affiche dans la fenêtre d’alerte pour les nouveaux éléments lorsque des messages d’un émetteur spécifique sont reçus.
Émettre un signal sonore lorsque je reçois un message d’une personne spécifique
Souhaitez-vous qu’Outlook émette des sons différents lorsque vous recevez des messages de différentes personnes ? Ce modèle de règle est fait pour vous.
Sélectionnez une personne ou un groupe de personnes dans votre carnet d’adresses Outlook et attribuez-lui un fichier son sur votre disque dur.
Envoyer une alerte vers mon périphérique mobile lorsque je reçois des messages de quelqu’un
Avec ce modèle de règle, vous pouvez garder une trace de votre boîte de réception lors de vos déplacements. Recevoir des notifications d’emails de contacts sélectionnés via un appareil mobile.
Modifier une règle Outlook existante
Vous pouvez également éditer les règles Outlook existantes dans la boîte de dialogue « Règles et alertes ». Procédez comme suit :
Étape 1 : cochez les règles Outlook que vous souhaitez modifier.
Étape 2 : cliquez sur « Modifier la règle » et sélectionnez « Modifier les paramètres de la règle » dans le menu contextuel. Outlook ouvrira alors l’email sélectionné dans l’assistant de règles.
Étape 3 : personnalisez la règle Outlook dans l’Assistant de règles. Procédez de la même manière que lors de la création d’une nouvelle règle : par exemple, ajoutez des conditions ou des exceptions ou traitez la description de la règle.
Étape 4 : confirmez les réglages en cliquant sur « Appliquer ».
Fermez la boîte de dialogue « Règles et alertes » en cliquant sur « Appliquer ».
Si vous souhaitez supprimer une règle Outlook que vous avez créée, marquez-la et cliquez ensuite sur « Supprimer ». La règle est supprimée dès que vous avez accepté les modifications dans la boîte de dialogue « Règles et alertes ».
Pour plus de conseils pratiques sur l’utilisation d’Outlook, consultez nos autres articles sur le programme de messagerie électronique de Microsoft.
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