Ajouter une boîte aux lettres Outlook : créer un accès aux boîtes aux lettres d’autres personnes

Dans de nombreuses entreprises, les emails sont une composante fondamentale de la communication interne et externe. La fréquence à laquelle nous vérifions notre boîte aux lettres dans notre activité quotidienne et à laquelle nous devons traiter les emails entrants dépend du domaine d’activité et du poste occupé dans l’entreprise. Que l’on joue le rôle d’interlocuteur pour les employés rencontrant des problèmes ou pour un ou plusieurs clients importants, jeter régulièrement un œil à sa boîte aux lettres est indispensable.

Si vous recevez un nombre trop conséquent de messages et que vous ne parvenez plus à inspecter et traiter les différents emails, il peut parfois être intéressant d’autoriser l’accès à votre boîte aux lettres à certains de vos collègues. Ils pourront alors intégrer votre boîte aux lettres dans leur propre compte de messagerie et ainsi consulter les emails entrants et les traiter si vous leur avez fourni les autorisations correspondantes. Dans Microsoft Outlook, ce partage de boîte aux lettres fonctionne pour tous les comptes enregistrés sur un serveur Exchange commun. Mais comment partager une boîte aux lettres dans le client de messagerie de Microsoft ? Et comment l’ajouter à une autre boîte aux lettres Outlook ?

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Pourquoi ajouter et partager une boîte aux lettres

Ajouter une boîte aux lettres appartenant à un autre profil à son propre compte Outlook peut s’avérer utile ou nécessaire pour les raisons les plus diverses. Il arrive fréquemment qu’un responsable puisse avoir besoin d’aide pour la gestion de sa boîte aux lettres et accorde de ce fait à ses assistants des droits d’accès. De cette façon et en fonction du niveau d’autorisation, ces derniers pourront aider leur supérieur à réceptionner et trier les e-mails voire à répondre aux messages reçus. Un autre cas d’application peut consister à gérer de façon collective un compte de messagerie destiné à l’assistance : intégrer la boîte aux lettres Outlook rattachée au compte d’assistance aux comptes de plusieurs utilisateurs permettra alors de répartir sans difficulté le traitement des demandes d’assistance entre plusieurs personnes.

Conseil

Dans Outlook, vous pouvez non seulement partager des boîtes aux lettres et les utiliser collectivement, mais aussi partager un calendrier Outlook afin de partager les rendez-vous avec des collègues, des clients ou des partenaires commerciaux.

Finalement, on peut également vouloir intégrer – tout du moins temporairement – des boîtes aux lettres d’anciens collègues dans les comptes Outlook de personnes travaillant toujours dans l’entreprise. Cela peut notamment s’avérer capital si les employés sortants entretenaient une correspondance régulière avec des clients puisqu’il est ainsi possible de maintenir le compte correspondant actif le temps de la transition.

Comment ajouter une boîte aux lettres Outlook

Afin d’intégrer la boîte aux lettres d’un autre compte Outlook à votre propre compte, cette boîte aux lettres doit tout d’abord être partagée. Dans ce cadre, il est possible de partager l’intégralité de la boîte aux lettres ou uniquement certains dossiers. Ce dernier cas peut se révéler utile lorsque l’on souhaite partager uniquement les messages d’un client spécifique. Il est d’autre part possible d’accorder uniquement un droit de lecture ou de donner la possibilité de trier les emails, d’y répondre ou de les supprimer de façon autonome. Une fois le partage effectué, la boîte aux lettres Outlook peut ensuite être ajoutée et gérée dans le cadre des droits octroyés.

Note

Il arrive que les boîtes aux lettres ou les différents dossiers de la messagerie partagés soient uniquement disponibles après quelques minutes. Il se peut donc que vous deviez patienter un moment avant de pouvoir les intégrer à votre boîte aux lettres Outlook.

Partager une boîte aux lettres dans Outlook

Le partage d’une boîte aux lettres Outlook (ou d’un sous-dossier) avec d’autres utilisateurs sur le serveur Exchange s’effectue en plusieurs étapes.

Dans un premier temps, sélectionnez la boîte de réception avec un clic droit et sélectionnez l’entrée « Propriétés » dans le menu qui apparaît (Outlook sur le Web : « Autorisations »). Si vous ne souhaitez pas partager l’intégralité de la boîte aux lettres, mais uniquement certains sous-dossiers, sélectionnez ces sous-dossiers à la place de la boîte de réception.

Cliquez sur l’onglet « Autorisations » puis sur le bouton « Ajouter ». Vous pouvez ensuite rechercher dans la liste d’adresse globale le compte auquel vous souhaitez ajouter la boîte aux lettres Outlook :

Finalement, définissez les autorisations d’utilisation pour la boîte aux lettres partagée. Le niveau d’autorisation « Propriétaire » permet par exemple de lire, de répondre à et de supprimer l’ensemble des e-mails. Il est d’autre part possible de créer de nouveaux dossiers et sous-dossiers de cette façon. Validez les réglages définis avec « OK ».

Ajout d’une boîte aux lettres dans Outlook 2016

Afin d’intégrer une boîte aux lettres partagée dans Outlook 2016, connectez-vous tout d’abord au client. Une fois le logiciel démarré, ouvrez l’onglet « Fichier » et double-cliquez sur le bouton « Paramètres du compte » :

Dans la liste, cliquez sur le compte Outlook que vous souhaitez associer à la boîte aux lettres partagée et appuyez sur « Modifier… ». Vous pouvez également ouvrir les paramètres de compte Exchange en double-cliquant sur le compte en question :

Dans le menu suivant, cliquez sur « Paramètres supplémentaires » et cliquez sur l’onglet « Options avancées ». Cliquez sur « Ajouter… », saisissez le nom de la boîte aux lettres partagée et validez l’importation avec « OK » :

La boîte aux lettres devrait à présent être affichée dans la liste en plus des boîtes aux lettres ouvertes. Si tel est le cas, enregistrez les modifications avec « Accepter ». Cliquez ensuite sur « OK » puis sur « Suivant ». Outlook vous indique ensuite que votre compte a été actualisé avec succès.

Dans les dossiers, vous pouvez à présent voir la boîte aux lettres Outlook ajoutée. Si vous la sélectionnez, le client vous liste les messages qu’elle contient directement dans votre compte.

Comment ajouter une boîte aux lettres Outlook dans Outlook 2013

Les utilisateurs d’Outlook 2013 peuvent ajouter des boîtes aux lettres partagées à leur profil Outlook via les paramètres du compte. Vous pouvez ouvrir les paramètres via l’onglet « FICHIER » en cliquant sur le bouton « Paramètres du compte » et à nouveau sur « Paramètres du compte » dans le menu qui s’affiche :

Dans les paramètres de compte, sélectionnez à présent le compte Outlook dans lequel vous souhaitez intégrer la boîte aux lettres et cliquez sur « Modifier… ». Dans le menu suivant, cliquez sur « Paramètres supplémentaires… » pour éditer les paramètres Microsoft Exchange pour ce compte. Les paramètres Exchange peuvent également être consultés en double-cliquant sur le compte correspondant.

À l’étape suivante, cliquez sur l’onglet « Options avancées » et intégrez la boîte aux lettres souhaité avec « Ajouter ». Pour ce faire, saisissez le nom de l’utilisateur ou son adresse Exchange et validez la saisie avec « OK ». Après l’intégration de la boîte aux lettres Outlook partagée, Outlook 2013 affiche cette dernière dans la fenêtre « Ouvrir une autre boîte aux lettres ».

Cliquez à présent sur les boutons « Accepter » et « OK » ainsi que sur « Suivant » et « Terminer » dans les fenêtres suivantes afin d’enregistrer la boîte aux lettres Outlook ajoutée. Désormais, cette dernière apparaît automatiquement dans votre propre compte dans la vue des dossiers du client. Vous trouverez les boîtes aux lettres Outlook ajoutées dans les dossiers de votre compte Outlook.

Outlook sur le Web : ajout d’une boîte aux lettres dans l’application Web Outlook

L’application Web d’Outlook vous permet également d’intégrer des boîtes aux lettres que d’autres utilisateurs ont partagées avec vous au préalable. Pour ce faire, ouvrez tout d’abord la vue étendue des dossiers si ce n’est pas déjà fait en cliquant sur « Plus » :

Lorsque vous aurez ouvert la vue détaillée des dossiers, cliquez droit sur votre compte Outlook caractérisé par votre nom ou l’adresse email de votre compte Outlook. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez l’entrée « Ajouter un dossier partagé » :

Saisissez le nom ou l’adresse email de la personne dont vous souhaitez intégrer la boîte aux lettres Outlook et cliquez sur « Ajouter » :

Dans la vue des dossiers, vous devriez désormais également trouver dans les dossiers de votre propre boîte aux lettres une entrée pour la boîte aux lettres Outlook ajoutée :


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