Gérer et créer une liste de distribution Outlook
Grâce aux listes de distribution Outlook et aux groupes de contacts, vous envoyez le même message à différentes personnes sans vous adresser individuellement à chaque destinataire. Nous vous montrons à l’aide d’instructions pas à pas comment vous pouvez créer et gérer des listes de distribution et des groupes de contacts soit avec l’application de bureau Outlook on Desktop soit avec Outlook sur le Web.
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Application Outlook on Desktop
Dans les dernières versions de l’application Outlook on Desktop, les listes de distribution sont appelées groupes de contacts. La procédure pour créer des groupes de contacts dépend de la version Outlook que vous utilisez.
Créer et modifier des listes de distribution avec Outlook 2013 et 2016
Procédez comme suit pour créer des groupes de contacts avec Outlook 2013 ou 2016.
Étape 1 : ouvrez la gestion des contacts de votre application Outlook en cliquant sur le bouton « Personnes » dans la barre de navigation.
Si vous utilisez la barre de navigation compacte, un symbole correspondant à la rubrique « Personnes » sera affiché.
Étape 2 : sélectionnez sous « Mes contacts » dans la barre latérale droite le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le nouveau groupe de contacts. Le dossier « Contacts » créé automatiquement par Outlook lors de l’installation du programme existe par défaut.
Si besoin, créez un nouveau dossier de contacts.
Étape 3 : cliquez sur « Nouveau groupe de contacts ». Vous trouverez le bouton sous l’onglet « Accueil » dans le champ « Nouveau ».
Outlook ouvre une nouvelle fenêtre « Groupe de contacts ».
Étape 4 : nommez le nouveau groupe de contacts.
Étape 5 : cliquez sur « Ajouter des membres » et sélectionnez l’une des trois options suivantes :
- À partir des contacts Outlook
- À partir du carnet d’adresses
- Nouveau contact
Si vous choisissez l’option « À partir des contacts Outlook » ou « À partir du carnet d’adresses », Outlook ouvre la nouvelle fenêtre « Sélectionner les membres ». Si vous optez en revanche pour « Nouveau contact », la fenêtre « Ajouter un nouveau membre » s’ouvre.
Étape 6 : sélectionnez dans votre carnet d’adresses les personnes que vous souhaitez ajouter à votre groupe de contacts. Repérez pour cela le contact correspondant dans la fenêtre de sélection et cliquez sur le bouton « Membres -> ».
Ajoutez éventuellement à votre groupe de contacts des personnes qui ne sont pas encore enregistrées dans votre carnet d’adresses en créant ces nouveaux contacts.
Vous souhaitez ajouter à votre carnet d’adresses Outlook des informations de contact tirées d’autres applications ? Vous trouverez des instructions pas à pas claires dans notre article de conseil Importer des contacts dans Outlook.
Utilisez le bouton « Supprimer des membres » pour supprimer un contact de la liste de distribution.
Étape 7 : cliquez sur « Enregistrer et fermer » dès que vous avez ajouté tous les contacts souhaités au nouveau groupe de contacts.
Ce dernier apparaîtra dans le dossier de contacts sélectionné au préalable dans la barre latérale gauche de la fenêtre d’Outlook.
Si vous souhaitez procéder à des modifications sur un groupe de contacts déjà existant, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton « Modifier » dans la description des contacts.
La modification du groupe de contacts se fait de la même manière que pour la création de nouveaux groupes de contacts dans la fenêtre « Groupe de contacts ».
En variante, vous trouverez l’option « Modifier le groupe de contacts » dans le menu contextuel. Pour l’ouvrir, faites un clic droit sur le groupe de contacts concerné.
Créer et modifier des listes de distribution avec Outlook 2010
Vous utilisez la version Outlook 2010 ? Procédez dans ce cas de la manière suivante pour créer une nouvelle liste de distribution Outlook.
Étape 1 : sélectionnez la rubrique Outlook « Contacts » et cliquez dans l’onglet « Accueil » sur « Nouveau groupe de contacts ». Vous trouverez le bouton correspondant dans le groupe « Nouveau ».
Outlook ouvre une nouvelle fenêtre.
Étape 2 : dans le champ « Nom », entrez une désignation quelconque pour votre nouveau groupe de contacts.
Étape 3 : sélectionnez l’onglet « Groupe de contacts » et cliquez dans le groupe « Membres » sur le bouton « Ajouter des membres ». Sélectionnez l’une des trois options :
- À partir des contacts Outlook
- À partir du carnet d’adresses
- Nouveau contact
Si vous souhaitez ajouter à votre groupe de contacts des personnes tirées du carnet d’adresses ou du dossier « Contacts », Outlook ouvre la fenêtre « Ajouter des membres ».
Repérez le contact souhaité dans la fenêtre de sélection et cliquez sur le bouton « Membres -> ». Utilisez si besoin la fonction de recherche. Répétez la procédure pour chaque personne que vous voulez ajouter à votre liste de distribution Outlook.
Si vous souhaitez entrer dans le groupe de contacts des personnes qui ne se trouvent pas encore dans votre carnet d’adresses, utilisez l’option « Nouveau contact » et entrez les informations de contact requises dans la fenêtre de dialogue « Ajouter un nouveau membre ».
Étape 4 : lorsque vous avez ajouté toutes les personnes souhaitées à votre groupe de contacts, confirmez votre choix en cliquant sur « OK ». La nouvelle liste de distribution est affichée dans le dossier « Contacts » sous le nom que vous avez choisi.
Outlook sur le Web
Créer une liste de distribution dans Outlook sur le Web
Outlook sur le Web, l’application en ligne du service de messagerie populaire dans le cadre d’Office 365, vous offre la possibilité de définir des groupes de distribution avec une adresse de messagerie individuelle. Les messages envoyés à l’adresse d’un groupe de listes de distribution sont automatiquement livrés à tous les membres du groupe sans que vous ayez à vous adresser à eux directement.
Étape 1 : ouvrez le navigateur Internet et connectez-vous à Office 365 avec vos données utilisateur.
Étape 2 : sélectionnez l’application Outlook Web App.
Étape 3 : cliquez sur le symbole de l’engrenage dans la barre de menu, puis dans la barre latérale droite sur « Courrier » sous « Vos paramètres d’application ».
Étape 4 : naviguez dans la barre latérale gauche dans la zone « Général » et allez sur « Groupes de distribution ».
Étape 5 : cliquez sur le signe + sous « Groupes de distribution dont je suis propriétaire » pour créer une nouvelle liste de distribution Outlook.
Votre Outlook Web App ouvre une nouvelle fenêtre de navigation nommée « Nouveau groupe de distribution ».
Étape 6 : configurez votre groupe de distribution : entrez un nom d’affichage ainsi qu’un pseudonyme et définissez l’adresse de messagerie avec laquelle des messages peuvent être envoyés à la liste de distribution. Dans le champ « Notes », vous pouvez formuler une description de la liste de distribution et de sa fonction. Cochez la case « Définir ce groupe comme groupe de sécurité » dans la mesure où vous souhaitez créer un groupe fermé.
Vous êtes défini automatiquement en tant que propriétaire de groupe.
Les propriétaires du groupe gèrent les groupes de sécurité. Ils sont les seuls à pouvoir ajouter de nouveaux contacts ou supprimer des membres.
Étape 7 : déterminez d’autres propriétaires du groupe qui auront à l’avenir les mêmes droits de groupe que vous. Cliquez sur le signe + pour ajouter des personnes de votre carnet d’adresses en tant que propriétaires.
Étape 8 : joutez des membres de groupe à votre groupe de distribution. Cliquez pour cela sur le signe + et sélectionnez les personnes souhaitées dans votre carnet d’adresses.
Étape 9 : définissez les conditions selon lesquelles des personnes peuvent entrer dans votre groupe de distribution et en sortir.
Si un groupe standard est créé, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Adhésion
- Ouverte : n’importe quel utilisateur d’Office 365 peut adhérer à votre groupe sans autorisation.
- Fermée : seuls les propriétaires peuvent ajouter des membres au groupe de distribution. Les demandes d’adhésion sont rejetées automatiquement.
- Autorisation du propriétaire : seuls les propriétaires peuvent ajouter des membres au groupe de distribution et autoriser des demandes d’adhésion.
Retrait
- Ouvert : les membres de votre groupe de distribution peuvent le quitter à tout moment sans autorisation.
- Fermé : seuls les propriétaires du groupe peuvent supprimer des membres du groupe.
Des groupes de sécurité ne peuvent pas être créés en tant que groupes ouverts.
Étape 10 : terminez le processus de configuration en cliquant sur « Enregistrer ».
Votre nouveau groupe de distribution s’affiche sous « Groupes de distribution dont je suis propriétaire ». Si vous êtes vous-même membre du groupe en tant que propriétaire du groupe, vous le trouverez également sous « Groupes de distribution auxquels j’appartiens ».
Modifier une liste de distribution avec Outlook sur le Web
La modification des groupes de distribution se fait également dans l’élément de menu du même nom des paramètres Outlook.
Étape 1 : Sélectionnez le groupe de distribution souhaité dans l’affichage.
Étape 2 : cliquez sur le symbole du crayon pour adapter un groupe de distribution. Si vous souhaitez au lieu de cela supprimer le groupe de distribution sélectionné, cliquez sur le symbole de la corbeille.
Outlook sur le Web ouvre une nouvelle fenêtre de navigation dans laquelle vous pouvez procéder à des adaptations de votre groupe de distribution.
Étape 3 : terminez la modification de votre liste de distribution Outlook en cliquant sur « Enregistrer ».
Toutes les modifications sont validées et prennent effet immédiatement.
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