Créer une adresse email pour association : comment ça marche ?

Que ce soit pour un club de foot ou une association humanitaire, il n’est pas nécessaire de posséder des compétences informatiques professionnelles ni de consacrer beaucoup de temps à la création d’une adresse email pour club ! Vous aurez simplement besoin de votre propre domaine, ainsi que de boîtes aux lettres et adresses email personnalisées pour les membres participants de l’association. L’avantage de cette approche est que la communication devient plus claire, ce qui renforce le sentiment d’appartenance et l’identité visuelle de l’association.

Pourquoi une adresse email est-elle utile pour une association ?

Pour leur communication interne et externe, les associations utilisent des adresses email. Celles-ci facilitent les discussions, la coordination d’annonces importantes, l’introduction de nouveautés, la gestion de changements ou l’organisation d’événements, et permettent également l’échange d’informations. Une adresse email unifiée présente de nombreux avantages pour correspondre avec les partenaires, les prospects et les supporters de l’association. Lorsqu’une adresse email partagée au sein d’une association est utilisée, par exemple nomdelassociation@xyz, il est alors nécessaire d’implémenter des filtres pour assurer que les messages soient adressés aux bonnes personnes.

Les adresses email personnalisées pour chaque membre de l’association se révèlent plus efficaces et pratiques. Au lieu de gérer votre propre serveur de messagerie, vous pouvez simplement créer une adresse email avec votre propre domaine. Pour cela, aucun savoir technique ou compétence en programmation n’est nécessaire, et vous bénéficiez toujours de liberté concernant le choix du nom et l’attribution des adresses email. Tout ce dont vous avez besoin est un fournisseur, un compte client, et des idées pour le nom de votre email d’association !

Quels sont les avantages d’une adresse email pour les associations ?

Pour un club associatif, une adresse email représente une solution facile à mettre en place, sûre et sécurisée. De plus, cela renforce l’identité visuelle et améliore la communication. Vous utilisez ainsi une boîte aux lettres professionnelle pour l’association et des adresses personnalisées pour chaque membre.

Comparée à d’autres fournisseurs d’emails, une adresse email d’association chez un fournisseur offre les avantages suivants :

• Accès flexible et universel : grâce à la technologie IMAP, une adresse email d’association permet de consulter vos messages à partir de n’importe quel appareil ou lieu.
• Libre de publicités : moyennant quelques frais pour l’utilisation du domaine, vous bénéficiez d’une boîte de réception sans publicités indésirables, grâce à des filtres efficaces mis en place par le fournisseur.
• Protection robuste contre les menaces : un fournisseur fiable protège votre boîte de réception contre le spam, les malwares et le phishing en utilisant des technologies de sécurité avancées pour analyser les emails et détecter les cyberattaques.
• Archivage des emails conforme aux normes légales : les emails sont archivés de manière sécurisée dans des data centers conformément aux exigences légales, assurant ainsi une conformité avec les normes, notamment le records management.
• Personnalisation et professionnalisme : que ce soit par l’usage d’une adresse partagée pour l’association ou des adresses personnalisées pour ses membres, une adresse email individualisée renforce le sérieux, l’originalité et la crédibilité de l’association.

Email Account for Clubs : configuration facile d’une adresse email pour votre association

La configuration d’un email pour votre association est rapide et ne demande pas de compétences particulières. Bien que les étapes précises puissent différer en fonction du fournisseur sélectionné, le processus suit généralement le schéma suivant :

Trouver le domaine souhaité

Il est crucial de choisir un domaine pertinent et dont il est facile de se rappeler pour l’adresse de votre association. Un bon fournisseur propose généralement des TLDs (Top-Level Domains) importants pour l’enregistrement de domaine, y compris des gTLDs (generic Top-Level Domains) tels que .fr, .com, .net, ainsi que .org, .blog et .web. Le gTLD souvent utilisé par les associations, .club, est également une option.

En termes de créativité, votre adresse email pourrait être membre@votreassociation.com ou pour spécifier davantage, nomdevotreassociation@activitedelassociation.club.

Un autre aspect important concerne les domaines spécifiques à chaque pays, ou ccTLDs. Une extension de domaine telle que .fr, .ch ou .be indique immédiatement le pays d’origine du domaine et de l’adresse email. Selon que votre association opère à l’international ou principalement à l’intérieur d’un pays, il serait judicieux de choisir un domaine approprié dans la liste des ccTLDs.

Choisir un tarif adapté à vos besoins

Les fournisseurs d’un domaine email adaptent leurs modèles de tarification selon les besoins. Ainsi, les petites associations nécessitent moins de boîtes aux lettres et d’espace de stockage que les grandes associations actives à l’international. Vous trouverez donc des tarifs abordables et personnalisés pour le nombre souhaité de boîtes aux lettres, incluant également l’espace de stockage pour tous les membres de l’association.

Configurer un email personnalisé pour association

Suite à l’enregistrement du domaine et au choix du tarif, vous procédez à la création des adresses email, chacune dotée de sa propre boîte aux lettres et sécurisée par un mot de passe. Chaque membre reçoit une adresse email personnalisée liée à l’association, protégée par un mot de passe unique. Vous pouvez également configurer des options supplémentaires telles que le transfert d’emails, les filtres anti-spam, ainsi que les listes blanches et noires.

Configurer une adresse email pour association avec IONOS

Avec IONOS, vous pouvez rapidement et facilement configurer une adresse email adaptée à vos besoins pour votre association. Le processus est simplifié par un système modulaire, qui vous aide à choisir aisément le domaine et le plan tarifaire qui vous conviennent.

Avec les instructions suivantes pour la configuration chez IONOS, vous obtenez une adresse email professionnelle et attrayante pour votre club associatif :

Étape 1 : enregistrer le domaine

L’obtention d’un domaine propre est la première étape vers la création d’un email professionnel pour une association. Vous pouvez acquérir ce domaine via différents fournisseurs ou directement à travers le pack email de IONOS ! Pour vérifier la disponibilité du domaine que vous désirez, utilisez simplement notre vérificateur de domaine gratuit. Cet outil vous informe des domaines déjà attribués, de la disponibilité de votre domaine préféré, ou des alternatives disponibles.

Étape 2 : configurer la messagerie de l’association

Après avoir choisi et enregistré le domaine, il est temps de configurer l’adresse email de l’association. Pour ce faire, connectez-vous au compte client IONOS avec vos identifiants. Ensuite, allez dans la catégorie « Email » et optez pour le produit de messagerie correspondant adapté à vos besoins, par exemple « Email Basic ».

Étape 3 : créer le compte email

Allez maintenant sur « Créer une nouvelle adresse email ». Remplissez alors les champs suivants :

• Email : définissez ici la partie locale qui doit être placée avant le symbole @ dans l’adresse email.
• @ : sélectionnez le domaine de votre choix.
• Mot de passe : saisissez un mot de passe sécurisé pour votre adresse email.

Sous « Ajouter une destination de redirection », vous avez également la possibilité de saisir un transfert pour les messages entrants, et ce vers dix adresses au maximum. Contre paiement, vous pouvez de plus réserver des fonctions de sécurité telles que l’archivage des emails ou la protection antivirus. Vous terminez la configuration en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Étape 4 : ajouter d’autres adresses email

Pour créer sous votre domaine email d’autres adresses email pour les membres de l’association, allez sur « Créer une autre adresse email ». Si vous avez besoin d’autres domaines séparés pour des adresses email professionnelles, vous pouvez même à tout moment réserver des domaines supplémentaires grâce à IONOS !