OX App Suite

Un logiciel de collaboration tout droit venu d’Europe : la société allemande Open-Xchange AG propose avec la suite OX App une solution Office basée Cloud à la hauteur de la concurrence telle que Microsoft et Google. Alors que peut faire ce logiciel ?

Tout comme les deux autres solutions Software-as-a-Service bien connues que sont Office 365 de Microsoft et G suite de Google, la OX App suite se compose de différents programmes qui facilitent la vie quotidienne au bureau : traitement de texte, messagerie alternative à Outlook et stockage Cloud en un seul pack.

De plus, la suite OX App a le gros avantage d’offrir une présentation sous forme de tableau de bord. Ainsi, toutes les applications sont regroupées et les utilisateurs disposent des informations les plus importantes en un clin d’œil : nouveaux mails, rendez-vous à venir, tâches en cours, fichiers importants... Le portail peut être personnalisé rapidement et facilement à l’aide de widgets. Chaque utilisateur peut placer en évidence les informations qui sont importantes pour lui et cacher celles qui sont sans importance.

L’App Suite est constituée d’un programme de messagerie : avec l’application de courrier électronique, les utilisateurs peuvent rapidement et facilement recevoir, envoyer et organiser leurs messages. Le grand avantage est que plusieurs comptes utilisateurs peuvent être gérés sur la même interface. Les courriels peuvent être triés dans différents dossiers ou marqués comme importants. La fonction de recherche avancée est de plus d’une grande aide pour les boîtes aux lettres bien remplies.

OX Mail n’est pas fourni avec son propre serveur de messagerie, comme c’est le cas par exemple avec Gmail. À la place, les utilisateurs ou les entreprises ont la possibilité d’intégrer leurs comptes de messagerie existants.

Open-Xchange E-Mail est également disponible pendant vos déplacements. L’interface Web s’adapte bien aux mobiles, même ceux qui ont de petits écrans, mais vous pouvez également utiliser un logiciel additionnel : pour iOS et Android, des applications mobiles sont en effet disponibles.

Pour qu’un programme de messagerie électronique puisse être utilisé efficacement, un carnet d’adresses fonctionnel est nécessaire. L’App Suite se sert de OX Contacts pour l’envoi des mails et d’autres scénarios d’application. Le logiciel permet aux utilisateurs de créer, modifier et gérer des contacts. Les contacts peuvent également être regroupés par thème et ouverts pour d’autres utilisateurs. Grâce à la fonction de synchronisation, les adresses les plus importantes sont toujours disponibles sur chaque appareil. Pour faciliter au mieux la création de nouvelles entrées, les données provenant de sources approuvées peuvent être transférées directement dans le carnet d’adresses.

La suite OX Calendrier met à disposition des calendriers pour bien organiser ses rendez-vous. Le planificateur permet de plus de gérer différents calendriers en même temps. Par exemple, les rendez-vous privés peuvent être gérés au sein de la même interface que les rendez-vous d’affaires auxquels vos collègues ont par ailleurs accès. Le logiciel permet aussi de planifier simplement des réunions et d’inviter des participants.

OX Drive fournit aux utilisateurs d’Open-Xchange une solution de stockage Cloud facile à utiliser. Les fichiers et dossiers sont transférés en toute simplicité vers le stockage. Ensuite, les fichiers peuvent être déplacés et réorganisés comme à notre habitude sur le disque dur local. Pour favoriser la collaboration avec les collègues et partenaires commerciaux, il est possible de partager des fichiers précis ou des dossiers entiers. Les autres utilisateurs peuvent accéder aux données et les visualiser, les télécharger ou les modifier.

Pour tous les documents textes, Open-Xchange propose trois applications différentes qui couvrent les fonctions que l’on connaît des autres fournisseurs. Avec OX Text, vous pouvez écrire et formater vos lettres ou autres textes. OX Presentation sert à créer des présentations agréables, comme on peut le faire avec PowerPoint. Enfin OX Spreadsheet est un tableur qui fournit toutes les fonctions nécessaires aux calculs et à la création de tableaux.

Les utilisateurs peuvent ainsi travailler avec différents formats. Si vous recevez des fichiers créés avec Microsoft Office, vous pouvez également ouvrir et modifier ces documents. Comme la OX App Suite est une série de programmes pour la collaboration, OX Documents offre de nombreuses possibilités pour travailler en équipe. Vous pouvez partager les documents avec d’autres utilisateurs et ensuite travailler ensemble sur le contenu.

La suite Open-Xchange offre quasiment la même gamme de fonctions que les autres solutions de collaboration bien connues. Cependant, ses avantages résident principalement sur la conception ouverte du logiciel. Plusieurs développeurs ont travaillé sur la suite OX App Suite - parmi eux, certains programmeurs qui ont déjà développé OpenOffice.

Cette approche open-source est la plus perceptible dans OX Documents. Contrairement à d’autres fournisseurs, ce logiciel n’a pas de format de fichier propre. En revanche, les fichiers Microsoft Office, OpenOffice et LibreOffice peuvent s’ouvrir facilement et être édités, et ce sans détruire le formatage des documents. En même temps, il est possible de travailler avec d’autres personnes sur un document, même si ces derniers n’utilisent pas OX Documents.

Un autre avantage qui a aussi à voir avec la communauté open source, tout du moins indirectement : la protection des données. Les offres de Microsoft et de Google en particulier sont régulièrement blâmées de ne pas protéger suffisamment les données des utilisateurs. La suite OX App est en revanche conçue pour répondre aux exigences du RGPD. Si les utilisateurs accèdent aux programmes d’application à partir d’un hébergeur de l’Union européenne, ils peuvent compter sur une solution conforme à la protection des données.

Les inconvénients peuvent provenir toutefois de l’approche basée Cloud. La suite n’est pas destinée à être installée sur un PC personnel. Les utilisateurs les moins expérimentés d’un point de vue technique sont plutôt conseillés de choisir une solution déjà installée sur un serveur. Même pour les petites et moyennes entreprises (PME), la mise en place du réseau local et son utilisation peuvent être trop lourds. Par conséquent, il est nécessaire d’avoir recours à l’offre d’un fournisseur d’hébergement. Néanmoins, les grands groupes peuvent aussi proposer la suite OX App de leurs employés grâce à leur propre centre de données.

Tout comme les autres alternatives à Microsoft Office, la suite OX App s’adresse aux entreprises de toutes tailles : des entrepreneurs indépendants aux grands groupes internationaux, tout type d’utilisateurs peut travailler avec la suite OX App. Les fonctions de la suite sont particulièrement utiles si vous souhaitez transférer des données de votre entreprise vers le Cloud. Ainsi, vous pouvez d’une part accéder aux fichiers et aux informations depuis n’importe quel endroit, et d’autre part, vous pouvez collaborer avec d’autres personnes de manière très simple. Comme les documents, répertoires d’adresses et autres données sont enregistrées sur le Cloud, les fichiers peuvent être rapidement partagés avec d’autres utilisateurs.

L’aspect Software as a Service est également un avantage pour les groupes d’utilisateurs : il n’est pas nécessaire de configurer le PC ou l’ordinateur portable de chaque employé, d’installer le logiciel et de faire des mises à jour régulières. Il suffit d’avoir un appareil avec un navigateur à jour et une simple connexion Internet stable. Même si l’on change d’ordinateur, il n’est aucunement nécessaire d’effectuer de nouvelles installations : avec un enregistrement sur le Cloud, toutes les données sont à nouveau disponibles immédiatement. Vous économisez du temps et de l’argent.