La suite Open-Xchange offre quasiment la même gamme de fonctions que les autres solutions de collaboration bien connues. Cependant, ses avantages résident principalement sur la conception ouverte du logiciel. Plusieurs développeurs ont travaillé sur la suite OX App Suite - parmi eux, certains programmeurs qui ont déjà développé OpenOffice.
Cette approche open-source est la plus perceptible dans OX Documents. Contrairement à d’autres fournisseurs, ce logiciel n’a pas de format de fichier propre. En revanche, les fichiers Microsoft Office, OpenOffice et LibreOffice peuvent s’ouvrir facilement et être édités, et ce sans détruire le formatage des documents. En même temps, il est possible de travailler avec d’autres personnes sur un document, même si ces derniers n’utilisent pas OX Documents.
Un autre avantage qui a aussi à voir avec la communauté open source, tout du moins indirectement : la protection des données. Les offres de Microsoft et de Google en particulier sont régulièrement blâmées de ne pas protéger suffisamment les données des utilisateurs. La suite OX App est en revanche conçue pour répondre aux exigences du RGPD. Si les utilisateurs accèdent aux programmes d’application à partir d’un hébergeur de l’Union européenne, ils peuvent compter sur une solution conforme à la protection des données.
Les inconvénients peuvent provenir toutefois de l’approche basée Cloud. La suite n’est pas destinée à être installée sur un PC personnel. Les utilisateurs les moins expérimentés d’un point de vue technique sont plutôt conseillés de choisir une solution déjà installée sur un serveur. Même pour les petites et moyennes entreprises (PME), la mise en place du réseau local et son utilisation peuvent être trop lourds. Par conséquent, il est nécessaire d’avoir recours à l’offre d’un fournisseur d’hébergement. Néanmoins, les grands groupes peuvent aussi proposer la suite OX App de leurs employés grâce à leur propre centre de données.