Mettre en place le télétravail : travailler de manière sûre et efficace

Plus de flexibilité, pas de trajet en voiture ou en transports en commun et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée : de nombreuses raisons jouent en faveur du télétravail. Et les entreprises en profitent également : les restrictions régionales ne rentrent plus en ligne de compte, elles peuvent ainsi choisir parmi un plus grand nombre de candidats. Toutefois, pour pouvoir travailler efficacement et en toute sécurité à la maison, il est conseillé de garder quelques éléments à l’esprit. Nous vous donnons des conseils sur la manière de mettre en place le télétravail chez soi.

En France, il n’existe pas de droit fondamental au télétravail. Il est indispensable d’obtenir l’accord de son employeur avant de mettre en place le télétravail chez soi. L’employé doit impérativement en formuler la demande auprès de son employeur et celui-ci est en droit de la refuser. Toutefois, il doit motiver son refus.

En principe, les employeurs sont tenus de garantir la santé et la sécurité de leurs employés, au bureau et sur les postes de télétravail. Le principe de base veut que l’employeur fournisse l’équipement à son salarié pour effectuer son travail. Dans le cadre du télétravail, deux solutions sont, en théorie, possibles :

• Le salarié met à disposition ce qu’il a déjà chez lui, notamment le bureau ou la table, la chaise, le local. L’employeur lui demande alors, via une déclaration sur l’honneur, que l’emplacement et l’environnement soient adaptés au travail à accomplir.
• L’employeur fournit les équipements nécessaires. Cependant, il est rare que l’employé accepte de bouleverser son environnement en y installant des meubles provenant de son entreprise. Il est alors important de faire la distinction entre ce que le salarié met à disposition pour son poste de travail et les équipements nécessaires au télétravail, fournis le plus souvent par l’employeur. Ces derniers doivent être listés par écrit. Il peut, par exemple, s’agir d’une imprimante, d’un téléphone professionnel, d’une clé USB, d’un ordinateur portable, d’un casque…

Si l’employeur fournit du matériel et des équipements à son salarié, ce dernier doit les entretenir correctement. En cas de panne ou dysfonctionnement, l’employeur doit en être averti sans délai et par tous moyens.

Toute personne qui travaille à la maison sur une longue période ou régulièrement doit y établir un bureau permanent. Que devez-vous prendre en considération ?

Bien entendu, il n’est pas toujours possible de créer un bureau séparé pour le travail quotidien. Ce n’est pas non plus absolument nécessaire. Il est toutefois conseillé de prévoir un espace suffisant, afin de répondre aux exigences ergonomiques et d’assurer une liberté de mouvement suffisante. Vous devez disposer d’un espace dont la superficie recommandée est d’au moins 1,5 mètre carré.

Afin de bien séparer le travail et la vie privée, il est également conseillé de créer une frontière spatiale entre les zones de travail et de vie quotidienne. Les cloisons de séparation, telles que les étagères ou les plantes, sont utiles. En outre, la position des fenêtres doit être prise en compte lors du choix de l’emplacement de travail. Idéalement, le lieu de travail devrait être disposé parallèlement à la fenêtre pour éviter l'éblouissement et les reflets sur l'écran causés par la lumière du jour.

Mettre en place le télétravail chez soi requiert également d’instaurer un poste de travail ergonomique. L’objectif est d’assurer la santé physique et mentale tout en permettant de travailler efficacement et sans erreur. Les facteurs physiques individuels tels que la taille et le poids doivent également être pris en compte.

Mettre en place le télétravail comprend aussi certains aspects ergonomiques tels que :

• La disposition des équipements de travail tels que bureau et chaise
• La facilité d’utilisation du matériel et des logiciels
• Les influences extérieures telles que l'air, la lumière et le bruit

Exemple de position assise ergonomique :

Le lieu de travail est optimal lorsque les bras et les avant-bras, ainsi que les cuisses et les mollets, sont positionnés à un angle de 90 degrés l'un par rapport à l'autre. Les pieds doivent être posés fermement et parallèlement sur le sol. Si ce n'est pas possible, un repose-pied vous y aidera. Les paumes de vos mains et vos coudes doivent être au même niveau que la souris et le clavier. La distance par rapport à l’ordinateur doit être d'au moins 50 centimètres. La hauteur de l'écran doit être ajustée de manière à ce que la ligne supérieure de l'écran soit légèrement en dessous de l'axe visuel.

Mettre en place un télétravail ergonomique implique non seulement un bureau et une chaise de bureau adaptés aux besoins individuels, mais aussi une disposition appropriée des équipements de travail. Un autre aspect souvent négligé est l'éclairage du lieu de travail. L’éclairage ergonomique est composé de différents éléments ; en plus de la plus grande proportion possible de lumière du jour, le lieu de travail doit être doté d'un éclairage au plafond clair et uniforme. Cela peut également être optimisé par un éclairage indirect, par exemple sur le mur. Un éclairage de bureau supplémentaire permet d'éclairer la surface de travail de manière ciblée. Ce dernier doit fournir une luminosité d'au moins 500 lux.

Mettre en place le télétravail chez soi nécessite également de garder un œil sur les sources potentielles de danger. Une gestion bien pensée des câbles minimise par exemple le risque de trébucher lors du travail à domicile. Les câbles ne doivent pas être posés par terre sans être fixés mais plutôt être regroupés à l'aide de colliers de serrage. Les unités d'alimentation électrique, les prises multiples et les faisceaux de câbles peuvent être rangés dans un chemin de câbles fixé sous le bureau.

Les longues stations assises et les mouvements monotones constituent également un risque. Afin de relancer la circulation, soulager et prévenir les tensions musculaires, il convient également de prévoir une quantité suffisante d’activité physique au travail, lors du télétravail. Un bureau réglable en hauteur permet de créer des conditions optimales, par exemple. Cela vous permet de passer d'une phase de travail à une autre en position assise ou debout. Le bureau à domicile peut également être aménagé de manière à ce que les équipements ne soient pas placés directement sur le bureau. Ainsi, cela oblige à se lever pour téléphoner, imprimer des documents ou les scanner. En général, tout ce qui apporte de la variété au mouvement est utile et bienvenu.

Un bureau à domicile bien équipé comprend également les logiciels et le matériel, ainsi que la communication avec les collègues et un accès aisé au serveur de l'entreprise. Des solutions bureautiques spéciales telles que l’Microsoft Excel 365 offrent une gamme complète de fonctions pour la communication au sein des entreprises. Les applications bureautiques courantes telles que le traitement de texte, les tableurs et les présentations sont accessibles à tous les employés, quel que soit leur lieu de travail.

De nombreuses données d’entreprise sont extrêmement sensibles. Afin de pouvoir y accéder en toute sécurité depuis le bureau à domicile, un Virtual Private Network (VPN) est une bonne option. Le réseau de communication virtuel permet la transmission sécurisée de données grâce à des procédures spéciales de chiffrement et d'authentification. Une fois mis en place, il est facile à utiliser. Le service informatique de votre entreprise vous apportera certainement son aide si vous installez le logiciel pour le bureau à domicile.

Lorsque l’on travaille au bureau, les projets sont rapidement discutés en personne. Une pause déjeuner partagée est également souvent utilisée pour clarifier des questions d’affaires. Ainsi, les plateformes et les services de communication sont essentiels pour garantir que la communication avec les collègues se déroule également sans problème en télétravail. Un bon logiciel de gestion de projet est recommandé pour une organisation optimale.

Les solutions de Cloud sont idéales pour stocker de grandes quantités de données et les mettre à la disposition d'un groupe sélectionné de personnes. Vous pouvez accéder et modifier des fichiers dans des équipes décentralisées et de n'importe où. Grâce à des fonctions telles que la synchronisation automatique, les données des différents appareils finaux sont toujours à jour. Lorsque différents comptes peuvent être créés et gérés, comme avec le stockage en ligne HiDrive Next, vous recevrez des droits de lecture et d'écriture qui sont adaptés à votre activité.