Comptabiliser un avoir sur facture : explications et exemples

L’émission d’un avoir comptable est une pratique courante qui permet aux entreprises et à leurs clients de corriger une facture rapidement. En comptabilité, une note de crédit sert à ajuster les comptes de vente et la TVA associée, garantissant ainsi une gestion rigoureuse et conforme aux obligations légales. Mais comment l’enregistrer ? Voici les étapes essentielles pour comptabiliser un avoir correctement.

Comment comptabiliser un avoir sur facture ?

Comptabiliser une note de crédit consiste à ajuster la facture initiale en soustrayant le chiffre d’affaires correspondant et la TVA associée. Dans la mesure où il s’agit d’une facture négative, la note de crédit doit mentionner le montant du solde qui profite au client. Si la facture a déjà été payée, l’émission d’un avoir comptable permet d’enregistrer la correction et, le cas échéant, de procéder à un remboursement ou à une compensation sur une facture future. Cela s’applique si la facture a déjà été comptabilisée et intégrée au décompte de la TVA.

Voici les étapes essentielles à l’enregistrement d’une note de crédit dans votre comptabilité :

1. Recevoir l’avoir : vérifiez si l’avoir est correct et complet (montant, TVA, référence à la facture initiale, etc.).
2. Attribuer un numéro de document : une numérotation unique est obligatoire en France pour la traçabilité. L’avoir doit être intégré dans la séquence chronologique des documents comptables.
3. Saisir l’avoir sur facture dans le système de comptabilité : enregistrez l’avoir dans votre système comptable en respectant le PCG.
4. Affecter une facture : attribuez à l’avoir que vous souhaitez enregistrer la facture correspondante.
5. Réduire la TVA collectée : ajustez votre déclaration de TVA.
6. Documenter l’avoir : documentez l’avoir et les montants comptabilisés conformément aux exigences légales en cas de contrôle fiscal.

Enregistrer une note de crédit : exemple

La cause principale d’un avoir sur facture est le retour de marchandises. Cet exemple est donc basé sur ce type de cas. Si, après livraison d’un produit, le client se rend compte qu’il ne s’agit pas de l’article souhaité, vous pouvez accepter de le reprendre.

Exemple : La facture, déjà établie, s’élève à 1 000 € HT (soit 1 200 € TTC). Il s’agit donc de rédiger un avoir comptable correspondant au montant total de la facture. La TVA appliquée sur l’avoir est identique à celle de la vente initiale, c’est-à-dire 20 % dans cet exemple. Ainsi, cette transaction annule le chiffre d’affaires enregistré ainsi que la TVA collectée, de sorte que l’opération soit comptablement neutre.

Pour simplifier la gestion et assurer la traçabilité, il est recommandé d’indiquer le numéro de la facture d’origine sur l’avoir. Ceci permet en effet au client de ne pas régler la facture et d’entraîner d’autres démarches comptables. Si la facture a déjà été payée, l’avoir peut être remboursé par virement bancaire, chèque ou compensé sur une facture future.

Les avoirs doivent être numérotés de manière chronologique et continue, conformément aux règles de facturation. Il existe donc deux façons de procéder : les avoirs peuvent être numérotés dans la même séquence que les factures, soit dans une séquence distincte. Par exemple, si vous avez déjà établi 10 factures (la dernière porte donc le numéro 10) et que vous devez établir une note de crédit concernant la facture n°5, la première option consiste à suivre la numérotation des factures, c’est-à-dire à attribuer à votre avoir comptable le n°11, et à la facture suivante le n°12. L’autre option est de séparer la numérotation des factures d’une part, des notes de crédit de l’autre : dans notre exemple, la première note de crédit de l’année porte le n°1, et la facture suivante le n°11.

Voici les mentions qui doivent figurer sur un avoir comptable :

• Le terme « Avoir » en tête de document.
• Le montant de l’avoir HT et TTC, c’est-à-dire avec la TVA relative aux prestations ou aux produits vendus.
• La référence à la facture initiale est fortement recommandée, voire obligatoire en cas de correction.
• En précisant la modalité choisie, l’entreprise évite toute ambiguïté et facilite le traitement comptable : remboursement par chèque ou virement, déduction sur une prochaine facture, ou utilisation en tant qu’avoir sur un achat futur.

En revanche, un avoir n’étant pas une facture à régler, il n’est pas nécessaire d’y indiquer un montant net à payer ni des conditions de paiement. Il doit cependant être clairement identifié comme un document de régularisation.

En résumé, le procédé pour enregistrer une note de crédit n’est pas si différent de celui d’une facture classique ! Elle nécessite cependant un ajustement du chiffre d’affaires et de la TVA, ainsi qu’une documentation rigoureuse.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.