Archivage d’emails

L'archivage des emails est devenu un enjeu majeur pour la plupart des entreprises européennes, mais il faut s'y habituer et les utilisateurs ont encore de nombreuses questions. IONOS propose un outil spécifique pour l'archivage d'emails.

En France, la législation est encore très vague, et n'indique pas précisément quels sont les emails à archiver. Des messages qui peuvent sembler anodins peuvent s'avérer d'une importance capitale en cas de litige des années plus tard. C'est par exemple le cas d'un message confirmant un rendez-vous, qui peut être très utile, à charge ou à décharge dans le cas d'une procédure judiciaire. Pour éviter de supprimer des emails qui pourraient vous aider dans le futur, on peut commencer par une règle simple : constituer un dossier « Personnel » pour les messages ne relevant pas de votre activité professionnelle, et archiver le reste.

Il faut également supprimer de l'archivage d'emails les messages qui contiendraient des données personnelles de tiers, en premier lieu les candidatures non retenues. La personne responsable des questions de protection des données en sera toutefois informée.

L'archivage de mail répond également à des impératifs légaux. Ce qui est certain, c'est que les entreprises doivent être en mesure de retrouver d'éventuels documents légaux sur demande, de protéger les données personnelles des salariés et clients, mais aussi de détruire facilement tous les messages qui ne leur sont plus utiles.

L'archivage d'emails de IONOS proposé en partenariat avec Dropsuite est conforme aux directives du Règlement général sur la protection des données.

L'archivage d'emails relève de la responsabilité des entreprises et il est d'usage que la personne en charge de l'archivage fasse partie de l'entreprise et soit un spécialiste de gestion de l'information. Elle pourra ainsi évaluer s'il est nécessaire de procéder à un encodage ou de sécuriser les données sensibles.

D'une façon générale, mettre en place un programme d'archivage des emails est une bonne occasion, pour les entreprises, de redéfinir la politique d'utilisation de la messagerie électronique qu'elles mettent à la disposition de leurs employés. Afin qu'ils comprennent les enjeux de l'archivage d'emails et y participent au mieux, il est essentiel que tous les collaborateurs soient informés des risques liés à l'utilisation d'une messagerie électronique.

La loi française prévoit d'archiver les emails pendant 10 ans, à l'instar des documents importants. Pour des secteurs tels que les travaux publics par exemple, il est toutefois recommandé d'opter pour un archivage sans limite de temps.

La sauvegarde des emails est une fonction incluse dans tous les services de messagerie qui consiste à créer un nouveau compte dans lequel sont rassemblés l'ensemble des messages de l'utilisateur. C'est une opération utile mais qui, dans le cadre des emails professionnels, peut s'avérer limitée.

L'archivage des emails est une fonctionnalité à part, qui consiste à copier un email depuis la boîte de réception vers une localisation externe, facilement accessible par l'utilisateur et où il pourra être conservé à long terme. Une fois archivé, l'email est supprimé de la boîte de réception. Le principal avantage de l'archivage des mails est qu'il permet de réduire le volume de messages et de pièces jointes.