Comment faire un reçu ? Explication, modèles et exemples
Avec le bon modèle de reçu, sa rédaction devient bien plus simple. Mais à quoi sert une quittance et quelles mentions sont obligatoires ? Découvrez comment faire un reçu conforme, ainsi que l’essentiel sur le modèle de quittance pour une gestion comptable efficace.
Qu’est-ce qu’une quittance ?
Une quittance, parfois appelée récépissé ou reçu, est une confirmation écrite attestant du paiement d’une prestation ou d’une marchandise. Que vous vendiez des produits à une entreprise ou à un particulier, ce document sert de preuve officielle du règlement effectué.
Le client a le droit d’exiger un accusé de réception de son paiement. En pratique, les récépissés sont principalement utilisés pour les paiements en espèces. Mais même si le paiement s’effectue par transfert bancaire ou par prélèvement, le client peut demander une quittance. Mais comment s’y prendre ?
Les quittances ne doivent pas être confondues avec les tickets de caisse. Les tickets de caisse sont le plus souvent délivrés dans le commerce de détail, comme dans les supermarchés. Ils sont certes souvent appelés reçus, mais n’ont rien à voir avec ceux établis par une entreprise.
Pourquoi les reçus sont-ils nécessaires ?
Grâce aux reçus, les clients peuvent garder une preuve valide des échanges commerciaux, qu’ils pourront ensuite transmettre aux autorités fiscales si besoin. Ainsi, une quittance sert de référence en cas de contrôle fiscal et réduit le risque de perdre une déduction de TVA.
Pour éviter tout problème avec les autorités fiscales, il est impératif de tenir une comptabilité rigoureuse. C’est une priorité pour toute entreprise ! L’établissement de quittances en bonnes et dues formes en fait partie.
Quittance et facture : quelle est la différence ?
Alors qu’une facture standard décrit une somme qui doit être remise par le client, la quittance est un moyen de prouver qu’un débiteur s’est bel et bien acquitté de sa dette. Elle sert d’attestation pour un paiement effectué. Pour cette raison, les éléments obligatoires d’une facture sont bien plus importants que pour un reçu. De plus, sachez qu’une quittance ne pourra en aucun cas remplacer une facture. Toutefois, une facture peut faire figure de quittance lorsqu’elle comporte la mention « paiement reçu », accompagnée d’une signature.
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Faire un reçu : les éléments essentiels
Pour émettre un reçu dans les règles de l’art, certains critères sont indispensables. Les données suivantes ne doivent pas manquer sur votre récépissé :
✓ Titre « quittance », « reçu » ou « récépissé »
✓ Numéro de référence
✓ Montant net
✓ Montant total et montant de la TVA applicable
✓ Montant brut
✓ Nom et adresse de l’entité émettrice
✓ Nom du destinataire
✓ Quantité et description des produits vendus ou de la prestation
✓ Lieu et date
✓ Signature ou tampon de l’entreprise
Vous pouvez faire votre reçu à la main, par exemple en utilisant un carnet de quittances préimprimé, ou sur votre ordinateur grâce à des modèles de reçus. Les logiciels conçus pour la comptabilité peuvent vous simplifier considérablement le travail : avec un logiciel professionnel, vous avez par exemple la possibilité de mettre en lien votre quittance avec votre comptabilité. Ainsi, non seulement le travail fastidieux de calcul vous sera épargné, mais de plus toutes les données demandées seront automatiquement insérées dans votre récépissé. Cela vous permet d’économiser du temps et de réduire le risque d’erreur. Selon le nombre de quittances que vous devez établir par jour, une solution digitale peut être nécessaire.
Faites attention à ne pas faire d’erreurs dans votre récépissé ! En effet, des données manquantes ou de fausses informations peuvent menacer votre retenue pour TVA déductible. En tant qu’émetteur du reçu, vous pouvez être tenu responsable en cas d’erreur.
Modèle de reçu
En fonction du nombre de reçus que vous devez rédiger chaque jour, il peut être intéressant d’opter pour une solution numérique ou un modèle de reçu. Avec le bon modèle de quittance, l’émission de ces dernières devient rapide et simple ! Il vous suffit de saisir toutes les informations nécessaires dans les champs obligatoires correspondants. N’oubliez pas de signer ou d’appliquer le tampon de votre entreprise à la fin.
Pour faire vos reçus, vous pouvez ainsi vous inspirer du formulaire de quittance suivant :
Veuillez consulter les mentions légales en vigueur sur cet article.