Les exigences fiscales pour les caisses en­re­gis­treuses.

Vous dirigez une en­tre­prise qui génère des revenus en­tiè­re­ment ou par­tiel­le­ment à partir de tran­sac­tions en espèces ? Alors vous devez savoir que l’ex­trac­tion des données de ces en­cais­se­ments sert aussi de base pour calculer la taxation, dont notamment la TVA ou l’impôt sur les sociétés. C‘est pourquoi il est né­ces­saire de soig­neu­se­ment do­cu­men­ter ces données et surtout de se conformer aux obli­ga­tions de l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale. Ha­bi­tuel­le­ment, les com­mer­çants et sociétés qui ef­fec­tuent quo­ti­dien­ne­ment de nom­breuses tran­sac­tions en li­qui­di­tés ont notamment recours aux systèmes de caisse élec­tro­niques. Ces dernières com­por­tent de nombreux avantages et

• per­met­tent un rapport clair et précis,
• fa­ci­li­tent la coo­pé­ra­tion avec les autorités fi­nan­cières,
• protègent contre le vol (en par­ti­cu­lier par votre propre personnel),
• apportent des in­ter­faces au système de gestion de l’in­ven­taire et facilite les commandes

Comme pour les systèmes de comp­ta­bi­lité, la ré­gle­men­ta­tion pour les caisses en­re­gis­treuses comporte en principe les mêmes obli­ga­tions d’inal­té­ra­bi­lité, de sé­cu­ri­sa­tion, de con­ser­va­tion et d’archivage des données. Nous allons voir ci-dessous quelles sont les dif­fé­rents systèmes de caisse élec­tro­nique et surtout quelles sont les exigences fiscales pour les caisses en­re­gis­treuses.

Cela peut surement paraitre étonnant mais la caisse en­re­gis­treuse n’est pas obli­ga­toire en France, du moins pas encore. Il n’existe en effet aucun texte de loi qui force un com­mer­çant ou une société à s’équiper d’un tel système. Cependant l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale oblige à fournir une note, une trace de toute tran­sac­tion su­pé­rieure à 25 euros TTC et de posséder un cahier de caisse. Toutefois si vous effectuer de nom­breuses tran­sac­tions, une caisse en­re­gis­treuse est pratique et re­pré­sente un énorme gain de temps. Cette dernière permet en effet d’éditer au­to­ma­ti­que­ment des tickets de caisse et de calculer la TVA bien plus sim­ple­ment. C’est pourquoi l’uti­li­sa­tion de ces systèmes de caisses en­re­gis­treuses surtout élec­tro­niques est aujourd’hui très populaire.

Cependant toutes les caisses en­re­gis­treuses ne sont pas conformes à la ré­gle­men­ta­tion fiscale et il existe aujourd’hui de nom­breuses fraudes notamment au niveau de la TVA. C’est pour remédier à ce problème et pour lutter contre cette fraude, qui re­pré­sente en France tout de même plusieurs milliards d’euros de perte pour l’Etat, qu’un ren­for­ce­ment des mesures et qu’une nouvelle ré­gle­men­ta­tion pour les caisses élec­tro­niques fut votée dans la loi de finances 2016 et sera mise en ap­pli­ca­tion le 1 er janvier 2018. 

Cette nouvelle ré­gle­men­ta­tion impose aux com­mer­çants d’investir dans un logiciel de caisse ou dans un système de caisse élec­tro­nique répondant aux obli­ga­tions légales « d’inal­té­ra­bi­lité, de sé­cu­ri­sa­tion, de con­ser­va­tion et d’archivage des données », le gérant d’une société doit faire valider son logiciel de caisse par un organisme cer­ti­fi­ca­teur dans le but d’obtenir une at­tes­ta­tion pour sa caisse en­re­gis­treuse.

Seuls les com­mer­çants et les sociétés qui sont soumis à la TVA sont concernés par ce chan­ge­ment. Sont aussi exclus les pro­fes­sion­nels avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 82 200 euros et les pres­ta­taires de services qui ne dépassent pas 32 900 euros par an. Comme le précise l’article 88 de la loi n°2015-1785  cette dis­po­si­tion sera obli­ga­toire à compter du 1 er janvier 2018 et l’ad­mi­nis­tra­tion pourra ainsi effectuer des contrôles inopinés. Tout com­mer­çant risque une amende 7500 euros par logiciel ou système non certifié, si ce dernier ne peut apporter sous 60 jours une at­tes­ta­tion obli­ga­toire, faisant foi de la « non per­mis­si­vité » de son logiciel de caisse.

Par caisse tra­di­tion­nelle, on entend tout d’abord une caisse pour les espèces, qui fonc­tionne sans support technique ou élec­tro­nique. Ce système primaire est encore utilisé par les petits com­mer­çants et notamment dans la res­tau­ra­tion. On peut trouver par exemple les types de caisses suivantes :

• Le tiroir-caisse
• Caisse à monnaie ou monnayeur
• Por­te­mon­naie (pour les serveurs par exemple)

Cela concerne donc es­sen­tiel­le­ment les tran­sac­tions en espèces. A noter que tout com­mer­çant doit obli­ga­toi­re­ment accepter les espèces et la limite est depuis le 1^er septembre 2015 fixée à 1000 euros par tran­sac­tion. Une note, qui est donc délivrée par un pres­ta­taire de services à un non com­mer­çant, est désormais obli­ga­toire quand le prix atteint au minimum 25 euros TTC et reste aussi obli­ga­toire pour n’importe quel montant si le client en fait la demande.

En principe, toutes les tran­sac­tions doivent être en­re­gis­trées in­di­vi­duel­le­ment et avec une des­crip­tion minimale (obli­ga­tion d’en­re­gis­tre­ment in­di­vi­duel) :

• Nom, adresse, raison sociale de l’éta­blis­se­ment
• Date
• Détail des pres­ta­tions et prix
• Total à payer, iden­ti­fi­ca­tion du taux de TVA pratiqué, montant hors taxe et TTC.

L’en­re­gis­tre­ment des opé­ra­tions en espèces doit se faire par ordre chro­no­lo­gique, avec une nu­mé­ro­ta­tion des notes et des factures dans ce sens et les dif­fé­rents taux de TVA doivent figurer sur chaque ligne. Con­cer­nant la TVA, il est né­ces­saire de respecter les dif­fé­rents taux (20%, 10 %, 5,5%). Une facture se dif­fé­ren­cie d’une note puisqu’elle vise les tran­sac­tions entre pro­fes­sion­nels. Cette dernière doit comporter les éléments suivants :

• Pres­ta­tions fournies
• Prix unitaire hors taxes
• Taux de TVA
• Total hors taxes et taxe cor­res­pon­dante pour chaque taux d’im­po­si­tion
• Montant total de la taxe à payer

Tous les com­mer­çants ont l’obli­ga­tion de tenir un livre de caisse ou cahier de caisse. Il doit comporter jour par jour les opé­ra­tions (entrées et sorties) en espèces « sans blanc, ni ratures ». Cependant par commodité et notamment dans le commerce de détail, le livre de caisse peut englober la totalité des recettes d’une journée avec n’importe quel mode d’en­cais­se­ment : chèques, cartes bancaires, espèces, tickets res­tau­rants etc.

Remarque : les rapports de gestion, livres de tré­so­re­rie ou cahiers de caisse crées avec des logiciels de bureau (comme par exemple Excel) ne sont pas des preuves in­vio­lables. Un logiciel de comp­ta­bi­lité peut être considéré comme « valable » que si des mo­di­fi­ca­tions ul­té­rieures ne sont pas possibles, ou alors elles doivent être en­re­gis­trées et encadrées.

Les caisses en­re­gis­treuses élec­tro­niques sont des appareils spé­cia­li­sés qui en­re­gistrent les en­cais­se­ments et les dépenses et émettent des reçus. En ce qui concerne la structure et le fonc­tion­ne­ment, on peut dis­tin­guer deux types de systèmes : les caisses en­re­gis­treuses avec lecteurs d’im­pres­sion et les caisses en­re­gis­treuses in­for­ma­ti­sées.

• Caisse en­re­gis­treuse avec lecteur d’im­pres­sion : Il existe plusieurs caisses clas­siques, tout d’abord avec un dis­po­si­tif mécanique : on parle souvent de caisse en­re­gis­treuse numérique ou al­pha­nu­mé­rique. Il existe aussi les caisses en­re­gis­treuses élec­tro­niques simples.
  
  
  • Caisse en­re­gis­treuse numérique : la caisse numérique est comme une grande cal­cu­la­trice équipée d’un clavier, d’un afficheur de prix, d’une im­pri­mante de ticket et d’un tiroir-caisse. Elle permet aussi de calculer la TVA, cependant  elle reste basique au niveau des fonc­tion­na­li­tés. Une caisse al­pha­nu­mé­rique est un peu plus per­fec­tion­née (dif­fé­rents modes d’en­cais­se­ment notamment).
  
  
  • Caisse en­re­gis­treuse élec­tro­nique simple : les caisses en­re­gis­treuses élec­tro­niques simples n’ont gé­né­ra­le­ment qu’un seul lecteur d’im­pres­sion. Elles per­met­tent pendant une opération de créer un document pour le client (ticket). Le journal est créé sur un support de stockage élec­tro­nique. A la fin d’une journée, les in­for­ma­tions de tré­so­re­ries en­re­gis­trées peuvent être sorties via un agenda de caisse. Elles per­met­tent une gestion simple et complète d’un point de vente. Mais par contre aucune évolution lo­gi­cielle n’est possible.

• Caisse in­for­ma­ti­sée et logiciel de caisse : par rapport aux simples caisses en­re­gis­treuses élec­tro­niques, les caisses in­for­ma­ti­sées offrent un bien plus large éventail de fonctions d’ac­qui­si­tion de données et de stockage. Le fonc­tion­ne­ment des caisses en­re­gis­treuses modernes est beaucoup plus con­for­table grâce notamment aux scanners et aux écrans tactiles. Parfois ces systèmes de caisses peuvent même fonc­tion­ner aussi sans le recours d’un employé (le système de self check-out).
  
  
  • Système ouvert : la caisse in­for­ma­ti­sée classique est un système ouvert ou le matériel et les logiciels peuvent être obtenus en principe sé­pa­ré­ment les uns des autres. Gé­né­ra­le­ment le logiciel de caisse (solution standard ou logiciel in­di­vi­duel) repose sur un système d’ex­ploi­ta­tion dis­po­nible dans le commerce tel que Windows ou Linux.
  
  
  • Système fermé : les systèmes fermés de caisses in­for­ma­ti­sés sont composés de logiciels et de matériels provenant ex­clu­si­ve­ment du même fabricant, four­nis­seur. Par con­sé­quent, les com­mer­çants ont une certaine dé­pen­dance, mais gé­né­ra­le­ment ils bé­né­fi­cient aussi d’une plus grande sécurité des données et de mesures contre les dé­fail­lances du système.

La fraude à la TVA est un problème pour de nombreux pays en Europe. C’est pourquoi la Com­mis­sion eu­ro­péenne incite les états membres à mieux lutter et notamment à lever les obstacles ju­ri­diques qui empêchent les échanges d’in­for­ma­tions entre les autorités ad­mi­nis­tra­tives. De nombreux pays comme la Belgique ou l’Espagne ont récemment instaurés des systèmes per­fec­tion­nés de collecte et d’entrepôts de données comp­tables. La France qui est après l’Italie le plus mauvais élève dans ce domaine vient justement de légiférer sur les logiciels de caisses.

En effet, à partir de janvier 2018, les logiciels et caisses in­for­ma­ti­sées, dans un système ouvert ou fermé, doivent en France avec la nouvelle ré­gle­men­ta­tion obtenir un cer­ti­fi­cat et doivent répondre aux critères du texte BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803. Pour plus d’in­for­ma­tions sur cette ré­gle­men­ta­tion et sur la procédure d’obtention d’une at­tes­ta­tion, vous pouvez consulter notre article sur la nouvelle ré­gle­men­ta­tion pour les caisses en­re­gis­treuses.