Carnet de bord de véhicule de fonction : modèle gratuit en format Excel et PDF

De nombreux salariés utilisent un véhicule de fonction à titre privé. C’est en effet le principe même de l’intérêt de cette option : le véhicule est mis à la dis­po­si­tion de l’employé à la fois pour ses dé­pla­ce­ments pro­fes­sion­nels et per­son­nels. Il s’agit d’un avantage con­trac­tuel et devient ainsi un élément du salaire, le véhicule est alors placé sous la res­pon­sa­bi­lité d’un salarié. C’est la dif­fé­rence avec le véhicule de service, ce dernier est en effet utilisé par un salarié uni­que­ment dans le cadre de dé­pla­ce­ments pro­fes­sion­nels. Mais le recours à une voiture de fonction ou voiture de société est au regard de la fiscalité considéré comme un avantage en nature. À ce titre, le véhicule est ainsi soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales. Dans le but d’évaluer cet avantage, il existe deux manières : l’éva­lua­tion for­fai­taire ou bien l’éva­lua­tion d’après la valeur réelle. Dans ce dernier cas, il est alors né­ces­saire de tenir un carnet de bord pour le suivi des dé­pla­ce­ments ou plus sim­ple­ment un carnet de suivi ki­lo­mé­trique.

De plus, l’en­tre­pre­neur ou la société peut aussi récupérer la TVA sur les frais de carburant, mais ce n’est pas au­to­ma­tique et des con­di­tions doivent être res­pec­tées. Les dépenses per­son­nelles ne peuvent faire l’objet d’une déduction ou ré­cu­pé­ra­tion de TVA. Ainsi il est né­ces­saire de dis­tin­guer l’uti­li­sa­tion du véhicule de fonction entre son usage pro­fes­sion­nel et son usage privé.

Pour ces deux points, il est donc important de respecter plusieurs exigences de l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale. Découvrez ici ce à quoi vous devez faire attention pour cette éva­lua­tion et pour tenir cor­rec­te­ment un carnet de bord de suivi des dé­pla­ce­ments. Vous pouvez aussi té­lé­char­ger gra­tui­te­ment notre modèle de carnet de bord sous forme de fichier Excel ou PDF.

La mise à dis­po­si­tion d’une voiture de fonction est une pratique assez courante en France, notamment pour les cadres et les com­mer­ciaux. Quand le véhicule est utilisé par le salarié à titre personnel, pendant les vacances ou le week-end notamment, l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale considère cela comme un avantage en nature. Il existe alors deux méthodes pour calculer cet avantage : la manière for­fai­taire ou bien d’après la valeur réelle du véhicule. Le mode de calcul au réel va dépendre de plusieurs pa­ra­mètres :

• Est-ce un véhicule acheté ou un véhicule de location ?
• Le véhicule a-t-il plus ou moins de 5 ans ?
• Le calcul doit-il se faire sur la base des dépenses réelles ou d’un forfait annuel ?

Vous pouvez retrouver un tableau ex­pli­ca­tif complet sur les modes de calcul de cet avantage en nature dans une annexe du Bulletin Officiel des Finances Publiques.

Ainsi, la tenue d’un carnet de bord du véhicule est, dans certains cas, plus avan­ta­geuse sur le plan fiscal que la variante for­fai­taire, mais exige toutefois un certain effort. Le lé­gis­la­teur impose en effet des exigences assez strictes et un livre de bord de suivi des dé­pla­ce­ments doit être en per­ma­nence complété et doit indiquer les trajets effectués, c’est pourquoi la manière for­fai­taire est ma­jo­ri­tai­re­ment utilisée. Un livret de bord distinct doit être tenu pour chaque véhicule. Les in­for­ma­tions né­ces­saires dans le carnet de route com­pren­nent le numéro d’im­ma­tri­cu­la­tion et le ki­lo­mé­trage au début et à la fin de l’année ou au début et à la fin de l’uti­li­sa­tion du véhicule. Si le véhicule est utilisé par plus d’une personne, le con­duc­teur cor­res­pon­dant doit également être saisi pour chaque dé­pla­ce­ment.

Con­cer­nant la fiscalité et plus par­ti­cu­liè­re­ment la déduction et la ré­cu­pé­ra­tion de la TVA sur les véhicules de société, vous pouvez retrouver de plus amples in­for­ma­tions sur le site de Bpifrance.

L’ad­mi­nis­tra­tion fiscale demande plusieurs con­di­tions de formes et de fonds. Ainsi, il est né­ces­saire de tenir pré­ci­sé­ment un registre de route ou livret de bord du véhicule de fonction en res­pec­tant les points suivants :

• Un carnet de bord distinct doit être réalisé pour chaque véhicule.
• Si le véhicule est utilisé par plus d’une personne, le nom du con­duc­teur doit ap­pa­raitre et cela pour chaque trajet.
• La date du trajet doit clai­re­ment figurer sur le document.
• L’adresse de départ et l’adresse de des­ti­na­tion sont obli­ga­toires.
• Le nombre de ki­lo­mètres parcourus par trajet doit être inscrit.
• Enfin, le nombre total de ki­lo­mètres parcourus par jour doit être relevé.
• Tous les ren­seig­ne­ments contenus dans le carnet de bord du véhicule doivent être complets, même pour les trajets habituels ou de routine, ces in­for­ma­tions sont obli­ga­toires à chaque fois.
• Pour une bonne vé­ri­fi­ca­tion par l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale, le journal de bord doit être aussi clair que possible et chaque ins­crip­tion doit être lisible.

Nous rappelons ici que les ki­lo­mètres parcourus entre le domicile et le lieu de travail sont con­si­dé­rés comme des ki­lo­mètres « privés ».

Les ins­truc­tions suivantes indiquent comment remplir cor­rec­te­ment le document :

1. Dans le coin supérieur gauche du carnet de bord du véhicule, inscrivez le numéro d’im­ma­tri­cu­la­tion du véhicule en question.
2. Inscrivez à coté de « Con­duc­teur » votre nom ou celui de l’employé qui va utiliser le véhicule la plupart du temps.
3. Notez le ki­lo­mé­trage du véhicule au début de la période d’uti­li­sa­tion res­pec­tive dans le coin supérieur droit. N’oubliez pas d’ajouter le ki­lo­mé­trage final avant de remettre votre carnet de bord à l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale.
4. La ligne en dessous définit la période exacte d’uti­li­sa­tion du véhicule
5. Dans les lignes suivantes, vous noterez main­te­nant pour chaque trajet in­di­vi­duel le nom du con­duc­teur, la date, le ki­lo­mé­trage au début et à la fin du trajet et la distance totale parcourue. Vous devez également préciser s’il s’agit d’un dé­pla­ce­ment pro­fes­sion­nel ou privé et le but du dé­pla­ce­ment. Dans le cas des détours, il peut également être utile d’expliquer l’iti­né­raire plus en détail.

Cependant, n’oubliez pas que les carnets de bord sous Excel peuvent être modifiés à volonté et que ces chan­ge­ments sont dif­fi­ciles à retracer, ils ne sont donc pas idéals pour les remettre de manière élec­tro­nique aux autorités fiscales. Ceci s’applique même si vous rem­plis­sez le journal de bord sur votre PC et que vous l’imprimez par la suite. Vous pouvez utiliser notre modèle de livre de bord pour véhicule créer votre propre journal de bord papier, mais n’oubliez pas d’écrire toutes vos entrées à la main. Vous pouvez également utiliser la feuille de calcul Excel pour vos dossiers per­son­nels et vos calculs et n’oubliez pas de réaliser à la fin une copie du carnet de bord du véhicule de fonction.

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