Etablir une facture rec­ti­fi­ca­tive ou une an­nu­la­tion de facture

Il serait pratique de supprimer sim­ple­ment la facture et d’en émettre une nouvelle. Toutefois, cela n’est pas possible. En effet, si les factures sont nu­mé­ro­tées de manière chro­no­lo­gique, c’est notamment pour permettre à l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale de s’assurer que des factures n’ont pas été omises. La nu­mé­ro­ta­tion continue des factures est donc obli­ga­toire. Autrement, vous pouvez être sujet à des pénalités. Service-public.fr stipule donc clai­re­ment : « En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée ». Vous pouvez par con­sé­quent corriger une facture (rec­ti­fi­ca­tion de facture), établir une nouvelle facture qui fera référence à celle annulée (facture rec­ti­fi­ca­tive et an­nu­la­tion de facture) ou, envoyer une lettre de crédit (l’avoir). Lors d’un contrôle fiscal ou d’un audit, ce sont les facture four­nis­seurs qui font en grande partie l’objet de vé­ri­fi­ca­tion. Sur la masse de documents, il serait un exploit de ne faire aucune erreur. En effet, dans la pratique, il est courant de trouver de petites coquilles par-ci, et ou de gros oublis par là. Parfois, on découvre ces erreurs seulement des années plus tard. Alors comment s’y prendre ? La cor­rec­tion de facture ou l’an­nu­la­tion de facture ne peut venir que de la partie qui fournit la pres­ta­tion. Votre client ne peut pas en­tre­prendre seul cette démarche et effectuer les mo­di­fi­ca­tions lui-même. Le document qu’il pourrait établir seul n’aurait pas effet pour l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale.

Votre client vous a retourné les mar­chan­dises ? Vous avez omis des montants ou oublié une mention obli­ga­toire dans votre facture ? Rédigez tout sim­ple­ment une cor­rec­tion de facture à votre client. Quelques obli­ga­tions con­cer­nant sa forme sont toutefois de rigueur.

Obli­ga­tions pour une facture en bonne et due forme

Quelles in­for­ma­tions doivent être stipulées dans une facture conforme ? Le site du gou­ver­ne­ment fait le tour des mentions obli­ga­toires devant figurées sur votre facture. Parmi les éléments clés, on trouve notamment : ✓ Le nom complet et l’adresse de votre en­tre­prise ✓ Les coor­don­nées de l’acheteur avec l’adresse du siège social de l’en­tre­prise et son numéro SIREN ✓ Le numéro d’iden­ti­fi­ca­tion à la TVA (où exception est toutefois établie pour un montant inférieur ou égal à 150 €) ✓ la date d’émission de la facture ✓ la date d’effet de la vente ou pres­ta­tion ✓ le numéro de facture (à apposer sur chaque page de la facture), qui ne pourra être utilisé qu’en référence à cette facture ✓ Dé­sig­na­tion et quantité de l’objet ou de la pres­ta­tion commandé(e) ✓ Prix hors TVA, taux de TVA (pour chaque objet si un taux de TVA différent s‘applique) et montant total HT et TTC ✓ Frais annexes éventuels (transport, emballage, etc.) ✓ les ré­duc­tions de prix accordées (par ex. rabais, ris­tournes etc.) ✓ dans le cas d’un avoir, l’ins­crip­tion « avoir » Si l’une de ses données manque, il est re­com­mandé d’établir une cor­rec­tion de facture. En effet, si le fisc note une erreur ou omission, une amende de 15 euros par élément peut s’abattre sur vous (amende fiscale toutefois plafonnée au quart du montant total du document). Il ne vous reste alors plus qu’à espérer que cette omission ne se limite qu’à une seule facture… Si vous notez une légère coquille ou des fautes d’or­tho­graphe minimes, nul n’est besoin de s’inquiéter en revanche. Règle générale : lorsque la sig­ni­fi­ca­tion de chacun des éléments est claire et sans am­bi­guï­tés, une cor­rec­tion de facture ne s’impose pas né­ces­sai­re­ment. Pour une cor­rec­tion de facture, deux points sont à con­si­dé­rer avec attention. D’une part, vous devez dresser une facture corrigée avec un nouveau numéro de facture ; d’autre part, votre document doit faire ex­pli­ci­te­ment référence à la facture corrigée.

Si la facture a déjà été comp­ta­bi­li­sée, établir un document rec­ti­fi­ca­tif ne va plus être suffisant. En effet, deux étapes s’imposent à vous dans ce cas : tout d’abord, vous devez annuler la facture de départ, puis seulement vous pouvez rédiger une nouvelle facture. Vous pouvez donc procéder comme ci-dessous. Annulez la facture d’origine en éta­blis­sant une facture rec­ti­fi­ca­tive avec un montant négatif. Le montant revient donc à zéro. Faites bien attention à ce que la facture rec­ti­fi­ca­tive possède également son propre numéro. Afin de pouvoir la classer avec l’original, pensez aux éléments suivants : ✓ Le numéro initial de facture ✓ La date de la facture d’origine Ensuite, éta­blis­sez une nouvelle facture selon les règles de l’art et attribuez-lui le numéro qui suit chro­no­lo­gi­que­ment comme pour n’importe quelle facture. Dans l’objet, il est fortement re­com­mandé de faire référence au numéro de la facture d’origine. Cela permettra à l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale de suivre et com­prendre l’ensemble du processus.