Frais de re­pré­sen­ta­tion : quels sont les avantages fiscaux ?

Un repas d’affaire est depuis longtemps un acte classique pour un gérant ou un employé d’une en­tre­prise. En effet, un déjeuner au res­tau­rant est bien souvent la cadre idéal pour avoir des dis­cus­sions pro­fes­sion­nelles cons­truc­tives et agréables. Aussi bien pour conclure un contrat ou encore pour célébrer un nouveau par­te­na­riat, il est fréquent d’inviter un client à diner ou à déjeuner. Dans de nombreux secteurs c’est un moyen important pour gagner des clients ou obtenir de nouveaux four­nis­seurs ou tout sim­ple­ment pour maintenir de bonnes relations d’affaires exis­tantes. Ces dépenses sont bien souvent con­si­dé­rées comme des frais de re­pré­sen­ta­tion et la société peut donc bé­né­fi­cier de divers avantages fiscaux, mais attention il faut bien évi­dem­ment respecter certaines con­di­tions.

Les frais de re­pré­sen­ta­tion et de réception re­grou­pent tous les frais qui sont en lien à la fonction d’un dirigeant d’une en­tre­prise ou d’un salarié (un com­mer­cial par exemple). Les frais de re­pré­sen­ta­tion englobent donc plusieurs types de dépenses :

• Les frais de nour­ri­ture, de réception (repas d’affaires par exemple)
• Les frais de voyage ou de dé­pla­ce­ment (billets de train ou d’avion par exemple)
• Les frais de logement (hôtel)
• Les frais de com­mu­ni­ca­tion (téléphone portable, or­di­na­teur)
• Les frais de transport (in­dem­ni­tés ki­lo­mé­triques par exemple)
• Les frais de do­cu­men­ta­tion

Ce sont donc au sens large des frais pro­fes­sion­nels. Il faut tout de même dis­tin­guer les frais de mission et les frais de re­pré­sen­ta­tion. Ma­jo­ri­tai­re­ment, les frais de re­pré­sen­ta­tion sont les repas d’affaires. Mais il existe aussi des frais annexes comme les frais de réception et frais de congrès qui sont attachés aux frais de re­pré­sen­ta­tion car la ré­gle­men­ta­tion est la même, par exemple, il peut s’agir d’une fête d’en­tre­prise annuelle.

En général l’ensemble des frais de re­pré­sen­ta­tion peuvent être dé­duc­tibles. Il est cependant né­ces­saire de prouver qu’ils ont un intérêt et un rapport direct à l’en­tre­prise. De plus ces frais ne doivent pas être qualifiés de « somp­tuaires », c’est-à-dire d’excessifs que l’on retrouve notamment dans les exemples clas­siques suivants :

• La chasse et la pêche (non pro­fes­sion­nelle)
• L’achat ou la location de ré­si­dences d’agrément
• La location ou l’achat de bateaux de plaisance

Vous pouvez retrouver toutes les règles ap­pli­cables à l’ensemble des dépenses somp­tuaires sur le site officiel du ministère des comptes publics. Dans un premier temps vous devez payer l’in­té­gra­lité des frais de re­pré­sen­ta­tion y compris la TVA. Vous ne pouvez que par la suite déduire une partie de ces frais de vos impôts et récupérer la TVA.  Dans les pa­ra­graphes suivants nous allons voir comment se déroule cette déduction et quels sont les con­di­tions ou dif­fé­rents scénarios.

Les frais de repas et les déjeuners d’affaires peuvent au final re­pré­sen­ter une somme assez im­por­tante. Et cela peu importe que ce soit pour une grande société ou une petite ou moyenne en­tre­prise. Mais dans quel cas et dans quelle limite pour pouvez déduire ces frais ? L’ad­mi­nis­tra­tion fiscale distingue le repas personnel (du gérant) du déjeuner d’affaire ou vous invitez des clients ou par­te­naires dans le cadre pro­fes­sion­nel. Pour cela vous devez obli­ga­toi­re­ment indiquer pour chaque note au res­tau­rant l’identité de vos invités et les sociétés qu’ils re­pré­sen­tent.

Enfin les déjeuners et repas d’affaires sont dé­duc­tibles de votre résultat mais avec toutefois une li­mi­ta­tion. Un repas par jour ne peut excéder 18,40 euros (base 2017), c’est le montant plafond. Le montant plancher lui est de 4,75 euros (base 2017) : c’est la valeur for­fai­taire d’un repas pris au domicile. Ainsi le montant maximum dé­duc­tible par jour est de 13,65 euros pour un repas, évi­dem­ment cela doit être justifié par une facture ou note.

Le total annuel pourra fi­na­le­ment être déduit du résultat de l’en­tre­prise et peut donc impacter sen­si­ble­ment le montant de l’impôt à verser. Le lieu ou la géo­gra­phie de l’évènement joue aussi un rôle important. Les déjeuner d’affaires ne sont pas dé­duc­tibles s’ils sont réalisés dans un lieu privé (chez soi). De plus il est tenu compte aussi de la distance et de la con­fi­gu­ra­tion du lieu de domicile du con­tri­buable ou du lieu d’exercice d’activité ou de l’im­plan­ta­tion de la clientèle.

Enfin il existe le repas de noël ou de fin d’année. Le but ici est donc de resserrer les liens entre les salariés et revêt donc un caractère bénéfique pour l’en­tre­prise. C’est ainsi dans l’intérêt de l’en­tre­prise et cette dépense pourra donc faire l’objet d’une déduction fiscale. Ici la facture payée au res­tau­ra­teur sera donc dé­duc­tible des résultats de l’en­tre­prise. Dans le cadre d’une or­ga­ni­sa­tion d’une fête annuelle (noël), les frais de réception sont dans ce cas dé­duc­tibles à 100 pourcent, seulement si cela a lieu une fois par année.

Comme nous l’avons déjà indiqué, un repas ou dé­pla­ce­ment d’affaire doit au moins impliquer une personne en relation avec l’en­tre­prise ou l’exercice de la société. Il peut bien évi­dem­ment arriver d’avoir lors de ces dé­pla­ce­ments ou de ces repas des personnes présentes qui ne sont pas en lien avec l’activité pro­fes­sion­nelle. L’exemple le plus classique est celui du conjoint et la dessus la règle est assez claire : « les dépenses à ca­rac­tères personnel ou somp­tuaire, exposées à l’occasion de congrès, ainsi que les frais de voyage et de séjour du conjoint ne peuvent, en aucun cas, être admis en déduction ». Vous pouvez retrouver l’ensemble de la ré­gle­men­ta­tion con­cer­nant les frais de réception, de re­pré­sen­ta­tion, de congrès et de repas sur le site officiel du ministère des comptes publics.

La ré­cu­pé­ra­tion de la TVA sur les frais de re­pré­sen­ta­tions (hôtels, res­tau­rants, dé­pla­ce­ments etc.) est possible sous réserve bien sûr de respecter quelques règles, en par­ti­cu­lier en matière d’iden­ti­fi­ca­tion ex­haus­tive du client. Toute dépense doit être justifiée d’une facture ou de ton document similaire (jus­ti­fi­ca­tif). Pour les notes et les frais de repas il existe une lé­gis­la­tion un peu par­ti­cu­lière.

On doit faire la dis­tinc­tion entre les frais de mission et les frais de réception. Les frais de mission sont ceux qui ne com­por­tent pas de personnes tiers. Cela regroupe le repas d’un salarié seul, le repas pour une réunion pro­fes­sion­nelle entre salariés par exemple. Les frais de réception eux sont comme nous l’avons vu des repas en compagnie d’invités ex­té­rieurs (clients, four­nis­seurs ou prospects par exemple).

Il existe donc de nombreux frais de mission liés à la res­tau­ra­tion et qui peuvent être éligibles à la ré­cu­pé­ra­tion de la TVA. De nom­breuses en­tre­prises or­ga­ni­sent par exemple des évè­ne­ments pour augmenter la cohésion d’une équipe (team building), un repas dans un res­tau­rant est alors souvent envisagé. Un autre exemple plus classique est un repas à l’occasion d’une réunion pro­fes­sion­nelle entre dif­fé­rents salariés d’une même en­tre­prise (en général une fois par semaine au maximum).

Pour les fêtes d’en­tre­prises,  le trai­te­ment de la TVA diffère selon que l’en­tre­prise organise elle-même la cérémonie, si oui elle peut déduire de 100 pourcent la TVA. Si la société décide de recourir à un pres­ta­taire de service (traiteur), la TVA n’est dé­duc­tible qu’à hauteur de 50 pourcent.

Pour les repas de moins de 150 euros, un ticket de caisse du res­tau­rant est suffisant. Pour les repas de plus de 150 euros, une facture doit alors être établie et celle-ci doit respecter certaines con­di­tions. En effet elle doit obli­ga­toi­re­ment contenir les in­for­ma­tions suivantes :

• Le nom et l’adresse du res­tau­ra­teur
• Son numéro de Siret ou numéro de TVA in­tra­com­mu­nau­taire
• Le nom et l’adresse de votre en­tre­prise
• Le détail de la TVA par taux et le montant de la TVA
• Le montant HT et le montant  TTC

Il existe une certaine souplesse et tolérance pour les factures in­fé­rieures à 150 euros HT. Si jamais le nom et l’adresse du client ne figurent pas sur la facture, ils peuvent être ajoutés par le client lui-même ou ren­seig­nés ul­té­rieu­re­ment.

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