La facture pro forma

Si une facture n’est pas émise à des fins de paiement, mais uni­que­ment pour des raisons doua­nières, il s’agit d’une facture pro forma. Vous ren­con­tre­rez de tels documents notamment dans le domaine des relations com­mer­ciales in­ter­na­tio­nales. Nous avons résumé ci-dessous les cas d’uti­li­sa­tion de la facture pro forma et l’usage qui en est fait lors de l’ex­por­ta­tion de mar­chan­dises.

La facture pro forma (pro forma invoice en anglais) est une facture qui n’exige pas de paiement pour le des­ti­na­taire. En effet, le document est créé pro forma - pour des raisons de forme - pour se conformer aux exigences légales, comme lors de l’ex­por­ta­tion de mar­chan­dises vers des pays hors de l’Union Eu­ro­péenne (par exemple Chine, Japon ou Suisse). Ces pays sont parfois désignés sous le terme pays tiers.

La facture pro forma est prin­ci­pa­le­ment utilisée pour le commerce extérieur. Les tran­sac­tions com­mer­ciales avec des pays tiers sont soumises à une obli­ga­tion de dé­cla­ra­tion. Si vous exportez des mar­chan­dises vers un pays hors de l’UE, vous devez déclarer leur valeur en douane. Cela vaut également lorsque la mar­chan­dise est exportée gra­tui­te­ment pour le des­ti­na­taire - par exemple pour le cas d’envois d’échan­til­lons, de cadeaux, de dons ou d’une livraison de rem­pla­ce­ment gratuite du fait de la garantie d’un produit ou par simple geste com­mer­cial.

Ainsi, une facture pro forma est émise pour servir aux douanes plutôt que comme facture com­mer­ciale. La dé­cla­ra­tion fait état de la valeur des mar­chan­dises exportées et a donc une fonction purement in­for­ma­tive.

De plus, la facture pro forma est utilisée comme copie préalable d’une facture com­mer­ciale. Par exemple, si le des­ti­na­taire paie à l’avance. Dans ce cas par­ti­cu­lier, la facture pro forma peut alors servir de demande de paiement.

Les factures pro forma sont également courantes pour les tran­sac­tions traitées par lettres de crédit ou comme condition préalable à la dé­li­vrance de licences d’im­por­ta­tion.

En règle générale, une facture pro forma n’implique aucune écriture comptable ni chez l’ex­pé­di­teur ni chez le des­ti­na­taire.

Une facture pro forma peut toutefois être utilisée comme document de rem­pla­ce­ment pour la comp­ta­bi­lité si la facture originale n’a pas encore été reçue, mais que vous devez déjà passer une écriture. Si un service a été effectué et que vous savez combien il vous coûte mais qu’aucune facture n’a encore été reçue, vous pouvez utiliser la facture pro forma pour ce montant. Dès que la facture originale est reçue, elle remplace la facture pro forma. Ces documents de subs­ti­tu­tion ou d’auto-do­cu­men­ta­tion sont émis, par exemple, pour effectuer une ré­gu­la­ri­sa­tion de votre comp­ta­bi­lité à la fin de l’exercice.

La facture pro forma est en grande partie la même que la facture com­mer­ciale, mais doit être présentée ex­pli­ci­te­ment comme une facture pro forma. Ainsi il faudra afficher clai­re­ment comme intitulé de votre document « Facture pro forma » ou « Pro forma invoice ».

Si vous émettez une facture pro forma pour le commerce extérieur, nous vous re­com­man­dons d’être le plus précis possible afin que l’im­por­ta­teur et l’autorité com­pé­tente du pays im­por­ta­teur puissent avoir toutes les données né­ces­saires pour que le dé­doua­ne­ment se fasse au plus vite.]

Les in­for­ma­tions glo­ba­le­ment né­ces­saires pour les factures d’ex­por­ta­tion sont :

• Nom et adresse de l’ex­pé­di­teur
• Nom et adresse du des­ti­na­taire
• Numéro d’iden­ti­fi­ca­tion fiscale
• Numéro d’im­ma­tri­cu­la­tion au registre du commerce
• Date d’émission de la facture
• Numéro de la facture
• La quantité et la dé­sig­na­tion com­mer­ciale des mar­chan­dises
• Dé­cla­ra­tion de pro­ve­nance des mar­chan­dises (et si besoin de certains matériaux)
• Prix à l’unité et prix total
• Frais d’emballage, d’assurance et de transport convenus (sé­pa­ré­ment)
• Référence à une exo­né­ra­tion fiscale éven­tuelle
• Coor­don­nées bancaires de l’ex­pé­di­teur
• Modalités de règlement
• Date de livraison
• Con­di­tions de livraison
• Données sur le con­di­tion­ne­ment
• Numéros ta­ri­faires

La facture doit être signée à la main et parfois es­tam­pil­lée d’un cachet d’en­tre­prise.

La facture pro forma se distingue de la facture com­mer­ciale par son nom et sa fonction. Avec la facture pro forma, vous indiquez clai­re­ment que la facture a été créée uni­que­ment pour des raisons formelles et ne contient donc pas de demande de paiement. Con­trai­re­ment à la facture com­mer­ciale, vous ne spécifiez pas d’objectif de paiement dans cette facture.

Dans certains pays, la facture pro forma est con­si­dé­rée comme une con­fir­ma­tion de commande tandis que dans d’autres, elle remplit parfois la fonction d’une offre.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.