Qu’est-ce que la gestion de la paie ?

Au sein de l’en­tre­prise, ce sont en général le service comptable et la direction des res­sources humaines qui se partagent cette res­pon­sa­bi­lité.

Suite au re­cru­te­ment d’un ou plusieurs salariés, il est obli­ga­toire pour l’employeur de respecter des obli­ga­tions ad­mi­nis­tra­tives sup­plé­men­taires telles que :

• l’éta­blis­se­ment des bulletins de paie ;
• l’éta­blis­se­ment des dé­cla­ra­tions de co­ti­sa­tions sociales ;
• l’envoi des dé­cla­ra­tions de co­ti­sa­tions sociales aux or­ga­nismes com­pé­tents ;
• dépôt d’une dé­cla­ra­tion annuelle des données sociales (DADS)…

La gestion de la paie re­pré­sente une part im­por­tante de l’ad­mi­nis­tra­tion des salariés. La fiche de paie ma­té­ria­lise la relation entre l’employeur et le salarié, elle constitue un document pé­rio­dique obli­ga­toire et doit répondre à certaines règles.

La gestion de la paie est organisée de la manière suivante :

• la fixation de la ré­mu­né­ra­tion est calculée selon la com­plexité des tâches à effectuer ;
• les con­di­tions de travail ;
• le cadre con­trac­tuel (con­ven­tion col­lec­tive) ;
• le salaire minimum ;
• les per­for­mances de l’en­tre­prise et du salarié ;
• la situation per­son­nelle du col­la­bo­ra­teur (temps complet, temps partiel…, etc.)

Dès lors que l’en­tre­prise verse un salaire à un employé, une fiche de paie doit être remise à ce dernier. Certaines mentions doivent obli­ga­toi­re­ment figurer dans ce document. En revanche, d’autres sont stric­te­ment in­ter­dites.

Les in­for­ma­tions devant obli­ga­toi­re­ment figurer dans une fiche de paie sont :

• celles con­cer­nant l’employeur : le nom ou la raison sociale, l’adresse, le code APE, le numéro SIRET, le numéro d’im­ma­tri­cu­la­tion, la référence de l’organisme qui perçoit les co­ti­sa­tions ;
• celles con­cer­nant le salarié : le nom, le poste occupé, la clas­si­fi­ca­tion dans la con­ven­tion col­lec­tive ;
• la con­ven­tion col­lec­tive ap­pli­cable ;
• les in­for­ma­tions relatives au salaire : les éléments qui composent la ré­mu­né­ra­tion brute soit le nombre d’heures de travail, le taux horaire, les heures au taux normal, les heures majorées, les primes. On y retrouve également les congés payés pris au cours de la période et le montant de l’indemnité cor­res­pon­dante, les pré­lè­ve­ments sociaux et fiscaux, les éléments non soumis à co­ti­sa­tion, le montant et la date de versement du net à payer ;
• les ré­duc­tions de co­ti­sa­tions sociales sur les heures sup­plé­men­taires ou com­plé­men­taires doivent également figurer, si cela est le cas, sur la fiche de paie.
• la mention indiquant que l’employé doit conserver sans li­mi­ta­tion de durée son bulletin de paie.

Si les mentions citées ci-dessus doivent obli­ga­toi­re­ment figurer dans la fiche de paie, d’autres sont en revanche in­ter­dites telles que :

• les mentions relatives au droit de grève ;
• celles relatives aux fonctions de re­pré­sen­ta­tion du personnel.

L’employeur dispose de 3 pos­si­bi­li­tés pour le paiement des salaires :

• le plus classique, le paiement par virement ;
• le paiement par chèque ;
• le paiement en espèces sous réserve que le montant n’excède pas 1 500 euros.

Il est à noter que le paiement des salaires peut également faire l’objet d’acomptes. Cependant, le Code du Travail ne prévoit les acomptes sur salaire que pour les salariés men­sua­li­sés. Ces derniers, s’ils en font la demande, peuvent percevoir un acompte cor­res­pon­dant à la moitié de leur salaire mensuel.

Le paiement du salaire doit in­ter­ve­nir au moins une fois par mois pour les salariés men­sua­li­sés. Pour les autres cas, le paiement doit s’effectuer au moins deux fois par mois, avec un maximum de 16 jours d’in­ter­valle maximum entre chaque paiement.

L’en­tre­prise doit remplir un bordereau de co­ti­sa­tions contenant plusieurs in­for­ma­tions et adresser son règlement avec le bordereau à l’organisme compétent.

Avant le 31 janvier de l’année suivante, un tableau ré­ca­pi­tu­la­tif annuel doit aussi être transmis aux or­ga­nismes sociaux. Ce document contient les salaires déclarés sur la DADS, mul­ti­pliés par les taux de co­ti­sa­tions en vigueur au cours de l’année écoulée.

Il existe un système per­met­tant de déposer en une seule fois le bordereau de co­ti­sa­tion et le tableau ré­ca­pi­tu­la­tif : la Dé­cla­ra­tion Unifiée de Co­ti­sa­tions Sociales (DUCS).

Celle-ci peut être effectuée :

• sous format papier ;
• sous format EDI (l’échange de données in­for­ma­ti­sées) ;
• au format EFI qui permet à l’en­tre­prise de saisir ses données sur Internet.

Afin d’utiliser le système de la Dé­cla­ra­tion Unifiée de Co­ti­sa­tions Sociales, le pres­ta­taire en charge de la gestion de la paie ou l’en­tre­prise se doit d’être équipé d’un logiciel per­met­tant d’utiliser ce fonc­tion­ne­ment.

Dès l’instant où une en­tre­prise verse des ré­mu­né­ra­tions im­po­sables au titre des trai­te­ments et salaires, elle doit obli­ga­toi­re­ment déposer chaque année la DADS. Le dépôt de cette dé­cla­ra­tion doit s’effectuer dans le courant du mois de janvier de l’année suivant celle au cours de laquelle les ver­se­ments ont été effectués.

Les dé­cla­ra­tions relatives aux impôts et à la sécurité sociale sur l’année écoulée se trouvent également dans la DADS.

Le dépôt de la DADS s’effectue en ligne. Néanmoins, lorsque moins de 200 bé­né­fi­ciaires sont inscrits sur la dé­cla­ra­tion, l’en­tre­prise a la pos­si­bi­lité d’établir celle-ci en format papier.

Il est en effet vivement re­com­mandé aux en­tre­prises d’utiliser un logiciel de paie spé­cia­lisé, dans l’optique d’être sûr de sécuriser et faciliter la gestion de la paie. Un certain nombre d’éditeurs fiables et sûrs existent et les en­tre­prises peuvent également choisir une version d’essai gratuite, afin de se faire une idée du logiciel. Ainsi, elles pourront faire le choix cor­res­pon­dant le mieux à leurs besoins.

Depuis le 1er janvier 2019, la Dé­cla­ra­tion Sociale No­mi­na­tive prévaut en tant que système de trans­mis­sion des dé­cla­ra­tions sociales pour les en­tre­prises. La DNS dépend di­rec­te­ment de la fiche de paie et est le document principal de la tran­si­tion vers le pré­lè­ve­ment à la source.

Toutes les in­for­ma­tions relatives à la paie sont désormais trans­mises grâce à un flux unique, dé­ma­té­ria­lisé et mensuel : la Dé­cla­ra­tion Sociale No­mi­na­tive (DSN). Elle a été gé­né­ra­li­sée en janvier 2019. Ainsi, il n’est plus né­ces­saire d’effectuer les dif­fé­rentes dé­cla­ra­tions sociales : les en­tre­prises n’ont plus qu’à trans­mettre men­suel­le­ment la DSN.

Toutefois, la DSN ne change pas le mode d’édition des bulletins de salaire. Il s’agit sim­ple­ment d’une nouvelle étape venant finaliser le processus tout en fa­ci­li­tant la gestion ad­mi­nis­tra­tive.

Quels sont les cas par­ti­cu­liers ?

• les éta­blis­se­ments non soumis à l’obli­ga­tion DSN ;
• la trans­mis­sion des éléments annuels des groupes de personne exclus de ce trai­te­ment en DSN ;
• les éta­blis­se­ments entrés en DSN n’ayant pas été en mesure de trans­mettre les données des or­ga­nismes com­plé­men­taires en DSN ;
• les éta­blis­se­ments entrés en DSN employant des groupes de personne hors périmètre DSN.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.