La note de crédit : ex­pli­ca­tions, modèle et conseils

Facture, note de crédit : quelle est en fait la dif­fé­rence ? Lorsqu’il s’agit de facturer une livraison de mar­chan­dises ou une pres­ta­tion, cela mène souvent à une certaine confusion. Peut-être vous demandez-vous également en quoi une note de crédit se dif­fé­ren­cie d’une facture et à quel moment elle est utile. Nous vous livrons ici un aperçu et vous ex­pli­quons ce qu’est un avoir, à quel moment il est avan­ta­geux de l’utiliser et comment le créer.

Une note de crédit est une forme par­ti­cu­lière de facture. Elle est émise par le créancier de manière dis­cré­tion­naire, à sa con­ve­nance. Il ne faut pas la confondre avec une réduction de valeur (qui indique qu’une créance risque de ne pouvoir être récupérée à con­cur­rence du montant porté au crédit du compte, par exemple parce qu’elle est douteuse).

Une note de crédit peut comporter plusieurs cor­rec­tions. Son émission entraîne 3 con­sé­quences :

• La di­mi­nu­tion du montant de la créance sur le client
• La réduction du montant des ventes de mar­chan­dise
• La di­mi­nu­tion du montant de la TVA sur les ventes

L’avoir est une facture négative et doit spécifier le montant du solde en faveur du client. Dif­fé­rents cas de figure sont possibles :

• La facture destinée au client existe déjà, alors elle ne doit pas être modifiée
• La facture n’est pas encore payée, il est possible de l’acquitter en l’état afin d’éviter la création d’une note de crédit. Dans le cas où il resterait un reliquat, il passerait alors dans les escomptes (opération de crédit con­sis­tant à acheter un effet de commerce avant son échéance).
• La facture a déjà été réglée, il est alors né­ces­saire d’émettre une note de crédit afin que la comp­ta­bi­lité soit correcte.

Dans le cas où le débiteur souhaite être remboursé en numéraire, cette sortie d’argent au comptant doit être men­tion­née sur la note car elle cor­res­pond à un versement négatif.

L’avoir peut aussi être un bon de réduction envoyé par une en­tre­prise à son client et cor­res­pondre à une facture spé­ci­fique qui doit être men­tion­née sur l’avoir.

Une note de crédit doit être émise lorsque la mar­chan­dise est retournée au four­nis­seur. Elle peut consister en un crédit partiel ou total. Ce document est in­dis­pen­sable à la tenue d’une comp­ta­bi­lité correcte et claire.

La note de crédit permet d’en­re­gis­trer dans la comp­ta­bi­lité les fonds qui ont été rem­bour­sés au client après que ce dernier a réglé la facture. L’avoir sert aussi à prouver au client l’an­nu­la­tion du paiement de la facture originale.

Il y a plusieurs si­tua­tions courantes qui jus­ti­fient l’émission d’une note de crédit. On retrouve deux types de notes de crédit :

• Celles générées pour les paiements sortants
• Celles générées pour les paiements entrants

La note de crédit peut ainsi aussi bien être reçue qu’émise par l’en­tre­prise.

Avant d’établir une note de crédit, vous devez vérifier que votre client y a bien droit. Ré­flé­chis­sez à ce qu’il a commandé ou demandé. Avez-vous bien respecté tous les accords et effectué tout ce qui était convenu ? Pour quelle(s) raison(s) devriez-vous établir une note de crédit ? Le vendeur aurait-il promis trop de choses au client ? A-t-il pris des accords qui n’étaient pas réa­li­sables ? Ou bien le client a-t-il reçu autre chose que ce qu’il demandait ?

Il est essentiel de bien iden­ti­fier ce que le client veut et ce dernier doit com­prendre que tout n’est pas possible. Il est ex­trê­me­ment important d’être honnête sur ce point.

Bien entendu, quelle que soit votre activité, il est utile de fixer tous les détails dans une offre ou bon de commande. Vous devez indiquer tous les détails du produit ou service, le prix, la quantité et le délai de livraison. Il vous faut aussi noter toutes les données du client, un numéro d’en­tre­prise et le nom de la personne de contact. La commande pourra ainsi être beaucoup plus fa­ci­le­ment traitée en interne par vos collègues.

Il peut arriver qu’une en­tre­prise modifie sa facture initiale, suite à un événement imprévu. Deux si­tua­tions se pré­sen­tent alors :

• Le montant de la facture est revu à la hausse et le créancier envoie alors une note de débit. Elle cor­res­pond au montant restant à payer.
• Le montant de la facture est revu à la baisse. Le créancier envoie alors une note de crédit sur laquelle le montant remboursé au débiteur est spécifié.

Dans ce deuxième cas, le débiteur ne reçoit ni une nouvelle facture, ni une facture corrigée, mais une no­ti­fi­ca­tion d’un crédit qui sera bien souvent déduit de sa prochaine facture.

Alors quelles sont les si­tua­tions pouvant générer l’édition d’un avoir ? On retrouve fré­quem­ment :

• Des délais de livraison non tenus
• Une erreur quel­conque, par exemple sur un prix, appelant un « geste » tarifaire com­pen­sa­toire
• Un rabais consenti du fait d’un problème de con­for­mité
• Un rabais consenti après émission d’une facture tel que dans le cadre d’un geste com­mer­cial destiné à fidéliser un débiteur
• La non-con­for­mité de la mar­chan­dise envoyée par rapport à celle qui a été commandée.

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