Logiciel de fac­tu­ra­tion, de quoi s’agit-il ?

Les logiciels de fac­tu­ra­tion sont des logiciels in­for­ma­tiques qui aident les en­tre­prises à tenir leur comp­ta­bi­lité. Vous n’avez qu’à entrer l’in­for­ma­tion sur le client dans le logiciel qui génère ensuite des devis et factures précises et sé­quen­tielles, qui peuvent fa­ci­le­ment être envoyées par email ou imprimées pour un envoi postal. La plupart des logiciels de fac­tu­ra­tion vous per­met­tent de créer des modèles de facture et d’en­re­gis­trer des in­for­ma­tions sur les clients et les produits.

Utiliser un logiciel de fac­tu­ra­tion au lieu de recourir à Word ou Excel vous aide à vous tenir informé des projets en cours et des clients avec plus de précision, et vous assure d’être payé à temps. De plus, le recours à un logiciel garantit la bonne con­for­mité à la loi de vos documents fi­nan­ciers et comp­tables, par­ti­cu­liè­re­ment utile pour vos dé­cla­ra­tions fiscales. Un logiciel de fac­tu­ra­tion complet peut vous faire éco­no­mi­ser du temps et des efforts, ce qui est fort agréable si vous êtes gérant d’une petite en­tre­prise et que vous essayez de jongler avec les nombreux aspects de la gestion d’une TPE ou d’une PME.

Tout chef d’en­tre­prise peut bé­né­fi­cier de l’au­to­ma­ti­sa­tion du processus grâce à l’uti­li­sa­tion d’un logiciel de fac­tu­ra­tion. Selon la taille de votre en­tre­prise et le nombre de clients, cela peut vous faire gagner un temps ini­ma­gi­nable. Il est en outre par­ti­cu­liè­re­ment utile aux in­dé­pen­dants et aux micro-en­tre­pre­neurs. Si vous venez tout juste de démarrer votre propre en­tre­prise, ou si vous êtes un pro­fes­sion­nel chevronné qui exploite déjà une en­tre­prise, seule ou avec une équipe réduite, le fait de disposer d’un logiciel de comp­ta­bi­lité complet qui comprend un logiciel de fac­tu­ra­tion peut parfois vous éviter le recours à une équipe comptable entière.

Malgré les nombreux avantages de l’uti­li­sa­tion d’un logiciel de fac­tu­ra­tion, il existe aussi quelques in­con­vé­nients. Bien qu’il existe d’ex­cel­lentes options payantes sur le marché, certains logiciels de fac­tu­ra­tion gratuits peuvent parfois comporter des fonc­tion­na­li­tés res­treintes qui ra­len­tis­sent voire com­pli­quent le processus. Voici quelques-uns des in­con­vé­nients po­ten­tiels que vous pourriez subir :

• Accès uti­li­sa­teur restreint : certaines versions gratuites peuvent limiter le nombre d’uti­li­sa­teurs qui peuvent accéder au logiciel de fac­tu­ra­tion et l’utiliser si­mul­ta­né­ment. Cela peut causer des problèmes pour vos employés et ralentir le processus.
   
• Flexi­bi­lité de la fac­tu­ra­tion : si vous exploitez une très petite en­tre­prise, un logiciel de fac­tu­ra­tion gratuit peut être une solution ap­pro­priée pour vous. Cependant, si vous êtes res­pon­sable d’une en­tre­prise plus grande, avec de nombreux clients ou même plusieurs suc­cur­sales, le processus de fac­tu­ra­tion peut alors devenir plus lourd. Un logiciel de fac­tu­ra­tion plus étendu ou un progiciel de comp­ta­bi­lité complet peut cependant s’avérer coûteux ; il est donc important d’évaluer si cela en vaut la peine pour vous.
   
• Sécurité et ré­cu­pé­ra­tion des données : vos données et celles de vos clients sont ex­trê­me­ment pré­cieuses et leur con­fi­den­tia­lité devrait être une priorité en tout temps. Assurez-vous de vérifier que le four­nis­seur de logiciel de fac­tu­ra­tion que vous avez choisi chiffre les données et fournit un système de ré­cu­pé­ra­tion de données.

Compte tenu de ces in­con­vé­nients po­ten­tiels, il devrait tout de même être facile pour tout chef d’en­tre­prise ou in­dé­pen­dant de trouver un logiciel de fac­tu­ra­tion adapté à ses besoins. Si vous optez pour un logiciel de fac­tu­ra­tion gratuit, assurez-vous d’effectuer des re­cherches sur l’ensemble des fonctions fournies avant de vous engager avec un logiciel.Enfin, depuis le 1^er janvier 2018, l’uti­li­sa­tion d’un logiciel de fac­tu­ra­tion agrée par l’État est obli­ga­toire (notamment dans le cadre du logiciel de caisse), surtout si vous êtes assujetti à la TVA. Ainsi, il est important de vérifier que l’outil ou les logiciels possède bien la cer­ti­fi­ca­tion né­ces­saire. Les en­tre­prises con­cer­nées par l’obli­ga­tion doivent utiliser un logiciel de gestion ga­ran­tis­sant l’inal­té­ra­bi­lité, la sé­cu­ri­sa­tion, la con­ser­va­tion et l’archivage des données.

Que vous tra­vail­liez sur un budget ou que vous sou­hai­tiez sim­ple­ment voir le fonc­tion­ne­ment des logiciels de fac­tu­ra­tion au­to­ma­ti­sée, il existe de nom­breuses options gratuites à tester. Dans notre sélection, vous trouverez également des solutions payantes.

Henrri est un logiciel de fac­tu­ra­tion gratuit édité par la société française Rivalis. Cette dernière est spé­cia­li­sée dans les solutions pour les TPE PME et existe depuis 1994. Henrri offre de nom­breuses fonc­tion­na­li­tés pour la fac­tu­ra­tion, la comp­ta­bi­lité ainsi que pour l’éva­lua­tion des per­for­mances de l’en­tre­prise. Les prin­ci­pales options sont la fac­tu­ra­tion et la création de devis, la relance au­to­ma­tique des impayés, le calcul du chiffre d’affaires en temps réel, etc. L’éditeur a pour ambition de toujours proposer son logiciel gra­tui­te­ment et sans publicité. Cependant, Henrri est un logiciel évolutif. Vous pouvez en effet le compléter via des modules gratuits et payants pour enrichir les fonc­tion­na­li­tés de base et améliorer la per­for­mance ou le support du logiciel (par exemple pour bé­né­fi­cier de l’as­sis­tance En­tre­pre­neur). Toutes les données sont stockées dans des serveurs hébergés en France, ce qui offre une parfaite sécurité pour vos données.

Sellsy est une solution complète pour réaliser des devis et éditer des factures. En plus d’être très per­son­na­li­sable, l’outil permet en plus de créer des relances au­to­ma­tiques, de réaliser le suivi des en­cais­se­ments et offre une fonc­tion­na­lité avancée pour les devis. Sellsy se compose aussi d’un logiciel CRM et d’un logiciel de comp­ta­bi­lité en plus du logiciel de fac­tu­ra­tion. Sellsy est n’est toutefois pas gratuit et il est obli­ga­toire de souscrire à une offre payante. Il existe plusieurs packs. Le moins cher, « Start » coûte 50 euros par mois et par logiciel, et permet à 5 col­la­bo­ra­teurs de tra­vail­ler dessus. Si vous avez besoin d’un accès autorisé pour un plus grand nombre de col­la­bo­ra­teurs et d’un support par téléphone, vous pouvez choisir l’offre « Start+ » (90 euros), « Business » (120 euros) ou « Business+ » (180 euros). Sellsy est une en­tre­prise française, vos données sont aussi stockées sur des serveurs basés dans l’Hexagone.

Facure.net présente de nom­breuses ca­rac­té­ris­tiques de base mais son plus grand avantage est le fait qu’il soit en­tiè­re­ment gratuit. Avec ce logiciel vous pouvez ra­pi­de­ment éditer des devis et les trans­for­mer en facture. Il est possible aussi de té­lé­char­ger au format PDF vos documents. Facture.net propose également un CRM et apporte la fonc­tion­na­lité « op­por­tu­ni­tés d’affaires », qui permet de vi­sua­li­ser le pré­vi­sion­nel de chiffre d’affaires. L’uti­li­sa­tion du logiciel est facile et la version Web mobile est fonc­tion­nelle. Cela en fait un outil idéal pour les micro-en­tre­pre­neurs en quête d’une solution gratuite.

Quick­Books est un logiciel par­ti­cu­liè­re­ment adapté aux en­tre­pre­neurs in­dé­pen­dants ou aux chefs de petites en­tre­prises, Quick­books simplifie le processus de fac­tu­ra­tion en vous laissant plus de temps pour vous con­cen­trer sur la gestion et les affaires courantes de votre société. La fac­tu­ra­tion per­son­na­li­sable comprend un large éventail d’options de paiement en ligne, ainsi que des options de virement bancaire. Quick­books est ac­ces­sible à partir d’un or­di­na­teur de bureau ou d’un appareil mobile, de sorte que vous pouvez être payé où que vous soyez, quelle que soit la devise. Trois forfaits sont offerts aux petites en­tre­prises : « Simple Start » pour 10 euros par mois, « Es­sen­tials » pour 25 euros par mois et « Plus » pour 35 euros. Quick­books offre enfin une période d’essai de 30 jours et des ré­duc­tions sur les versions sont fré­quentes sur leur site Web.

Zervant est un outil de fac­tu­ra­tion intuitif en ligne dis­po­nible gra­tui­te­ment mais aussi avec via des packages payants qui com­por­tent des fonc­tion­na­li­tés sup­plé­men­taires. Le logiciel est édité par une jeune en­tre­prise Fin­lan­daise qui offre une grande sécurité pour vos données. En plus de l’outil de fac­tu­ra­tion, Zervant propose aussi un outil CRM et des fonc­tion­na­li­tés de comp­ta­bi­lité et de paiement en ligne. Vous pouvez ainsi démarrer avec la version gratuite et choisir une version payante en fonction de la crois­sance et des besoins de votre en­tre­prise. La version « Start » pour 7 euros ou « Pro » pour 15 euros. Enfin, vous trouverez les versions « Crois­sance » pour 35 euros et « Expert » pour 75 euros.

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