Modèle livre de caisse : une aide précieuse pour la comp­ta­bi­lité

Le livre de caisse est l’un des livres de comp­ta­bi­lité les plus im­por­tants pour toute en­tre­prise. Il peut être crée sous la forme d’un simple document écrit, mais aussi sous la forme d’un document Word ou Excel. Ce livre en­re­gistre tous les paiements en espèces d’une en­tre­prise, tous les mou­ve­ments de caisse donc, d’où son nom. En effet les comptes annuels qui sont obli­ga­toires à la fin de chaque exercice n’en­re­gistrent pas seulement les tran­sac­tions par pré­lè­ve­ment au­to­ma­tique, virement bancaire, carte de crédit etc. Mais aussi toutes les tran­sac­tions en espèces.

Le livre de caisse remplit le rôle de tenir une liste ex­haus­tive de ces tran­sac­tions en cash. Les for­mu­laires ap­pro­priés sont donc d’une aide précieuse. Les avantages d’un livre de caisse numérique sous forme de tableur Excel sont évidents : il est clair, rapide et les montants saisis sont au­to­ma­ti­que­ment calculés entre eux. Les modèles nu­mé­riques de livre de caisse donnent aussi un aperçu direct de la situation fi­nan­cière de l’en­tre­prise et per­met­tent d’éco­no­mi­ser du temps pour calculer et permet d’éviter des erreurs courantes qui peuvent ra­pi­de­ment advenir.

Un modèle de livre de caisse re­pré­sente donc un avantage non né­gli­geable pour tous les tra­vail­leurs in­dé­pen­dants, qu’ils soient tenus ou non de tenir un livre de caisse. Pour cela, il vous suffit de té­lé­char­ger un for­mu­laire approprié en ligne. Ci-dessous, vous trouverez un modèle pour votre livre de caisse et toutes les in­for­ma­tions im­por­tantes sur la façon de le remplir cor­rec­te­ment. Mais nous allons tout d’abord expliquer son rôle pour la comp­ta­bi­lité d’une en­tre­prise. 

Tous les tra­vail­leurs in­dé­pen­dant ne sont pas obligés de tenir un livre de caisse, ce n’est valable que pour ceux qui exercent leur activité avec une comp­ta­bi­lité en partie double et pré­sen­tent un bilan à la fin de l’année. Cette obli­ga­tion est dé­ter­mi­née prin­ci­pa­le­ment en fonction du chiffre d’affaire annuel. Cependant le fait d’avoir une caisse rend nor­ma­le­ment obli­ga­toire l’uti­li­sa­tion d’un livre de caisse au niveau comptable et fiscal.

Ainsi, même si vous réaliser juste une comp­ta­bi­lité simple, il est important de tenir en bonne et due forme un livre de caisse. Con­trai­re­ment aux virements et paiements en ligne, les paiements en espèces sont beaucoup plus dif­fi­ciles à com­prendre ré­tros­pec­ti­ve­ment, et garder un aperçu est un avantage pour chaque en­tre­pre­neur. Avec un livre de caisse à jour, vous gardez une vue d’ensemble de votre situation fi­nan­cière actuelle.

Si une dé­cla­ra­tion fiscale est présentée au bureau des impôts à la fin d’un exercice, le livre de caisse fait aussi partie de la base imposable d’une société. Comme tous les autres livres de comp­ta­bi­lité, le livre de caisse doit être tenu con­for­mé­ment aux principes de trans­pa­rence et de tra­ça­bi­lité. Pour répondre à ces exigences, il existe des règles à respecter. 

Notre modèle de livre de caisse qui est dis­po­nible en té­lé­char­ge­ment contient toutes les in­for­ma­tions né­ces­saires pour tenir cor­rec­te­ment un livre de caisse. Les ren­seig­ne­ments suivants sont consignés dans six colonnes :

1. Le numéro de pièce cor­res­pon­dant à une opération
2. La date de la tran­sac­tion
3. Les entrées en euros
4. Ou les sorties en euros
5. La dé­sig­na­tion : soit la des­crip­tion ou remarque sur la nature de l‘opération
6. Le solde (calculé au­to­ma­ti­que­ment) de toutes les entrées et sorties

L’en-tête du modèle de livre de caisse comporte deux zones sup­plé­men­taires : l’une pour saisir le nom de votre société et l’autre pour remplir la période de la feuille de livre de caisse. En bas de celle-ci il suffit enfin d’y apposer votre signature. Toutes les opé­ra­tions sont comp­ta­bi­li­sées de manière chro­no­lo­gique. L’ex­haus­ti­vité est la règle, même le simple achat de timbres doit être entré dans le livre de caisse. Le principal avantage du livre de caisse sous la version Excel est le calcul au­to­ma­tique du solde actuel.

Voici comment procéder après avoir té­lé­chargé le modèle du livre de caisse :

1. Saisissez tout d’abord le nom de votre société dans l’en-tête du modèle.
    
2. Puis inscrire la période : la date du jour si vous démarrez le livre de caisse le jour même. Si vous souhaitez utiliser la feuille de livre de caisse pour plusieurs jours, rem­plis­sez ul­té­rieu­re­ment la fin de la période afin d’éviter des erreurs lors de l’im­pres­sion.
    
3. L’étape suivante consiste à trans­fé­rer l‘état de la tré­so­re­rie actuelle dans la table. Ceci est indiqué dans la première ligne du tableau sous « solde d’ouverture », vous pouvez y inscrire la date du jour et le solde courant.
    
4. A partir de main­te­nant, vous pouvez commencer à en­re­gis­trer les tran­sac­tions en espèces du jour (ou de la période que couvre la feuille du livre de caisse) et cela de manière chro­no­lo­gique avec le numéro de pièce, la date de l’opération et le montant de l’entrée ou de la sortie en euros. Il est important de saisir chaque tran­sac­tion in­di­vi­duel­le­ment afin de pouvoir lire cor­rec­te­ment toutes les valeurs à partir de la feuille de calcul Excel.

5. Dans la colonne « dé­sig­na­tion », vous devez inscrire une courte des­crip­tion de l’opération. Au plus tard, le jour suivant, vous devez saisir toutes les tran­sac­tions dans la feuille de livre de caisse. 
    
6. En dessous à droite, la somme des entrées et des sorties est indiquée ainsi que le solde calculé. Avant d’imprimer la feuille du livre de caisse, assurez-vous d’avoir cor­rec­te­ment recopié toutes les valeurs afin de ne pas trouver d’erreur au niveau du montant final. La somme peut ensuite être re­trans­crite dans la feuille suivante sous « solde d’ouverture ».
    
7. Gé­né­ra­le­ment, il est conseillé d’imprimer la feuille de livre de caisse en fin de journée. Avant cela il est important de vérifier la période complète dans l’en-tête du document. Enfin vous pouvez y apposer votre signature et la classer ensuite par ordre chro­no­lo­gique. Il est aussi possible de l’en­re­gis­trer sous format PDF.
    
8. Le jour suivant, il suffit de lancer une nouvelle feuille Excel de livre de caisse via le modèle sau­ve­gardé.

Il est important de noter que les données ne peuvent pas être modifiées dans la comp­ta­bi­lité par la suite. Cela est contraire aux principes d’une comp­ta­bi­lité correcte. Cependant, en cas d’erreur, le chan­ge­ment doit alors être iden­ti­fiable et com­pré­hen­sible pour les tiers et la date de la mo­di­fi­ca­tion doit obli­ga­toi­re­ment ap­pa­raitre. Tenir le livre de caisse ex­clu­si­ve­ment de manière numérique n’est bien souvent pas suffisant, il est vivement re­com­mandé d’imprimer la feuille après chaque période (gé­né­ra­le­ment à la fin d’une journée), de la signer et de la classer par ordre chro­no­lo­gique dans un classeur et cela afin d’assurer la tra­ça­bi­lité et de répondre aux exigences des principes comp­tables.

Dans le guide digitale de IONOS, vous trouverez plus de détails sur la manière de tenir un livre de caisse.

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