Con­fir­ma­tion de commande : choisir son modèle

Si un client accepte (en partie ou to­ta­le­ment) votre offre, il est en votre devoir de livrer le service ou la mar­chan­dise qui y cor­res­pond. Si une con­fir­ma­tion de commande n’est pas obli­ga­toire, elle est per­ti­nente. Et cela pour plusieurs raisons. Un tel écrit peut résumer des détails évoqués uni­que­ment par téléphone ou bien indiquer tous les chan­ge­ments par rapport à une offre initiale. Une con­fir­ma­tion de commande s’avère aussi adaptée pour des notes spé­ci­fiques sur les con­di­tions générales de vente.

La con­fir­ma­tion de commande permet au client d’obtenir un aperçu des per­for­mances promises et permet ainsi d’écarter tout risque de ma­len­tendu. Elle oblige enfin l’en­tre­prise à réaliser le service convenu. C’est pour cette raison qu’il convient de rédiger vos con­fir­ma­tions de commandes avec soin et de façon per­ti­nente. Les modèles de con­fir­ma­tion de commandes re­pré­sen­tent un outil gratuit pour faciliter la rédaction de vos con­fir­ma­tions sur Word ou Excel.

La con­fir­ma­tion écrite d’une commande ne devrait pas seulement être obli­ga­toire pour les raisons évoquées ci-dessus. Un autre avantage d’une con­fir­ma­tion de commande est le suivant : si le document est fait cor­rec­te­ment, il peut être utilisé devant le tribunal en cas de différend. Vous n’avez cependant pas forcément besoin d’un logiciel spé­ci­fique, ni d’un diplôme de droit pour la création de ce document. Les pro­grammes de trai­te­ment de texte ou de tableurs comme Word et Excel disposent déjà des outils et fonctions né­ces­saires pour la création d’une con­fir­ma­tion, pour son im­pres­sion ainsi que son ex­por­ta­tion au format PDF.

Afin de ne pas toujours devoir réécrire une lettre à chaque fois depuis le début à chaque nouvelle commande, il est né­ces­saire de créer des modèles de con­fir­ma­tion de commandes via Excel ou Word par exemple ou bien d’utiliser des modèles pré­dé­fi­nis. Avec ces modèles préconçus, tous les éléments peuvent être ajoutés, déplacés, etc. Pour chaque commande, il suffit sim­ple­ment d’adapter le modèle plutôt que de tout écrire depuis le début. Ceci vous fait éco­no­mi­ser un temps précieux. Si vous utilisez votre modèle pour toutes vos con­fir­ma­tions de commandes, vos documents sont donc au­to­ma­ti­que­ment conçus de manière uniforme.

En raison de l’énorme choix de modèles de con­fir­ma­tions de commandes pour Word et Excel et en fonction des spé­ci­fi­ci­tés de diverses branches, vous trouverez le modèle adapté à votre activité sur Internet. Leur mise en plage peut varier, de même que les éléments de contenu, afin de convenir à leurs clients res­pec­tifs de manière optimale. Choisir le bon modèle ne vous permet pas seulement d’écrire cor­rec­te­ment et de manière complète votre document, mais aussi d’obtenir une con­fir­ma­tion aussi adaptée que possible à votre secteur d’activité. Si vous voulez adapter ce document selon vos besoins, vous avez uni­que­ment besoin d’effectuer quelques mo­di­fi­ca­tions sur le modèle puis de le sau­ve­gar­der sans problème.

Dès que vous vous êtes décidé pour l’un des deux modèles de con­fir­ma­tion de commande et que vous l’avez té­lé­chargé, ouvrez-le comme tout document avec un double-clic. Les chan­ge­ments suivants sont main­te­nant né­ces­saires pour que vous puissiez envoyer la lettre de con­fir­ma­tion à votre client :

• Vous trouverez un espace pour l’adresse de l’en­tre­prise en haut à gauche, ainsi que les coor­don­nées du des­ti­na­taire en-dessous.

• Une plus grande surface est dis­po­nible sur la droite pour la pré­sen­ta­tion de vos données.  Vous pouvez indiquer une adresse plus complète, ou encore un numéro de téléphone, ou une adresse email, avec lesquels les clients peuvent vous joindre.

• La ligne d’objet qui suit permet de ca­rac­té­ri­ser le type de document dont il s’agit. Vous pouvez aussi formuler un titre plus détaillé comme « Con­fir­ma­tion de votre commande du 10.05 2017 » comme al­ter­na­tive au sujet prédéfini dans le modèle (con­fir­ma­tion de commande).

• Sous l’objet, le modèle de con­fir­ma­tion de commande prévoit la saisie de trois valeurs : le numéro de l’offre acceptée, le numéro de client (si dis­po­nible) et la date à laquelle le document a été rédigé.

• Après avoir mis en avant le des­ti­na­taire et la commande, il s’agit de s’adresser di­rec­te­ment au client. Vous disposez d’une à deux lignes pour remercier votre client et lui rappeler les per­for­mances convenues.

• La pres­ta­tion de service convenue ou les articles commandés doivent être énumérés dans le tableau suivant. Notez res­pec­ti­ve­ment les dif­fé­rentes mar­chan­dises ou les per­for­mances dans une nouvelle ligne à chaque fois. L’in­di­ca­tion du nom exact, de la quantité, du prix unitaire ainsi que du prix global est prévue par défaut. Vous pouvez par ailleurs adapter les colonnes selon vos besoins, en ajouter ou encore en supprimer. Cela vaut aussi na­tu­rel­le­ment pour le nombre de lignes, si vous avez besoin de place pour de nouvelles pres­ta­tions.

• Le montant total hors TVA, le montant de cette dernière, et le montant TTC du montant de la facture sont indiqués dans l’espace réservé à cela sous le tableau. Evoquez toute in­for­ma­tion sup­plé­men­taire im­por­tante (réserve de propriété, con­di­tions de livraison, ré­fé­rences aux con­di­tions générales de vente, pro­mo­tions, etc.) avant de conclure le document avec votre signature.

• Le modèle peut être conclu en com­plé­tant le pied de page. Ici, vous ajoutez à nouveau vos coor­don­nées de contact. Vous avez par ailleurs la pos­si­bi­lité d’y inscrire vos coor­don­nées bancaires (IBAN, numéro de compte, BIC, nom de la banque, etc.) ainsi que le numéro d’iden­ti­fi­ca­tion à la TVA.

• Dès que vous avez effectué tous les chan­ge­ments, vous pouvez en­re­gis­trer le modèle et imprimer le courrier. Vous pouvez bien-entendu exporter le modèle de con­fir­ma­tion de commande au format PDF, si vous prévoyez d’expédier le document par email.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.