Modèles de factures pro­fes­sion­nels pour Word, Excel et PDF

Pour qu’une facture soit reconnue par l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale comme pièce jus­ti­fi­ca­tive d’une tran­sac­tion com­mer­ciale of­fi­cielle, il est impératif de respecter un certain nombre de règles. Les modèles de factures sont par­ti­cu­liè­re­ment pratiques pour les PME et les auto-en­tre­pre­neurs.

Qu’est-ce qu’un modèle de facture ?

Un modèle de facture est un document préétabli contenant les éléments né­ces­saires pour créer une facture complète. Un tel modèle vous fournit un exemple à compléter ra­pi­de­ment incluant déjà les in­for­ma­tions des pro­prié­taires ; il n’y a plus qu’à remplir les quelques espaces manquants, plutôt que de devoir con­ti­nuel­le­ment re­com­men­cer à zéro.

Le type de programme de bu­reau­tique à utiliser pour créer un modèle de facture dépend de votre activité : si vos factures ne demandent pas une mise en page so­phis­ti­quée, utilisez plutôt un programme de trai­te­ment de texte. Un tableur con­vien­dra mieux à des activités plus complexes. Ces tableurs offrent l’avantage d’afficher les prix unitaires et globaux de manière beaucoup plus claire. Ils per­met­tent d’obtenir des résultats exacts, calculant par exemple au­to­ma­ti­que­ment la TVA si vous intégrez les fonctions cor­res­pon­dantes.

À quoi ressemble un modèle de facture pro­fes­sion­nel ?

Les modèles de factures pro­fes­sion­nels se ca­rac­té­ri­sent par deux aspects : d’un côté, ils doivent être mis en page de manière claire afin que les clients les com­pren­nent sans ambiguïté ; d’un autre côté, ils doivent aussi être complets du point de vue du contenu. Des in­for­ma­tions in­com­plètes ou des oublis peuvent se trans­for­mer en problème en cas de contrôle fiscal, mettant en danger votre droit à une déduction d’impôt. Voici les mentions obli­ga­toires devant ap­pa­raître sur une facture :

• Nom complet et adresse du four­nis­seur ou pres­ta­taire de service
• Données de contact (nom et adresse) complètes du des­ti­na­taire
• Numéro de la facture et d’iden­ti­fi­ca­tion à la TVA
• Date d’émission de la facture (date de création de la facture)
• Quantité livrée et type de mar­chan­dise
• Date de la livraison ou de la per­for­mance effectuée
• Prix de la mar­chan­dise ou du service
• Taux de TVA et montant cor­res­pon­dant
• Somme à payer hors taxe
• Mode de paiement accepté (virement, chèque, etc.)

Vérifiez tout d’abord si les in­di­ca­tions énumérées sont complètes et correctes, en par­ti­cu­lier si vous recourez à un modèle pour vos factures.

Modèles de factures pour Word, Excel et PDF : comment les adapter ?

Afin de vous fa­mi­lia­ri­ser avec la structure et la fonc­tion­na­lité des modèles de factures pour Excel, Word et autres men­tion­nés, nous vous pré­sen­tons les étapes né­ces­saires à suivre lors de leur uti­li­sa­tion.

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Té­lé­char­ge­ment gratuit

Faites votre choix en fonction du programme avec lequel vous avez envie de tra­vail­ler. Vous pouvez ainsi atteindre l’objectif souhaité plus sim­ple­ment et ra­pi­de­ment, avec une facture conforme aux standards qui comprend à la fois les données correctes, complètes ainsi que les données client cor­res­pon­dantes. Ouvrez le document ainsi té­lé­chargé via un double clic.

Per­son­na­li­sa­tion du modèle de facture vierge : ins­truc­tions étape par étape

Une fois que vous avez té­lé­chargé le modèle de facture au format PDF, Excel ou Word, il ne vous reste plus qu’à l’adapter à vos besoins. Pour cela, il vous suffit de suivre nos ins­truc­tions :

1. Indiquez vos coor­don­nées ou celles de votre société en haut à gauche. Insérez les coor­don­nées du client juste en dessous.
2. Vous trouverez sur le côté un autre champ pour vos propres coor­don­nées et données de contact telles qu’un numéro de téléphone ou une adresse email. Si vous ne disposez pas d’une as­sis­tance ou de ces in­for­ma­tions, vous pouvez effacer les lignes cor­res­pon­dantes du modèle de facture.
3. S’ensuit l’objet de la facture, que vous pouvez dé­ter­mi­ner librement. À la place de la mention « facture », vous pouvez par exemple indiquer le numéro de facture ou des accords par­ti­cu­liers ou con­di­tions.
4. Vous trouvez sous l’objet, le champ pour le numéro de facture, le numéro du client (optionnel) et la date d’émission de la facture. Remplacez le numéro en exemple à tout prix et n’oubliez pas d’ac­tua­li­ser la date.
5. La ligne suivante est prévue pour le texte de l’en-tête, dans lequel vous pouvez vous adresser di­rec­te­ment au client.
6. Inscrivez ensuite la liste des articles et services : c’est la partie la plus im­por­tante d’une facture. Un tableau est à votre dis­po­si­tion pour cela, per­met­tant d’élargir ou de rac­cour­cir à volonté cette liste en ajoutant ou sup­pri­mant les lignes cor­res­pon­dantes. Entrez-y la des­crip­tion, le nombre de pièces ainsi que le prix unitaire et total de chaque produit ou service.
7. Il s’agit ensuite d’indiquer la somme totale hors taxe ainsi que le montant TTC sous ce tableau.
8. Le champ suivant permet d’indiquer la date de la livraison ou la date de la réa­li­sa­tion de la per­for­mance au client. Une autre in­di­ca­tion typique est celle du délai de paiement accordé pour la facture.
9. Le dernier élément d’un modèle de facture est le texte de bas de page. Il convient d’y inscrire vos coor­don­nées de contact, ainsi que les coor­don­nées bancaires de vos clients pour effectuer le virement dû :

• Nom de la banque
• IBAN/numéro de compte
• BIC/RIB

Il est obli­ga­toire d’indiquer le numéro de TVA in­tra­com­mu­nau­taire lorsque vous effectuez des tran­sac­tions com­mer­ciales au sein de l’Union eu­ro­péenne, à moins que vous ne soyez soumis au régime des micro-en­tre­prises. En tant que micro-en­tre­pre­neur en France, vous bé­né­fi­ciez de la franchise en base de TVA, ce qui signifie que vous n’êtes pas tenu de facturer, de collecter ou de déclarer la TVA, sauf si vous dépassez les seuils de chiffre d’affaires spé­ci­fiques prévus par la ré­gle­men­ta­tion. Si vous choi­sis­sez vo­lon­tai­re­ment de renoncer à cette franchise, vous devrez alors obtenir un numéro de TVA in­tra­com­mu­nau­taire et déclarer la TVA sur vos opé­ra­tions.

10. Vous pouvez do­ré­na­vant en­re­gis­trer le modèle de facture et l’imprimer ! Il est également possible d’en­re­gis­trer la facture en tant que PDF, si vous souhaitez l’envoyer par email.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.