Pro­po­si­tion com­mer­ciale : quel modèle idéal ?

Les devis servent à con­vaincre les clients po­ten­tiels de la qualité du service proposé avant qu’ils ne s’engagent avec l’en­tre­prise. Il est important de les rédiger cor­rec­te­ment. Nos modèles de devis gratuits con­tien­nent tous les éléments im­por­tants, de sorte qu’il vous suffit d’inscrire aux endroits ap­pro­priés les données de votre en­tre­prise, les con­di­tions de l’offre et les coor­don­nées du des­ti­na­taire.

Qu’est-ce qu’un template de devis ?

Les templates de devis sont des modèles pré­dé­fi­nis qui con­tien­nent la structure de base et tous les éléments per­ti­nents d’une offre. Quand un client aborde un pres­ta­taire de services avec une demande concrète, ce dernier lui soumet gé­né­ra­le­ment une offre com­mer­ciale ou un devis. Une version écrite d’un devis peut être ju­ri­di­que­ment con­traig­nante, et un contrat est formé lorsque l’intéressé accepte l’offre, ce qui peut inclure l’ac­cep­ta­tion explicite ou un ordre de commande avec un contenu inchangé. Il est d’autant plus important, en tant que pres­ta­taire de services, de consacrer du temps à la pré­pa­ra­tion et à la création de pro­po­si­tions com­mer­ciales, qui doivent être cor­rec­te­ment rédigées, complètes et ju­ri­di­que­ment conformes. Ainsi, avec un nombre élevé de demandes, l’uti­li­sa­tion d’un modèle de lettre de pro­po­si­tion com­mer­ciale est devenue une pratique courante. Ces modèles prêts à l’emploi con­tien­nent la structure de base avec les dif­fé­rentes parties né­ces­saires. Si les ren­seig­ne­ments im­por­tants, comme le service proposé ou les coor­don­nées, doivent être remplis, il existe des espaces réservés que vous n’avez qu’à remplacer par les in­for­ma­tions réelles. En général, les modèles de devis sont des documents Word ou Excel, mais il existe également des modèles pour d’autres suites bu­reau­tiques.

Que contient un bon modèle de devis ?

Lorsque vous commencez à écrire votre première offre écrite, le plus grand défi est d’y inclure toutes les in­for­ma­tions per­ti­nentes de manière avenante. D’une part, une mise en forme ap­pro­priée joue un rôle essentiel, notamment afin de susciter l’intérêt. Sans cet effort, votre lettre risque en effet de ne même pas être lue. D’autre part, votre lettre doit se ca­rac­té­ri­ser par la précision et l’ex­haus­ti­vité du contenu. Ainsi, vous envoyez une image sérieuse et de confiance au des­ti­na­taire, et ne prenez pas de risque inutile au niveau légal. Un bon template de devis pour Word ou Excel est constitué des éléments suivants :

• Adresse complète de la société
• Coor­don­nées du des­ti­na­taire de l’offre
• Date de l’offre
• Des­crip­tion, dé­li­mi­ta­tion et prix des services ou produits
• Réduction éven­tuelle ou escompte (remise si paiement immédiat)
• Con­di­tions de paiement
• Frais d’emballage et de livraison
• Con­di­tions de livraison (par exemple l’ex­pé­di­teur/livreur)
• Délai de livraison des mar­chan­dises ou livraison du service
• Ré­fé­rences aux con­di­tions générales et à la com­pé­tence ju­ri­dic­tion­nelle

De plus, il existe d’autres éléments qui sont né­ces­saires et utiles pour certains secteurs d’activités. Ceci inclut l’in­di­ca­tion du délai ou de la période d’ac­cep­ta­tion entre la pré­pa­ra­tion de l’offre et la fin de validité de l’offre. Si l’offre est soumise à d’autres con­di­tions par­ti­cu­lières, ces dernières doivent également figurer dans la lettre. Afin de faciliter la com­mu­ni­ca­tion avec le des­ti­na­taire, il est conseillé de ren­seig­ner l’ensemble des coor­don­nées, comme le numéro de téléphone, l’adresse email ou encore l’adresse Web. Spécifier un in­ter­lo­cu­teur direct ou la personne en charge de la rédaction de l’offre est également une pratique courante.

Création d’un devis avec un modèle : comment ça marche ?

En utilisant ces templates de devis, vous gagnez un temps précieux pour rédiger vos offres com­mer­ciales. Quel que soit le modèle que vous choi­sis­sez, il est essentiel de suivre certaines étapes im­por­tantes. Il peut être né­ces­saire de per­son­na­li­ser des espaces réservés, des phrases types ou des valeurs qui doivent toutefois rester in­chan­gées. Par con­sé­quent, veillez à être attentif et précis et prenez le temps de bien com­prendre la structure et les éléments clés de votre devis avant de le per­son­na­li­ser. Dans nos exemples, les éléments en italique doivent être remplacés par vos in­for­ma­tions réelles.

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Après le té­lé­char­ge­ment, ouvrez le modèle sé­lec­tionné comme n’importe quel autre document Word ou Excel sim­ple­ment en double-cliquant dessus. Dans les ins­truc­tions suivantes, vous allez apprendre à ajuster, per­son­na­li­ser et créer votre lettre d’offre com­mer­ciale :

1. Indiquez tout d’abord en haut à gauche votre adresse pro­fes­sion­nelle ou l’adresse de la société et di­rec­te­ment en dessous les coor­don­nées du des­ti­na­taire.
2. La zone en haut à droite est également réservée pour ren­seig­ner vos propres coor­don­nées. Vous pouvez en plus y insérer des in­for­ma­tions com­plé­men­taires comme un numéro de téléphone ou une adresse email avec laquelle le client peut vous contacter di­rec­te­ment.
3. La ligne suivante cor­res­pond à l’objet. Ce champ est destiné à donner au lecteur un aperçu du sujet de la lettre. Vous pouvez faire varier la norme « offre » ou « devis » en ajoutant par exemple la date « devis du 07.06.2024 » ou alors en spé­ci­fiant le service ou produit « offre pour votre vol entre Berlin et Rome ».
4. Sous la ligne objet, la pré­sen­ta­tion de la pro­po­si­tion com­mer­ciale comporte un espace réservé pour trois valeurs : le numéro de l’offre et le numéro du client qui servent pour les deux parties de valeurs in­di­ca­tives lors d’un contact ultérieur. La date à laquelle l’offre a été réalisée est utile pour planifier le processus com­mer­cial.
5. Il y a ensuite l’en-tête de votre offre, où vous pouvez di­rec­te­ment in­ter­pel­ler le des­ti­na­taire. Il est utile d’utiliser cette courte ligne d’in­tro­duc­tion pour remercier le client potentiel de son intérêt pour votre produit ou service.
6. Main­te­nant, vous pouvez entrer les détails de votre offre dans le tableau fourni. Pour ce faire, rem­plis­sez sim­ple­ment dans le modèle les données « ap­pel­la­tion », « quantité », « prix unitaire » et « prix total », en insérant les valeurs ap­pro­priées pour vos produits ou services dans les champs res­pec­tifs. À savoir, il est possible d’étendre la table avec des colonnes ou des lignes sup­plé­men­taires si vous avez besoin de lister plus d’éléments ou de com­mu­ni­quer des in­for­ma­tions com­plé­men­taires.
7. Sous la liste, vous entrez ensuite le montant total de tous les services ou produits sans TVA puis le montant de la TVA et le montant de la facture (montant à régler). Suivant les ré­gle­men­ta­tions pour les petites en­tre­prises et votre niveau de revenu, vous n’avez pas forcément besoin d’afficher la TVA.
8. Vous pouvez utiliser cette ligne de texte pour apporter au des­ti­na­taire de plus amples in­for­ma­tions sur l’offre (par exemple, la période d’ac­cep­ta­tion, les ré­duc­tions ou escomptes etc.)
9. La partie in­fé­rieure du modèle est destinée au pied de page. Ici, vous entrez les données complètes de votre en­tre­prise, notamment si besoin le numéro de téléphone, email ou site Internet. Il comprend aussi les coor­don­nées bancaires (nom de la banque, numéro de compte ou IBAN, BIC) ainsi que le numéro d’iden­ti­fi­ca­tion fiscale ou numéro de TVA in­tra­com­mu­nau­taire.
10. Après avoir effectué toutes les mo­di­fi­ca­tions, vous pouvez en­re­gis­trer le modèle de document et imprimer la lettre de devis complétée. Si vous souhaitez envoyer l’offre par email, il suffit de sé­lec­tion­ner le format PDF lors de l’en­re­gis­tre­ment.

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