Qu’est-ce qu’un in­ven­taire ?

Pour de nombreux en­tre­pre­neurs, c’est un devoir ennuyeux : l’in­ven­taire. Beaucoup de start-ups et petites en­tre­prises en par­ti­cu­lier ont du mal à faire ré­gu­liè­re­ment le point, d’autant plus qu’il faut souvent beaucoup de personnel. C’est pourquoi nous vous ex­pli­quons exac­te­ment ce qui se cache derrière le terme com­mer­cial et les détails auxquels vous devez prêter attention dans un in­ven­taire approprié. Et pour que votre prochain in­ven­taire se déroule le mieux possible, nous vous donnons également des conseils et des astuces sur la façon dont vous pouvez réaliser l’in­ven­taire annuel aussi fa­ci­le­ment et ra­pi­de­ment que possible.

Les in­ven­taires ne sont pas seulement né­ces­saires parce que la loi l’exige, ils sont également im­por­tants pour pouvoir évaluer la valeur de votre propre en­tre­prise. D’ailleurs, ce n’est pas nouveau : il y a plus de 500 ans, le ma­thé­ma­ti­cien italien Luca Pacioli, un bon ami de Léonard de Vinci, l’a reconnu. Il n’a pas seulement décrit dans ses travaux la comp­ta­bi­lité en partie double, que les marchands italiens uti­li­saient déjà à l’époque, mais il a également conseillé aux en­tre­pre­neurs de son temps d’utiliser l’in­ven­taire comme base de leur propre bilan.

Avec l’in­ven­taire, vous dé­ter­mi­nez la com­po­si­tion actuelle de vos actifs et de vos dettes. Tous les actifs (et toutes les dettes) d’une en­tre­prise doivent être inscrits dans une liste. Le but de cette procédure est de dé­ter­mi­ner l’in­ven­taire réel. Les marchands et les en­tre­pre­neurs devraient avoir ré­gu­liè­re­ment déterminé ce qui se trouve dans leurs entrepôts à l’aide de leurs systèmes de gestion des mar­chan­dises. Un in­ven­taire détermine main­te­nant si ces in­ven­taires étaient corrects. Il n’est pas rare que l’in­ven­taire réel (le résultat de l’in­ven­taire) ne cor­res­ponde pas à l’in­ven­taire comptable. L’in­ven­taire a donc trois tâches prin­ci­pales :

1. l’in­ven­taire est la base de vos comptes annuels
2. l’in­ven­taire sert à découvrir les pertes, vols, etc.
3. vous pouvez corriger la comp­ta­bi­lité des stocks avec l’in­ven­taire.

Plusieurs principes doivent être pris en compte pour un in­ven­taire cor­rec­te­ment effectué. Celles-ci sont fondées sur les principes d’une comp­ta­bi­lité ap­pro­priée :

• In­té­gra­lité : tous les stocks doivent être inclus dans l’in­ven­taire avec leur valeur correcte.
• Exac­ti­tude : le type, la quantité et la valeur des biens doivent être indiqués cor­rec­te­ment.
• Ren­ta­bi­lité : dans certaines si­tua­tions, s’il est dé­rai­son­nable de s’attendre à la quantité exacte d’un bien par­ti­cu­lier, on peut l’estimer.
• Im­por­tance relative : selon ce principe, les im­mo­bi­li­sa­tions d’une valeur in­fé­rieure à 60 euros ne doivent pas être incluses dans l’in­ven­taire.
• Clarté : les stocks in­di­vi­duels doivent être clai­re­ment iden­ti­fiés afin qu’ils puissent également être alloués ul­té­rieu­re­ment.
• Vé­ri­fia­bi­lité : la liste d’in­ven­taire doit être clai­re­ment struc­tu­rée de manière à ce que même des tiers experts puissent en vérifier le contenu.
• Rapidité : les en­tre­pre­neurs doivent effectuer leur in­ven­taire dans un certain délai, dans la plupart des cas à la date limite.
• En­re­gis­tre­ment in­di­vi­duel : en principe, chaque bien et chaque dette sont en­re­gis­trés in­di­vi­duel­le­ment dans l’in­ven­taire.

Toute personne, physique ou morale, exerçant un commerce, se doit de tenir un livre d’in­ven­taire. Si ce dernier est un élément essentiel pour l’éta­blis­se­ment du bilan comptable, ce bilan n’est pas obli­ga­toire pour tous.

Le livre d’in­ven­taire contient tous les actifs et les passifs d’une en­tre­prise. Il permet donc d’avoir une bonne vue d’ensemble de son activité éco­no­mique. Il s’agit d’une obli­ga­tion uni­que­ment si votre activité concerne l’ex­ploi­ta­tion de produits finis et/ou de matières premières.

Pour les exercices comp­tables ouverts à partir du 1er janvier 2016, le livre d’in­ven­taire ne fait plus partie des états comp­tables obli­ga­toires (or­don­nance. 2015-900 et décret 2015-903 du 23 juillet 2015, JO du 24 juillet 2015).

L’in­ven­taire comptable est un document annuel obli­ga­toire pour tout com­mer­çant, à réaliser en général avant le 31 décembre de l’année en cours. C’est l’article L 123-12 du code du commerce qui oblige tout com­mer­çant à « contrôler, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du pa­tri­moine de l’en­tre­prise et établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice ».

Selon ce qui apparaît dans votre in­ven­taire, vous utilisez dif­fé­rentes formes d’in­ven­taire. Dif­fé­rentes pro­cé­dures sont utilisées pour les biens matériels et im­ma­té­riels. Tenir un in­ven­taire consiste à chiffrer les stocks de votre en­tre­prise. Les stocks sont les mar­chan­dises achetées encore non vendues. Cela peut aussi être des matières premières qui ne sont pas encore entrées dans le processus de pro­duc­tion, dans le cas d’en­tre­prises de pro­duc­tion.

Pour tenir un in­ven­taire cor­rec­te­ment, il convient de respecter quelques principes :

• Sé­pa­ra­tion des tâches et de su­per­vi­sion : la tenue de l’in­ven­taire par des unités opé­ra­tion­nelles devrait être effectuée par un res­pon­sable de service (idéa­le­ment d’un autre site pour réduire les risques de fraude).
• Comptage : l’in­ven­taire doit être renseigné via des fiches dédiées, à faire valider et signer par le res­pon­sable.
• Ex­haus­ti­vité : tous les stocks doivent être ren­seig­nés dans l’in­ven­taire. Cela inclut chaque recoin de l’en­tre­prise !

Il existe dif­fé­rents types d’in­ven­taire. Celles-ci diffèrent par le moment auquel vous exécutez l’entrée en stock. On distingue deux prin­ci­paux types d’in­ven­taire : l’in­ven­taire in­ter­mit­tent et l’in­ven­taire permanent.

Il s’agit d’un in­ven­taire devant être effectué au moins une fois par an, lors de la clôture de l’exercice comptable, selon le code du commerce. Il faut ainsi chiffrer et valoriser le stock en mul­ti­pliant la quantité par le coût d’ac­qui­si­tion ou de pro­duc­tion.

La méthode de l’in­ven­taire permanent consiste à suivre en temps réel chaque entrée et sortie de stock. Pour cela, les en­tre­prises recourent gé­né­ra­le­ment à des logiciels pro­fes­sion­nels de gestion intégrés per­met­tant de leur sim­pli­fier la tâche. Avec l’in­ven­taire continu, vous n’effectuez pas votre in­ven­taire à un jour de référence, mais étalé sur toute l’année. Vous examinez les dif­fé­rentes familles de produits par étapes. Par exemple, en janvier, les mar­chan­dises de la catégorie A, en février, le groupe B et ainsi de suite. Une condition préalable à l’in­ven­taire permanent est qu’un in­ven­taire physique soit effectué un jour donné de l’année afin de comparer le stock théorique avec le stock réel. A cette fin, par exemple, il est possible de spécifier un jour pour lequel le niveau de stock est par­ti­cu­liè­re­ment bas, ce qui permet d’éco­no­mi­ser du temps et de la main d’œuvre. L’in­ven­taire physique est ensuite mis à jour à partir de la valeur réelle dé­ter­mi­née.

À partir de la date du bilan, vous pouvez ensuite accéder à la comp­ta­bi­lité des stocks. Le facteur décisif ici est d’une part que vous utilisez un système de gestion des mar­chan­dises approprié et d’autre part que vous comptez réel­le­ment chaque poste une fois par exercice financier. Ce type d’in­ven­taire physique vous donne plus de flexi­bi­lité et vous n’aurez peut-être pas à fermer plusieurs jours pour votre in­ven­taire physique. Cette méthode ne doit pas non plus être utilisée pour les biens par­ti­cu­liè­re­ment précieux ou ceux pour lesquels on peut supposer des flux entrants ou sortants in­con­trô­lés (par exemple par dé­té­rio­ra­tion ou éva­po­ra­tion).

La pro­ba­bi­lité que vous re­mar­que­rez un excédent ou un manque à gagner par rapport à vos livres à l’aide de cette liste d’in­ven­taire est assez élevée. Par­ti­cu­liè­re­ment avec des objets de faible valeur, il peut arriver qu’ils soient perdus ou cassés sans être cor­rec­te­ment en­re­gis­trés par un employé. Les vis rouillées ou les fuites d’huile, par exemple, ne sont pas toujours cor­rec­te­ment notées, surtout dans le travail quotidien stressant. Les quantités sup­plé­men­taires sur­vien­nent surtout lorsque les entrées de mar­chan­dises n’ont pas été saisies cor­rec­te­ment. Vous corrigez ensuite l’écart d’in­ven­taire dans la Gestion comptable. Les dif­fé­rences sont incluses dans le compte de résultat et sont reflétées dans le bilan.

Un in­ven­taire, en par­ti­cu­lier pour les stocks im­por­tants, exige beaucoup de temps et de main-d’œuvre. Cependant, une bonne pla­ni­fi­ca­tion et une exécution struc­tu­rée sont plus que pré­cieuses pour s’assurer que le comptage, la mesure et la pesée ne se terminent pas dans le chaos. Cela commence avec l’or­don­nan­ce­ment, va au-delà de la com­po­si­tion du personnel et ne se termine pas avec la mise en œuvre réelle.

N’oubliez pas de planifier suf­fi­sam­ment tôt le personnel pour cette journée. Cela peut également signifier que vous embauchez des tra­vail­leurs tem­po­raires sup­plé­men­taires ex­clu­si­ve­ment pour l’in­ven­taire. Cela a des avantages et des in­con­vé­nients. Les coûts plus élevés ne sont pas le seul facteur négatif. Les employés sup­plé­men­taires ne con­nais­sent pas votre en­tre­prise et n’ont peut-être jamais effectué d’in­ven­taire, il se peut donc qu’ils doivent être formés à court terme. Cependant, ce temps et ces coûts peuvent être compensés par un in­ven­taire plus rapide. Plus le personnel travaille sur l’in­ven­taire en même temps, plus vite il est complété.

Un autre avantage des employés externes est le dé­sin­té­rêt envers l’en­tre­prise et donc une certaine  par­tia­lité. Même si vous ne décidez pas d’embaucher du personnel tem­po­raire sup­plé­men­taire, il est logique de ne pas déployer des employés dans votre zone de travail ha­bi­tuelle. La pro­ba­bi­lité qu’ils répètent les mêmes erreurs dans l’en­re­gis­tre­ment d’origine lors de l’in­ven­taire physique est assez élevée. De plus, en tant qu’en­tre­pre­neur, vous ne pouvez pas présumer que les employés qui com­met­tent une erreur ou qui ont même commis un acte frau­du­leux n’es­saie­ront pas de la dis­si­mu­ler. Sans mettre vos employés en suspicion, l’in­ven­taire est également conçu comme un moyen de détection des vols.

Enfin, vous devez cons­ti­tuer des équipes et définir les domaines de res­pon­sa­bi­lité. Cela permet de s’assurer qu’aucun poste n’est négligé parce que personne ne se sent res­pon­sable de celui-ci. Si vous n’exécutez pas cette tâche vous-même, vous devez spécifier cette gestion des stocks. Cela coordonne le processus de l’in­ven­taire, attribue des zones de tâches, permet de garder des ca­len­driers à l’esprit et permet d’effectuer des contrôles ponctuels.

Lorsqu’il s’agit de la main-d’œuvre, il peut être utile de former des équipes de deux personnes. Cela présente deux avantages : d’abord, une personne peut compter et l’autre peut l’écrire. Cela accélère le travail. Deuxiè­me­ment, les employés peuvent alterner entre eux pour soulager la tête et les ar­ti­cu­la­tions. Si vous pouvez vous le permettre, il est utile de faire vérifier chaque élément par deux équipes dis­tinctes : Cela minimise les erreurs.

Avant même de commencer l’in­ven­taire réel, vous devriez créer de l’ordre dans vos entrepôts et lieux de travail. Lorsque vos employés passent le jour de l’in­ven­taire à faire du rangement et du nettoyage, l’in­ven­taire prend beaucoup de temps et l’humeur se détériore. Dans les jours précédant l’in­ven­taire physique réel, vous assurez non seulement l’ordre, mais vous rap­pro­chez également les articles d’un groupe de mar­chan­dises à un moment donné et vous les struc­tu­rez. Au cours de ce processus, vous avez également la pos­si­bi­lité de vérifier l’éti­que­tage : Pour éviter les questions pendant l’in­ven­taire, il est important que tous les articles soient cor­rec­te­ment marqués.

Il est également judicieux de marquer les zones de travail, par exemple avec du ruban adhésif coloré. Assurez-vous également que tout le matériel de travail requis est dis­po­nible le jour de l’in­ven­taire physique : les blocs-notes, les couteaux, les balances, les cal­cu­la­trices et, aussi banal que cela puisse paraître, les stylos doivent être fournis en quantité suf­fi­sante pour les employés. De plus, les listes d’in­ven­taire font partie des us­ten­siles im­por­tants : vous pouvez les créer vous-même, les té­lé­char­ger gra­tui­te­ment sur Internet ou les acheter. Si vous ne pouvez pas arrêter le site pendant l’in­ven­taire, vous créez également des listes pour les ventes et les entrées de mar­chan­dises afin que votre personnel puisse les saisir cor­rec­te­ment.

Très important avant de commencer l’in­ven­taire : le personnel de comptage ne doit jamais connaître le stock cible. Il n’en ré­sul­te­rait que des erreurs de comptage en faveur de la quantité supposée. Il est donc logique de donner aux équipes de comptage une procédure. Par exemple, le travail de gauche à droite et de haut en bas a fait ses preuves. Au cours de ce processus, vous pouvez également indiquer l’arrondi (com­mer­cial) correct lors des mesures. Une fois que l’équipe a en­re­gis­tré com­plè­te­ment un groupe de produits, ils marquent clai­re­ment la zone afin qu’il n’y ait pas de confusion. Vous pouvez également imprimer les règles de mise en œuvre par écrit et pour toutes les équipes.

Mettez également en place un point de contact central, où vous pouvez également trouver le res­pon­sable de l’in­ven­taire pour d’éven­tuelles questions. Les équipes remettent également leurs listes d’in­ven­taire com­plé­tées ici. Les noms des compteurs, des en­re­gis­treurs et des ins­pec­teurs ainsi que la date sont inscrits sur les listes. Pour alléger la pa­pe­ras­se­rie, il existe des aides élec­tro­niques qui rendent l’in­ven­taire plus efficace : vos employés peuvent en­re­gis­trer les résultats plus fa­ci­le­ment à l’aide de scanners manuels, en par­ti­cu­lier pour les articles qui peuvent être munis d’un code-barres. Avec ces appareils d’in­ven­taire spéciaux, que vous pouvez également louer auprès de certains four­nis­seurs, vous facilitez le processus complet - mais bien sûr, vos employés doivent encore se compter eux-mêmes. De plus, le bureau des impôts vous demande d’imprimer les listes en­re­gis­trées élec­tro­ni­que­ment, de les signer à la main et de les dater.

Comme aide technique sup­plé­men­taire, il est re­com­mandé d’utiliser une balance d’in­ven­taire. Si vous prenez en compte de grandes quantités de petites pièces dans l’in­ven­taire, il vaut pro­ba­ble­ment la peine d’utiliser une ou plusieurs balances de comptage de ce type. Vous four­nis­sez ces balances (en partie aussi à l’aide de votre système de gestion des mar­chan­dises) avec des in­for­ma­tions sur votre entrepôt. De cette façon, l’appareil sait combien pèsent les dif­fé­rents articles. Main­te­nant, vos employés placent de grandes quantités du même objet sur la balance, qui affiche non seulement le poids mais aussi le nombre de pièces.

C’est une bonne idée d’inviter votre con­seil­ler fiscal à l’in­ven­taire. Ce dernier peut effectuer une visite lors de la procédure, vérifier qu’elle a été effectuée cor­rec­te­ment et confirmer la visite. Cette dé­cla­ra­tion donne un signal positif pour le bureau des impôts. Mais ce qui est plus important, ce sont les listes d’in­ven­taire cor­rec­te­ment tenues à jour. Ici aussi, vous pouvez faire bonne im­pres­sion si vos reçus sont cor­rec­te­ment remplis, accusés de réception et numérotés. Classez tout dans un seul dossier : vous êtes obligé de conserver les documents pendant dix ans.

Avant de clôturer votre in­ven­taire, en­re­gis­trez les écarts d’in­ven­taire. Vous con­si­dé­rez toujours que le stock réel que vous avez saisi par le biais de votre in­ven­taire est décisif. Les dif­fé­rences peuvent résulter de chan­ge­ments de quantité qui n’ont pas été saisis (par exemple pertes ou vols). Pour clôturer l’in­ven­taire, trans­fé­rez les pièces man­quantes vers les comptes corrects.

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