Tenir un livre de caisse cor­rec­te­ment : fon­da­men­taux

Do­cu­men­ter les dépenses et recettes permet certes d’évaluer le succès et la situation fi­nan­cière de votre en­tre­prise, mais est aussi obli­ga­toire pour le fisc à la fin de chaque exercice comptable dans le but de dé­ter­mi­ner l’étendue et la nature de votre im­po­si­tion. Mais qu’en est-il au quotidien ? Afin de pouvoir do­cu­men­ter vos paiements en espèce con­for­mé­ment à la ré­gle­men­ta­tion, vous avez besoin d’un livre de caisse. Alors comment faut-il s’y prendre ? Et qui est dans l’obli­ga­tion de tenir un livre de caisse ? Nous vous ex­pli­quons les fon­da­men­taux pour tenir votre livre de caisse cor­rec­te­ment.

De nombreux en­tre­pre­neurs estiment leurs recettes à l’aide des paiements sans espèces (tels que les trans­ferts, débits directs, paiements par l’in­ter­mé­diaire de cartes de crédit, etc.). Mais les paiements en espèces sont encore courants. Pour que l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale reçoive toutes les in­for­ma­tions né­ces­saires pour certaines tran­sac­tions com­mer­ciales, vous devez prouver l’origine et l’existence de vos revenus et paiements en espèces. Cela se fait à l’aide du livre de caisse.

Le livre de caisse est l’un des documents les plus im­por­tants de la comp­ta­bi­lité. Afin de com­prendre les principes du livre de caisse, il ne faut pas né­ces­sai­re­ment être expert-comptable. Vous devriez en général vous con­cen­trer sur le principe suivant : toute saisie dans les caisses (entrée ou sortie d’argent) doit être claire et com­pré­hen­sible (revenus, dépenses, numéro de document, taux d’im­po­si­tion, etc.).

Le livre de caisse contient toutes les tran­sac­tions d’en­cais­se­ment et de dé­cais­se­ment : il faut donc men­tion­ner le vendeur et l’acheteur, le mode de paiement, la des­crip­tion de la tran­sac­tion, le numéro du jus­ti­fi­ca­tif cor­res­pon­dant, le taux d’im­po­si­tion appliqué ainsi que la date de l’opération et le solde quotidien de la caisse.

La tenue d’un livre de caisse est fon­da­men­ta­le­ment assez simple : toutes les entrées ou sorties d’argent en liquide doivent être notées chro­no­lo­gi­que­ment dans le livre de caisse et reportées dans la dé­cla­ra­tion de gain en fin d’exercice. Une fois que vous avez compris le processus, une routine se développe ra­pi­de­ment. Mais avant d’entrer dans la pratique, vous devez d’abord savoir comment un livre de caisse est structuré.

Pour que vous puissiez do­cu­men­ter cor­rec­te­ment vos opé­ra­tions en espèces, il vous faut un livre de caisse structuré et ce de manière uniforme. Les entrées et sorties doivent toujours contenir les éléments suivants :

✓ la date de la tran­sac­tion com­mer­ciale

✓ le numéro de document à attribuer, pour mieux le classer

✓ Des­crip­tion courte de la tran­sac­tion

✓ Le montant et la devise de l’entrée ou la sortie en espèces

✓ Le taux d’im­po­si­tion appliqué

✓ La taxe sur le chiffre d’affaires / TVA dé­duc­tible

✓ L’état actuel de la caisse et l’objectif pré­vi­sion­nel

Le solde de tré­so­re­rie actuel est la valeur du montant total réel de la caisse. Listez le contenu de votre caisse selon la valeur des pièces in­di­vi­duelles ainsi que les factures et ad­di­tion­nez les montants. Il est important qu’à la fin de l’exercice, les soldes saisis dans le livre de caisse cor­res­pon­dent aux entrées et sorties réelles d‘espèces.

Avec le bon modèle de livre de caisse, vous pourrez vous habituer ra­pi­de­ment à ces processus. Entrez sim­ple­ment toutes les données né­ces­saires con­for­mé­ment à la ré­gle­men­ta­tion dans les domaines cor­res­pon­dants. Assurez-vous que vous gérez votre livre de caisse quo­ti­dien­ne­ment et conservez les données ainsi que tous les documents soig­neu­se­ment. Faites at­ten­tions aux points suivants lors de la création d’une entrée d’en­cais­se­ment ou de dé­cais­se­ment :  

✓ Le livre de caisse ne peut contenir que des tran­sac­tions en liquide.

✓ Entrez la date exacte ainsi que le solde d’ouverture exact de la veille, du mois dernier ou de l’année dernière.

✓ Les entrées de tré­so­re­rie ap­par­tien­nent à la colonne « revenus » et les sorties sont inclues dans la colonne « dépenses ».

✓ Entrez tous les processus de tré­so­re­rie dans l’ordre chro­no­lo­gique. Les mo­di­fi­ca­tions sub­sé­quentes ne sont pas au­to­ri­sées.

✓ Vérifiez enfin si le solde de tré­so­re­rie est identique à la valeur réelle du  montant de tré­so­re­rie (compteur de tré­so­re­rie).

✓ Assurez-vous que votre solde ne soit pas inférieur à 0€.

Le choix d’un type d’outil peut se faire selon la taille de votre en­tre­prise, si vous êtes obligés de tenir une comp­ta­bi­lité complète ou non, que votre activité soit im­por­tante ou non. Dans certains cas, des modèles de tableaux Excel ou documents Word peuvent suffire.

Des erreurs sur le livre de caisse peuvent engendrer un refus du fisc. En cas de violation des lois et di­rec­tives fiscales, comme des in­for­ma­tions man­quantes par exemple ou encore des mo­di­fi­ca­tions apportées ul­té­rieu­re­ment, le fisc peut réagir de la manière suivante :

• Les documents soumis vous seront retournés avec une in­vi­ta­tion à corriger les in­for­ma­tions man­quantes ou in­cor­rectes.
• Le fisc effectue des ajus­te­ments in­dé­pen­dam­ment, à l’aide d’es­ti­ma­tions par­tielles ou globales.

Selon l’ampleur et la gravité des vio­la­tions, des pénalités ou pro­cé­dures pénales peuvent être ap­pli­quées :

• Retrait des avantages fiscaux, comme la déduction de TVA.
• Es­ti­ma­tions dé­fa­vo­rables de l’assiette fiscale
• Pro­cé­dures fiscales

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.