Dé­cla­ra­tion d’embauche : DPAE et autres démarches

Il ne suffit pas que d’un contrat de travail pour embaucher un nouveau col­la­bo­ra­teur : il est également obli­ga­toire d’en informer les autorités ad­mi­nis­tra­tives fran­çaises. Pour déclarer un salarié, une démarche est centrale : la dé­cla­ra­tion préalable à l’embauche, abrégée en DPAE.

Déclarer un nouvel employé : l’essentiel

Lors de l’arrivée d’un nouvel employé dans une en­tre­prise, il existe certaines obli­ga­tions légales aux­quelles il est im­pos­sible de se sous­traire :

• Envoyer la Dé­cla­ra­tion Préalable à l’Embauche (DPAE) à l’Urssaf.
• Inscrire le nouvel employé dans le Registre Unique du Personnel (RUP), obli­ga­toire au sein de chaque en­tre­prise.
• Affilier le nouveau salarié aux ins­ti­tu­tions de retraite com­plé­men­taire obli­ga­toires.

Dé­cla­ra­tion préalable à l’embauche : qu’est-ce que c’est ?

La dé­cla­ra­tion préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité à effectuer auprès de l’Urssaf (Union de re­cou­vre­ment des co­ti­sa­tions de la Sécurité sociale et d’al­lo­ca­tions fa­mi­liales).

La DPAE est une démarche sim­pli­fiée. Elle est pri­mor­diale pour l’employeur comme pour le nouveau salarié. Pour l’employeur, elle garantit une trans­pa­rence vis-à-vis des ad­mi­nis­tra­tions de contrôle et peut ouvrir droit à des exo­né­ra­tions ; pour le salarié, elle permet de remplir plusieurs obli­ga­tions légales en une seule démarche, notamment :

• L’im­ma­tri­cu­la­tion du salarié à l’Urssaf
• La demande d’adhésion à la Sécurité sociale et à l’assurance chômage
• L’ins­crip­tion au régime de retraite com­plé­men­taire
• La demande de la visite médicale d’embauche

De plus, les deux parties sont ainsi protégées en cas d’accident du salarié sur le lieu de travail.

La DPAE est la dé­cla­ra­tion la plus im­por­tante pour une embauche. Elle doit être effectuée sans délais.

DPAE : qui est concerné ?

La DPAE doit être effectuée pour quasiment la totalité des personnes em­bau­chées dans une en­tre­prise. Les cas d’exemption sont rares.

Le statut de votre en­tre­prise ne vous permettra pas d’y déroger : SA, SARL, SNC, ETT (en­tre­prise de travail tem­po­raire) etc., toutes doivent appliquer la règle. Les as­so­cia­tions à but non lucratif sont également soumises à la DPAE pour leur personnel salarié.

En revanche, tout employé qui n’a pas le statut de salarié ne sera pas obli­ga­toi­re­ment soumis à cette dé­cla­ra­tion. C’est le cas par exemple des bénévoles. Attention donc à bien qualifier le statut de vos employés, et à ne pas confondre (ou faire semblant de confondre) un stagiaire ou bénévole avec un salarié. Si vous déclarez une personne rémunérée comme un bénévole, vous pourriez avoir quelques sérieux ennuis avec l’ad­mi­nis­tra­tion…

Les sta­giaires ne sont donc pas soumis à l’obli­ga­tion de DPAE : ils doivent en revanche être bien inscrits au registre unique du personnel et disposer d’une con­ven­tion de leur école ou uni­ver­sité. Autre cas par­ti­cu­lier : les as­sis­tantes ma­ter­nelles. Ces dernières relèvent du centre Pajemploi et sont exemptées de DPAE. Les apprentis sont également un cas à part. Dans le cadre d’un contrat d’ap­pren­tis­sage, une dé­cla­ra­tion préalable à l’embauche devra être effectuée con­join­te­ment à de nom­breuses autres démarches. Vous pouvez vous rendre sur le site de l’Urssaf pour en savoir plus sur toutes les dis­po­si­tions.

Quels délais pour faire sa dé­cla­ra­tion d’embauche ?

Les délais sont très stricts et courts : la dé­cla­ra­tion préalable à l’embauche doit im­pé­ra­ti­ve­ment être effectuée dans les 8 jours avant l’embauche et avant la prise de poste effective.

Quelle que soit la durée de la période d’essai de votre salarié (1 ou 3 mois), la dé­cla­ra­tion doit être effectuée avant sa prise de fonction.

Comment remplir sa DPAE et où l’envoyer ?

Tout d’abord, rendez-vous sur net-en­tre­prise.fr et inscrivez-vous à l’aide de votre numéro SIRET. Sé­lec­tion­nez « DPAE » et suivez les ins­truc­tions. La procédure est bien sûr no­mi­na­tive : pour chaque employé, une dé­cla­ra­tion.

Dès l’envoi du for­mu­laire, vous recevrez un accusé de réception. Pour votre deuxième salarié, la démarche sera beaucoup plus rapide : les in­for­ma­tions de base de votre en­tre­prise sont en effet mé­mo­ri­sées pour votre compte. Vous n’aurez plus qu’à vous con­cen­trer sur les données per­son­nelles de votre salarié.

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Afin d’en­re­gis­trer cor­rec­te­ment un nouvel employé, vous aurez besoin des in­for­ma­tions suivantes :

• Données né­ces­saires à l’iden­ti­fi­ca­tion de votre en­tre­prise : numéro Siret, raison sociale, adresse, téléphone
• In­for­ma­tions per­son­nelles sur le futur salarié : nom, prénoms, lieu de naissance, numéro de sécurité sociale
• Détails du contrat : type de contrat (CDD, CDI etc.), durée de la période d’essai

Il est donc judicieux d’avoir en main le contrat du futur salarié et le document d’im­ma­tri­cu­la­tion de votre en­tre­prise.

Les sanctions en cas de non-dé­cla­ra­tion d’embauche

L’absence de dé­cla­ra­tion préalable à l’embauche expose l’employeur à des sanctions civiles et ad­mi­nis­tra­tives pouvant aller jusqu’à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.

Dans le cas où il est jugé que vous avez tenté de dis­si­mu­ler l’emploi d’un salarié, des sanctions peuvent être beaucoup plus lourdes car elles relèvent du pénal. Ce type d’in­frac­tion relève de la com­pé­tence du tribunal cor­rec­tion­nel. L’Urssaf indique clai­re­ment sur son site qu’une peine de 45 000 € et 3 ans d’em­pri­son­ne­ment peut être appliquée pour les personnes physiques, et 225 000 € avec placement sous sur­veil­lance ju­di­ciaire pour les personnes morales.

Les autres démarches lors de l’embauche d’un salarié

Si la DPAE a simplifié de nom­breuses démarches par rapport à son pré­dé­ces­seur, la DUE, elle ne couvre pas toutes les obli­ga­tions de l’employeur. Voici un aperçu de quelques-unes des autres démarches à effectuer.

Un document très important est le registre unique du personnel (RUP). Ce document n’englobe pas que vos salariés, mais aussi les sta­giaires et autres statuts qui ef­fec­tuent un travail dans votre en­tre­prise. Il doit être rempli de manière chro­no­lo­gique selon l’ordre des arrivées. Très sim­ple­ment, vous pouvez l’organiser en plusieurs colonnes avec, entre autres :

• Nom et prénom(s) du salarié
• Na­tio­na­lité
• Date de naissance
• Sexe
• Poste pour lequel il est embauché
• Qua­li­fi­ca­tion
• Dates d’entrée et de sortie
• Type de contrat

Cela peut demander assez de travail si le « turnover » dans votre en­tre­prise est con­sé­quent. Il est néanmoins impératif d’être rigoureux pour ne pas être exposé à des sanctions en cas de contrôle.

Il sera également né­ces­saire d’affilier vos salariés auprès des ins­ti­tu­tions de retraite com­plé­men­taire obli­ga­toire. Il s’agit de l’Agirc pour les cadres et de l’Arrco pour les autres salariés. Les dé­cla­ra­tions peuvent s’effectuer sur le site Agircc et Arrco di­rec­te­ment. De même, une DSN (dé­cla­ra­tion sociale no­mi­na­tive) devra être effectuée pour les en­tre­prises employant au moins 50 salariés. Cette dé­cla­ra­tion fera l’état des lieux des embauches et départs qui ont eu lieu dans le mois.

Pour dif­fé­rents cas d’embauche, une dé­cla­ra­tion préalable en plus de la DPAE devra éven­tuel­le­ment être envoyée par lettre re­com­man­dée à l’ins­pec­tion du travail. Il s’agit notamment des éta­blis­se­ments qui ont cessé d’employer pendant au minimum 6 mois. Le site Service-public.fr détaille tous les cas.

Dans les 3 mois qui suivent la prise de poste, une visite d’in­for­ma­tion et de pré­ven­tion (VIP) doit être effectuée. Elle doit être réalisée dans un délai de 3 mois après l’embauche. Une at­tes­ta­tion de suivi vous permettra de prouver le bon respect de cette obli­ga­tion.

La DPAE va aussi permettre d’en­clen­cher la procédure pour la visite médicale de votre salarié. Une visite médicale est en effet obli­ga­toire. Pour certains métiers à risques (BTP, ma­nu­ten­tion, travail de nuit), une visite médicale d’aptitude doit être réalisée avant l’embauche.

Par ailleurs, ces pro­cé­dures n’exemptent pas les salariés de faire leurs démarches auprès de leur caisse d’assurance maladie (ameli.fr).

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.