La gestion des effectifs : objet, méthodes et moyens

Les salariés que l’on emploie cons­ti­tuent l’une des res­sources, voire la ressource critique, pour la réussite de toute en­tre­prise. Ils cons­ti­tuent toutefois également un facteur de coûts très important. Il s’agit avant tout d’en faire le meilleur usage pour obtenir une pro­duc­ti­vité maximale tout en évitant les absences. C’est l’objet de ce qu’on appelle la gestion des effectifs. Nous vous pré­sen­tons ici ce qu’est une gestion des effectifs pro­fes­sion­nelle et la façon dont vous pouvez vous faciliter le travail au quotidien et de façon durable.

La gestion des effectifs est une branche de la pla­ni­fi­ca­tion des effectifs, qui relève elle-même de la gestion du personnel de manière plus générale. La gestion du personnel a pour objet toutes les tâches ad­mi­nis­tra­tives au quotidien pour ce qui concerne le personnel ; la pla­ni­fi­ca­tion des effectifs, elle, vise à couvrir les besoins en personnel de la société du point de vue quan­ti­ta­tif, qua­li­ta­tif, temporel et physique. Cela veut dire con­crè­te­ment qu’il faut assurer la dis­po­ni­bi­lité d’effectifs en nombre adapté (quan­ti­ta­tif) dotés des qua­li­fi­ca­tions adéquates (qua­li­ta­tif) au bon moment (temporel) et là où il faut (physique). La pla­ni­fi­ca­tion des effectifs contribue ainsi à la réa­li­sa­tion des objectifs de l’en­tre­prise (de type aug­men­ta­tion de la pro­duc­tion ou de l’ef­fi­ca­cité du service après-vente).

La pla­ni­fi­ca­tion des effectifs se subdivise en plusieurs domaines :

1. éva­lua­tion des besoins de per­son­nels
2. re­cru­te­ment
3. gestion de carrière
4. gestion des effectifs
5. sup­pres­sions d’emplois

La gestion des effectifs vise à une bonne af­fec­ta­tion des salariés à leurs postes, c’est-à-dire à une adap­ta­tion optimale des com­pé­tences des salariés aux profils des postes. Ce faisant, il y a lieu de prendre en compte aussi bien les im­pé­ra­tifs d’ex­ploi­ta­tion du point de vue quan­ti­ta­tif, temporel et physique que les capacités et les intérêts des salariés.

Une bonne gestion des effectifs doit assurer avant tout :

• Adé­qua­tion des effectifs aux besoins : il s’agit d’assurer un équilibre permanent entre le volume des commandes et le temps de travail. Cela permet d’éviter aussi bien les goulets d’étran­gle­ment sus­cep­tibles de causer des pertes de pro­duc­ti­vité que les sur­ca­pa­ci­tés coûteuses (lors des va­ria­tions de volume des commandes, par exemple).
• Aug­men­ta­tion de la pro­duc­ti­vité et baisse des coûts si­mul­ta­nés : l’af­fec­ta­tion aux postes de salariés disposant des com­pé­tences les plus adaptées permet d’optimiser la chaîne de création de valeur au sein de l’en­tre­prise. Mais pro­duc­ti­vité et baisse des coûts ne vont pas sans la sa­tis­fac­tion du personnel. Un bon ges­tion­naire des effectifs se doit donc de connaître aussi bien la qua­li­fi­ca­tion des salariés que leurs besoins en matière de travail, et il sait ne pas trop leur demander. En pratique, cela veut dire qu’une bonne gestion des effectifs évite autant que faire se peut les heures sup­plé­men­taires comme les plages sans travail, le surmenage comme les temps morts. Il y a lieu également d’assurer un suivi constant des besoins en formation, en embauches, en mutations ou en li­cen­cie­ments.
• Flexi­bi­lité du travail : un système de gestion des effectifs bien pensé permet également de réagir avec flexi­bi­lité aux sur­charges de travail (par exemple en haute saison dans le tourisme) comme au manque de personnel (par exemple pour cause de demandes de congés si­mul­ta­nées ou d’arrêts-maladie imprévus).

La gestion des effectifs se dé­fi­nis­sait autrefois de manière très étroite. Aujourd’hui, en revanche, on la comprend plutôt comme un élément de la workforce ma­na­ge­ment, bien que les termes soient souvent con­si­dé­rés comme synonymes.

Il s’agit dans les deux cas d’assurer l’uti­li­sa­tion du personnel en fonction des besoins, et d’optimiser cette uti­li­sa­tion. La notion de « workforce ma­na­ge­ment » est plus large et s’étend à un processus global d’aug­men­ta­tion de la pro­duc­ti­vité combiné à une baisse des coûts. Cela signifie que la gestion du personnel doit pouvoir réagir de manière très souple aux va­ria­tions de capacité. Et cela implique d’agir en tenant compte de domaines tels que les res­sources humaines, le re­cru­te­ment, la dis­po­ni­bi­lité du personnel, les pré­vi­sions de besoins et les analyses de res­sources humaines.

La notion de workforce ma­na­ge­ment va même au-delà, et ne concerne plus uni­que­ment les effectifs mais s’intéresse aussi aux « res­sources mobiles » comme les véhicules de travail, les machines et les matériaux, con­si­dé­rés dans un sens très large comme aussi comme des « effectifs ».

La gestion des effectifs peut impliquer en par­ti­cu­lier le planning du personnel. La dif­fé­rence prin­ci­pale est que le planning des équipes se fait en règle générale de manière fixe et à long terme. La gestion des effectifs, elle, prend très clai­re­ment en compte le facteur de la flexi­bi­lité. Le planning du personnel se fait donc toujours à court terme, avec des adap­ta­tions cons­tantes selon les besoins. En pratique, on utilise souvent des concepts hybrides, avec un planning du personnel où les maxima d’activité sont couverts dans le cadre de la gestion des effectifs au moyen d’équipes sup­plé­men­taires.

Comme la gestion des effectifs s’intéresse également aux méthodes de saisie du temps de travail, elle touche également à la gestion du temps, laquelle comprend toutes les méthodes d’éva­lua­tion, de trai­te­ment et d’uti­li­sa­tion des données im­pli­quant le temps.

Dans sa pratique quo­ti­dienne, le ges­tion­naire d’effectifs est confronté à de nombreux défis. Le plus grand défi est sans doute celui d’arriver à un compromis entre pla­ni­fi­ca­tion à long terme et flexi­bi­lité. À cet égard on distingue dif­fé­rents horizons de pla­ni­fi­ca­tion que la gestion des effectifs doit prendre en compte :

1. Pla­ni­fi­ca­tion annuelle : étant donné que les va­ria­tions de capacité sont dif­fi­ci­le­ment pré­vi­sibles à long terme, la gestion des effectifs à l’échelle annuelle est con­si­dé­rée comme par­ti­cu­liè­re­ment difficile. Mais elle est cruciale. En effet, mieux on sait à l’avance qui va faire quoi et où, plus les salariés seront sus­cep­tibles de respecter les objectifs fixés, ou bien d’organiser eux-mêmes leur rem­pla­ce­ment. Toutefois, la pla­ni­fi­ca­tion annuelle reste la plupart du temps une ébauche grossière à n’utiliser qu’à titre indicatif.
2. Planning mensuel et heb­do­ma­daire : ce planning prend en compte, entre autres, les congés, les for­ma­tions et les rem­pla­ce­ments prévus, à envisager à un horizon de 4 à 6 semaines.
3. Situation effective : il faut enfin que la gestion des effectifs sache réagir de manière flexible à des chan­ge­ments à très court terme des con­di­tions de travail, en fonction par exemple des périodes de pointe combinées avec de nombreux arrêts maladie.

Il s’agit donc, par une approche pro­gres­sive, d’élaborer en premier une pla­ni­fi­ca­tion à long terme, grossière, puis de l’affiner pro­gres­si­ve­ment au fil du temps compte tenu du retour d’ex­pé­rience. Pour permettre une bonne éva­lua­tion des besoins en personnel à venir, il est né­ces­saire de se livrer à une analyse continue de la charge de travail et des effectifs. À l’aide d’in­di­ca­teurs comme les ventes ou le nombre de clients, on peut repérer des tendances ré­cur­rentes et en tirer des pré­vi­sions. Ces pré­vi­sions per­met­tent d’estimer les besoins en main d’œuvre et en dis­po­ni­bi­lité des per­son­nels, et de prendre des mesures pour éviter les su­ref­fec­tifs comme les sous-effectifs.

Parmi les ins­tru­ments majeurs de la gestion des effectifs on compte entre autres les tableaux de service et le planning des équipes. Si autrefois ce planning se faisait à la main, il existe main­te­nant quantité d’outils per­met­tant de faciliter et d’accélérer ce travail.

Pour l’éta­blis­se­ment des tableaux de service on utilise beaucoup Excel. Si ce tableur est pri­vi­lé­gié par les petites en­tre­prises, on l’utilise également beaucoup dans de nom­breuses autres en­tre­prises de taille moyenne. Excel permet d’établir ra­pi­de­ment et fa­ci­le­ment des tableaux de service heb­do­ma­daires pour la gestion des effectifs. On trouve dans l’Internet des nombreux modèles tous prêts, par exemple pour le planning des équipes.

Les tableaux de service in­for­ma­tiques ne servent pas seulement à vi­sua­li­ser les horaires de travail et la ré­par­ti­tion des équipes, ils mettent aussi à dis­po­si­tion de nom­breuses formules très pratiques, ainsi que des macros. Ces outils per­met­tent d’au­to­ma­ti­ser des calculs complexes, comme les heures tra­vail­lées heb­do­ma­daires ou les salaires, et aussi de pro­gram­mer des fonc­tion­na­li­tés sup­plé­men­taires comme des listes de salariés ou des cases à cocher. Les tableaux de service peuvent être imprimés ou être transmis di­rec­te­ment par mail ou dans l’intranet.

Toutefois, étant donné que le travail avec Excel reprend largement des données saisies ma­nuel­le­ment, cela est source d’erreurs re­la­ti­ve­ment fré­quentes. Un simple défaut d’attention peut donner lieu, par exemple, à des entrées doubles, ce que les formules ne savent pas empêcher. Par ailleurs, les fonc­tion­na­li­tés d’Excel restent très limitées par rapport aux logiciels de gestion des effectifs dédiés.

Du fait des li­mi­ta­tions d’Excel, de nom­breuses en­tre­prises utilisent des outils spé­cia­li­sés pour assurer les tâches associées à la gestion des effectifs. On distingue deux types prin­ci­paux de logiciels :

• Les pro­grammes gratuits : des gra­tui­ciels comme http://precyplan.free.fr/ - external-link-window "Site de Precyplan">l’outil de saisie du temps de travail Precyplan con­vien­nent plutôt aux petites en­tre­prises.
• Les logiciels de gestion des effectifs pro­fes­sion­nels : en­traî­nant un travail de gestion important, les sociétés employant de nombreux salariés préfèrent utiliser des logiciels pro­fes­sion­nels, qui font la plupart du temps partie de pro­gi­ciels de gestion intégrée (PGI). De tels pro­gi­ciels s’utilisent le plus souvent dans le cadre de formules d’abon­ne­ment payant, d’une durée minimale de douze mois, pour des prix allant de quelque 40 à 130 €. Les men­sua­li­tés sont soit for­fai­taires, soit fonction du nombre de salariés. Ce type de progiciel est soit universel soit conçu pour un secteur par­ti­cu­lier, comme les centres d’appels, les sociétés d’intérim, la res­tau­ra­tion, la santé ou le travail posté dans l’industrie. On pourra re­com­man­der par exemple https://www.eurecia.com/ - external-link-window "Site d’Eurecia">les solutions dé­ve­lop­pées par la société Eurecia.

Les bons logiciels de gestion des effectifs pré­sen­tent gé­né­ra­le­ment une certaine po­ly­va­lence, per­met­tant par exemple la saisie du temps de travail et d’autres données, la gestion des absences ou la gestion des tâches. La plupart des pro­grammes se res­semblent du point de vue de la structure et du fonc­tion­ne­ment :

• une interface uti­li­sa­teur bien conçue et es­thé­tique permet une bonne vi­sua­li­sa­tion des capacités, des jours fériés, des absences 
• une syn­chro­ni­sa­tion directe avec la base de données sur les salariés permet d’ajuster di­rec­te­ment les com­pé­tences aux profils de poste 
• l’af­fec­ta­tion aux tâches se fait par simple glisser-déposer, un mouvement de souris suffisant pour affecter un salarié à une équipe 
• la gestion des effectifs se fait en temps réel, ce qui veut dire que tout chan­ge­ment, même improvisé, est im­mé­dia­te­ment répercuté et peut être pris en compte 
• de nom­breuses tâches comme l’en­re­gis­tre­ment des heures de travail et des heures sup­plé­men­taires sont au­to­ma­ti­sées 
• des alertes au­to­ma­tiques attirent l’attention sur les doublons et les che­vau­che­ments de postes (gestion des conflits) 
• en laissant les salariés accéder au système de gestion des effectifs, on a la garantie qu’ils sont tous informés de leurs horaires et de leurs postes en per­ma­nence ; cela favorise aussi les retours directs et les ajus­te­ments en continu ; cela n’empêche pas bien sûr d’imprimer les tableaux de service et le planning des équipes. On peut aussi les trans­mettre par email.

Les avantages de tels logiciels sont notoires :

• accès à toutes les données per­ti­nentes
• con­vi­via­lité
• flexi­bi­lité
• facilité d’uti­li­sa­tion
• gain de temps, réduction des coûts
• meilleure fiabilité que les al­ter­na­tives (Excel ou listes dressées à la main)
• pos­si­bi­lité d’in­ter­ven­tion ex­té­rieure
• pos­si­bi­lité de retours directs par les salariés
• visuel attrayant

Si la gestion des effectifs est une tâche qui incombe à la société, on a tout intérêt à impliquer les salariés, qui sont les premiers concernés, à la pré­pa­ra­tion des plannings. Le première question qui se pose est celle de savoir si la con­ven­tion col­lec­tive permet cette flexi­bi­lité. Quoi qu’il en soit, avant, pendant et après l’in­tro­duc­tion d’un système de gestion des effectifs, il ne faut pas oublier d’impliquer le comité d’en­tre­prise ou les re­pré­sen­tants des salariés dans sa con­cep­tion et sa mise en œuvre, afin de répondre aux obli­ga­tions légales en matière de cogestion.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.