Getting Things Done : gérer son temps avec la méthode GTD

La méthode Getting Things Done, qui pourrait se traduire en français par « accomplir des choses », a pour but d’aider les uti­li­sa­teurs à accomplir leurs tâches de manière efficace et dans les délais impartis, à l’aide de listes et de ca­len­driers.

Qu’est-ce que la méthode GTD ?

Getting Things Done (GTD) est un système de gestion du temps et de la pro­duc­ti­vité, per­met­tant à son uti­li­sa­teur d’exécuter ef­fi­ca­ce­ment et sans stress ses tâches et obli­ga­tions à l’aide d’un système de listes et de ca­len­drier.

Le principe de base de la méthode GTD : toutes les tâches doivent être col­lec­tées et con­sig­nées par écrit pour bien s’assurer de ne rien oublier. Une fois la nécessité de devoir se rappeler cons­tam­ment les tâches im­por­tantes éliminée, les pensées de l’uti­li­sa­teur tournent moins souvent autour de la pla­ni­fi­ca­tion de ses activités. Par exemple, il passera moins de temps à se tourner et se retourner dans son lit tard le soir, puisque l’or­ga­ni­sa­tion écrite permettra à son cerveau de se reposer, assuré de ne rien oublier et d’exécuter ses tâches dans les délais impartis !

Selon cette méthode, les tâches d’envergure sont divisées en plus petites tâches, pour les­quelles vous vous devez de fixer des délais concrets. Une révision régulière de vos listes vous garantit ensuite une bonne vue d’ensemble de toutes les tâches et de tous les projets à exécuter, de détecter les failles de votre système et de procéder à des amé­lio­ra­tions.

Ce système a été développé par David Allen, con­seil­ler américain en pro­duc­ti­vité, et publié en 2001 dans son livre du même nom « Getting Things Done ». Depuis, la méthode GTD a fait des millions d’adeptes partout dans le monde.

Les 5 étapes de la méthode GTD

La méthode GTD compte cinq étapes à l’ordre pré­ci­sé­ment défini que nous dé­tail­lons ci-après.

Étape 1 : collecter

Collecter et consigner tous vos rendez-vous, tâches et idées en souf­france dans des « boîtes d’entrée ». Nul besoin que ces dernières soient des boîtes d’entrée physiques ; il s’agit ici d’un terme générique désignant des systèmes de clas­se­ment dans lesquels vous pouvez conserver des in­for­ma­tions écrites. Par extension, on peut également parler de boîtes d’entrée nu­mé­riques ou ana­lo­giques : votre boîte de mes­sa­ge­rie élec­tro­nique, Evernote ou OneNote ou encore des plateaux de rangement physiques et des ran­ge­ments suspendus. À ses débuts, le modèle GTD peut exiger quelques jours de travail pour tout mettre en place. Par la suite, il suffit de rajouter vos nouveaux rendez-vous, tâches et idées dans vos boîtes d’entrée, dès qu’ils sur­vien­nent. Cela ne vous prendra plus que quelques minutes.

Étape 2 : traiter

Vous devez ensuite passer au crible et traiter les notes que vous avez ac­cu­mu­lées dans votre boîte d’entrée. Cela signifie que vous devez les classer dans le système GTD. À cette fin, répondez aux questions suivantes pour chacune de vos entrées :

• De quel type de tâche/action s’agit-il ?
• Puis-je réaliser une des tâches tout de suite ?
• Quelle est la prochaine étape/action ?

Lorsque vous passez en revue votre boîte d’entrée, essayez de ne laissez rien de côté et classez cor­rec­te­ment chaque élément.

Lorsqu’une action n’est pas né­ces­saire, choi­sis­sez l’un des trois options suivantes :

• Éliminer
• Conserver à titre de référence
• Archiver dans une liste « Peut-être/Un jour »

Étape 3 : organiser

Toutes les entrées né­ces­si­tant une action sont ensuite classées dans des bacs in­ter­mé­diaires ou des listes avant d’être traitées.

Ca­len­drier

Seuls les rendez-vous ou délais doivent être saisis dans le ca­len­drier. Les tâches à exécuter sont inscrites dans la liste des « Pro­chaines actions » ou en­re­gis­trées sous forme de projets et divisées en étapes par­tielles.

Projets

Chaque tâche composée de plusieurs actions est con­si­dé­rée comme un projet au sein de la méthode GTD. Ainsi, la ré­no­va­tion de son logement personnel devient un projet, au même titre que la campagne marketing pro­fes­sion­nelle d’un produit. Inscrivez tous vos projets sur une liste de projets et révisez-la ré­gu­liè­re­ment. Dé­fi­nis­sez ensuite les étapes suivantes de chaque projet et saisissez des délais précis dans votre ca­len­drier. Prévoyez également une liste de rappel pour toutes les tâches que vous avez déléguées à d’autres. Vous con­ser­ve­rez ainsi une vue d’ensemble des tâches sur les­quelles d’autres personnes tra­vail­lent pour vous.

Pro­chaines actions

Outre la liste de projets, pensez aussi à une liste séparée dans laquelle ré­per­to­rier toutes les étapes in­dé­pen­dantes d’un même projet. Selon l’envergure de vos tâches, vous pouvez créer plusieurs listes con­tex­tuelles, par exemple une liste privée et une autre pro­fes­sion­nelle, une liste d’appels à passer ou encore de choses à acheter, etc.

En attente de retour

Prévoyez une liste de rappel dédiée à toutes les tâches que vous avez déléguées. Dé­fi­nis­sez des dates aux­quelles vous vous assurerez de l’avancée de leur exécution.

Étape 4 : réviser

L’or­ga­ni­sa­tion de vos tâches, dates butoirs et rendez-vous apporte une bonne vue d’ensemble de ce que vous avez à faire, sans pour autant suffire à augmenter votre pro­duc­ti­vité et vous assurer que tout soit réalisé dans les délais impartis. Pour cela, il est essentiel de passer ré­gu­liè­re­ment vos listes en revue.

Ce n’est qu’une fois assuré que votre système est à jour que vous pourrez vous con­cen­trer sur vos tâches en cours sans vous inquiéter d’avoir po­ten­tiel­le­ment oublié des rendez-vous ou délais.

Vous devriez donc consulter votre ca­len­drier plusieurs fois par jour et contrôler vos listes au moins une fois par jour pour sé­lec­tion­ner votre tâche suivante. Videz également quo­ti­dien­ne­ment votre corbeille d’entrée.

Dans le cadre de la méthode Getting Things Done, une revue heb­do­ma­daire est né­ces­saire. Cette révision est formée des étapes suivantes :

• Se vider la tête : pour conclure la semaine, notez à nouveau toutes les idées qui vous passent par la tête.
• Boîte d’entrée : triez les nouveaux rendez-vous, tâches et idées selon le système GTD.
• Liste de tâches : la liste est-elle à jour ? Toutes les tâches achevées ont-elles été rayées ? Quelles tâches reste-t-il à exécuter ces prochains jours ?
• Listes de projets : la liste est-elle à jour ? Au cours de la semaine qui s’est écoulée, avez-vous mis en œuvre au moins une étape d’avan­ce­ment de votre/vos projet(s) ?
• **Liste « Peut-être/un jour » : souhaitez-vous déplacer des idées de cette liste vers votre liste de projets et les traiter ?
• Ca­len­drier : le ca­len­drier est-il à jour ? Avez-vous vraiment pris en compte tous vos rendez-vous et dates butoirs ? Quels rendez-vous ou délais avez-vous planifiés pour ces prochains jours ? Tous vos rendez-vous et délais sont-ils bien saisis ?
• Liste « En attente » : quel est l’état actuel des tâches que vous avez déléguées ? Au besoin, relancez vos col­la­bo­ra­teurs.

Étape 5 : exécuter

Pour choisir quoi faire ensuite, vous devez tenir compte des quatre critères de la méthode GTD : contexte, temps dis­po­nible, énergie dis­po­nible et priorité.

Contexte

Votre système GTD comporte, au minimum, une liste de tâches. Dans la vie quo­ti­dienne, vous évoluez dans de nombreux contextes (travail, famille, loisirs), c’est pourquoi il est judicieux de créer plusieurs listes con­tex­tuelles. Ainsi, pour définir votre tâche suivante, vous ne ferez pas face à une liste de tâches longue comme le bras et pourrez fa­ci­le­ment passer en revue, de manière ciblée, vos courtes listes con­tex­tuelles.

Lorsque vous aurez un moment de battement, lors duquel vous sou­hai­te­rez être productif, vos premières questions seront : dans quel contexte suis-je ? Que puis-je faire dans l’absolu ? Lorsque vous patientez dans la salle d’attente du cabinet médical et souhaitez mettre votre temps à profit, vous pouvez dif­fi­ci­le­ment passer des appels pro­fes­sion­nels con­fi­den­tiels. Vous pouvez, cependant, répondre à quelques emails brefs ou envoyer un message à un ami.

Temps dis­po­nible

De combien de temps disposez-vous ? Si vous devez faire un trajet de 15 minutes en voiture, n’entamez pas de con­ver­sa­tion té­lé­pho­nique sus­cep­tible de vous prendre une heure. En revanche, vous pourriez faire un arrêt rapide au su­per­mar­ché et rayer quelques articles de votre liste d’achats.

Énergie dis­po­nible

Notre niveau de per­for­mance fluctue au fil de la journée. Ce biorythme s’exprime dif­fé­rem­ment d’une personne à l’autre. Observez pendant une semaine la manière dont vos niveaux d’énergie varient durant la journée pour dé­ter­mi­ner vos pics et vos creux de per­for­mances. Les tâches exigeant votre con­cen­tra­tion la plus totale et votre pro­duc­ti­vité devront ainsi, à l’avenir, être réalisées à des moments fa­vo­rables de votre biorythme, lorsque vous vous sentez en forme et plein d’énergie. Ainsi, il serait peut-être mieux de pro­gram­mer la pré­pa­ra­tion d’une pré­sen­ta­tion im­por­tante dans la matinée, plutôt que l’après-midi. Cela dit, il se peut que vous soyez aussi plus productif l’après-midi ou en soirée. À vous de planifier vos tâches en fonction !

Priorité

Si vous procédez au tri pré­li­mi­naire de vos tâches selon ces trois critères et qu’il vous reste plusieurs options, leur priorité sera dé­ter­mi­nante : quelle est la tâche la plus im­por­tante ? Commencez alors par cette tâche.

Vous êtes au bureau et avez une heure de battement avant votre prochaine réunion ? Vous avez le choix entre rayer plusieurs appels té­lé­pho­niques de votre liste, créer un rapport ou pour­suivre votre travail sur un concept d’atelier. Si l’atelier doit avoir lieu dans trois jours et que vous ne l’avez pas encore préparé, choi­sis­sez cette tâche. Elle a priorité. Le rapport est une tâche de routine et les appels que vous devez passer peuvent également attendre quelques jours.

Points forts et failles de la méthode GTD

La méthode GTD fait con­tro­verse : elle compte de nombreux adeptes, mais aussi d’in­nom­brables critiques.

Points forts

• Fiabilité : le système garantit que toutes les tâches sont exécutées (en temps voulu). Pour les personnes qui oublient souvent des rendez-vous ou dates butoirs, la méthode Getting Things Done peut faire la dif­fé­rence.
• Or­ga­ni­sa­tion complète : la méthode GTD suggère un système d’or­ga­ni­sa­tion unique pour tous les projets, aussi bien privés que pro­fes­sion­nels. Cela permet de limiter toute dis­per­sion.
• En­cou­ra­ge­ment à la mise en œuvre rapide : en dis­tin­guant clai­re­ment ces dif­fé­rentes étapes : « Organiser », « Mettre en revue » et « Exécuter », GTD vous aide à combattre le surmenage. La division de gros projets en plusieurs petites tâches vous permet de vous y atteler plus fa­ci­le­ment.
• Structure claire : les nom­breuses listes et questions di­rec­trices vous per­met­tent d’exploiter ef­fi­ca­ce­ment votre temps libre, évitant les allées et venues non pro­duc­tives et sans queue ni tête entre les dif­fé­rentes tâches.
• Liberté : ainsi résumée, la méthode GTD vous donne plus de liberté au quotidien. Elle ne vous dicte aucun plan jour­na­lier ou heb­do­ma­daire. Chacun décide de l’ordre dans lequel il souhaite exécuter ses tâches. Cela peut motiver, cependant, de nombreux uti­li­sa­teurs de cette méthode voient ceci comme une faille.

Failles

• Aucune aide à l’éta­blis­se­ment de priorités : avec la méthode Getting Things Done, les priorités tiennent un rôle se­con­daire. La première utilité de ce système est de ne rien oublier et d’exploiter son temps libre de manière efficace. Pour ceux qui sou­hai­tent s’assurer de définir cor­rec­te­ment leurs priorités, il existe d’autres tech­niques, dont la matrice d’Ei­sen­ho­wer.
• Aucune or­ga­ni­sa­tion heb­do­ma­daire et quo­ti­dienne : GTD ne suggère pas non plus de pla­ni­fi­ca­tion optimisée de ses journées ou de ses semaines. Si vous avez du mal à définir des objectifs, dé­ter­mi­ner les étapes suivantes et agencer ef­fi­ca­ce­ment le dé­rou­le­ment de votre journée, la mé­tho­do­lo­gie GTD ne vous aidera pas vraiment.
• Clas­si­fi­ca­tion sys­té­ma­tique complexe : il ne faut pas compter s’imprégner du principe GTD en cinq minutes, ni le mettre en œuvre en un après-midi. Pour pouvoir le trans­for­mer en atout, il faut en avoir compris chaque par­ti­cu­la­rité et être prêt à les appliquer. Il s’agit d’un système « tout ou rien ». Ainsi, si vous ne procédez pas au passage en revue heb­do­ma­daire de ce que vous avez accompli ou ne classez pas vos listes de tâches par contexte, vous freinerez votre réussite.
• (Trop) nombreux chan­ge­ments d’habitudes : séduit par la méthode GTD ? Préparez-vous à modifier très ra­pi­de­ment un grand nombre de vos habitudes. Vider votre corbeille d’entrée ré­gu­liè­re­ment est une obli­ga­tion, le passage en revue de votre liste de projets et de la liste « En attente » doit être planifié et, dans un premier temps, la création de listes con­tex­tuelles est un ap­pren­tis­sage.

La critique prin­ci­pale faite à Getting Things Done est la suivante : ces nombreux ajus­te­ments ajoutent à la charge mentale de l’uti­li­sa­teur. S’il vous est difficile de changer vos habitudes, in­té­res­sez-vous plutôt à une technique d’or­ga­ni­sa­tion mieux adaptée à votre per­son­na­lité.

En résumé : la méthode GTD fonc­tionne, mais pas pour tout le monde !

La méthode Getting Things Done est une méthode de gestion qui fonc­tionne. C’est ce qu’indiquent nombre de ses adeptes dans le récit de leurs réussites. Cependant, sa mise en œuvre est loin d’être si simple.

Les personnes ap­pré­ciant les pro­cé­dures ana­ly­tiques et struc­tu­rées et bé­né­fi­ciant déjà d’une grande clarté dans leurs objectifs et priorités peuvent profiter des principes GTD. De plus, lorsque vous devez réaliser de nom­breuses tâches diverses et variées, ce système vous offre une aide pratique, vous per­met­tant de conserver une meilleure vue d’ensemble au quotidien.

Cependant, pour les personnes im­pli­quées dans un nombre de projets rai­son­nable, dont les res­pon­sa­bi­li­tés (pro­fes­sion­nelles et privées) ne sont pas ex­trê­me­ment variées, la méthode GTD est gé­né­ra­le­ment sur­di­men­sion­née. Dans de tels cas, il suffit parfois de bien gérer son ca­len­drier, d’établir deux listes de tâches, l’une pro­fes­sion­nelle, l’autre privée et de prévoir une pause heb­do­ma­daire pour faire le tri dans ses emails.